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日常業務の効率化ガイド｜無駄をなくし生産性を高める3つの改善アプローチ
目次
日常業務が終わらない、つらいと感じていませんか？
本記事では、日常業務の定義や具体例、課題の根本原因を解説します。
そのうえで、業務プロセスの見直し、AI・RPAの活用、アウトソーシングという3つの改善アプローチを、具体的な方法や事例を交えて紹介します。
この記事を読めば、無駄をなくし、生産性を高めるヒントが見つかります。
「日々のルーティンワークに追われて、本当に重要な仕事に時間を割けない」
「単純作業の繰り返しで、やりがいを感じられない」
多くのビジネスパーソンが、このような「日常業務」に関する悩みを抱えています。
この記事では、そんなあなたの悩みを解決するため、日常業務の課題を根本から解き明かし、明日から実践できる具体的な改善アプローチを3つの視点から徹底的に解説します。
現在の働き方を見直し、より創造的で生産性の高い仕事を実現するための第一歩を踏み出しましょう。
日常業務とは？「定型業務」「定常業務」との違いを理解して改善の第一歩を
日常業務の改善を目指すにあたり、まずはその言葉の意味と、よく似た言葉との違いを正確に理解することが重要です。
改善すべき業務は何かを正しく見極めることで、効率化への道筋が明確になります。
日常業務の基本的な定義
日常業務とは、企業や組織のなかで日々、または定期的に行われる決まった仕事のことを指します。
一般的には「ルーティンワーク」とも呼ばれ、事業活動を円滑に進めるうえで欠かせない業務全般を意味します。
たとえば、毎朝のメールチェックや資料作成、定期的な会議などがこれにあたります。
特別なスキルがなくても対応できることが多い一方で、日々の業務時間の大半を占めることも少なくありません。
「定型業務」「定常業務」との違いとは？改善対象を明確にする
日常業務と混同されやすい言葉に「定型業務」と「定常業務」があります。
これらは似ていますが、改善を考える上では、その違いを理解しておくことが非常に重要です。
なぜなら、どの業務を改善したいのかによって、選ぶべき手段やツールが異なってくるからです。
| 用語 | 特徴 | 具体例 |
|---|---|---|
| 日常業務 | 日々発生する業務全般を指す最も広い言葉。 |
|
| 定常業務 | 【タイミングが一定】 毎日、毎週、毎月など、決まったタイミングで定期的に発生する業務。 |
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| 定型業務 | 【手順が一定】 手順やフォーマットが明確に決まっており、誰がやっても同じ結果になる業務。発生するタイミングは必ずしも定期的ではない。 |
|
このように、定常業務は「いつやるか」が決まっている業務、と覚えると分かりやすいでしょう。
定型業務は「どうやるか」が決まっている業務、と覚えると分かりやすいでしょう。
そして、この「定常的」かつ「定型的」な業務こそ、後述するツールなどを活用した効率化が最も効果を発揮しやすい領域といえます。
【職種別】あなたの日常業務はどれ？具体例一覧
日常業務は職種によってさまざまです。
ここでは、代表的な職種を例に、どのような日常業務があるのかを見ていきましょう。
事務・経理・人事などのバックオフィス業務
企業の基盤を支えるバックオフィス部門では、多岐にわたる日常業務が発生します。
- 事務：電話・来客対応、書類作成・整理・ファイリング、データ入力、備品管理・発注
- 経理：伝票起票、経費精算、売掛金・買掛金の管理、請求書発行、入金確認
- 人事：勤怠管理、給与計算、社会保険の手続き、入退社手続き
営業・マーケティングなどのフロントオフィス業務
顧客と直接関わることの多いフロントオフィス部門にも、売上創出を支えるための日常業務が存在します。
- 営業：テレアポ、メールでの顧客アプローチ、見積書・提案資料の作成、商談記録の入力、日報作成
- マーケティング：Webサイトの更新、SNS投稿、メルマガ配信、広告運用のレポート作成、アクセス解析
その他専門職（ITエンジニア、製造、物流など）の業務
