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グループウェアで情報共有！導入のメリット・注意点・おすすめツールまとめ
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
円滑な情報共有は企業のパフォーマンスを最適化し、業務効率と生産性を高めていくために不可欠です。
しかし、「連絡の未確認・不達トラブルが多発している」「情報が必要なときにすぐ見つからない」などと悩む人も多いのではないでしょうか。
これらの情報共有における課題を解決する、有効な手段のひとつがグループウェアの導入です。
本記事ではグループウェアの概要から、導入するメリットや注意点、おすすめツールまでわかりやすく解説します。
情報共有に必須のツール「グループウェア」とは？
グループウェアとは、組織内の情報共有を円滑化し、業務効率や生産性を向上させるツールです。
複数のツールや機能を内包したパッケージ形式を採用しており、業務を総合的にサポートするツールとして多くの企業で利用されています。
IT関連はもちろん、製造や建築、小売、人材などの情報共有が不可欠な業界ならぜひ導入したい有用なツールです。
グループウェアの基本的な機能
グループウェアは、情報共有を円滑にする多彩な機能を備えています。
中心となるのはチャットとビデオ通話、ファイル共有、タスク管理などの機能です。
チャットとビデオ通話は、デジタルならではの利便性によりコミュニケーションの円滑化を後押しします。
ファイル共有機能は業務に必要なファイルを、タスク管理機能はタスクの数や進捗をスムーズに共有でき、その後の業務や意思決定に役立ちます。
このように、グループウェアは単体で多面的なアプローチが可能です。
情報の分散も防止できるため、情報共有にまつわるさまざまな課題を同時に解決できます。
代表的なグループウェアを解説
グループウェアの代表的な製品は、Google Workspace、Microsoft 365、Chatwork、Larkです。
Google WorkspaceとMicrosoft 365は多くの企業が導入する定番グループウェアで、オフィスツールから情報共有ツールまで、幅広いツールを内包しています。
Chatworkはシンプルな使い心地が人気のビジネスチャットツールです。
情報共有に優れており、チャット機能やファイル共有、ビデオ通話などの機能を備えています。
LarkはMicrosoft 365のようなオールインワンツールで、とくにモバイル端末における操作性が高く評価されています。
ほかにも、多機能なサイボウズGaroon、カスタマイズ性の高いkintoneなど、さまざまなツールがあるので、用途や課題を考えながら最適なものを選びましょう。
職場に情報共有を目的としてグループウェアを導入するのメリット
情報共有を目的としてグループウェアを導入することには、多くのメリットがあります。
以下で詳しく紹介します。
メリット①情報を一元管理できる
複数の機能を備えるグループウェアを活用すれば、情報を一箇所に集約して管理する「一元管理」が実現します。
ファイル共有、タスク管理情報共有、事務連絡などを単一のツールでカバーできるため、資料の保存場所を長時間捜索したり別ツールに転記したりする必要がありません。
さらに、社内の情報が一箇所にまとまっているため、他部署の情報が必要になった際もスムーズに閲覧できます。
また、情報の一元管理は、リーダーや経営層にも多くのメリットをもたらします。
たとえば、意思決定に必要な情報を集めたいときも、グループウェアを参照すればすぐに収集可能です。
スケジュールや進捗などを参照すれば、業務上の非効率なプロセスや属人化の発見にも役立ちます。
メリット②業務効率化と生産性アップにつながる
業務効率化と生産性アップにつながることも、グループウェアを使って情報共有するメリットです。
スマートフォンとパソコンの両方に対応しているツールであれば、オフィス外で業務をおこなう従業員やテレワーク中の従業員とも簡単に連絡をとれます。
さらに、メールと違って、絵文字や短文での返信も許容されるため、情報共有や報連相のスピードが上がり、結果として業務効率と生産性が向上します。
ファイルやナレッジ、タスクをグループウェア上に集約させれば、複数ツールを使わなくて済むため、時間短縮につながります。
また、ワークフロー機能やチャット機能を使えば、経費や稟議の承認を高速化できることもポイントです。
メリット③円滑なコミュニケーションで職場環境が改善される
グループウェアは、職場のコミュニケーションの円滑化にも貢献します。
情報共有の手段として提供されるチャット機能では、短い文章でやり取りがおこなわれます。
文字入力や送信の心理的な負担が少なく、デジタル端末さえあれば場所を選ばずに使えるので、コミュニケーションの活性化が可能です。
また、チャットでのコミュニケーションを通して互いの信頼関係が築かれれば、職場の雰囲気がよくなり、皆が積極的に情報を共有するようになります。
