【シンプル・簡単に解説】アウトソーシングとは？派遣・外注との違いやメリット・デメリットを紹介

今、多くの企業に「アウトソーシング」が注目されています。

この記事では、「アウトソーシングとは何か」を簡単に理解できるよう、基本的な意味、類似する「派遣」や「外注」との違い、導入のメリット・デメリットなどを解説します。

【簡単に解説】アウトソーシングとは

アウトソーシング（Outsourcing）とは、自社の業務の一部または全部を、外部の専門的な知識やノウハウを持つ企業や個人に委託（契約に基づいて任せること）する経営手法のことです。

「アウト（Out＝外部）」と「ソーシング（Sourcing＝資源利用）」を組み合わせた言葉であり、簡単に言うと「自社にない経営資源（人材、ノウハウ、設備など）を、外部から調達して活用する」ことを表します。

単に人手が足りないから一時的に手伝ってもらうというだけでなく、コスト削減、業務品質の向上、そして自社の従業員をより付加価値の高い「コア業務」に集中させる、といった戦略的な目的を持って導入されることが一般的です。

アウトソーシングの需要が高まっている理由、背景

近年、アウトソーシングを活用する企業が増え、その市場規模も拡大傾向にあります。

なぜ今、アウトソーシングの需要が高まっているのでしょうか。

その背景には、企業を取り巻くいくつかの環境変化があります。

1. 深刻化する人手不足

少子高齢化に伴う労働人口の減少により、多くの業界で人手不足が深刻な経営課題となっています。

特に、専門知識が求められる分野では、経験豊富な人材の採用がますます困難になっています。

自社だけで必要な人材を確保・維持することが難しくなる中で、外部の専門人材やサービスを活用するアウトソーシングが、人手不足を補う有効な手段として注目されています。

2. 働き方改革と生産性向上の要請

長時間労働の是正や、多様な働き方への対応を目的とした働き方改革が推進される中で、企業には業務の効率化と生産性の向上が強く求められています。

アウトソーシングを活用し、ノンコア業務を外部に委託することで、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

限られた時間の中で成果を最大化するための手段として、アウトソーシングの重要性が高まっています。

3. ビジネス環境の変化の加速と専門性の高度化

テクノロジーの進化やグローバル化の進展により、ビジネス環境の変化はますます速くなっています。

このような変化に迅速に対応するためには、IT、法務、マーケティングなど、各分野における高度な専門知識が必要不可欠です。

しかし、これらすべての専門人材を自社で抱えることは、特に中小企業にとっては困難です。

アウトソーシングを活用することで、必要な時に必要なだけ、外部の専門家の知見やスキルを活用することが可能になります。

4. DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れ

多くの企業がDXを推進し、デジタル技術を活用した業務改革に取り組んでいます。

アウトソーシングサービス提供会社は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）といった最新技術を積極的に導入し、業務プロセスの自動化・効率化を進めています。

アウトソーシングを活用することは、自社でシステム開発を行うことなく、最新のテクノロジーの恩恵を受け、DXを加速させることにもつながります。

アウトソーシングが適した業務、適さない業務

アウトソーシングの効果を最大限に引き出すためには、どの業務を委託するかの見極めが重要です。

ここでは、アウトソーシングに適した業務・適さない業務を紹介します。

アウトソーシングに適した業務

一般的に、以下のような特徴を持つ業務はアウトソーシングに適していると言われます。

• 定型業務・ノンコア業務：毎月決まった手順で行う経理処理（記帳、請求書発行など）、給与計算、データ入力、書類の電子化といった、手順が標準化しやすく、直接的な利益を生み出さないノンコア業務。

• 専門性の高い業務：ITシステムの運用・保守、法務（契約書レビューなど）、税務申告、専門的なコールセンター業務など、社内に専門人材がいない、あるいは育成に時間とコストがかかる業務。

• 業務量の変動が大きい業務：年末調整、繁忙期の受注処理、キャンペーン期間中の問い合わせ対応など、時期によって業務量が大きく変動する業務。

  必要な期間だけ外部リソースを活用することで、コストを最適化できます。

• 高度な設備やシステムが必要な業務：大規模なデータセンターの運用や、特殊な印刷・加工など、自社で設備投資を行うのが難しい業務。

アウトソーシングに適さない業務

一方で、以下のような業務は、アウトソーシングには慎重な判断が必要です。

• 企業のコア業務：経営戦略の策定、商品・サービスの企画開発、独自の技術やノウハウに関わる業務など、企業の競争力の源泉となるコア業務は、社内にノウハウを蓄積し、自社でコントロールすべきです。

