【チェックリスト付き】中小企業のコスト削減に効くアイデア10選を紹介！成功事例や失敗しない進め方も解説

物価の高騰や人件費の上昇など、企業経営を取り巻く環境は厳しさを増しています。

特に、経営資源が限られる中小企業にとって、「コスト削減」は利益を確保し、事業を継続・成長させるための重要な経営課題と言えます。

本記事では、中小企業がコスト削減に取り組むべき理由や具体的な削減アイデア、チェックすべきコストのリスト、コスト削減の成功事例や注意点などを詳しく解説します。

中小企業のコスト・経費の実情

多くの中小企業では、コスト管理に関して特有の課題を抱えています。

大企業のように専門の経営企画部門や財務部門を持たない場合が多く、経営者自身や少数の管理部門担当者が、日々の業務と並行してコスト管理を行っているケースが少なくありません。

そのため、現状のコスト構造を詳細に把握しきれていなかったり、どこに削減の余地があるのかを分析する時間がなかったりするというのが実情です。

また、長年の慣習で続けている取引や業務プロセスの中に、知らず知らずのうちに無駄なコストが潜んでいることもあります。

加えて、近年の原材料費やエネルギー価格の高騰、最低賃金の上昇といった外部環境の変化は、中小企業の利益を直接的に圧迫しています。

売上を急激に伸ばすことが難しい状況下では、コスト構造を見直し、無駄な支出を削減することが、企業の存続にとって不可欠となっています。

しかし、どこから手をつければ良いのか、効果的な削減方法が分からない、というのが多くの中小企業の実情ではないでしょうか。

中小企業がコスト削減に取り組むべき理由、メリット

コスト削減は、単に支出を減らすというだけでなく、企業経営に多くのメリットをもたらす戦略的な取り組みです。

中小企業がコスト削減に取り組むべき主な理由と、得られるメリットを見ていきましょう。

1. 利益率の向上

コスト削減は、企業の利益を増やすための直接的で確実な方法です。

売上を伸ばすことが難しくても、コストを削減できれば、その削減額はそのまま利益の増加につながります。

利益率が向上すれば、企業の収益性が高まり、経営の安定性が増します。

2. キャッシュフローの改善

無駄な支出を削減することで、会社の手元に残る現金（キャッシュフロー）が増加します。

潤沢なキャッシュフローは、資金繰りの安定化に貢献するだけでなく、新たな設備投資や人材採用、研究開発といった、将来の成長に向けた投資の原資となります。

3. 競争力の強化

コスト削減によって利益率が改善すれば、製品やサービスの価格競争力を高める余力が生まれます。

競合他社よりも有利な価格設定が可能になったり、あるいは同じ価格でもより高い利益を確保できたりします。

また、削減によって生み出された資金を、品質向上や新サービス開発に投資することで、非価格競争力を強化することも可能です。

4. 経営体質の強化と事業継続性の確保

コスト削減に取り組む過程で、自社の業務プロセスや費用構造を詳細に見直すことになります。

無駄を徹底的に排除し、効率的な業務フローを構築することは、筋肉質で変化に強い経営体質を作り上げます。

予期せぬ経済状況の変化や、売上の減少といった事態が発生した場合でも、損益分岐点が低くなっているため、赤字に陥るリスクを低減し、事業の継続性を高めることができます。

