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労務担当者が突然辞めた！引き継ぎなしで退職されるリスクと今すぐできる対処法を徹底解説
目次
「来月末で辞めさせていただきます。」
その一言ならまだしも、「本日付で退職します」と、ある日突然、労務担当者から告げられたら、あなたはどうしますか。
給与計算、社会保険手続き、入退社管理...。
企業の根幹を支える労務業務は、専門性が高く、その多くが1人の担当者に集中しがちです。
もし、そのキーパーソンが十分な引き継ぎもなく突然いなくなってしまったら、会社の機能は麻痺し、経営に深刻なダメージを与えかねません。
本記事では、なぜ労務担当者は突然辞めたくなるのかという理由や、実際に退職が起きてしまった場合の具体的な対処法、退職を未然に防ぐための根本的な解決策などを網羅的に解説します。
また、業務の属人化を防ぎ、安定した組織運営を実現する「外注」という選択肢について、メリット・デメリットも詳しくご紹介します。
「自社の労務は大丈夫」と思っている経営者・人事担当者の方も、ぜひご一読ください。
労務担当者の業務内容とは
まず、労務担当者の業務内容を紹介します。
労務の業務範囲は非常に広く、従業員が安心して働くための基盤を支えていると言っても過言ではありません。
労務関連の主な業務を以下に挙げます。
勤怠管理：従業員の出退勤、休暇、残業時間などを正確に把握・管理します。
適切な労働時間の管理は、コンプライアンス遵守の基本です。
給与計算：勤怠データや各種手当、控除額を基に、毎月の給与を正確に計算し、支給手続きを行います。
1円の間違いも許されない、非常に精密さが求められる業務です。
社会保険・労働保険の手続き：従業員の入退社に伴う資格取得・喪失手続きや、年に一度の労働保険の年度更新、社会保険の算定基礎届など、行政機関への複雑な手続きを担います。
入退社手続き：雇用契約書の締結、必要書類の回収、各種保険の手続き、備品の貸与・回収など、従業員の入社から退職までの一連の手続きを管理します。
就業規則の管理：法改正に対応した就業規則の改定や、従業員への周知徹底を行います。
労使協定の締結・届出：36協定をはじめとする各種労使協定の締結と、労働基準監督署への届出を管理します。
安全衛生管理：健康診断の実施やストレスチェックの運用、職場の安全環境の整備など、従業員の心身の健康を守るための重要な役割を担います。
従業員の相談対応：労働条件やハラスメントに関する相談窓口となり、問題解決に向けた対応を行います。
労務の業務は、それぞれに専門知識と正確性が要求され、かつ決まった時期に発生することが特徴です。
これらの業務が一人の担当者に集中すると「属人化」した状態を招き、さまざまなリスクが発生するおそれがあります。
労務担当者が突然退職する理由
企業の根幹を支える重要なポジションである労務担当者が、突然辞めたいと思う背景には、労務担当者特有の悩みやストレスが隠されています。
以下では、労務担当者が突然退職する主な理由を5つご紹介します。
理由1：業務負荷の高さとプレッシャー
前述の通り、労務の業務は広範囲にわたり、それぞれに締め切りが設定されています。
とくに、給与計算や社会保険手続きは1日の遅れも許されず、常に時間に追われるプレッシャーがあります。
また、法改正や制度変更について、常に最新の知識をインプットし続けなければなりません。
1人で膨大な業務量をこなし、かつミスが許されないというプレッシャーが、心身のストレスとなって積み重なっていくことが1つ目の理由です。
理由2：業務の属人化による孤独感と責任の重圧
中小企業やベンチャー企業などでは、労務業務の担当者が1名であるというケースが少なくありません。
業務がブラックボックス化し、他の誰も業務内容を理解していないという「属人化」状態に陥りがちです。
結果として、「自分がいなければ会社が回らない」という過剰な責任感がプレッシャーになる一方で、「自分の仕事を誰もわかってくれない」「相談できる相手がいない」という孤独感を深めてしまいます。
さらに、体調不良でも休みづらく、長期休暇も取りにくいという状況が、退職を決意させる引き金になることもあります。
理由3：評価されにくい業務内容
労務の仕事は、企業の基盤を支える業務です。
営業職のように目に見える成果を出しにくく、ミスなく業務を遂行することが「当たり前」と見なされがちであるため、正当な評価を受けにくい傾向があります。