• 高度な意思決定が必要な業務：状況に応じて臨機応変な判断や、経営レベルでの意思決定が求められる業務は、外部に委託するのは困難です。

• 機密性が極めて高い業務：企業の根幹に関わる重要な機密情報や、高度な個人情報などを扱う業務は、情報漏洩のリスクを考慮し、慎重に検討する必要があります。

• 業務プロセスが標準化されていない業務：担当者によってやり方が異なったり、手順が明確でなかったりする業務は、そのまま外部に委託しても混乱を招くだけです。

  まずは社内で業務の可視化と標準化を行う必要があります。

プロセスアウトソーシングとは

アウトソーシングの中でも、特に注目されているのが「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」です。

BPOは、単なる作業代行とは異なり、企業の特定の「業務プロセス」全体を、企画・設計から実行・運用、そして改善まで含めて、外部の専門業者に継続的に委託する手法です。

例えば、経理部門であれば、単に記帳作業を依頼するだけでなく、請求書の発行から入金管理、支払い業務、月次決算までの一連のプロセスを、効率的な運用方法の提案も含めて委託します。

BPOを活用することで、企業は業務の効率化・標準化、コスト削減、品質向上といった効果を、より高いレベルで実現できます。

BPOは、対象となる業務領域によって、さらにいくつかの種類に分類されます。

• ITO（ITアウトソーシング）：情報システムの開発、運用、保守、ヘルプデスク業務などを委託します。

• KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）：データ分析、市場調査、研究開発の一部など、高度な専門知識や分析能力が求められる知的業務プロセスを委託します。

• バックオフィス系BPO：経理、人事、総務、購買といった、企業の管理部門の業務プロセスを委託します。

  経理BPOや人事BPOなどがこれに含まれます。

• フロントオフィス系BPO：コールセンター（カスタマーサポート、テレマーケティング）、営業代行など、顧客と直接接点を持つ業務プロセスを委託します。

BPOは、企業の経営戦略を実現するための有力な手段と言えるでしょう。

アウトソーシングと外注はどこが違う？

アウトソーシングと似た言葉に「外注」があります。

どちらも「外部に業務を委託する」という点では共通していますが、そのニュアンスや言葉の使われ方には違いがあります。

外注は、アウトソーシングよりも広範な意味を持つ言葉です。

社内で行う業務の一部を、外部の企業や個人に「発注」することを指します。

例えば、製品の部品製造を他の工場に依頼したり、ウェブサイトのデザインをフリーランスに依頼したりすることも外注に含まれます。

一時的な作業の委託や、成果物の納品を目的とした契約が多いのが特徴です。

一方、アウトソーシングは、外注の中でも、より「戦略的」かつ「継続的」な業務委託を指す場合に用いられることが多いです。

単に作業を外部に出すだけでなく、コスト削減や業務品質の向上といった明確な経営目的を持って、特定の業務プロセス全体を、専門的なノウハウを持つ外部パートナーに継続的に委託する、というニュアンスが強くなります。

特に、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、この戦略的な意味合いを強く含んでいます。

簡単にまとめると、外注は「作業の発注」、アウトソーシングは「業務機能の外部化」といった違いがあると理解するとわかりやすいかもしれません。

ただし、実際にはこれらの言葉の使い分けは曖昧な場合も多く、文脈によって判断する必要があります。

アウトソーシングと派遣（人材派遣）はどこが違う？

アウトソーシングと「人材派遣（派遣）」も、外部の力を活用するという点では似ていますが、その仕組みと目的は全く異なります。

この違いを理解しておくことは、適切なサービスを選択する上で非常に重要です。

項目	アウトソーシング（業務委託）	人材派遣
契約形態	業務委託契約（請負契約 or 準委任契約）	労働者派遣契約
指揮命令権	受託企業（アウトソーシング会社）	派遣先企業（依頼元の企業）
業務の対象	特定の業務プロセスや成果物	労働力の提供
目的	業務の効率化・品質向上、コスト削減、コア業務への集中	一時的な労働力不足の解消、専門スキルの活用
働く場所	受託企業のオフィス、またはリモート	派遣先企業のオフィス

