総務アウトソーシング（総務代行）完全ガイド！料金相場・メリット・委託先の選び方を徹底解説

総務関連の業務は、備品管理や来客対応といった日常的な庶務から、オフィス管理、株主総会の運営支援まで、非常に多岐にわたります。

その業務範囲の広さゆえに、「担当者への業務集中と属人化」「本来注力すべき戦略的な業務へのリソース不足」「専門知識が必要な業務への対応困難」といった課題を抱えている企業は少なくありません。

とくに、専任の担当者を置くことが難しい中小企業やスタートアップにとって、総務業務の負担は深刻な問題です。

このような課題を感じている企業への解決策として、「総務アウトソーシング（総務代行）」の活用が挙げられます。

総務アウトソーシングは、単に業務を外部に委託するだけでなく、バックオフィス全体の生産性を向上させ、企業の成長を加速させる効果が期待できます。

この記事では、総務アウトソーシングの基礎知識から、具体的な業務範囲、気になる料金相場、そして自社に最適なサービスを選ぶためのポイントまで、詳しく解説します。

総務アウトソーシング（総務代行）とは？

総務アウトソーシング（総務代行）とは、総務部門が担うさまざまな業務を外部の専門業者・サービスへ委託し、代行してもらうことです。

総務の業務は広範囲にわたり、業務の種類や数も多いため、全体として大きな工数を占めることになります。

総務アウトソーシングの活用によって、総務が担当する「ノンコア業務（企業の利益に直接結びつかないが、事業継続に必要な業務）」を外部のプロフェッショナルに任せることで、社内のリソースを付加価値の高い「コア業務」へ充てられるようになります。

総務アウトソーシングの中には、業務の代行に留まらず、業務プロセスの見直しや効率化の提案まで含めて支援してくれるサービスも多く、バックオフィス全体の生産性向上を目的として多くの企業で導入が進んでいます。