「これだけ頑張っているのに、誰にも評価されない」という不満が業務へのモチベーションを低下させ、キャリアアップや適切な評価を求めて転職、ひいては突然の退職につながることがあります。
理由4：人間関係のストレス
労務担当者は、経営陣と従業員の間に立つ潤滑油のような役割を求められることがあります。
一方で、従業員のデリケートな個人情報やプライベートな相談事を扱うことも多く、精神的な負担が大きくなりがちです。
時には、リストラや懲戒処分といった厳しい内容を伝えなければならない場面もあり、板挟みによるストレスは計り知れません。
そのため、社内の人間関係の悪化が、労務担当者の退職理由となることも珍しくありません。
理由5：キャリアパスへの不安
専門性が高い労務の仕事ですが、同じ会社で長年担当していると、業務がルーティン化し、成長実感を得にくくなることがあります。
「このままで自分のキャリアは大丈夫だろうか」「もっと幅広い経験を積みたい」といった将来への不安から、新たな環境を求めて転職を決意するケースもあります。
とくに、業務の属人化が進んでいる状況だと他の業務を経験する機会も限られ、キャリアの停滞を感じやすくなって退職を検討する場合もあります。
労務担当者が突然退職した場合のリスク
もし、労務担当者が十分な引き継ぎもなく突然辞めてしまった場合、企業はどのようなリスクに直面するのでしょうか。
リスク1：給与・賞与の支払遅延
給与・賞与の支払遅延は、最も直接的で深刻なリスクです。
給与計算のプロセスを把握している担当者が突然退職すれば、従業員への給与支払いが遅延するおそれがあります。
これは、労働基準法違反となるだけでなく、従業員の生活を脅かし、会社に対する信頼を根底から揺るがす重大な事態といえます。
リスク2：社会保険・労働保険手続きの漏れによる法的リスク
社会保険や労働保険の手続きには厳格な提出期限が定められており、手続きが漏れたり遅れたりすると、追徴金や延滞金が発生する可能性があります。
また、従業員が本来受けられるはずの給付を受けられなくなるなど、従業員に直接的な不利益を与えてしまい、大きなトラブルに発展しかねません。
最悪の場合、行政からの指導や罰則を受けるリスクもあります。
リスク3：従業員の不信感とエンゲージメントの低下
給与の支払いが遅れる、各種手続きが滞る、といった事態は、従業員に「この会社は大丈夫なのか？」という強い不安と不信感を抱かせます。
会社の管理体制への疑念は、従業員のエンゲージメントを著しく低下させ、優秀な人材の流出、つまり連鎖的な退職を招く危険性があります。
リスク4：機密情報の管理不全
労務担当者は、従業員のマイナンバーや給与情報、病歴といった極めてセンシティブな個人情報を扱っています。
突然の退職により、これらの情報の保管場所や管理方法が不明になると、情報漏洩のリスクが高まります。
個人情報の漏洩は、企業の社会的信用を失墜させる深刻な問題です。
リスク5：後任者の採用・育成コストの増大
引き継ぎがまったくない状態で、後任者を探すことは困難を極めます。
専門知識と経験を持つ人材の採用は容易ではなく、多大な採用コストと時間がかかります。
仮に未経験者を採用した場合でも、一人前になるまでには長い育成期間とコストが必要となり、その間の業務は誰かがカバーしなければなりません。
結果として、組織全体の生産性が低下してしまいます。
労務担当者が引き継ぎなしに辞めてしまったらどうする？
万が一、労務担当者が引き継ぎなしで突然辞めるという事態に直面した場合でもパニックにならず、以下のようなステップで冷静に対応を進めましょう。
ステップ1：残された情報の把握と整理
まずは、前任者が使用していたパソコンやデスク周りを確認し、関連資料を探します。
業務マニュアルの有無：断片的にでも、マニュアルや手順書が残されていないか確認します。
ファイルやデータの確認：給与計算ソフト、勤怠管理システム、過去の申請書類などを確認し、業務の流れを推測します。
とくに、給与明細や源泉徴収票の過去データは、計算方法を把握する上で重要な手がかりになります。
年間業務スケジュールの特定：過去のメールやカレンダーから、いつ、どのような業務（算定基礎届、年末調整など）が発生するのかを洗い出します。
ステップ2：社内関係者へのヒアリング
経理担当者や上司など、前任者と業務上の関わりがあった人物にヒアリングを行います。