職場が快適になれば、組織への信頼や帰属意識が芽生え、チームワークの向上や離職率の低下にもつながります。
グループウェアを導入する前に知っておきたい注意点とデメリット
情報共有を円滑にし、業務効率や生産性も高めてくれるグループウェアですが、導入にあたって注意点がいくつかあります。
把握せずに導入を進めると費用が無駄になる、浸透しないなどのトラブルが発生するため、事前に知っておきましょう。
機能過多で使いこなせない可能性がある
グループウェアはひとつのパッケージに、複数のソフトや機能を内蔵しています。
機能が豊富なため、従業員のITスキルに合わないツールや多機能すぎるツールを選ぶと、使いこなせない可能性があります。
また、多機能なほうがよいと考え、従業員へのヒアリングや状況分析をしないまま高額な多機能ツールを選んでしまうことにも注意が必要です。
業務と関連が薄い機能、高度すぎる機能は使われない可能性が高く、結果としてランニングコストの一部が無駄になりかねません。
そのため、グループウェアは課題解決に必要な機能を備え、さらに従業員のITスキルや業務に合ったものを選ぶことが重要です。
導入や運用にコストがかかる
導入や運用にコストが発生することも、グループウェアのデメリットのひとつです。
多くのツールで少人数用の無料プランが提供されていますが、まとまった人数で快適に使いたいのであれば、ユーザー数や企業規模に応じた有料版の契約が不可欠です。
そのため、グループウェアを導入する際は契約プランに応じた初期費用・運用コストが発生します。
また、導入の際には、従業員への教育コストが発生します。
自社サーバーにインストールするタイプのグループウェアを利用したり、既存システムと連携したりする場合には、開発に関するコストも必要です。
情報共有や業務の効率向上が実現すれば、長期的にみるとプラスになる可能性もありますが、ある程度の出費が発生する点はデメリットといえるでしょう。
ルールを明確にする必要がある
情報共有を円滑にするグループウェアですが、ルールを明確にしたうえで運用しないと、期待通りの効果を発揮できません。
業務プロセスやルールの整備が追いつかず、運用方法が個々の従業員任せになると、かえって業務効率が悪化する可能性もあります。
従業員任せの状態が長期間つづくと、グループウェアが定着せず、費用が無駄になる可能性もあるため、運用に関するルールは明確に定めましょう。
具体的には、グループウェアを使うべき業務や機能の使い分け、ファイル名の付け方などを決めておくことが有効です。
また、個人宛の重要連絡は見落としを防ぐためにメンション機能を使う、プライベートな内容はオープンにやり取りをせずに決められた場所で連絡するなどのマナーも定めておくとよいでしょう。
職場の情報共有を円滑にするグループウェアの選び方を解説
グループウェアを使って情報共有を円滑にしたいのであれば、ニーズや用途、予算に合ったツールを選ぶことが重要です。
以下では、グループウェアを選定する際に押さえておきたいポイントを解説します。
プランごとの機能
グループウェアの機能は、契約するプランによって変わるケースが多いです。
たとえば、無料プランであれば機能に制限のあるお試し版が提供されます。
少人数向けの有料プランでは、基本機能であれば制限なく利用できます。
しかし多くの場合、中規模から大規模事業者向けの高度なプロジェクト管理機能、セキュリティ機能などは利用できません。
大企業向けのプランについては機能をフルに利用できますが、小規模事業者ではライセンスの数や機能を持て余しやすい一面もあります。
同一ツールであってもプランによって使える機能は異なるため、選定の際は機能の内容と予算を考慮しましょう。
マルチデバイスへの対応
マルチデバイスに対応しているかどうかも、グループウェアを選ぶときのポイントです。
とくに、オフィス外の従業員との情報共有に利用する場合は、スマートフォンやタブレットへの対応状況を確認しておきましょう。
具体的にはAndroidとiPhone、iPad向けのアプリが提供されているか、アプリの評価は高いかをチェックします。
あわせて、メッセージやファイル、タスクの管理がスマホからスムーズにおこなえるかを確認すると最適なツールが見つかります。
直感的な操作性
従業員のITスキルに差がある、教育コストを抑えたいなら、直感的な操作性を備えたグループウェアを選びましょう。
直感的に操作できるツールであれば、デジタル機器やITツールの扱いにも自信がないという人でも快適に利用できます。
操作方法そのものもシンプルであるため、使い方を指導する手間も少なく、社内への浸透もスムーズでしょう。
なお、操作性については、ITスキルや世代などによって感じ方が異なります。
そのため、無料プランやトライアルを使って試す際は、自分1人ではなく複数人に使ってもらうようにしましょう。
セキュリティ対策の有無
グループウェアでは営業先や従業員、顧客などのプライバシーに関する情報を取り扱います。
また、情報共有においても社外秘の情報や機密事項を送受信する場合があります。