専門的なスキルが求められる職種にも、日々の繰り返し作業はつきものです。
- ITエンジニア：システムの監視、定期的なバックアップ作業、問い合わせ対応、ログの確認
- 製造：ライン作業、検品、在庫管理、機械のメンテナンス
- 物流：ピッキング、梱包、発送、伝票作成
あなたの業務内容も、このなかに当てはまるものがあるのではないでしょうか。
まずは自身の業務を棚卸しし、どのような日常業務があるのかを把握することから始めてみましょう。
なぜあなたの日常業務は「つらい」「終わらない」のか？根本的な原因を解説
「毎日同じことの繰り返しで、やりがいを感じられない」「日々の業務に追われて、定時で帰れない」。
多くの人が抱えるこうした悩みの背景には、単なる業務量の問題だけではない、感情的・構造的な原因が潜んでいます。
【感情的な原因】「やらされ感」とモチベーション低下の正体
日常業務がつらいと感じる大きな要因は、精神的なものです。
ここでは、モチベーションを低下させる3つの感情的な原因を深掘りします。
単調な繰り返しによる成長の停滞感
毎日同じ手順で、同じ作業を繰り返す日常業務。
最初は覚えることに必死でも、慣れてくると「このままで自分は成長できるのだろうか」という不安に襲われることがあります。
新しいスキルを身につける機会が少なく、自身のキャリアに対する停滞感は、仕事への意欲を徐々に削いでいきます。
努力が評価されにくいという不満
日常業務は、ミスなくこなせて「当たり前」と見なされがちです。
そのため、どれだけ正確に、速く作業をこなしても、なかなか評価に結びつきにくい側面があります。
頑張りが正当に認められないと感じると、「どうせやっても同じ」という不満やあきらめの気持ちが生まれ、仕事の質にも影響を与えかねません。
「誰でもできる仕事」という無力感
手順が決まっている定型業務は、裏を返せば「自分じゃなくてもできる仕事」ともいえます。
自分の個性や能力を発揮する場面が少ないと、「この仕事における自分の価値とは何だろう」という無力感を抱きやすくなります。
このような思いは自己肯定感の低下を招き、働くことそのものをつらく感じさせる一因となります。
【構造的な原因】非効率を生む3つの「ムダ」
感情的な問題に加えて、業務の進め方や組織の仕組みといった構造的な問題も、日常業務を終わらないものにしています。
属人化による業務のブラックボックス化
「この仕事のやり方はAさんしか知らない」という状況を「属人化」といいます。
マニュアルがなく、個人の経験や勘に頼った業務は、担当者が不在のときに業務が止まってしまうリスクがあります。
また、業務内容が他の人から見えない「ブラックボックス」状態になるため、改善のアイデアが出にくく、非効率なやり方が温存されがちです。
目的の曖昧な会議や形骸化した書類作業
「とりあえず定例だから」と集まるだけの会議や、誰も目を通さない日報の作成など、目的が曖昧なまま慣習として続いている業務はありませんか。
こうした「やることが目的」になってしまった業務は、本来生み出すべき価値を失い、ただ時間を浪費するだけのムダな作業と化してしまいます。
部署間の連携不足とコミュニケーションロス
部署間でうまく情報が共有されていないと、同じような資料を各部署で作成していたり、確認や手戻りのために余計なやり取りが発生したりします。
こうしたコミュニケーションロスは、一つひとつは些細なことでも、積み重なると大きな時間の損失につながり、業務全体の効率を著しく低下させるのです。
【3つのアプローチ】日常業務の課題を解決し、コア業務へ集中するために
山積する日常業務の課題を解決し、本来注力すべき価値の高い仕事（コア業務）に時間を使うためには、どのような方法があるのでしょうか。
ここでは、課題解決のためのアプローチを大きく3つに分けて紹介します。
自社の状況や課題に合わせて、最適なアプローチを検討してみてください。
アプローチ1：業務プロセスを見直して「自分で改善する」
まず考えられるのが、現在の業務の進め方そのものを見直し、社内の力で改善していくアプローチです。
特別なツールや費用をかけずに始められることが多く、最も着手しやすい方法といえます。
