グループウェアの弱点を補うためChatworkを導入

Chatworkを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

根本:10年以上前からグループウェアを活用しており、スケジュールや掲示板などで日報や社内連絡をおこなっていました。ただ、掲示板だとテキストは簡単に載せられますが、画像を載せるのに一手間かかったりと課題も感じていました。そんな折、懇意にさせていただいているプリマヴェーラの吉川社長や、社員教育でお世話になっている武蔵野の小山社長から、「連絡ツールとしてChatworkを使っていてとても便利だ」という話を聞き、弊社でも導入することにしました。

ひたち農園様のような農業を営む業界ではチャットやグループウェアなどのITツールは浸透しているのでしょうか。

根本:いえ、いまだに農園では、電話とメールがメインですよ。弊社はさまざまなITツールを導入していますが、業界として見ればまだまだ浸透しているとはいえません。

導入について社員の皆さまの反響などはどうでしたか。

根本:もともと社員もグループウェアを使っておりITツールには慣れていたので、反対はありませんでした。

私は以前から非効率な電話やメールではなく、これからは気軽にスムーズなやり取りができるチャットの時代が来るだろうとは思っていましたし、実際にChatworkは思っていたとおりのツールでした。Chatworkの良さはすぐ社員にも伝わったようです。また、Chatworkは簡単に使えるので、使い方などをわざわざ教えなくても自然と使えるようになりました。

同社では、ブランド卵「奥久慈卵」の生産をはじめ、たまごの加工品や惣菜などの製造・販売をしている。

動画や音声が共有しやすく、タスク管理機能が便利

Chatworkの良さはどんなところでしょうか。

根本:通知がタイムリーに来るので、自分への連絡に気づきやすくなりました。写真や動画、音声も簡単に上げられるし、タスク管理機能も便利ですね。

動画や音声はどのような場合に活用されるのでしょうか。

根本:例えば何か機械にトラブルが発生したとき、現場の人間がどういう状況なのかを動画に撮影してChatworkで共有します。写真では伝わらないような細かい部分が簡単に共有できるのです。また、音声は留守電感覚で私からのメッセージなどを共有するのに使います。文字よりも音声のほうが感情が伝わりますからね。

グループチャットはどのように分けていますか。

根本:グループチャットはChatwork導入時に私がすべて作成したのですが、部署ごとや業務内容ごとにグループを分けています。例えば、幹部メンバーだけを入れたグループや、クレームカルテグループもあります。クレームカルテはお客様からいただいたクレームを共有するためのグループで、報告用のテンプレートもあらかじめ作って概要欄に記載しておきました。日にち、担当者名、事実情報、あるなら対策案と自分自身の考えも入れてもらっています。

また、お客様ごとにグループチャットをつくり、問い合わせやご相談があった場合は、その内容をグループチャットで共有しています。なお、Chatworkでアカウントを持っているのは課長以上の役職と事務職のもので、使用頻度などを考えて現場は共有のアカウントを使用しています。共有アカウントから投稿する場合は最初に名前を入れることで誰の投稿なのかわかるようにしています。

グループウェアと連携してタスクのアラートを通知

以前からグループウェアを使っているとのことでしたが、Chatworkとの使い分けはどのようにしているのでしょうか。

根本:グループウェアではスケジュールとワークフロー、掲示板機能、ファイル管理の4つの目的で使っています。Chatworkは日常の細かいやり取りで主に使用してまして、例えば日報などもChatworkで提出するようにしています。また、Chatworkとも連携し、グループウェアに登録されたタスクのリマインドをChatworkに流しています。例えば期限のすぎたタスクは1時間おきにアラートが入ります。

Chatworkの活用で運用ルールは設けていますか。

根本:ひとつはTOをつけること。もうひとつは時間です。朝の5時から夜の22時までをChatworkを使ってもいい時間にしています。日報は業務終了時点で提出することにしているので、残業で夜が遅くなる場合は朝に提出するようにしていますが、その場合はTOをつけないことにしています。

業務時間外での使用に注意しているのですね。

根本:それからダイレクトチャットは使用禁止にしています。1対1のやり取りになってしまうと情報の見える化になりませんから。

社内の様子が見える化され、タスク漏れの防止にもつながった

Chatworkの導入で生産性はどれくらい向上したと感じますか。

根本:会議などでの生産性は確実に上がりましたね。ペーパーレスになり、同じグループチャットを見ながら話し合うことができます。また、タスク管理機能を使えばやり忘れの防止にもなります。以前はどうしてもタスク漏れしてしまうことがありました。

何より社内の様子がChatworkで見える化できたことが大きいですね。グループチャットの投稿を流し読みしていて気づくこともあります。例えば、お客様から問い合わせがあったという投稿があったとして、まだ対応できていない場合、私にはTOがついていなくても流し読みで気づくことができれば担当者に注意することもできます。

今後はさらに機械化、IoT化を進めていく

業界的にITツールの導入はまだ進んでいないとのことでしたが、そんななかで先進的な取り組みを続けられているひたち農園様としては、ITツールの必要性をどのように感じていますか。

根本:私たちの業界こそITツールやIoTの導入は必要だと思いますし、弊社もこれからさらに取り組んでいく必要性を感じています。例えばロスです。卵が割れたり、鶏が死んでしまったりしたとき、弊社では文書で記録するだけでなく写真を撮ってChatworkで報告させています。そうやってしっかりと記録していくことで、スタッフの意識も向上します。

また、現場の機械がどう動いているか、状況がどうなっているのか、現場に行かなくてもわかるようにIoTで見える化していきたいですね。機械にセンサーをつけたり、カメラをつけたりすることで、現場に行って確認する必要がなくなり、部署ごとに管理する必要もなくなります。

この業界も人手不足ですから、ITツール活用による生産性の向上、業務の機械化、IoT化は進めていかないと厳しくなっていくと思っています。今後も先行投資していきたいですね。

最後にChatworkの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

根本:Chatworkはとにかく簡単です。導入してみればすぐに使い方には慣れるはず。あとは運用ですから、まずは使ってみて、それから運用を考えていくといいでしょう。社内の情報の見える化、活性化にもつながるツールですよ。