テレワークにはオンラインストレージがおすすめ｜メリットやおすすめの製品を紹介

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上でファイルの保存・管理をするストレージを提供するサービスのことです。インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずアクセスでき、パソコンだけではなくモバイル端末からもアクセス可能です。

オンラインストレージ上でファイルを更新すると、他の端末にも自動で変更が反映されます。リアルタイムでデータが共有されるため、複数人での共同編集も可能です。また、社内メンバーだけではなく、リモートワークなどの社外メンバーや取引先にもファイルの共有ができます。

クラウドストレージとの違い

オンラインストレージとクラウドストレージは、同じサービスのことを表しています。どちらもクラウド形態で提供されているサービスです。

クラウドとは、インターネットを通じて提供されるコンピュータ資源の総称を指します。インターネットを活用したオンラインストレージ製品は、クラウドサービスの1つといえるでしょう。

テレワークにオンラインストレージを活用するメリット

テレワークにオンラインストレージを活用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、テレワークにオンラインストレージを活用するメリットについて解説します。

ネット環境があればどこからでもアクセスできる

オンラインストレージはネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。

出社しなくても自宅や外出先からファイルの確認・共有ができるため、テレワークとの相性も抜群です。データの一元管理によって場所に左右されない働き方ができ、業務を効率的に進められるでしょう。

ローコストで導入ハードルが低い

オンラインストレージはサーバーを設置せずに利用できるため、導入コストを低く抑えられ、準備にかかるコストの手軽さから導入ハードルが低いのが魅力です。また、アップデートも自動で行うので、自社で管理する手間や費用も最低限で済みます。

導入コスト・ハードルの低さは、テレワークに必要なストレージ環境の整備においても重要です。通常は社員1人ひとりにデバイスを用意したり、ネットワーク環境を整えたりするなどのコストがかかります。オンラインストレージでテレワークの準備にかかるコストを抑えることで、企業や社員への負担を軽減できるでしょう。

複数人で共同編集ができる

オンラインストレージで共有したファイルは、複数人での共同編集に向いています。リアルタイムで更新が反映されるので、古い情報の閲覧による行き違いや二重更新などの心配もありません。ネット環境化なら誰もがアクセスできる点も、複数人での作業を容易にするでしょう。

オンラインストレージなら、テレワーク中の社員とファイルを共同編集することも可能です。出社しているメンバーとも簡単に共有できるので、在宅中だから編集が進まないといった懸念もなくなるでしょう。

自動保存・バックアップによってデータ消失リスクを軽減できる

オンラインストレージはファイルの変更を自動で保存し、バックアップもとってくれます。したがって、万が一のデータ消失リスクを軽減できるのもメリットといえるでしょう。手作業でバックアップを行う手間を削減し、データ保全の効率化にも寄与します。

また、オンライン上で動作するため、テレワーク中にパソコンが壊れたり誤ってデータを消してしまったりした際にも安心です。

テレワークにおすすめのオンラインストレージ7選

ここでは、テレワークにおすすめのオンラインストレージを8つ紹介します。インターネット製品ならではの機能や、サービスそれぞれのプラン内容にも注目して選びましょう。

1.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは法人向けのオンラインストレージです。Windows Explorerに近い感覚で使用でき、慣れ親しんだ操作感ですぐに馴染むことができるでしょう。

フォルダごとにアクセス権限の設定が可能なため、テレワークスタッフとのファイル共有が安全にできます。セキュリティ対策も万全で、削除したデータの復元など高度なバックアップ機能があり安心です。

提供元	株式会社kubellストレージ
国	日本
課金タイプ	データ容量課金
容量・料金	フリー　月額料金：¥0、容量：1GB スタンダード　月額料金：¥25,000、容量：300GB ビジネス　月額料金：¥35,000、容量：500GB エンタープライズ　月額料金：¥48,000、容量：1TB エンタープライズ　月額料金：¥88,000、容量：3TB エンタープライズ　月額料金：¥128,000、容量：5TB エンタープライズ　月額料金：¥178,000、容量：10TB エンタープライズ　月額料金：¥298,000、容量：30TB
利用可能ID数	無料のみ2IDまで、有料版は無制限
導入実績	8000社以上
特徴	操作性・サポート体制・料金プラン・専門性に優れ、中小企業を中心に導入実績あり
URL	公式サイト

2.Google Drive

Google Driveは、検索サービス大手のGoogle社が提供するオンラインストレージです。モバイル端末・タブレット・パソコンから利用可能で、100種類以上のファイルを編集・保存できます。

ドキュメント・スプレッドシート・スライドといった他ツールと連携しており、リアルタイムで共同編集ができるのも特徴です。ファイルへのアクセスは暗号化されるほか、自動スキャンによるスパム削除などに対応するため、テレワーク環境下でも安心して使えます。