大きな違いは、「指揮命令権」の所在です。

人材派遣では、派遣会社から派遣されたスタッフは、派遣先企業（依頼元の企業）の指示に従って業務を行います。

つまり、業務の進め方に関する指示を出すのは派遣先企業です。

契約の対象は、あくまで「労働力の提供」です。

一方、アウトソーシングでは、委託された業務をどのように進めるか、その方法や手順に関する指示は、受託企業（アウトソーシング会社）が自社のスタッフに対して行います。

依頼元の企業は、業務の進め方について直接指示を出すことはできません。

契約の対象は、「業務の遂行」や「成果物の納品」です。

人手が足りないから一時的に人を補充したい場合は「派遣」、特定の業務プロセス全体を効率化したい、あるいは専門的な成果を求めている場合は「アウトソーシング」が適していると言えるでしょう。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングを戦略的に活用することは、企業に多くのメリットをもたらします。

1. コア業務への集中

経理や総務、IT運用といったノンコア業務を外部に委託することで、社内の貴重な人材（ヒト）や時間、予算（モノ・カネ）といった経営資源を、企業の競争力の源泉となるコア業務（商品開発、営業、マーケティングなど）に集中させることができます。

事業の成長スピードを加速させます。

2. コスト削減

ノンコア業務のためだけに専門人材を雇用・維持するには、人件費や教育費、福利厚生費など、多くの固定費がかかります。

アウトソーシングを活用すれば、これらのコストを、業務量に応じた変動費として管理できます。

多くの場合、専門業者が持つ規模の経済や効率化されたプロセスのおかげで、自社で運用するよりもトータルの費用を安く抑えることが可能です。

3. 専門性の確保と業務品質の向上

アウトソーシングサービスを提供する企業は、その分野のプロフェッショナルです。

豊富な経験と専門知識、最新の技術やノウハウを持っています。

自社で専門人材を育成するには時間もコストもかかりますが、アウトソーシングを活用すれば、高い専門性を持つチームの力をすぐに活用できます。

業務の正確性や品質が向上し、コンプライアンス遵守にもつながります。

4. 人材不足の解消と安定した業務体制

慢性的な人手不足に悩む企業にとって、アウトソーシングは有効な解決策です。

採用活動を行うことなく、必要な業務を遂行するためのリソースを確保できます。

また、業務は委託先の組織として運用されるため、社内の担当者の急な休職や退職によって業務が滞るリスクを防ぎ、安定した業務体制を維持することができます。

5. 業務の繁閑への柔軟な対応

年末調整や決算期、キャンペーン期間中など、特定の時期に業務量が急増する場合があります。

アウトソーシングを活用すれば、繁忙期だけリソースを追加するといった柔軟な対応が可能です。

固定の人員を抱えることなく、業務量の変動に合わせた最適なリソース配分を実現できます。

アウトソーシングのデメリット

多くのメリットがある一方で、アウトソーシングの導入にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。

これらを事前に理解し、対策を講じることが成功の鍵となります。

1. 社内にノウハウが蓄積されにくい

特定の業務を長期間にわたって外部に委託し続けると、その業務に関する知識や経験、改善のノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

将来的に内製化へ切り替えたいと考えた際に、一から業務プロセスを構築し直したり、担当者を教育したりする必要が生じる可能性があります。

2. 情報漏洩のリスク

業務を外部に委託するということは、企業の機密情報（顧客情報、財務情報、個人情報など）を外部の業者に預けることを意味します。

委託先のセキュリティ管理体制が脆弱な場合、これらの情報が外部に漏洩するリスクはゼロではありません。

情報漏洩は、企業の社会的信用を大きく損なう重大な問題に発展しかねません。

3. コミュニケーションコストの発生と意思疎通の難しさ

社内であれば直接顔を合わせて行えるような簡単な確認や相談も、外部の委託先とは電話やメール、チャットツールなどを介して行うことになります。

これにより、意思疎通に時間がかかったり、細かなニュアンスが伝わりにくかったりして、認識の齟齬が生まれる可能性があります。

円滑な連携を図るための、明確なコミュニケーションルールの設定が必要です。

4. 業務プロセスのブラックボックス化

委託先に業務を任せきりにしてしまうと、その業務が具体的にどのような手順で行われているのか、社内の誰も把握できなくなる「ブラックボックス化」に陥る危険性があります。