万が一漏えいトラブルが起こると、金銭的な損失や信頼の失墜を招きかねないため、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶことが重要です。
具体的には、以下のようなポイントを確認しましょう。
・保存データや通信は暗号化されているか
・許可していないIPアドレスや端末からのアクセスを制限する機能はあるか
・多要素認証（パスワード+SMS/指紋/認証アプリなど）に対応しているか
・セキュリティに関する国際規格の認証（ISO 27001など）を取得しているか
・安全性の高いデータセンターを活用しているか
各ポイントを押さえたツールであれば、自治体や金融、保険といった機密情報を扱う業種でも安心して利用できます。
サポートやヘルプデスクの充実度
サポート体制やヘルプデスクの充実度も、情報共有に使うグループウェアを選ぶ際の重要なポイントです。
導入の直後は操作方法がわからない、既存ツールとの連携がうまくいかないなどのトラブルが発生しやすいため、問い合わせ可能な時間帯などを確認しておきましょう。
導入や運用についての手厚いサポートがあるサービスであれば、導入失敗のリスクを低減できるため、より安心です。
日本語でのFAQやヘルプ、動画など、自己解決を促すわかりやすいコンテンツが提供されていれば、ITスキルに差がある職場でも不安なく利用できます。
また、ヘルプデスクについては国内に拠点があるか、どの連絡方法に対応しているかを確認すると快適に使えるサービスが見つかります。
「Chatwork（チャットワーク）」が情報共有のグループウェアとしても選ばれる3つの理由
情報共有のグループウェアとしても選ばれているのが、国産のビジネスチャットであるChatworkです。
豊富な導入実績を持ち、セキュリティの国際規格ISO 27001も取得しているため、安心して利用できます。
メインのチャット機能が使いやすいことはもちろん、業務効率や生産性を高める機能を多数備えている点も魅力です。
以下では、Chatworkが選ばれる3つの理由を紹介します。
理由①グループチャット機能で業務効率を向上できる
グループチャットとは、複数人が参加するチャットルームを作成して、連絡や情報共有をおこなえる機能です。
任意のメンバーやグループ全員に素早く要件が伝わり、情報共有のための手間や時間を大幅に削減できます。
たとえば、案件ごとや部署ごとにグループチャットを作成することで、シチュエーション別に必要な情報をスムーズに共有できるほか、情報の一元管理も実現できます。
電話のように相手の時間を奪わない点、過去のメッセージをスレッドから検索しやすいこともメリットです。
理由②外部ツールと連携できる
外部ツールと連携できる点も、Chatworkが選ばれる理由のひとつです。
たとえば、Googleカレンダーと連携すれば、予定が登録された際の通知やリマインドをChatwork上で受け取れます。
プロジェクト管理ツールのBacklogやTrello、Jootoと連携すれば、タスクの作成や変更に関する通知の受信が可能です。
また、ジョブカンワークフローやマネーフォワードのクラウド経費と連携させて承認URLをChatworkで受信し、承認フローを高速化することもできます。
導入済みのツールと連携させれば、より自社に合った使い方ができるため、ぜひ積極的に活用しましょう。
理由③タスク管理機能で業務の抜け漏れを減らせる
業務の抜け漏れ防止に役立つのがタスク管理機能です。
担当者を指定し、チャット内でタスクを作成すると相手に共有されるため、特定の相手へ確実にタスクを依頼することができます。
チャット内でやり取りされたメッセージをそのままタスク化できる機能を備えているのもポイントです。
タスクとして切り出したいメッセージや仕事の依頼メッセージを簡単な操作でタスク化できるため、入力時間を短縮できます。
作成したタスク・自分宛に作成されたタスクは、各チャットやタスク管理ボタンから一覧形式で簡単に確認でき、ステータス管理ができる点もメリットです。
情報共有のためのグループウェアなら「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめ
グループウェアを活用すれば、社内のコミュニケーションや情報共有の活性化が期待できます。
情報共有スピードが向上する点、情報の一元管理ができる点などにより、情報の活用精度も高まります。
ほかにもタスクの抜け漏れを防止できる、エンゲージメントの向上につながるなど多くのメリットがあるので、ぜひ自社に合ったものを導入して活用しましょう。
また、情報共有を重視するならChatworkがおすすめです。
ITツールに不慣れな人でも使いやすいシンプルな操作性と優れた拡張性をはじめとする各機能が、生産性向上を力強く後押しします。
まずは無料プランを利用し、使い心地を確かめてみてください。
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