【チェックリスト】中小企業が削減すべき20のコスト

自社のどこにコスト削減の余地があるのかを見つけるために、まずは現状のコスト構造を把握することが重要です。

ここでは、中小企業が見直すべき代表的なコスト項目を20個リストアップしました。

自社の支出と照らし合わせながら、削減の可能性を探ってみましょう。

このリストを参考に、自社の経費を見直してみてください。

中小企業のためのコスト削減アイデア10選

続いて、具体的な削減アイデアを10個ご紹介します。

チェックリストでチェックがついた項目も踏まえつつ、自社で取り入れられそうなものがないか検討してみてください。

1. ペーパーレス化の推進

会議資料や稟議書、請求書などを電子化することで、紙代、印刷代、郵送費、保管スペースといったコストを削減できます。

クラウドストレージやワークフローシステム、電子契約サービスなどを活用しましょう。

2. オフィスの見直し

テレワークの導入と合わせて、オフィスの縮小移転や、固定席を持たないフリーアドレス制の導入を検討します。

賃料や光熱費といった固定費を大幅に削減できる可能性があります。

サテライトオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースの活用も有効なアイデアです。

3. ITツール・クラウドサービスの活用

会計ソフトや勤怠管理システム、グループウェアなどをクラウドサービスに切り替えることで、サーバー管理費やソフトウェアのアップデート費用を削減できます。

また、定型業務を自動化するRPAツールなどを導入し、人件費を削減することも可能です。

4. アウトソーシング（外部委託）の活用

経理や総務、人事といった、ノンコア業務を専門の外部業者に委託します。

自社で担当者を雇用するよりも、人件費や採用・教育コストを抑えられます。

必要な時に必要な分だけ依頼できるため、業務量の変動にも柔軟に対応できます。

5. 省エネ・節電の徹底

LED照明への交換、人感センサーの導入、OA機器の省エネ設定、クールビズ・ウォームビズの実施など、地道な取り組みが光熱費の削減につながります。

電力会社や料金プランの見直しも有効です。

6. 仕入れ・購買プロセスの見直し

複数の仕入先から相見積もりを取る、価格交渉を行う、共同購入でボリュームディスカウントを狙うなど、仕入れコストの削減に取り組みます。

消耗品なども、集中購買やネット通販の活用でコストを抑えられます。

7. 広告宣伝費の見直し

費用対効果が低い広告媒体への出稿をやめ、より効果の高い手法に絞り込みます。

Web広告であれば効果測定が容易なため、データに基づいて改善を繰り返すことができます。

SNSの活用やオウンドメディアの運営など、低コストで始められる広報活動も検討しましょう。

8. Web会議システムの活用

社内会議はもちろん、遠方の取引先との打ち合わせもWeb会議システムを活用することで、出張に伴う交通費や宿泊費、移動時間を削減できます。

9. 福利厚生制度の見直し

従業員アンケートなどを実施し、利用率の低い福利厚生制度や、ニーズに合っていない制度を見直します。

パッケージ型のアウトソーシングサービスや、選択型のカフェテリアプランなどを導入し、コストを抑えながら従業員満足度を高める工夫も有効です。

10. 採用方法の見直し

コストのかかる求人広告や人材紹介への依存度を下げ、ハローワークの活用、リファラル採用（社員紹介）、自社採用サイトの強化といった、比較的低コストな採用手法の比重を高めます。

中小企業がコスト削減を成功させるステップ

コスト削減は、やみくもに進めるのではなく、計画的かつ継続的に取り組むことが成功の鍵です。

ここでは、コスト削減を成功させるための6つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状把握（コストの可視化）