給与振込の手順や、特定の業務の進め方について、何か知っていることがあるかもしれません。
断片的な情報であっても、集めておくことが重要です。
ステップ3：行政機関や専門家への相談
自社内での解決が困難な場合は、速やかに外部の専門家の力を借りましょう。
年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署：各種保険手続きや届出について、何がどこまで行われているか、次に何をすべきかを確認します。
事情を説明すれば、必要な手続きについて丁寧に教えてくれます。
社会保険労務士（社労士）：労務のプロフェッショナルである社労士に相談するのが最も確実な方法です。
現状を伝えれば、必要な手続きの代行や、今後の体制構築について的確なアドバイスをもらえます。
顧問社労士がいればすぐに連絡し、いない場合でもスポット（単発）で依頼できる事務所を探しましょう。
ステップ4：前任者への連絡（可能な場合）
円満な退職でなかった場合、前任者と連絡を取るのは難しいかもしれませんが、可能であれば連絡を試みる価値はあります。
あくまでも「困っているので教えてほしい」という姿勢で、労務業務の進め方やデータの保存場所などを簡潔に質問しましょう。
ただし、連絡が取れない、または協力を拒否される可能性も念頭に置いておく必要があります。
労務担当者の退職を回避する方法
労務担当者の突然の退職という事態を避けるためには、日頃からの対策が不可欠です。
労務担当者が安心して長く働ける環境を整えることが、結果的に企業にとってのリスクヘッジといえるでしょう。
1. 業務の標準化とマニュアル化
最も重要な対策は、属人化の解消です。
特定の担当者しか業務内容を把握していない状況をなくし、誰でも業務を遂行できるように標準化したうえで、手順を文書化（マニュアル化）しましょう。
また、フローチャートやチェックリストを作成し、業務で使用するシステムの操作方法や、各種手続きの期限、問い合わせ先などを明記しておくことで、万が一の時でも他の従業員が対応しやすくなります。
2. 複数担当者制の導入
可能であれば、労務業務を1人に任せず、複数人で担当する体制を構築しましょう。
業務ごとにメイン担当者とサブ担当者を置くことで、互いに業務内容をチェックでき、ミスを防止できます。
また、1人が休暇を取ったり、急に休んだりした場合でも、他のメンバーが業務をカバーできるため、業務の停滞を防ぐことができます。
3. 業務負担の軽減
労務担当者の過度な業務負担は、心身のストレスに直結します。
勤怠管理システムや給与計算ソフトなど、ITツールを積極的に導入し、手作業を減らして業務を効率化しましょう。
また、業務の外注（アウトソーシング）も、負担軽減の有効な手段です。
4. 適切な評価制度とキャリアパスの提示
労務という仕事の専門性や重要性を会社が正しく理解し、評価制度に反映させることが重要です。
縁の下の力持ちとして会社を支えている労務担当者の功績をきちんと評価し、昇給や賞与に結びつけることで、モチベーションを高めることができます。
また、労務のスペシャリストとしてのキャリアパスを設けることや、他の管理部門へ異動させてさまざまな業務を経験させることなど、将来のキャリアプランを共に考える姿勢も大切です。
5. コミュニケーションの活性化
定期的な1on1ミーティングなどを通じて、上司が労務担当者の抱える悩みや課題を傾聴する機会を設けましょう。
業務上の困りごとだけでなく、キャリアの不安や人間関係のストレスなども含めて相談できる関係性を築くことが、突然の退職を防ぐためのセーフティネットになります。
労務関連業務は外注できる！
ここまで、労務担当者の退職リスクとその回避策について述べてきましたが、もう1つの強力な選択肢といえるのが「労務業務の外注（アウトソーシング）」です。
自社で労務担当者を雇用するのではなく、給与計算や社会保険手続きといった定型的な業務を、外部の専門業者に委託することを指します。
労務業務の外注によって属人化の問題を根本から解決し、安定的かつ高品質な業務遂行が期待できます。
労務を外注するメリット・デメリット
労務業務の外注には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。
双方を理解した上で、自社に合った選択をすることが重要です。
外注のメリット
メリット1：属人化の防止と事業継続性の確保
