導入のきっかけは事業の多角化で社員が大幅に増えたこと

チャットワークを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

青柳:弊社は長野県内にて、住宅の新築、リフォーム、不動産売買などの住生活に関わる事業を多角展開しています。従業員もここ3年ほどで倍になり、現在は80名ほどです。

社員数の増加に伴って、会議やメールといった従来の"報連相"では各事業部の状態をリアルタイムで把握することが難しくなり、また現場レベルでのコミュニケーション不足から様々な問題が発生するようになりました。

この両方を解決できる可能性を感じたのがチャットワークです。

従業員数が急増した同社(左)/人と人のつながりの複雑性(右)

チャットワークを使うことでお客様からのクレームも激減

ありがとうございます。コミュニケーション不足からくる問題とは具体的にどのようなものでしょうか。

青柳:メールはコミュニケーションツールとしては敷居が高く、その割にコミュニケーションがとれないので、結局仕事を進めるのに顔を合わせての会議になることが多いです。しかし、情報伝達や共有を目的とした会議ですと、参加した者が全員何か話すわけではなく、それが時間的なロスになります。情報伝達や共有ならチャットワークで十分ですよね。グループ内に入っているだけで、内容が共有できますから。

もう1つは情報の未伝達や情報鮮度の違いがクレームを誘引する原因になっていたことです。建築業ですと、一組のお客様に対して営業、設計、インテリアコーディネーター、現場監督、裏方の事務などがチームになって対応します。問題は、建築のフェーズによって直接お客様対応する者が変わることです。お客様からのご要望を設計担当が伺っていたとしても、それが現場監督に伝わっていなかった......ということもあります。

チャットワークを使うことで、全員が情報を共有できるため、そうした事態が避けられるようになったのです。

チャットワークが付加価値になっている

お客様とのコミュニケーションについてもチャットワークを活用しているのでしょうか。お客様からの反応はいかがでしょうか。

青柳:お客様にもよりますが、グループチャットに入っていただくことが多いです。反応は年代によって様々です。家のリフォームをされるお客様ですと年齢層が高めの方が多いので、チャットワークアプリのダウンロードからレクチャーさせていただいております。不動産売買ですと比較的20〜30代のお客様が多いので、チャットでのやり取りには慣れていらっしゃるようです。

いずれにせよ、必ずチャットワークのご提案はしていますね。それが弊社の付加価値にもなっています。

付加価値とはどのようなことでしょうか。

青柳:家造りというのは長期間に渡るので、何度も打ち合わせを重ねる必要があり、お客様にとってもストレスがかかります。

チャットワークでしたら直接顔を合わせなくても日々コミュニケーションがとれますし、我々としてもお客様を訪問する時間を短縮できるのでより効率化できるのです。たとえば、家造りの現場を撮影し、チャットワークでお客様に写真をお送りしたり、進捗状況をお伝えすると、お客様としても途中経過がわかるので、安心されるそうです。

TO機能やタスク機能が導入のカギ

他にもチャットツールがある中で、チャットワークを選んでいただいたのはなぜでしょうか。

青柳:チャットワークはまわりの同業他社さんが使っており、私も本格導入前に使用してみて、これは活用できると思ったのです。

また、TO機能で対応の優先順位をつけられることや、タスク機能があることもポイントでした。

具体的にどういったタスクの使い方をしているのでしょうか。

青柳:たとえばメンバーの誰かが発信した内容を検討する際、グループチャットの複数人に対して「○日までに回答お願いします」といったタスクを設定しています。メリットはタスクを振った側、振られた側の双方からタスクが確認できることです。関係者全員がタスクの進捗状況を見ることができるので、やり忘れや抜け漏れがなくなります。

顔を合わせない日はあっても、チャットワークで会話しない日はない

他にはどのようなやりとりをしているのでしょうか。

青柳:全社、事業部、支店、プロジェクト、各現場などでグループチャットを作成し、様々な情報共有に活用しています。特に時間共有が難しい管理職間では主たるコミュニケーションツールになっています。顔を合わせない日はあっても、チャットワークで会話しない日はありません。

また、外部との共同プロジェクトの際には、他社を交えての意見交換や情報共有にも活用しています。

外部との共同プロジェクトとは何でしょうか。

青柳:たとえば新卒採用やWebの制作会社とのやりとりです。お手伝いいただく外部の会社とグループチャットを作って、そこで情報共有をしています。従来ならメールか、集まっての会議でしたが、チャットワークを使うようになってコミュニケーション量は飛躍的に増えていると感じています。

それ以外ですと、社内外の嬉しいニュースを共有する「GOOD&NEWS」というグループチャットや、全社員に対する告知掲示板としても活用しています。たとえば弊社では社員旅行を2チームに分けておこなうのですが、その際に旅先から写真が投稿されて、楽しそうな様子がわかったりします。ここで投稿した内容が、後日の会話の話題にもつながっています。

時間の無駄を省いて仕事を効率化し、潜在的なリスクを見える化できた

チャットワークの効果をどのように感じていますか。

青柳:経営者としての視点ですと、限られた時間で効率よく成果を上げられるようになったことと、無駄な時間を省けるようになったことがあります。報告や連絡はチャットワークでおこなえるため、体感的に会社にいなければいけない時間は半分以下になっています。その分、出張など違う業務に時間を使えるようになりましたね。

また、やりとりを見ているだけで発言しなくても現在の状況がわかるため、リスクが潜んでいてもすぐ周囲が気付いて発見できるという利点もあります。今までですと、リスクが発生してから会議をおこない対策をとるしかありませんでした。チャットワークはリスク回避ツールとしても役立っています。

導入前には予想していなかったメリットなどはありましたか。

青柳:ファイル送信機能は思った以上に便利でしたね。図面やプレゼン資料、議事録、現場の写真など何でも共有できるので、資料の配布頻度が大幅に減少しました。チャットワークでしたら1つのファイルで5GBまで送れるので、重いファイルが多い建築業界ではとてもありがたいです。送信したファイル名で後から検索もできるので、データの保存場所としても活用できます。

あとは、マイチャットがメモとして有効でした。ちょっとしたアイデアや気になったWebサイトのURLなどを投稿しておくと、「あれ何だっけ?」というときに便利です。

第三者をグループチャットに入れることで問題の早期把握を

チャットワーク運用時のルールなどはありますか。

青柳:業務に関するグループチャットには、必ず管理職をメンバーに入れています。先ほど申し上げたように、発生した問題を管理職がいち早く把握し、適切なアドバイスや場合によっては他部署への橋渡しができるからです。

また、第三者の目が入ることで、投稿に節度を保つことを期待しています。言葉だけのコミュニケーションですと、本来の意図とは違う誤解が生まれることもありますが、そのとき第三者をおいておくことで対処できるのです。

生産性を向上させるのにチャットワークを導入しない理由はない

チャットワークの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

青柳:日本、特に地方の建築業界は高齢化も進んでおり、今後はより一層生産性を向上していかないといけない状況です。そのためには効率を上げ、離れていてもコミュニケーションがとれ、オフィス外でも仕事ができることが大事。チャットワークならそれができます。

正直、導入しない理由はないと思います。最初は無料でもお試しできますから、ぜひ一度使ってみてほしいですね。