総務アウトソーシングに依頼できる業務

総務アウトソーシングサービスに依頼できる業務は、非常に幅広く、企業の規模や課題に応じて柔軟にカスタマイズすることが可能です。

ここでは、一般的に依頼できる主な業務内容をカテゴリー別にご紹介します。

受付・庶務関連業務

企業の「顔」とも言える受付業務や、日々の円滑なオフィス運営を支える庶務業務です。

• 来客対応：受付での案内、会議室への誘導、お茶出しなど。

• 電話・メール対応：代表電話や代表メールアドレスへの問い合わせに対する一次対応、担当者への取り次ぎ。

• 郵便物・宅配便の対応：郵便物の受け取り、仕分け、発送業務、宅配便の手配など。

• 慶弔関連業務：取引先への慶弔手配（祝電・弔電、供花など）、従業員の慶弔関連手続き。

• 名刺作成・発注管理：従業員の名刺の作成、印刷会社への発注、在庫管理。

備品管理・施設管理業務

従業員が快適に働ける環境を維持するための業務です。

• オフィス備品・消耗品管理：文房具やコピー用紙、飲料などの在庫確認、発注、補充。

• オフィス環境整備：オフィスレイアウトの変更サポート、オフィス機器のメンテナンス手配、清掃業者の管理。

• 固定資産管理：PCやデスク、椅子などの固定資産台帳の作成・管理。

• 社用車管理：車両のリース契約管理、保険手続き、定期点検の手配など。

文書管理・情報管理業務

契約書や社内規程など、企業にとって重要な文書を適切に管理する業務です。

• 契約書管理：契約書のファイリング、管理台帳の作成、契約期限の管理、押印申請の受付。

• 各種書類のファイリング：請求書や領収書などの書類の整理・保管。

• 社内規程の管理：就業規則や各種規程の改定履歴の管理、社内への周知サポート。

• 文書の電子化（スキャニング）：紙媒体の書類をスキャンし、データとして保存・管理。

社内イベント・福利厚生関連業務

従業員エンゲージメントの向上に繋がる業務です。

• 社内イベントの企画・運営サポート：社員総会や忘年会、社員旅行などの会場手配、出欠管理、備品準備。

• 福利厚生制度の運用サポート：福利厚生サービスの窓口業務、各種手続きの案内。

• 健康診断・ストレスチェックの手配：医療機関との連携、従業員への案内、受診状況の管理。

• 防災・安全衛生関連業務：防災訓練の企画・実施サポート、避難経路の確認、防災備蓄品の管理。

専門性が求められる業務

法務や株式関連など、より高度な専門知識が必要とされる業務も、対応可能なサービスがあります。

• 株主総会・取締役会の運営支援：招集通知の発送、会場設営、議事録の作成サポート。

• 許認可の申請・更新管理：事業に必要な許認可の申請書類作成サポート、更新期限の管理。

• プライバシーマーク（Pマーク）やISO認証の取得・運用支援。

総務アウトソーシングが注目される理由

近年、多くの企業で総務アウトソーシングの活用が急速に進んでいます。

その背景には、現代のビジネス環境が抱える以下のような課題があります。

理由1：深刻化する人材不足と採用難

少子高齢化に伴う労働人口の減少により、多くの企業、とくに中小企業では人材の確保が大きな経営課題となっています。

バックオフィス部門においても例外ではなく、専門知識を持つ人材の採用はますます困難になっています。

また、限られた人員の中で、一人の担当者が多岐にわたる総務業務を抱え込み、業務が属人化してしまうケースも少なくありません。

総務アウトソーシングは、社内にリソースがなくても専門性の高い業務を安定的に遂行できるため、有効な解決策となります。

理由2：働き方改革の推進と多様な働き方への対応

働き方改革の推進により、企業には長時間労働の是正や生産性の向上が強く求められています。

また、テレワークや時短勤務など、従業員の働き方も多様化しています。

このような状況下で、総務部門には、勤怠管理の複雑化や多様な働き方を支える社内制度の整備などといった新たな対応が求められています。

総務業務をアウトソーシングすることで、新たな体制への対応がスムーズになり、担当者の負担軽減につながります。

理由3：コア業務への集中という経営戦略の浸透

企業の競争が激化する中で、持続的に成長していくためには、限られた経営資源（ヒト・モノ・カネ）を自社の強みである「コア業務」に集中させることが不可欠である、という考え方が経営の主流になっています。

総務業務は、企業運営に必須ではあるものの、直接的に利益を生み出すわけではありません。

このノンコア業務を外部のプロフェッショナルに任せることで、社内の優秀な人材を企画、開発、営業といった事業の根幹をなす業務にシフトさせることが、企業の競争力強化に直結します。

＞バックオフィスの効率化に関する記事はこちら

総務アウトソーシングを活用するメリット

総務業務をアウトソーシングすることには、多くのメリットがあります。

ここでは、企業が享受できる4つの大きなメリットを具体的に解説します。

メリット1：コア業務への集中による生産性の向上

最大のメリットは、従業員を雑務から解放し、本来注力すべきコア業務に集中させられることです。

たとえば、総務部がない企業で総務業務をアウトソーシングするケースを考えてみましょう。

営業担当者は備品の発注や名刺作成に時間を取られることなく、顧客との商談や提案活動に専念できるようになります。

経営者や管理職も、バックオフィス業務の管理に煩わされることなく、経営戦略の立案や組織マネジメントといった、より付加価値の高い業務に時間とエネルギーを注ぐことができます。

