経理でケアレスミスが多いのはなぜ？ミスが多い人や職場の特徴、ミスの原因と解決策まで一挙に紹介！

「経理でケアレスミスが多い」という問題は、企業の安定運営を脅かす深刻なリスクとなります。

このコラムでは、経理でケアレスミスが多い原因と具体的な事例、ミスが多い人や職場の特徴を元に、ミスの効果的な防止策を紹介します。

経理業務の品質向上と、企業のリスク回避にぜひお役立てください。

経理でよく起こるケアレスミス8選

経理業務は定型作業が多く、慎重な対応が求められるからこそ、つい発生してしまうケアレスミスがさまざまな事例として確認されています。

ここでは、企業の責任問題につながる可能性のある、ひどい結果をもたらしかねない8つのミスをご紹介します。

1. 金額の入力ミスと転記ミス

請求書や領収書の金額を会計ソフトやExcelシートへ手動で入力する際、桁を間違えたり、数字を逆に入力したりするミスです。

「1,000,000円」を「100,000円」と入力する事例は特に多く、試算表や決算書の数字に大きな誤差が生じます。

このミスは、企業の財務状況を正確に把握できなくなるという点で、非常に責任が重いものといえます。

2. 勘定科目の選択ミス

支払いや収入の仕訳を行う際に、適切な勘定科目を選ばず、別の科目で処理してしまうミスです。

たとえば、消耗品費と備品費を間違えるなど、資産や費用の内訳を誤って計上することで、正しい経営分析ができなくなります。

3. 支払先や振込金額の誤り

仕入れ先や業務委託先への振込において、振込先の口座情報（名義、口座番号）を間違えたり、本来の額面とは違う金額を振り込んでしまうミスです。

誤った振込は、取引先との信頼関係を大きく損なうだけでなく、誤って振り込んだ資金の回収にも手間がかかり、資金繰りに影響を及ぼします。

期日までに正しい支払いが行われないと、契約違反などの状況につながることもあります。

4. 証憑書類の紛失と管理の不備

経費精算などで提出された領収書や請求書といった証憑書類を、ファイリングの過程で紛失したり、誤った場所に保管したりするミスです。

税務調査で書類の提示を求められた際に提示できなければ、その支出は経費として認められず、責任ある追徴課税の対象となります。

過去の事例を見ても、書類の管理ミスは軽視できない問題といえます。

5. 消費税率の誤適用

複数の税率が混在する取引において、適用すべき消費税率を間違えるミスです。

特に軽減税率の対象品目と標準税率の品目が混在する事例や、税率改正前後の過渡期には、ミスが多発しがちです。

税務申告の誤りにつながるため、これもまた許されないミスの1つです。

6. 二重払い・二重計上

同じ請求書に対して支払いを2回行ってしまう、あるいは会計システムで二重に仕訳を計上してしまうミスです。

支払い事例では、会社の資金を無駄に流出させることになり、二重計上事例では、利益が過少または過大に計算される責任問題に発展するケースもあります。

7. 決算期日の誤認と遅延

税金や社会保険料の納付期限、あるいは各種申告書の提出期限を誤って認識し、期限に遅れてしまうミスです。

期限を過ぎると、延滞税や加算税といった罰則が発生し、大きな金銭的損害を会社にもたらします。

8. 外貨換算時のレート適用ミス

海外取引における外貨建ての取引を円換算する際に、適用すべき為替レートを間違えるミスです。

為替レートは日々変動するため、どの時点のレートを適用すべきかルールが曖昧だと、決算数値の信頼性が大きく損なわれます。

経理でケアレスミスが起こる主な原因

経理でケアレスミスが多い背景には、個人の問題だけでなく、業務環境や組織構造に起因するさまざまな原因が潜んでいます。

以下では、主な原因を紹介します。

1. 恒常的な業務量の多さと時間的プレッシャー

経理部門は、月末月初や四半期末、年度末など、業務量が急増する時期が明確に定められています。