提供元	グーグル合同会社
国	アメリカ
課金タイプ	ID課金・容量課金
容量・料金	無料　月額料金：¥0、容量：15GB ベーシック　月額料金：¥290、容量：100GB プレミアム　月額料金：¥1,450、容量：2TB Google AI Pro　月額料金：¥2,900、容量：2TB
利用可能ID数	1IDから利用可能
特徴	Googleアカウントを持っていればすぐに利用可能

3.Dropbox

世界7億人以上のユーザーに使われているオンラインストレージといえば、Dropboxです。無料アカウントでも2GBのクラウドストレージが使え、テレワーク中のデータ共有を促します。

デスクトップ・モバイル・ウェブなどから簡単にアクセスでき、場所や時間を問わず業務を進行可能です。また、URLを発行するだけで誰とでもファイルの共有ができます。情報のやりとりがスムーズに行え、仕事やコミュニケーションの効率を高めてくれるでしょう。

提供元	Dropbox Japan株式会社
国	アメリカ
課金タイプ	ID課金
容量・料金	Basic　月額料金：¥0、容量：2GB Plus　月額料金：¥1,500、容量：2TB Professional　月額料金：¥2,400、容量：3TB Standard　月額料金：¥1,800、容量：5TB Advanced　月額料金：¥2,880、容量：15TB Enterprise　月額料金：要問合せ、容量：要問合せ
利用可能ID数	法人向けプランは最低3ID以上
特徴	オンラインストレージの先駆者的存在。法人利用向けにアップグレード

4.OneDrive

OneDriveはMicrosoft製品の提供会社によるオンラインストレージで、Officeソフトとの親和性の高さが強みです。

モバイルアプリを使えば、レシート・名刺・メモなどをスキャンしてデータ化できます。テレワークでも即座にデータ共有ができるうえ、手入力の手間を省くことが可能です。バックアップ機能もあるため、万が一デバイスを紛失した場合でもデータが消える心配がありません。

サービス名	OneDrive
提供元	日本マイクロソフト株式会社
国	アメリカ
課金タイプ	ID課金
容量・料金	Microsoft 365　月額料金：¥0、容量：5GB Microsoft 365 Basic　月額料金：¥260、容量：100GB Microsoft 365 Personal　月額料金：¥2,130、容量：1TB Microsoft 365 Family　月額料金：¥2,740、容量：6TB
利用可能ID数	無料、Basic、Personalが1ID、Familyが最大6IDまで
特徴	マルチデバイス対応、ファイルの共有・共同編集、バックアップ機能、そして高度なセキュリティ対応

5.Box

Boxは、ファイル共有をシームレスに行えるオンラインストレージです。1,500以上の外部ツールとの連携が可能で、テレワークをはじめとする自社業態に合わせたカスタマイズがでるため、連携によってさらなる業務の効率化を実現できます。

ユーザーフレンドリーで使いやすいのも特徴です。ユーザーの利用状況を集計する仕組みを搭載し、コンテンツがいつ・どのように利用されているかを把握できます。データの保全性を高めるだけでなく、情報の活用頻度・経路を分析することで生産性アップにも役立つでしょう。

提供元	株式会社Box Japan
国	アメリカ
課金タイプ	ID課金
容量・料金	Individual　月額料金：¥0、容量：10GB Personal Pro　月額料金：¥1,320、容量：100GB Business Starter　月額料金：¥605、容量：100GB Business　月額料金：¥1,980、容量：無制限 Business Plus　月額料金：¥3,300、容量：無制限 Enterprise　月額料金：¥4,620、容量：無制限 Enterprise Plus　月額料金：¥6,600、容量：無制限
利用可能ID数	法人向けプランは最低3ID以上
特徴	アメリカのbox社が提供。容量・人数が無制限、セキュリティの高さが評判

6.Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが法人向けに提供しているオンラインストレージサービスです。

Webブラウザで最大2GBまでの大容量ファイルのやりとりが簡単に行えるため、Bizストレージ ファイルシェアを活用すれば、メールの容量制限による送信エラーが減り、業務効率の向上につながるでしょう。

また、「不正アクセスの検知・遮断」「IPアドレスによるログイン制限」「ウイルスチェック」「ファイルの暗号化」など、さまざまなセキュリティ機能が搭載されているため、情報漏洩の心配なく安心して利用できます。「ファイル送受信」機能を使えば、受信する宛先を固定してファイルを送信することも可能です。上長承認機能も使えるので、誤送信や情報漏洩の防止に役立ちます。