外注の最大のメリットは、担当者の退職リスクから解放されることです。外注先は組織として業務を請け負うため、担当者が変わっても業務が滞ることはありません。
そのため、事業の継続性が格段に向上します。
メリット2：専門性の高い業務品質の確保
外注先は労務のプロフェッショナル集団です。頻繁な法改正にも迅速かつ正確に対応してくれるため、コンプライアンスを遵守した質の高い業務が期待できます。
自社で法改正の情報を都度アップデートする手間も省けます。
メリット3：コア業務への集中
定型的な労務業務を外注することで、人事担当者は採用活動や人材育成、制度設計といった、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できるようになるため、企業全体の生産性向上につながります。メリット4：コスト削減
担当者を一人雇用する場合と比較して、外注費用の方が安く済むケースが多くあります。また、人件費だけでなく、採用コスト、教育コスト、社会保険料、福利厚生費、設備費などが不要になるため、トータルコストを削減できる可能性もあります。
外注のデメリット
デメリット1：社内にノウハウが蓄積されにくい
業務を丸ごと委託するため、社内に労務に関する実務的なノウハウが蓄積されにくいという側面があります。将来的に内製化を考えている場合は、外注先にマニュアル作成を依頼するなど、ノウハウを共有できる仕組みを整えておく必要があります。
デメリット2：情報漏洩のリスク
従業員の個人情報という機密情報を外部に渡すため、情報漏洩のリスクはゼロではありません。プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証を取得しているかなど、外注先のセキュリティ体制を厳しくチェックすることが不可欠です。
デメリット3：コミュニケーションコストの発生
社内担当者であればすぐに確認できることでも、外注先とのやり取りには時間や手間がかかる場合があります。円滑な連携を図るためのコミュニケーション設計が重要になります。
デメリット4：イレギュラー対応の柔軟性
契約範囲外の突発的な業務や、社内独自の特殊なルールへの対応が難しい場合があります。どこまでの業務を、どの程度の柔軟性で対応してもらえるのか、契約前に詳細を確認する必要があります。
労務の外注先を選ぶポイント
労務の外注先は、社労士事務所から民間のアウトソーシング会社までさまざまです。
自社に最適なパートナーを選ぶためには、以下のようなポイントを比較検討しましょう。
対応業務の範囲：自社が委託したい業務（給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなど）がすべて含まれているかを確認します。
将来的に委託したい業務にも対応可能か、拡張性も見ておくと良いでしょう。
料金体系：「従業員数に応じた月額固定制」「業務量に応じた従量課金制」など、料金体系は様々です。
自社の状況に合わせて、最もコストパフォーマンスの良いプランを選びましょう。
初期費用やオプション料金の有無も要確認です。
セキュリティ体制：前述の通り、セキュリティは最重要項目です。
PマークやISMS認証の取得状況、データの管理方法、従業員への教育体制などを具体的に確認し、信頼できる業者を選びましょう。
実績と専門性：自社と同じ業種や規模の企業の実績が豊富かを確認します。
特に、複雑な給与体系や勤務形態がある場合は、それに対応できる専門性があるかが重要です。
コミュニケーションの手段と頻度：報告・連絡・相談がどのような手段（電話、メール、チャットツールなど）で、どのくらいの頻度で行われるかを確認します。
自社の希望するコミュニケーションスタイルと合っているか、担当者との相性も重要なポイントです。
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労務担当者の突然の退職は、どの企業にとっても起こりうる経営リスクです。
そのリスクを最小限に抑えるためには、業務の属人化を防ぎ、特定の担当者に過度な負担やストレスがかからない体制を日頃から構築しておくことが重要です。
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まずは自社の労務体制を見直し、どこに課題があるのかを洗い出すことから始めてみましょう。