業務フローの「ムダ」を洗い出してなくしたり、マニュアルを整備して標準化したりすることがこれにあたります。
現場の従業員が主体となって進めることで、業務への当事者意識を高める効果も期待できます。
アプローチ2：AIやRPAツールを活用して「自動化する」
次に、テクノロジーの力を借りて業務を効率化するアプローチです。
とくに、手順が決まっている定型業務は、RPA（Robotic Process Automation）などのツールを使って自動化するのに適しています。
また、近年急速に進化しているAI（人工知能）を活用すれば、データ分析や問い合わせ対応といった、より複雑な業務の効率化も可能です。
初期投資はかかりますが、人的ミスを減らし、大幅な時間短縮を実現できる可能性があります。
アプローチ3：専門家に任せて「外部化（アウトソーシング）する」
社内のリソースだけでは対応しきれない、あるいは専門性が求められる業務については、思い切って外部の専門家に任せる「アウトソーシング」も有効な選択肢です。
たとえば、経理や人事、秘書業務などを専門の代行サービスに委託することで、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できます。
人手不足の解消やコスト削減にもつながるため、多くの企業で導入が進んでいます。
アプローチ1：明日から実践できる！日常業務のセルフ改善術5選
「ツール導入や外部委託はハードルが高い」と感じる人でも、日々の業務のなかで実践できる改善策はたくさんあります。
ここでは、特別なコストをかけずに明日から始められる5つのセルフ改善術を紹介します。
1. ECRSの原則で業務の「ムダ」をなくす
ECRS（イクルス）とは、業務改善を進める上で有効な考え方のフレームワークです。
以下の4つの視点で現在の業務を見直すことで、効率化のヒントが見つかります。
- Eliminate（排除）：そもそも、この業務は本当に必要か？なくせないか？
- Combine（結合）：複数の業務をひとつにまとめられないか？
- Rearrange（交換）：業務の順序を入れ替えたら、もっと効率的にならないか？
- Simplify（簡素化）：もっと簡単な方法でできないか？
この順番で検討していくことがポイントです。
まずは「やめること」から考え、日々の業務に潜むムダを徹底的に洗い出してみましょう。
2. 業務マニュアルを作成し、属人化を防ぐ
特定の担当者しかやり方を知らない「属人化」した業務は、非効率の温床です。
誰が見ても分かるように業務の手順をマニュアル化することで、業務の標準化が図れます。
これにより、担当者が休んだり退職したりしても業務が滞ることなく、新人教育のコスト削減にもつながります。
作成時は、専門用語を避け、図やスクリーンショットを多用するなど、誰にでも分かりやすい内容を心がけましょう。
3. タスクの優先順位を見直す
目の前の仕事に手当たり次第に着手していませんか？
「緊急度」と「重要度」の2つの軸でタスクを4つに分類する「時間管理のマトリクス」を活用し、優先順位を明確にしましょう。
これにより、「緊急ではないが重要なこと」（自己投資や業務改善など）に計画的に時間を使うことができ、長期的な生産性向上につながります。
4. デジタルツールで情報共有を円滑にする
ビジネスチャットやクラウドストレージ、タスク管理ツールといったデジタルツールを活用することで、部署内外の情報共有がスムーズになります。
口頭やメールでのやり取りで発生しがちな「言った、言わない」のトラブルを防ぎ、必要な情報に誰もがいつでもアクセスできる環境を整えることで、確認や探す手間といったコミュニケーションロスを大幅に削減できます。
5. PCスキルやショートカットキーを習得する
日々の業務でPCを使う時間は意外と長いものです。
Excelの関数を覚えたり、よく使う操作のショートカットキーを習得したりするだけで、作業時間は確実に短縮されます。
たとえば、「Ctrl + C（コピー）」「Ctrl + V（貼り付け）」は多くの人が知っていますが、それ以外にも便利なショートカットキーは無数に存在します。
一つひとつは数秒の短縮でも、積み重ねることで大きな差となるでしょう。