提供元	エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
国	日本
課金タイプ	データ容量課金
容量・料金	1GByte　月額料金：¥15,000、容量：1GB、初期費用：¥20,000 2GByte　月額料金：¥26,000、容量：2GB、初期費用：¥20,000 3GByte　月額料金：¥39,000、容量：3GB、初期費用：¥20,000 4GByte　月額料金：¥52,000、容量：4GB、初期費用：¥20,000 10GByte　月額料金：¥65,000、容量：10GB、初期費用：¥20,000 100GByte　月額料金：¥95,000、容量：100GB、初期費用：¥20,000 500GByte　月額料金：¥150,000、容量：500GB、初期費用：¥20,000 1TByte　月額料金：¥200,000、容量：1TB、初期費用：¥20,000
利用可能ID数	1～10,000ID、プランにより上限が異なる
特徴	NTTコミュニケーションズが提供するサービス

7.DirectCloud

DirectCloudは、株式会社ダイレクトクラウドが法人向けに提供する日本製のクラウドストレージサービスです。初期費用はかからず、利用可能人数は無制限で利用できるため、費用を抑えて導入できます。

DirectCloudへアップロードされたファイルは、「ウイルスチェック」「通信の暗号化」「保管時のデータ暗号化」などのセキュリティ対策が行われます。「デバイス認証」「IPアドレス制限」などのアクセス制御にも対応しており、セキュリティ体制が整っているサービスです。

また、「ユーザーID管理」や「ストレージ管理」など、ファイル共有管理者の業務負担を軽減する管理者機能も魅力的です。

提供元	株式会社ダイレクトクラウド
国	日本
課金タイプ	データ容量課金
容量・料金	スタンダード　月額料金：¥36,000、容量：500GB アドバンスド　月額料金：¥60,000、容量：1TB ビジネス　月額料金：¥108,000、容量：4TB プレミアム　月額料金：¥216,000、容量：12TB エンタープライズ　月額料金：¥360,000、容量：35TB Enterprise Plus 50　月額料金：¥600,000、容量：50TB Enterprise Plus 100　月額料金：¥1,000,000、容量：100TB
利用可能ID数	無制限
特徴	中小企業からエンタープライズまで幅広いニーズに対応した国産オンラインストレージ

テレワークに役立つオンラインストレージの選定ポイント

オンラインストレージを選ぶ際にはどのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。テレワークに役立つオンラインストレージの選定ポイントを知り、製品選びに役立ててください。

ストレージ容量はどのくらいか

オンラインストレージを選ぶ際は、ストレージ容量がどのくらいか確認するようにしましょう。現在必要な容量だけではなく、将来的にデータ量が増えることを見越して選ぶことが大切です。

また、保存可能なストレージ容量だけではなく、アップロード・ダウンロードできる最大容量もあわせて確認しましょう。テレワークでは頻繁にファイルを共有することもあるため、大容量ファイルのアップロード・ダウンロードに対応しているものを選ぶことが重要です。

必要機能は備わっているか

オンラインストレージを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されているかを確認しなくてはなりません。例えば、社外の人ともファイルを共有したい場合は、URLで共有ができる製品や、アクセス権限を細かく設定できるものがおすすめです。

既存ツールと連携ができるものなら、テレワーク業務をさらに効率的に進められます。目的に沿った必要機能の有無を確認し、選定してください。

操作性は高いか

操作性の高さもオンラインストレージ選びの重要なポイントです。テレワークでは、周囲の人に気軽に使い方を尋ねることができないため、操作が難しいとうまく使いこなせません。せっかく導入しても運用が定着しなかったり、かえって業務効率を低下させたりする恐れがあります。

操作性の高いオンラインストレージなら感覚的に使用できるので、ITリテラシーに関係なく簡単に使いこなせるでしょう。

安全対策は十分か

オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティ機能も確認することが大切です。例えば、データの暗号化やウイルスチェック、アクセス権限の設定、ログ追跡などがあげられます。リモートワイプ機能があれば遠隔操作ができるため、デバイスを紛失しても別端末からデータの消去が可能です。

テレワークでは、オフィスよりもセキュリティレベルの低いネットワーク環境やパソコンを使うこともあるでしょう。情報漏洩が発生すると会社の信用問題に関わるため、しっかりと安全対策がなされた製品を選ぶことが重要です。

オンラインストレージを活用しテレワークの業務効率を向上させよう

オンラインストレージは、インターネット環境下であればファイルを確認・共有でき、パソコンだけではなく、モバイル端末からもアクセスできるので便利です。

共同編集や自動バックアップなど便利な機能も豊富で、テレワークを含めて多用な働き方に対応できます。今回の記事を参考に、オンラインストレージを活用してテレワークの業務効率を向上させましょう。