まず、自社が「何に」「どれだけ」の費用を使っているのかを正確に把握することから始めます。

勘定科目ごとに過去数年分の経費データを集計・分析し、コストの全体像を可視化します。

どの費用が大きな割合を占めているのか、どの費用が増加傾向にあるのかを把握することが、削減ターゲットを見つける第一歩です。

ステップ2：目標設定

現状把握ができたら、具体的なコスト削減の目標を設定します。

「いつまでに」「どの費用を」「どれだけ削減するか」を、数値で明確に設定することが重要です。

例えば、「半年後までに、消耗品費を10%削減する」「1年後までに、残業時間を月平均20時間削減する」といった、具体的で測定可能な目標を立てましょう。

ステップ3：削減策の検討・優先順位付け

設定した目標を達成するために、どのような削減策が考えられるか、具体的なアイデアを洗い出します。

部門ごとにアイデアを募るのも良いでしょう。

洗い出したアイデアの中から、「削減効果の大きさ」「実行のしやすさ」「実行にかかる期間やコスト」などを考慮して、取り組むべき削減策の優先順位を決定します。

ステップ4：実行計画の策定

優先順位の高い削減策について、具体的な実行計画を策定します。

「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にし、担当者とスケジュールを決定します。

計画は、関係者全員に共有し、実行に向けての協力体制を築きます。

ステップ5：実行と効果測定

策定した計画に沿って、コスト削減策を実行します。

実行と並行して、その効果を定期的に測定することが重要です。

目標として設定した数値（削減額や削減率など）が、計画通りに進捗しているかを確認します。

効果測定のためのデータ収集方法も、事前に決めておきましょう。

ステップ6：見直し・改善

効果測定の結果をもとに、計画通りに進んでいない場合は、その原因を分析し、対策を見直します。

また、目標を達成できた場合でも、さらに改善できる点はないか、新たに取り組むべきコスト削減策はないかを検討します。

コスト削減は一度行ったら終わりではなく、このPDCAサイクルを継続的に回し続けることが、持続的な成果につながります。

コスト削減に成功した中小企業の事例3選

実際に、中小企業はどのようにコスト削減に取り組み、成功を収めているのでしょうか。

ここでは、3つの企業の事例をご紹介します。

事例1：ペーパーレス化で印刷コストと業務時間を大幅削減した卸売業

ある食品卸売業では、毎日大量に発生する受注伝票や納品書、請求書などをすべて紙で印刷・保管していました。

印刷コストがかさむだけでなく、書類のファイリングや検索に多くの時間が費やされ、業務の非効率性が課題でした。

そこで、同社は販売管理システムと連携するクラウド型の電子帳票発行システムを導入します。

取引先へも協力を依頼し、納品書や請求書を原則として電子データ（PDF）で送付するように切り替えました。

その結果、年間で数百万円かかっていた用紙代や印刷代、郵送費を大幅に削減することに成功しました。

書類を探す時間も不要になり、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになりました。

事例2：アウトソーシング活用で人件費を抑制したITサービス業

急成長中のあるITサービス企業では、事業の拡大に伴い、経理や総務といったバックオフィス業務が急増していました。

しかし、専門人材の採用は難しく、既存の社員が兼務で対応していましたが、残業時間の増加が問題となっていました。

そこで、同社は、記帳代行や請求書発行、給与計算といった定型的なバックオフィス業務を、オンラインアシスタントサービスにアウトソーシングすることを決断します。

その結果、新たに担当者を採用することなく、増え続ける業務量に対応できるようになりました。

固定費である人件費を抑制しながら、社員の残業時間も削減でき、従業員満足度の向上にもつながりました。

事例3：オフィスのフリーアドレス化とクラウドツール導入で固定費を削減したデザイン事務所

あるデザイン事務所では、コロナ禍を機にテレワークを導入しましたが、オフィスには固定席がそのまま残っており、スペースの無駄が発生していました。

そこで、同社はオフィスを縮小移転し、固定席を廃止してフリーアドレス制を導入します。

同時に、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールをクラウドサービスに移行し、場所にとらわれずに働ける環境を整備しました。

その結果、オフィス賃料や光熱費といった固定費を大幅に削減することに成功しました。

従業員からも、通勤時間がなくなり、集中して仕事ができると好評を得ています。

中小企業がコスト削減を目指す際の注意点

ここでは、中小企業がコスト削減に取り組む際の注意点を3つ解説します。

1. 必要な投資まで削減しない

コスト削減を意識するあまり、将来の成長に必要な投資まで削ってしまうことは避けるべきです。

例えば、従業員のスキルアップのための教育研修費や、生産性を向上させるためのITツール導入費用、新商品開発のための研究開発費などは必要な投資と考え、削減対象から外すことがおすすめです。

目先の費用削減だけにとらわれず、どのコストが「浪費」で、どのコストが「投資」なのかを、長期的な視点で見極めることが重要です。

2. 従業員のモチベーションを低下させない

コスト削減策の中には、従業員の負担増や不利益につながるものもあります。

例えば、十分な説明なしに福利厚生を一方的に縮小したり、人員削減を行ったりすることは、従業員のモチベーションを著しく低下させ、優秀な人材の離職を招く可能性があります。

コスト削減に取り組む際は、その目的と必要性を従業員に丁寧に説明し、理解と協力を得ることが不可欠です。

従業員の努力に報いるためのインセンティブ制度などを設けることも有効です。

＞インセンティブ制度に関する記事はこちら

3. 品質やサービスレベルを落とさない

原材料費を安価なものに変えたり、人員を削減したりすることで、製品の品質や顧客へのサービスレベルが低下してしまうと、顧客離れを引き起こし、結果的に売上の減少につながります。

コスト削減は、あくまで顧客に提供する価値を維持、または向上させながら行うべきです。

品質やサービスに関わるコストの削減は、特に慎重に検討する必要があります。

ノンコア業務の外注でコスト削減を目指すなら『Chatwork アシスタント』がおすすめ

アウトソーシングは中小企業にとって有効なコスト削減対策であり、特に、経理・人事・総務といったノンコア業務の外注は費用対効果が高い取り組みです。

数あるアウトソーシングサービスの中でも、特に中小企業におすすめしたいのが『Chatwork アシスタント』です。

『Chatwork アシスタント』は、国内利用者数No.1のビジネスチャット「Chatwork」が提供する、オンライン完結型のアシスタントサービスです。

経理・人事・総務・秘書といった、企業のノンコア業務を、厳しい採用試験を突破した優秀なアシスタントがチームでサポートします。

新たに人材を採用する場合に比べて、採用や教育にかかるコストと手間を一切かけることなく、月額制のリーズナブルな料金で、質の高いサポートをスピーディーに受けることができます。