この期間は、残業が常態化し、担当者は疲労や睡眠不足から集中力を欠きやすくなります。

急いで処理しなければならないというプレッシャーから確認作業を省略してしまい、結果的にケアレスミスが多い状態につながるケースです。

2. 業務プロセスの不備と属人化

業務マニュアルが整備されていなかったり、特定の担当者しかその業務の詳細を知らない「属人化」が進行していると、ミスが発生しやすくなります。

属人化された業務では、他のメンバーがチェックを行うことが難しくなり、ミスが発覚しにくいという特徴があります。

新しく入った人が前の担当者のミスをなかなか見つけられず、放置されてしまう場合もあります。

3. 人為的なダブルチェックの限界

「二重チェックをしているから大丈夫」と過信している職場も少なくありませんが、人間によるチェックには限界があります。

チェック担当者も同じく疲労していたり、大量の書類を前にして集中力を欠いていたりすると、ミスを見落としてしまいます。

特に、前の担当者が作成したデータに対して感情的な油断が生じるなど、チェック体制が形骸化している場合、ミスを見逃してしまうことも多くなります。

4. 古いシステムや手作業の多さ

IT化が遅れている職場では、データの入力や計算をエクセルや紙ベースで手作業で行うことが多くなります。

手作業が多ければ多いほど、転記ミスや計算ミスといったケアレスミスが多い状態につながる確率が高まります。

古い会計システムを使い続けていると、新しい会計基準や法改正に対応できず、責任を問われるような事例も発生しやすくなります。

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5. 法改正やルールの変更への対応不足

消費税法、法人税法、電子帳簿保存法など、経理に関わる法律や制度は頻繁に改正されます。

これらの変更に対する継続的な研修や情報共有が不足していると、最新のルールに基づかない誤った処理をしてしまう場合があります。

経理のケアレスミスが企業にもたらす損害

経理のケアレスミスは、単に帳簿を修正すれば済む話ではなく、企業の存続や社会的な信用にまで関わる損害を及ぼし、担当者がクビになるほどの責任を問われる事例も少なくありません。

ここでは、経理のケアレスミスが企業に及ぼす損害について説明します。

1. 財務情報の信頼性低下と経営判断の誤り

ミスによって作成された試算表や決算書は、企業の経営実態を正しく反映したものではありません。

誤った財務情報に基づいて、経営層が投資や資金繰りの判断を下すと、企業にとって大きな損害につながる可能性があります。

金融機関からの融資審査においても、財務諸表の信頼性低下は致命的な問題となります。

2. 税務調査での追徴課税と罰則

経理ミスが原因で税務申告の内容が誤っていた際に税務調査が入ると、本来納めるべきだった税額に加えて、延滞税や過少申告加算税などの罰則が課されます。

追徴課税は企業の予期せぬ資金流出となり、責任問題につながる事例となります。

3. 取引先・顧客からの信頼失墜

支払いの遅延や誤った金額での請求書の送付は、取引先に迷惑をかけ、企業間での信頼関係を深く損ねます。

特に、資金繰りに直結する支払ミスは、二度と取引をしてもらえないという事態につながることもあります。

4. 内部統制の崩壊と不正リスクの増大

ケアレスミスが多い状況が慢性化すると、「経理部門はルールが守られていない」という認識が社内に広がり、内部統制が機能しなくなります。

ルールやチェック体制の不備は、一部の従業員による横領や不正会計といった事態を引き起こす温床ともなる重大な問題です。

5. 従業員の心理的負担と離職

経理担当者自身も、「ミスを繰り返してしまうことは治らないのではないか」という自己否定感や、クビになるのではないかという恐怖を感じ、大きな精神的ストレスを抱えます。