アプローチ2：テクノロジーで劇的に効率化！AI・RPA活用法と成功事例
人の手で行う改善には限界があります。
テクノロジーの力を借りることで、日常業務は飛躍的に効率化できます。
ここでは、近年注目されるRPAとAIに焦点を当て、その活用法と成功事例を紹介します。
単純作業を自動化する「RPA」の活用例
RPA（Robotic Process Automation）とは、PC上で行う定型的な作業を、ソフトウェアのロボットが代行してくれる技術です。
人がルールを教え込むことで、24時間365日、文句も言わず正確に作業をこなしてくれます。
データ入力・転記、レポート作成の自動化
RPAが最も得意とするのが、システム間のデータ連携や入力作業です。
たとえば、「メールで受信した注文書の内容を、販売管理システムに転記する」「Webサイトのアクセスデータを集計し、Excelでレポートを作成する」といった一連の作業を完全に自動化できます。
これにより、従業員は単純な入力作業から解放され、入力ミスもなくなります。
請求書発行や経費精算の効率化
毎月発生する請求書の発行業務も、RPAで自動化できます。
販売データから請求先リストと金額を抽出し、請求書のフォーマットに自動で入力、印刷やPDF化までを一気通貫で行えます。
同様に、従業員から申請された経費精算の内容をチェックし、会計システムに登録するといった作業もRPAの得意分野です。
知的作業を支援する「AI（人工知能）」の活用例
AIは、RPAのような決まったルールの作業だけでなく、データに基づいて自ら学習し、人間のような判断を行うことができます。
日常業務においても、その活用範囲は急速に広がっています。
AI-OCRによる書類のデータ化
OCRは紙の書類をスキャンしてテキストデータに変換する技術ですが、従来のOCRは文字の認識精度が低いという課題がありました。
AIを搭載した「AI-OCR」は、手書き文字や非定型のフォーマットでも高い精度で読み取ることができます。
これにより、紙で受け取った請求書やアンケート用紙のデータ化作業を大幅に効率化できます。
生成AIによる文章作成・要約・アイデア出し
近年話題の生成AIは、文章作成や要約、翻訳、アイデア出しなど、さまざまな知的作業を支援してくれます。
たとえば、顧客へのメール文面の素案を作成させたり、長文の会議議事録を要約させたりすることで、資料作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、新しい企画のアイデアを壁打ち相手のように相談することも可能です。
【事例紹介】AI・RPA導入で生産性を向上させた企業の取り組み
ある金融機関では、融資の審査業務にRPAを導入しました。
従来は担当者が複数のシステムから情報を収集・確認していましたが、その作業をRPAが代行することで、月に数千時間もの業務時間削減に成功しました。
これにより、担当者はより高度な分析や顧客対応に時間を割けるようになりました。
また、ある製造業の会社では、AIを活用した画像認識システムを検品プロセスに導入しました。
熟練の従業員の目に頼っていた微細な傷や汚れの発見をAIが担うことで、検品の精度を均一化し、見逃しを大幅に削減しました。
品質向上と生産性向上を同時に実現しました。
アプローチ3：ノンコア業務から解放される最終手段「オンラインアシスタント」
業務改善やツール導入を進めても、人手不足が深刻で手が回らない、といった課題が残る場合があります。
また、専門的なスキルを持つ人材が社内にいないというケースもあるでしょう。
そんなときに強力な味方となるのが、業務を外部の専門家に委託する「オンラインアシスタント」です。
オンラインアシスタントで日常業務を外部化するメリット
オンラインアシスタントとは、インターネットを通じて、秘書業務、経理、人事、Webサイト運用といったさまざまなバックオフィス業務を代行してくれるサービスです。
必要なときに必要な分だけ依頼できる手軽さから、多くの企業で導入が進んでいます。
人手不足の解消とコスト削減
新たに社員を一人採用するとなると、採用コストや人件費、社会保険料など大きな費用がかかります。
