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議事録共有ツールとは？導入メリット・デメリット・ツールの選び方を解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
議事録共有ツールとは、会議の議事録の共有や編集ができるツールのことです。
テンプレートを活用して効率的に議事録を作成でき、リモートワークの人もアクセスができるため、会議情報のスムーズな共有に役立ちます。
本記事では、議事録共有ツールを導入するメリットやデメリット、選び方などを紹介します。ぜひ参考にしてください。
議事録共有ツールとは？
議事録共有ツールとは、会議の議事録を作成・共有するためのツールです。
さまざまな機能が搭載されており、議事録の作成や共有を効率化してくれます。
議事録の作成・共有に特化したツールと、複合的なツールの1機能として議事録の作成・共有ができるものがあります。
議事録の共有が重要な理由とは？
議事録は、関係者に会議で話し合われた内容や決定事項を伝え、それぞれが次のアクションをとるために共有する必要があります。
もし共有しなければ、会議の内容が正確に伝わらず、メンバーは会社や部署の方針とは異なるアクションをとってしまうかもしれません。
議事録の共有によって関係者の認識のすり合わせができ、同じ方向に向かってネクストアクションを実行できます。
議事録共有ツールを導入するメリット
作成した議事録を、メールで関係者に送付している職場は少なくないでしょう。
メールで送付すれば費用はかからないものの、宛先を間違えて無関係な人に送ってしまうリスクが考えられます。
一方、議事録共有ツールは、効率的に議事録を作成・共有でき、業務効率化とミスの防止に役立ちます。
以下では、議事録共有ツールを導入するメリットを紹介します。
メリット①情報共有の効率化と迅速化
議事録共有ツールを使えば、関係者がスピーディに議事録を閲覧できます。
オンプレミス型のサーバーにアップすると、社外からはアクセスできないケースも多く、リモートワーク中の従業員や出張中の従業員が閲覧できるまでにタイムラグが発生してしまいます。
場所や時間を選ばずにアクセスできる議事録共有ツールなら、迅速に情報を共有でき、タイムリーな意思決定にも貢献します。
メリット②正確な記録・伝達によって齟齬を防止
議事録共有ツールのなかには、議事録作成をサポートしてくれるタイプもあります。
AIや高度なアルゴリズムが搭載されたツールで正確な議事録を作成できれば、関係者への伝達ミスを防ぐことができ、違いの認識齟齬も起こりにくくなります。
メリット③議事録にかかる工数やコストの削減
議事録共有ツールを使えば、議事録の作成・共有にかかる工数を削減できます。
会議の音声を自動でテキストに起こせるツールであれば、録画・録音を何度も再生して議事録を書き起こす必要がありません。
議事録にかかっていた工数や人件費を大幅に減らすことができ、その分他の業務にあてられるため、業務効率アップにもつながります。
メリット④チーム全体の生産性向上
上述のように、議事録にかかる工数が減り、他の業務に割ける時間が増えれば生産性が向上します。
また、誰かが孤立して議事録に関する業務をおこなわなくて済むようになるため、チーム全体の連携力も高まるでしょう。
導入前に知っておきたい議事録共有ツールのデメリット
議事録共有ツールにはメリットがある一方、以下のようなデメリットもあります。
デメリット①ランニングコストが発生する
議事録共有ツールを導入すると初期費用がかかる場合があることに加え、月額費用などのランニングコストも定期的に発生します。
料金体系はツールによりますが、ユーザー数に応じて料金が変動するタイプが多く、会社規模が大きいほどコストがかかる傾向にあります。
デメリット②学習コストが発生する
新しいシステムの操作方法を覚えるには時間が必要です。
ITリテラシーがあまり高くない職場であれば、議事録共有ツールに慣れるまでにある程度の学習コストを見込んでおく必要があるでしょう。
操作を習得するための説明会や勉強会の開催、操作の問い合わせに応じる担当者の工数などといったコストが発生する点に留意してください。
デメリット③導入が目的化するおそれがある
議事録共有ツールの導入に向けてツールを選定しているうちに、導入そのものが目的化してしまうおそれもあるため注意しましょう。