この心理的負担が、さらなるミスを誘発する悪循環につながるだけでなく、心身の健康を損ない、優秀な人材の離職につながることもあります。

経理でケアレスミスが起きた際の対処方法

万が一経理でミスが発生してしまった場合、損害を最小限に抑えるためには適切な手順で対処することが重要です。

感情的にならず、冷静に責任ある行動を取ることが求められます。

1. ミスの事実確認と影響範囲の特定を最優先に行う

ミスが発覚したら、まずは事例の正確な内容（いつ、どの取引で、どのような間違いがあったか）を特定します。

次に、そのミスが、企業の資金繰り、取引先への支払い、税務申告など、どの範囲にどのような影響を与えているのかを迅速に確認します。

この初期対応のスピードが、事態の悪化を防ぐことにつながります。

2. 関係者への迅速かつ誠実な報告と謝罪

社内では、上長や関係部署へ速やかにミスを報告しましょう。

取引先に影響を及ぼすミスであれば、事実を正確に伝え、誠意をもって謝罪し、今後の対応策を提示します。

ミスを隠蔽しようとする行為は取り返しのつかない状況につながるおそれがあるため、絶対にしてはいけません。

3. 修正処理と記録の徹底

会計システム上や関連資料の誤ったデータは直ちに修正します。

修正したデータについては、いつ、誰が、なぜ、どのように修正したのかという記録を詳細に残すことが重要です。

この記録は、監査や税務調査が入った際の重要な証拠となります。

4. 根本原因の分析と再発防止策の策定

データが修正されたら、ミスが起きた根本原因を分析します。

個人の注意不足だけでなく、業務フロー、マニュアル、システムなど、さまざまな観点から原因を特定します。

原因特定後、その原因を取り除くための具体的な再発防止策を策定し、文書化して共有すると効果的です。

経理でケアレスミスが多い人の特徴

経理でケアレスミスが多い人には、共通して見られるいくつかの特徴があります。

これらの特徴は、個人の性格というより、業務への取り組み方や自己管理能力につながるものが多い傾向にあります。

ここでは、経理でケアレスミスが多い人の主な特徴を紹介します。

1. 集中力の維持が難しい

経理業務は、長時間にわたり細かい数字と向き合うため、高い集中力の維持が求められます。

しかし、集中力が途切れやすい、または1つの作業に長く集中するのが苦手という人は、後半になるほどケアレスミスが多くなる傾向にあります。

また、疲労が蓄積している場合なども、普段ならしないようなミスを犯しやすくなります。

2. 処理速度を優先し、確認作業を軽視する

仕事の速度を重視するあまり、入力後の見直しやチェック作業を省略したり、おざなりにしてしまったりする場合もあります。

このような人は、確認作業を「時間の無駄」と捉える傾向があるため、重大なミスを見逃したままになってしまうおそれがあります。

3. 整理整頓や計画的なスケジュール管理が苦手

デスク周りが乱雑であったり、書類やデータが整理されていなかったりする人は、必要な資料や情報を見つけるのに時間がかかり、業務の効率が低下します。

また、タスクの優先順位付けや納期管理が苦手な人は、支払期限や申告期限を忘れるといったミスを発生させてしまう可能性が高まります。

4. 業務の全体像や目的意識が希薄

自分が担当している作業が、会社の財務状況や経営判断にどう影響するのかを理解していない人は、経理業務の重要性に対する認識が甘い場合があります。

経理業務を「単なるデータ入力」として進めてしまうとミスに対する緊張感が薄れ、油断が生じやすくなります。

5. 精神的なストレスや疲労を抱えている

業務外のさまざまなストレスや、過度な業務量による疲労が蓄積している人は、本来持っている能力や注意力が著しく低下する傾向にあります。

どんなに優秀な人でも、心身の健康を損なうとケアレスミスが多い状態になり、深刻な事態につながってしまうケースが考えられます。

経理でケアレスミスが起きやすい職場の特徴

続いて、経理でケアレスミスが多い職場の特徴について紹介します。

1. 長時間労働が常態化している

経理部門において、常に残業や休日出勤が求められる職場は、ミスが発生しやすい環境といえます。

従業員の疲労が慢性化し、集中力が低下するため、ケアレスミスが多い状態が定着してしまいます。

特に、繁忙期だけでなく日常的に業務量が過多である職場は危険度が高いでしょう。

2. 失敗を厳しく非難する風土がある

ミスをした際に、個人の責任を過度に追及し、クビになるのではないかという恐怖を与える職場環境は、ミスの隠蔽につながる大きな要因となります。

小さなミスでも報告をためらうため、発覚が遅れて事態が深刻化する例が多く見られます。