人件費という大きな固定費を、必要な分だけの変動費に変えることができる、コスト削減に直結するサービスです。

Chatwork アシスタントを導入するメリット

『Chatwork アシスタント』を導入することで、企業はコスト削減だけでなく、多くのメリットを得ることができます。

1. 採用・教育コストゼロで、即戦力を確保

実務経験者を採用するには、多くの時間とコストがかかります。

また、採用後も自社のルールを教える教育期間が必要です。

『Chatwork アシスタント』であれば、契約後すぐに、さまざまな実務経験を積んだプロのアシスタントチームを活用できます。

採用や教育の手間とコストをかけることなく、質の高いバックオフィス機能をスピーディーに立ち上げることが可能です。

2. 業務の繁閑に合わせて、柔軟にリソースを調整

企業の業務には、繁忙期と閑散期があります。

『Chatwork アシスタント』は、月々の実働時間に応じた料金プランのため、企業の状況に合わせて、依頼する業務量や内容を柔軟に調整できます。

必要な時に必要な分だけリソースを活用できるため、人件費の無駄がありません。

3. コア業務への集中による生産性向上

経理や総務などのノンコア業務をアシスタントに任せることで、社内の従業員は、企業の売上や成長に直結するコア業務に集中することができます。

従業員一人ひとりの生産性が向上し、組織全体のパフォーマンス向上に貢献します。

DX推進でコスト削減を目指すなら『Chatwork DX相談窓口』への相談が便利

コスト削減のもう1つの柱と言えるのが「DX（デジタルトランスフォーメーション）」です。

ITツールを導入して業務を効率化したいと考えていても、「何から手をつければ良いのか分からない」「自社に合ったツールがどれなのか判断できない」といった悩みを抱える中小企業は少なくありません。

そのような企業におすすめしたいのが、中小企業のDX推進を支援するためのオンライン相談サービス『Chatwork DX相談窓口』です。

特定の製品を販売することを目的とせず、中立的な立場の専門家が企業の現状の課題を丁寧にヒアリングします。

そして、会計ソフトや勤怠管理システムといったツールの選定から、導入に向けた業務フローの整理、さらには社内体制の構築まで、DXに関するあらゆる相談に応じます。

自社だけで悩むのではなく、専門家の客観的なアドバイスを受けることで、DXプロジェクトを成功に導き、効果的なコスト削減を実現する手助けとなります。

Chatwork DX相談窓口へ相談するメリット

『Chatwork DX相談窓口』を活用すると、以下のようなメリットを得られます。

1. 中立的な立場での客観的なツール選定支援

特定のベンダーに偏らない、中立的な立場から、企業の予算や業務内容、将来の展望に本当に合ったITツールの選定を支援します。

数多くのツールの中から、自社だけで最適なものを選び出すのは困難です。

専門家の客観的な視点が入ることで、自社の課題解決に直結する、費用対効果の高いツールを選ぶことができます。

2. 業務プロセスの整理と可視化

DXの成否は、既存の業務プロセスをいかに整理し、システムに合わせて最適化できるかにかかっています。

専門家が第三者の視点で現在の業務フローをヒアリングし、課題やボトルネックを可視化します。

その上で、ツールを導入した後の理想的な業務フローを共に設計することで、導入後の定着をスムーズにします。

3. 専門家との円滑なプロジェクト推進

相談から実際の導入プロジェクトまで、コミュニケーションはすべてビジネスチャット「Chatwork」上で完結します。

専門家とのやり取り、社内関係者との情報共有、タスク管理などを1つのプラットフォームに集約することで、プロジェクトを円滑に、そしてスピーディに進めることができます。

まとめ

本記事では、中小企業におけるコスト削減について、重要性や具体的なアイデア、成功のためのステップなどを解説しました。

コスト削減は単なる節約ではなく、企業の利益を守り、競争力を高め、持続的な成長を実現するための経営戦略です。

特に、中小企業にとっては重要な課題と言え、積極的に取り組むことが求められます。

自社のコスト構造を正確に把握し、本記事で紹介したチェックリストや成功事例を参考に、コスト削減を目指してみてください。