ブラックボックス化すると、業務改善の機会を失ったり、トラブル発生時の原因究明が困難になったりする可能性があります。

定期的な報告やプロセス確認の仕組みが必要です。

5. ガバナンス（管理・統制）の低下リスク

外部に業務を委託することで、自社の目が届きにくくなり、業務の品質やコンプライアンス遵守の状況を直接管理・統制することが難しくなる場合があります。

委託先を適切に管理・監督するための体制（定期的な監査、KPI設定とモニタリングなど）を構築することが重要です。

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『Chatwork アシスタント』を活用することで、企業は低コストかつ柔軟にアウトソーシングのメリットを享受できます。

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2. 圧倒的な柔軟性

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特定の業務に縛られず、その時々のニーズに合わせてリソースを最適化できます。

3. リーズナブルな料金体系

正社員を一人雇用する場合や、大規模なBPOを導入する場合と比較して、月額数万円からという低コストで利用を開始できます。

人件費の固定費化を防ぎ、必要な分だけ費用を支払うため、無駄がありません。

コストを抑えながらバックオフィス体制を強化したい企業にとって、費用対効果が非常に高い選択肢です。

4. Chatworkによる円滑な連携

アシスタントとの業務連絡やデータ共有は、ビジネスチャット「Chatwork」で完結します。

メールのように形式的な文章を作成する手間がなく、タスク管理機能で依頼内容の進捗も可視化できます。

Chatworkについては、以下で詳しく紹介します。

外注先との連携にお悩みなら『Chatwork』がおすすめ！

アウトソーシングや外注を活用する上で、成功の鍵を握るのが「委託先との円滑なコミュニケーション」です。

指示の伝達ミスや、確認漏れ、返信の遅延といったコミュニケーション上の問題は、業務の遅延や品質低下に直結します。

従来のメールや電話でのやり取りでは、情報が分散したり、リアルタイム性に欠けたりといった課題がありました。

このような外注先との連携におけるコミュニケーション課題を解決するツールとして、ビジネスチャット『Chatwork』の活用が非常に有効です。

Chatworkは、チャット形式でのスピーディなやり取りはもちろん、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話といった、ビジネスコミュニケーションに必要な機能が一つにまとまったツールです。

多くの企業が、外注先とのプロジェクト管理や日々の連絡手段としてChatworkを導入し、業務の効率化と生産性向上を実現しています。

Chatworkを導入するメリット

Chatworkを外注先との連携に活用することで、具体的にどのようなメリットが生まれるのでしょうか。

1. コミュニケーションの迅速化

メールのような定型的な挨拶や署名が不要で、要件を簡潔に伝えられるチャット形式のため、コミュニケーションのスピードが格段に向上します。

スマートフォンアプリを使えば、外出先からでもリアルタイムに確認・返信が可能です。

外注先からの質問にも迅速に回答でき、業務の停滞を防ぎます。

2. 情報共有の効率化と記録の担保

プロジェクトごとや案件ごとにグループチャットを作成し、関係者全員（社内担当者と外注先スタッフ）を招待することで、関連情報を一つの場所に集約できます。

過去のやり取りも簡単に検索でき、担当者が変わった際の引き継ぎもスムーズです。

すべてのコミュニケーションが記録として残るため、「言った言わない」といったトラブルを防ぎます。

3. タスク管理による依頼漏れ・確認漏れの防止

外注先に依頼したい業務を「タスク」として登録し、担当者と期限を設定することができます。

依頼された側も、やるべきことが明確になり、対応漏れを防げます。

依頼した側は、タスクの完了状況を一覧で確認できるため、進捗管理が容易になります。

4. ファイル共有の簡便化

資料や成果物などのファイルを、ドラッグ＆ドロップで簡単にチャット上にアップロードし、共有できます。

大容量ファイルの送受信も可能です。

メールの添付ファイル制限を気にする必要がなく、ファイルのバージョン管理も容易になります。

まとめ

本記事では、アウトソーシングについて簡単に理解できるよう解説しました。

アウトソーシングは、人手不足の解消、コスト削減、専門性の確保、そしてコア業務への集中といった、現代企業が抱える多くの経営課題を解決するための有効な手段です。

自社の状況に合わせて、BPOやオンラインアシスタントサービスといった形態を適切に選択しながら取り入れてみてはいかがでしょうか。