結果として、会社全体の生産性が大きく向上します。

メリット2：コスト削減と経営の効率化

総務アウトソーシングは、一見費用がかさむように見えるかもしれませんが、トータルで見るとコスト削減につながるケースもあります。

総務担当者を1人雇用すれば、給与や社会保険料といった直接的な人件費に加え、採用コスト、教育コスト、福利厚生費など、多くの間接的な費用が発生します。

しかし、アウトソーシングを活用すれば、これらのコストを必要な分だけの変動費として管理できます。

とくに、総務の業務量に波がある場合や、専任者を置くほどの業務量がない場合には、アウトソーシングの方がコストを抑えられるケースが多いでしょう。

メリット3：専門性の高い業務品質の確保

総務アウトソーシングサービスを提供する企業は、様々な企業の総務業務を手掛けてきたプロフェッショナル集団です。

そのため、業務プロセスの効率化やコスト削減に関する豊富なノウハウを蓄積しています。

自社だけで業務を行うよりも、迅速かつ正確で、質の高い業務遂行が期待できます。

また、法務や情報セキュリティなど、専門知識が求められる業務においても、専門家の知見を活用することで、コンプライアンスを遵守した適切な対応が可能になります。

メリット4：属人化の解消と安定した業務体制の構築

「この業務は〇〇さんしか分からない」という属人化の状態は、担当者の急な休職や退職によって業務が停止してしまうという大きなリスクを抱えています。

アウトソーシングを導入すれば、業務は委託先の組織として、標準化されたマニュアルに基づいて運用されます。

これにより、社内の担当者個人の事情に左右されることなく、常に安定した業務体制を維持することができます。

これは、事業継続計画（BCP）の観点からも非常に有効な手段と言えます。

総務アウトソーシングを活用するデメリット

多くのメリットがある一方で、総務アウトソーシングの活用にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。

これらを事前に理解し、対策を講じることが重要です。

デメリット1：情報漏洩のリスク

業務を外部に委託するということは、社内の機密情報（契約書の内容、従業員情報など）を外部の業者に預けることを意味します。

委託先のセキュリティ管理体制が脆弱な場合、これらの情報が外部に漏洩するリスクはゼロではありません。

情報漏洩は、企業の社会的信用を大きく損なう重大な問題です。

委託先を選定する際には、セキュリティ対策が万全であることを厳しくチェックする必要があります。

デメリット2：社内にノウハウが蓄積されにくい

特定の業務を外部に委託し続けると、その業務に関する知識や経験、改善のノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

将来的に内製化へ切り替えたいと考えた際に、一から業務プロセスを構築し直す必要が生じる可能性があります。

このデメリットを軽減するためには、委託先に業務マニュアルの作成を依頼したり、定期的な報告会で業務内容や改善点を共有してもらったりするなど、社内でも業務をブラックボックス化させない工夫が重要です。

デメリット3：コミュニケーションコストとタイムラグ

社内であれば、担当者への口頭確認で済むような事項も、外部の委託先とは電話やメール、チャットなどを介して行うことになります。

そのため、意思疎通に時間がかかったり、緊急の依頼にすぐに対応してもらえなかったりする可能性があります。

円滑な連携を図るためには、導入前に、連絡手段や報告の頻度、緊急時の対応フローといったコミュニケーションに関するルールを委託先と明確に取り決めておくことが大切です。

デメリット4：業務範囲の切り分けが難しい

総務の業務は、「ここからここまで」と明確に線引きするのが難しい業務や、他部署との連携が求められる業務が多く存在します。

どの業務を委託し、どの業務を社内に残すのか、その切り分けを曖昧にしたままアウトソーシングしてしまうと、「これはどちらの担当業務か」といった問題が発生し、かえって非効率になることがあります。

