「クラウド型会計ソフト」「クラウドサポート」が売りの、女性税理士2名の事務所

  大阪の税理士 三宅伸先生は2014年に税理士事務所を開業。パートナー税理士の山中朋子先生と2名で「企業の会計顧問」として顧客をサポートしている。 独立時から「クラウド会計・クラウドサポート」を売りに事務所を経営。起業時の顧客数「ゼロ」から顧問先を増やし続け、わずか1年半で顧問先は約20社、単発案件を含めると数十件の業務を進行するようになった。業務量が増えたので、法人に移行し、増員・オフィスの増床を計画している。

全顧客にチャットワークを案内。9割以上で導入され、日々の業務を進行

チャットワーク導入のきっかけを教えてください。

三宅 : 独立の準備中に「士業ITアドバイザー協会」のセミナーに参加したことです。「顧客とのコミュニケーションにチャットを活用する方法」や「社内の業務連絡をチャットでおこなう方法」を聞いて、その効果に共感、すぐに導入を決めました。2014年11月、当事務所は「クラウドツールを活用している点が強みの事務所」として開業し、「顧客ゼロ」からのスタートを切りました。

チャットワークの活用法を教えてください。

三宅 : チャットワークは、顧問先との業務コミュニケーション、相続案件のプロジェクト進行、事務所内の業務連絡などに利用しています。会計を承ったお客様にはご契約いただく時に、チャットワークとクラウド会計ソフトをセットで導入いただきます。相続の場合は、司法書士・ファイナンシャルプランナーなどの紹介者・当事務所の関係者による「業務グループチャット」を作り、プロジェクトを進めます。

お客様のチャットワークに対する反応はいかがでしょうか。

三宅 : クラウド会計に興味のあるお客様は「チャットの活用」にさほど抵抗がありません。また 業務効率を上げるツールを紹介することで、「新しい情報を提供してくれる税理士」と感じていただけるようで、事務所の印象を良くしています。チャットワークは無料から始められるのでお勧めしやすいこともあり、 約9割のお客様に導入いただいています。

チャットワーク案内時にお客様に伝えること

  • TKCと同等のセキュリティ基盤があり安心
  • 業務効率が格段に上がる(メールよりラク)
  • 容量を気にせず大きなファイルを授受できる
  • タブレットやスマートフォンで使える
  • 場所を選ばず仕事ができる
  • 無料から始められる
1つの顧問先に対しグループチャットを1つ作り、全ての業務連絡をその中でおこなう。
新規顧客との最初の面談で、契約に至りそうな場合は、その場でチャットワークアカウントを取得してもらいサポートをおこなう。ほとんどの場合、タブレットやスマートフォンを持っているため、その場で顧客と繋がることができる。

「クラウド会計ソフトの設定サポート」がとても快適になるなど、効果続々

「会計の顧問先」におけるチャットワークの効果を教えてください。

三宅 : 1つめは、 クラウド会計ソフト「MFクラウド会計」の最初のセッティングを、メールや電話で進める場合に比べて、格段に効率化できることです。全ての顧客が新規の取引であること、クラウド会計ソフトの使用感が従来の会計ソフトとは全く違うことなどから、設定を完全に終えるまでに約3ヶ月必要です。この時、勘定科目に関する質疑応答や、操作方法の説明、エクセルデータの授受をチャットワークでおこないます。 細かい説明が何度も必要かつ「大量のファイル交換」が発生するので、チャットで「会話をするように話せて議事録も残る」点が助かっています。これら一連のサポートを、もしもメールと電話でおこなった場合、チャットほどの細やかなサポートはできません。やり取りは複雑になり手間が増えるため、お客様の満足度は低くなり、自分達のストレスも増すでしょう。 クラウド会計ソフトの導入に、チャットワークは欠かせません。