導入後のコストや運用の問題まで見据えてツールを選定し、社内へ定着させ、議事録の作成・共有が効率化した時点で初めて目的を達成したといえます。
失敗しない議事録共有ツールの選び方
続いて、議事録共有ツールの選び方を解説します。
機能とコストをチェックする
議事録共有ツールの機能には、議事録の作成・共有機能に加え、AIによる文字起こし機能や要約機能、多言語翻訳機能などがあります。
搭載機能はツールによって異なり、高額なプランほど使える機能が多いケースが一般的です。
しかし、機能が充実していても使わない場合もあるため、必要な機能が搭載されているタイプを選択し、適切なコストで運用できるかどうか確認しておくことがおすすめです。
拡張性や外部ツールとの連携を確認する
議事録共有ツールの拡張性や連携性についても、導入前にチェックしておきましょう。
たとえば、プロジェクト管理システムと連携すれば、会議での決定事項をプロジェクトのスケジュールに反映しやすくなります。
文書作成ツールと連携すれば、議事録の要約を次回のアジェンダに掲載して備忘に使うこともできます。
既存ツールとの相性や連携の可否を確認し、活用方法を想定しておくとよいでしょう。
セキュリティ対策を確認する
導入時に必ずチェックしなければならないのが、セキュリティ対策です。
会議で個人情報や機密情報を扱った際は議事録にも記載するケースがあるため、情報は厳重に管理する必要があります。
ツール側でどのようなセキュリティ対策がとられているのかを事前に確認し、社内でおこなえる施策と併用することがポイントです。
議事録の共有におすすめのツール3選
ここからは議事録の共有におすすめのツールを紹介します。
無料トライアル期間を設けているツールもあるため、導入前には操作性や機能をチェックし、自社に合ったツールを見極めてください。
Google Workspace
Google Workspaceは、Google社が提供するクラウド型サービスで、ビジネスに必要なツールがパッケージ化されています。
Googleドキュメントで議事録を作成・共有すれば、編集権限をもっているほかのメンバーも追記・修正ができます。
公開範囲やアクセス権限を設定できるため、第三者の閲覧や書き換えの防止につながります。
料金プランが複数用意されており、自社に合ったプランを選べる点もポイントです。
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは、国産のビジネスチャットツールです。
ITスキルを問わず簡単に使える操作性の高さから、初めてツールを導入する企業にも向いています。
パソコンだけではなくタブレット端末やモバイル端末からでもアクセスでき、グループチャットのメンバーへ一斉にファイルを共有できる機能が搭載されているため、リモートの従業員へもスムーズに議事録を共有できます。
議事録作成・共有ツール
議事録作成・共有ツールは、議事録の作成や共有に特化したツールです。
音声録音機能や文字起こし機能、自動要約機能、共有機能などの機能があり、最近ではAIを活用したツールも増えています。
「Chatwork」を議事録の作成・共有に活用するには？
議事録のスムーズな共有を図りたいのであれば、Chatworkを以下のように活用することがおすすめです。
グループチャットでチームへの共有を円滑化
部署やチーム、プロジェクト単位でチャットグループを作成すれば、メンバー全員へ一斉に議事録を共有できます。
共有のタイムラグをなくせるだけでなく、誤送信のリスクや情報流出のリスクを低減させることができます。
「ファイル管理機能」で議事録のデータを共有
「ファイル管理機能」とは、WordやExcel、画像が音声などのファイルをメンバーと共有できる機能で、共有されたファイルはダウンロード・検索が可能です。
議事録だけでなく、会議の録音や動画そのものを共有することもできるため、細部の確認や詳細な資料作成などの際にも役立ちます。
議事録の共有を円滑にするなら「Chatwork」
議事録は、関係者と情報を共有しネクストアクションに移るために欠かせません。
そのため、正確かつスムーズに議事録を作成・共有できるツールとしてChatworkがおすすめです。
Chatworkは無料でのトライアルも可能なので、ぜひ一度ご検討ください。
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