オンラインアシスタントなら、月々の契約料金だけで専門的なスキルを持つ人材を確保でき、採用や教育にかかるコストと手間を大幅に削減できます。
慢性的な人手不足に悩む企業にとって、非常に有効な解決策です。
社員がコア業務に集中できる環境の構築
日常的ながらも時間のかかるノンコア業務（直接的な利益には結びつかないが、事業運営に必要な業務）を外部に任せることで、社員は本来注力すべき企画立案や顧客対応、新商品開発といった、企業の成長に直結するコア業務に集中できるようになります。
これにより、組織全体の生産性が向上し、競争力強化につながります。
専門スキルを持つ人材の活用
自社にない専門的なノウハウやスキルを活用できるのも大きなメリットです。
たとえば、経理の専門知識を持つアシスタントに月次決算を依頼したり、Webマーケティングに詳しいアシスタントにSNS運用を任せたりすることで、業務の質そのものを高めることができます。
わざわざ専門人材を採用することなく、高いレベルの業務遂行が可能になります。
失敗しないオンラインアシスタントの選び方3つのポイント
多くのメリットがあるオンラインアシスタントですが、自社に合わないサービスを選んでしまうと、期待した効果が得られないこともあります。
ここでは、サービス選定で失敗しないための3つのポイントを紹介します。
ポイント1：対応業務の範囲と専門性
まず、自社が依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。
サービスによって、得意な業務分野はさまざまです。
「経理に強い」「Web運用に強い」「秘書業務全般に対応」など、各社の特徴を比較検討することが重要です。
また、どのようなスキルや経験を持つアシスタントが在籍しているのかも、事前に確認しておくと安心です。
ポイント2：料金体系と稼働時間の柔軟性
料金体系は、月額固定制や従量課金制などサービスによって異なります。
自社の依頼したい業務量に合わせて、最もコストパフォーマンスの高いプランを選びましょう。
「月10時間から」といった短時間プランがあるか、月の途中で契約時間を変更できるかなど、稼働時間の柔軟性もチェックしておくと、繁忙期や閑散期に合わせて無駄なく活用できます。
ポイント3：セキュリティ対策とコミュニケーション体制
社内の機密情報を扱うこともあるため、セキュリティ対策は最も重要な選定基準のひとつです。
情報管理体制や秘密保持契約（NDA）の締結について、必ず確認しましょう。
また、業務の指示や進捗確認をスムーズに行うためのコミュニケーション体制も重要です。
チャットツールやWeb会議など、どのような手段でやり取りするのか、担当者との相性なども含めて検討するとよいでしょう。
まとめ：日常業務の改善は、企業の成長とあなたの未来を創る
本記事では、「日常業務」というキーワードを深掘りし、その定義から課題の根本原因、そして具体的な3つの改善アプローチに至るまでを網羅的に解説しました。
単調に思える日常業務も、見方を変えれば、組織の生産性を向上させ、個人の成長を促すための貴重な「改善の宝庫」です。
紹介した3つのアプローチ、「自分で改善する」「自動化する」「外部化する」には、それぞれメリットがあります。
しかし、業務改善やツール導入には専門知識が必要だったり、そもそも改善活動に取り組む時間すらなかったりするのが現実ではないでしょうか。
もしあなたが、ノンコア業務に追われて本来の仕事に集中できない、人手不足で業務が回らない、といった課題を抱えているなら、その解決策として「Chatwork アシスタント」の活用を検討してみませんか。
「Chatwork アシスタント」は、採用率1%の厳しい基準をクリアした優秀なアシスタントが、チームであなたの業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。
経理や秘書、人事、Web運用といった幅広い日常業務を、月10時間という短時間からでも依頼できます。
日常業務をまるごと専門家に任せることで、あなたはより創造的で付加価値の高いコア業務に集中でき、企業の成長を加速させることができます。
まずは、自社の日常業務を棚卸しし、プロに任せられる業務がないか探すことから始めてみてはいかがでしょうか。