2つめは、 「会計に携わる方が多い会社」とのコミュニケーションが円滑に・正確になる点です。

介護事業をされているお客様のケースでは、社長・管理者・経理・マネージャーの4名の方と、税理士2名の、合計6名が「1つのグループチャット」で会計業務を進めています。ここでは経理従事者が主に発言し、社長など責任者は業務の進捗を見守ります。そのため 直接作業をしない方も「会計がどのように進んでいるのか」を把握できて良いと感じられています。また、女性マネージャーはご自宅でも仕事をしており、 場所を選ばず作業できる点が好評です。当方も、ご質問をいただいた時に、早く対応できる者が応じるため、 2人体制のサポートをうまく回せます。お客様には「チャットワークはいいね!」と喜んでいただいています。

3つめは、 チャットワークは使い方が簡単なので、誰でも使えることです。ある 70代の家族経営をしている社長とは、それまでメールができず、奥様の携帯メールでやりとりをしていました。そこで、思い切って訪問した時にチャットワークを案内。店舗運営に唯一必要なソフトが入っているパソコンにチャットワークアカウントを作っていただきました。すると、すぐに社長からメッセージが届き、それからは何でもご相談いただけるようになりました。私も相談に応じて的確なご提案ができるようになり、より良いサポートにつながっています。この時、 「チャットワークはメールが苦手な方でも、ご高齢でも使える」ことに気づきましたし、これらの方とのコミュニケーションを活性化できることも実感しました。

4つ目は、 訪問サポートよりも、ビデオ通話機能「ChatWork Live」による打ち合わせの方が満足度の高いケースがあることです。お互いパソコンの前に座り、ビデオ通話をしながら会計ソフトを操作してもらうことで、打ち合わせの最中に必要な業務が終わります。先日も、東京のお客様と決算打ち合わせをビデオ通話でおこない、仕事が早く終わったと喜ばれました。「訪問+紙資料」よりも効率が良いうえ、踏み込んだサポートができました。

5つ目は、 お客様のレスポンスが高速化し、1日の電話本数が激減することです。メールで1日以上お返事がないことはよくありますが、 チャットワークでは1〜2時間といわず、すぐに返信をいただけるケースが多いです。また、近ごろは チャットワークでほとんどの業務連絡が完結するようになり、電話の本数が激減しています。電話が全くかかってこない日はありませんが、自分が発信しない日はかなりあります。 以前は1日に20件程度の電話をしていましたが、今は5本もすれば多い方です。打ち合わせで電話を受けられないタイミングは多いものです。独立開業時に「いつも電話がつながらない」と言われるのは致命的なので、チャットワークでいつでも連絡が取れることには助けられています。

グループチャットが「風通しの良いコミュニケーション」を生み、あらゆる立場の人にとって働きやすい環境になっていると三宅様。

導入のコツは「都合の良い時」に返信してくれれば良いと伝えること

お客様にチャットワークをすすめるコツはありますか?

三宅 : あります。 お客様に「ご自身の都合の良い時に返信をしてください」と最初から案内することです。これは失敗から学びました。私は深夜であっても、気付きがあればメッセージを送るタイプです。そのため、ある「即レス」をモットーとされているお客様に「夜中にチャットが入ると、すぐに返せなくてストレスだ!」とお叱りを受けたのです。これは申し訳ないことをしたと反省しました。お客様にとっては会計がその方の中心的なお仕事でない場合も多いものです。今では、新規のお客様には「チャットワークは既読がつかないツール」、「忙しい時には無理に見なくてOK」、「都合の良い時間に返信してほしい」とお伝えしています。

チャットワークは「開業時こそ使うべきツール」

最後に、独立を計画中の税理士の方にメッセージをお願いします。

三宅 : 当事務所は 「ITを積極的に活用していること」が強みになっています。「クラウド会計に乗り換えたい」というニーズは我々のチャンスです。特に「クラウド会計ソフトの導入サポート」にはチャットワークは欠かせません。また、商圏を広げる効果もあります。遠方のお客様とお取引できるのもチャットワークがあるからです。このツールを皆が使い始めたら、私も差別化ができなくなるので、できれば他の税理士さんには教えたくないほどです。チャットワークは 「開業時こそ使うべきツール」です!