こういった職場は、ミスを学びの機会として捉える文化が欠けていることも特徴といえるでしょう。

3. 経験や知識の共有体制が整っていない

業務マニュアルが存在しなかったり、最新の情報に更新されていなかったりする職場では、人によって処理方法が異なり、品質にばらつきが出ます。

特に、法改正などの重要な情報が一部の社員の間でしか共有されないという特徴は、他の社員のミスを誘発する原因となります。

4. ダブルチェック体制が形骸化している

「チェック担当者が押印するだけ」など、実質的な確認作業が行われていない職場もミスを引き起こしやすくなります。

チェック担当者が忙しすぎる、あるいはチェック対象が多すぎて全てを見られないという構造的な問題を抱えていることが、背景にある場合も少なくありません。

5. IT導入への抵抗感が強い

新しいシステムやクラウドサービスの導入に否定的で、「手書きやエクセルが一番慣れている」という考え方が根強い職場は、非効率な手作業が温存されます。

システムによる高速処理や自動チェックのメリットを受けられないため、必然的にケアレスミスが多い状況が続いてしまいます。

経理のケアレスミス防止に効果的な方法

経理でケアレスミスが多い状態から脱却するには、組織と個人の両面から多角的な対策を講じることが重要です。

ここでは、経理のケアレスミスを防止するための方法を紹介します。

1. 業務プロセスの徹底的な標準化と可視化

すべての経理業務について、手順、担当者、使用するツール、チェックポイントを明確にしたマニュアルを作成し、全社員で共有します。

業務フローをフローチャートなどによって可視化することで属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で作業できるようにすることが重要です。

マニュアルは半期に一度など定期的に見直し、常に最新の情報に更新しておきましょう。

2. ITツールによる自動化とシステムチェックの活用

手入力が必要な作業（預金通帳からのデータ転記、領収書の金額入力など）は、会計ソフトの自動連携機能やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入して自動化します。

システムが自動で数値の整合性をチェックする機能を活用することで、人間の目では見逃しがちなひどいミスも自動的に検出できるようになり、ケアレスミスの解消につなげることができます。

3. 実効性のあるダブルチェック体制の構築

単なる「目視」でのチェックではなく、システム上の比較機能や、チェックリストを活用した第三者による確認を徹底することも有効です。

チェックリストには、過去に発生した事例を反映させ、特に注意すべき点を具体的に記載しましょう。

可能であれば、作成者とは異なる知識や特徴を持つ人物がチェックを行うなど、多角的な視点を導入することがミスの防止に効果的です。

4. ミスを共有し、組織的な学びとする文化の醸成

ミスが発生した際に担当者を責めるのではなく、事例を匿名化して全社員で共有し、再発防止策を議論する場を設けます。

ミスを「個人の失敗」ではなく「組織の課題」として捉えることで隠蔽を防ぎ、積極的な改善につながる環境を作ることがポイントです。

5. 継続的な教育と情報共有の徹底

経理担当者に対して、定期的に法改正や新しい会計基準に関する研修を実施し、知識のアップデートを義務付けることも重要です。

また、部署内での情報共有会議を定期的に開き、日常業務で発生したさまざまな疑問点や特殊な事例について意見交換を行うことなどもミスの防止に効果的です。

取り返しのつかない経理ミスが起こる前に『Chatwork 経理アシスタント』で対策を

経理で発生してしまうケアレスミスについて、個人の努力や精神論だけで解決を図ることには限界があります。

許されないレベルのミスや、クビを招くような事態を未然に防ぐためには、外部のリソースに頼った業務改革も効果的です。

『Chatwork 経理アシスタント』へ経理業務をアウトソースすることで、経理業務の煩雑さや属人化を解消し、ケアレスミスが多い状況を根本から改善することが可能です。

経理業務で発生するミスに課題を感じているのであれば、ぜひ一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

経理でケアレスミスが多い状況を放置すれば、企業の財務状況と信頼性に重大な損害を及ぼし、担当者が大きな責任を問われる事態につながるおそれがあります。

ミスを個人の特徴や能力の問題として片付けるのではなく、組織全体で構造的な原因を特定し、改善することが重要です。

自社内だけで改善が難しい場合は外部サービスに頼るという選択肢も念頭に置きつつ、ぜひこの機会に業務改善を目指してみてください。