事前に委託する業務範囲を明確に定義し、社内と委託先の役割分担を文書などで明文化しておくことが重要です。

総務アウトソーシングの料金体系、料金相場

総務アウトソーシングを検討する上で、最も気になるのが料金でしょう。

料金体系やその相場は、依頼する業務内容や量、求める専門性のレベルによって大きく変動します。

主な料金体系

総務アウトソーシングの料金体系は、主に以下の3つのタイプに分けられます。

1. 月額固定制

あらかじめ決められた業務範囲に対して、毎月一定の料金を支払う契約形態です。

たとえば、「受付業務と備品管理で月額〇円」といった形です。

毎月のコストが明確で予算管理がしやすい反面、業務量が少ない月でも料金は変わりません。

継続的に発生する定型業務の代行に適しています。

2. 従量課金制

実施した業務の量や件数に応じて料金が変動する契約形態です。

「電話対応1コールあたり〇円」「データ入力1件あたり〇円」といった形で、使った分だけ支払います。

業務量の変動が大きい業務や、突発的に発生する業務の代行に適していますが、繁忙期にはコストが高くなる可能性があります。

3. オンラインアシスタント型（時間契約制）

近年増えている形態で、月々の実働時間（例：月20時間、30時間など）に基づいて料金が設定されます。

契約した時間内であれば、様々な総務業務を柔軟に依頼できるのが特徴です。

幅広い業務を少しずつ依頼したい中小企業やスタートアップに適しています。

料金相場の目安

依頼するサービスや業務内容によって料金は大きく異なりますが、一般的な相場は以下の通りです。

【オンラインアシスタント型の場合】

最も一般的な料金体系で、多くの企業がこの範囲で利用しています。

月間実働時間	月額料金の相場
～10時間	2.5万円 ～ 5万円
～30時間	7万円 ～ 10万円
～50時間	12万円 ～ 20万円

※上記に加えて、初期費用（3万円～10万円程度）がかかる場合があります。

【専門業務の代行の場合】

特定の業務を専門の業者に依頼する場合の相場です。

• 受付代行（1名常駐）：月額30万円～50万円

• 電話代行（一次対応）：月額1万円～5万円

• 株主総会運営支援：30万円～（規模による）

これらの料金はあくまで目安です。

正確な料金を知るためには、自社の状況を伝えた上で、必ず複数のサービス提供会社から見積もりを取り、比較検討することが不可欠です。

総務アウトソーシングサービスの選び方

自社にとって最適なアウトソーシングパートナーを見つけるためには、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。

ここでは、委託先の選定で失敗しないためのポイントを解説します。

ポイント1：自社の課題と依頼したい業務範囲を明確にする

最も重要な最初のステップは、社内で「何のためにアウトソーシングするのか」「どの業務を、どのレベルまで委託したいのか」を明確にすることです。

「とにかく人手不足を解消したい」「専門性の高い業務を任せたい」「バックオフィス全体のコストを削減したい」など、目的を具体化しましょう。

その目的を達成するために必要な業務範囲を具体的に洗い出すことで、業者選定のブレない軸ができます。

ポイント2：セキュリティ体制は信頼できるか

社内の機密情報を扱うため、委託先のセキュリティ体制は最優先で確認すべき項目です。

信頼性を客観的に判断する指標として、個人情報の適切な取り扱いを証明する「プライバシーマーク（Pマーク）」や、情報セキュリティ管理の国際規格である「ISMS（ISO27001）認証」を取得しているかを確認しましょう。

また、契約前には必ず「秘密保持契約（NDA）」を締結し、情報の取り扱いについて明確に定めておくことが重要です。

ポイント3：業務品質と専門性は十分か

依頼したい業務分野において、十分な実績と専門性を持っているかを確認しましょう。

ウェブサイトで導入事例を確認し、自社と同じ業界や同程度の規模の企業の支援実績が豊富であれば、スムーズな導入が期待できます。

とくに専門性が求められる業務を依頼する場合は、どのようなスキルや資格を持つスタッフが担当するのかを確認することも有効です。

ポイント4：料金体系は明確で費用対効果が見合っているか

料金の安さだけで選ぶのは危険です。

見積もりを依頼する際は、提示された料金にどこまでの業務が含まれているのか、内訳を詳細に確認しましょう。

基本料金が安くても、必要な業務がオプション扱いであったり、最低契約期間が長かったりする場合があります。

年間のトータルコストと、それによって得られるメリット（人件費削減、生産性向上など）を比較し、費用対効果が見合っているかを慎重に判断しましょう。

ポイント5：コミュニケーションの円滑さと柔軟な対応力

外部のパートナーと円滑に業務を進めるためには、コミュニケーションの取りやすさが非常に重要です。

問い合わせに対するレスポンスは速いか、説明は分かりやすいか、連絡手段（電話、メール、チャットなど）は自社に合っているかなどを、契約前のやり取りの中で見極めましょう。

また、企業の成長や状況の変化に応じて、依頼する業務内容を柔軟に変更できるかどうかも、長期的なパートナーとして付き合えるかを判断する上で大切なポイントになります。

総務アウトソーシングを利用する際の注意点

最適なサービスを選んだとしても、導入後の運用次第でその効果は大きく変わります。

アウトソーシングを成功させ、期待した効果を得るための注意点を3つご紹介します。

注意点1：業務範囲と役割分担を明確に定義する

導入前に、委託する業務の範囲、業務の進め方、成果物の基準などを、委託先と具体的にすり合わせ、文書として残しておくことが重要です。

SLA（サービスレベル合意書）を締結し、サービスの品質基準を数値で明確に合意しておくのが理想的です。

「言った」「言わない」といったトラブルを防ぎ、社内と委託先のどちらが何をすべきかという役割分担を明確にすることで、スムーズな運用が可能になります。

注意点2：社内への事前周知と協力体制の構築

総務アウトソーシングの導入は、他部署の従業員にも影響が及びます。

たとえば、備品の発注方法や各種申請の窓口が変わるかもしれません。

導入の目的や変更点を事前に社内へ丁寧に説明し、理解と協力を得ることが不可欠です。

従業員の混乱を招かないよう、十分な周知期間を設け、マニュアルを整備するなど、全社的な協力体制を築きましょう。

注意点3：「丸投げ」にせず、定期的な情報共有を行う

業務を委託した後も、任せきりにするのではなく、適切にマネジメントすることが重要です。

委託先とは定期的にミーティングの場を設け、業務の進捗状況や課題について情報共有を行いましょう。

これにより、業務プロセスのさらなる改善点が見つかったり、新たな課題に迅速に対応できたりします。

委託先を「業者」ではなく「パートナー」として捉え、良好なコミュニケーションを通じて、共に業務を改善していく姿勢が重要です。

総務のアウトソーシングには『Chatwork 総務アシスタント』がおすすめ！

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Chatwork 総務アシスタントを導入するメリット

『Chatwork 総務アシスタント』を活用することで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。

その独自の強みを3つのポイントに絞ってご紹介します。

メリット1：採用・教育コストゼロで、すぐに総務機能が立ち上がる

総務担当者を採用する場合、採用活動にかかるコストや時間、そして採用後の教育コストが発生します。

『Chatwork 総務アシスタント』なら、契約後すぐに、様々な実務経験を積んだプロのアシスタントチームのサポートを受けることができます。

採用や教育の手間とコストを一切かけることなく、質の高い総務機能をスピーディーに立ち上げることが可能です。

メリット2：月額数万円から始められる圧倒的なコストパフォーマンス

正社員を一人雇用すれば、月々数十万円の人件費がかかります。

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ストレスのないスムーズな連携が、日々の業務効率を格段に向上させてくれるでしょう。

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まとめ

本記事では、総務アウトソーシング（総務代行）について、その業務範囲から料金相場、メリット・デメリット、そして委託先選びのポイントまでを解説しました。

総務アウトソーシングは、社内の貴重なリソースをコア業務に集中させ、企業全体の生産性を向上させ、持続的な成長を可能にするための「戦略的な経営手法」です。

自社が抱える課題を明確にし、信頼できる委託先を見つけることができれば、バックオフィスの課題解決の一助となるでしょう。