メールのファイル共有はクラウドストレージを使うべき？メリット・デメリット

メールの代わりにクラウドストレージを使うメリット

普段何気なくメールでファイルを共有している人が多いかと思いますが、メールの代わりにクラウドストレージを活用してファイルを共有しているケースも多くなっています。

ここではクラウドストレージでファイル共有をするメリットについて紹介していきます。

メールアドレス入力の手間が省ける

メールでファイルを送信する場合、相手のメールアドレスを入力しなければなりませんが、クラウドストレージを使用するとファイルにアクセスするためのリンクを送るだけで済みます。

結果、ユーザーは手間と時間を節約でき、メールアドレスの入力ミスや送信先の選択ミスのリスクも減らすことができるでしょう。

大容量のファイルを共有できる

メールでファイルを共有する場合、添付ファイルのサイズに制限を設けており、大容量のファイルを送信することができません。しかしクラウドストレージを使用すれば、数GBから数TBまでの大容量ファイルを共有できます。

またクラウドストレージは、必要に応じてストレージ容量を拡張できるため、大量のデータを保管したり、容量の拡張も簡単におこなったりすることが可能です。

このような機能は、ビジネスや大規模なプロジェクトでの共同作業など、大量のデータを扱う場合に非常に有用でしょう。

送信後もファイルの変更・削除できる

メールでファイルを共有する場合、送信先がファイルを受け取ってしまったあとではファイルを変更することができません。しかし、クラウドストレージを使用する場合、ファイルへのアクセス権限を持っているユーザーはいつでもファイルを変更・削除することができます。

このような機能は、特にビジネスシーンで重要です。たとえば、共同作業中に送信したファイルに誤りがあった場合、添付ファイルでは修正ができませんが、クラウドストレージを使用することで、すばやく修正することができます。

また、ファイルを削除すれば、誤って送信してしまった場合や送信先が不正確であった場合にも、迅速に問題を解決できるでしょう。

ファイルのバージョン管理が容易になる

メールでファイル共有をする場合、ファイルを送信するたびに異なるバージョンが複数作成され、それぞれを管理することは困難です。しかし、クラウドストレージを使用すれば、同じファイルを更新することができるため、ファイルのバージョン管理が簡単になるでしょう。

バージョン管理が容易になることで、チーム内でのコラボレーションやプロジェクト管理がよりスムーズになります。

このように、複数の人々が同じファイルを編集する際にクラウドストレージを使用すれば、編集履歴を管理し、異なるバージョンのファイルを作成することなく、ファイルの編集履歴を追跡できます。

ストレージコスト・負荷を軽減できる

メールで大容量のファイルを送信する場合、メールサーバーや受信者のメールアカウントに大きな負荷がかかります。また、メールサーバーのストレージ容量を圧迫することになり、ストレージコストの増加につながる可能性もあるでしょう。

一方、クラウドストレージを使用する場合、ファイルをクラウド上に保存するため、ファイルを送信することなく直接ファイルへのリンクを送ることが可能です。結果、送信時のストレージコスト・負荷を軽減することができるでしょう。

アクセス履歴を確認できる

通常のメールでは、受信者がファイルにアクセスしたのか、アクセスした場合にどのような操作をおこなったかなどは、把握することは困難です。

その点、クラウドストレージを使用すると、受信者はリンクをクリックすることでファイルにアクセスできます。この際、アクセス履歴が自動的に保存されるため「誰が」「いつ」「どのような操作をおこなったか」を確認することが可能です。

ファイルにアクセスした人が正当な受信者であることを確認できるため、この機能は、とくにセキュリティ上の観点から重要といえます。

また、アクセス履歴を確認できれば、ファイルに対する受信者の反応を把握することが可能です。たとえば、ファイルにアクセスした時間帯や頻度から、ファイルの重要度や関心度を判断することができます。これにより、受信者のニーズに合わせたコミュニケーション戦略を立てることが可能になるでしょう。

メールの代わりにクラウドストレージを使うデメリット

クラウドストレージでファイルを共有することで、メールでのファイル共有と比べて様々なメリットがあります。しかし、中にはデメリットの側面もあるので、合わせてチェックしておきましょう。

事前にファイルをアップロードし公開URLを取得する必要がある

メールの代わりにクラウドストレージを使うデメリットとして、事前にファイルをアップロードし公開URLを取得する必要がある点が挙げられます。

事前にファイルをアップロードしておかねばならないため、即座にファイルを送信する必要がある際には、メールで共有するよりも手間がかかってしまうケースがあるでしょう。

セキュリティレベルが低いとデータが漏洩する可能性がある

クラウドストレージを使う場合、セキュリティレベルが低いとデータが漏洩する可能性があるというデメリットも考えておかねばなりません。

クラウドストレージにアップロードしたファイルが第三者によって不正にアクセスされてしまえば、機密情報が漏洩してしまいます。セキュリティレベルが低かったり適切なアクセス権限設定がされていなかったりすると、リスクは更に高まります。

仮にセキュリティレベルが低いクラウドストレージを利用してしまえば、不正アクセスやハッキングによって、情報漏洩が発生するリスクは否めません。また、適切なアクセス権限設定がされていない場合、社外の第三者がファイルにアクセスすることもできてしまいます。

そのため、クラウドストレージを使用する場合には、セキュリティ対策が重要です。たとえば「アクセス制限の強化」「データ暗号化の導入」「二段階認証の導入」などが挙げられます。これらの対策をおこなうことで、情報漏洩のリスクを低減できるでしょう。

相手がクラウドストレージに不慣れな場合は扱いにくい

メールの代わりにクラウドストレージを使うデメリットには、受信者がクラウドストレージに不慣れな場合は扱いにくいという点も挙げられます。メールと比較すると、クラウドストレージは新しいシステムであり、使い方を知らない人が多い傾向にあります。

クラウドストレージにアップロードされたファイルを共有するためには、受信者がアクセスしてダウンロードしなければなりません。しかし、クラウドストレージが不慣れな人にとっては、アクセスするための手順や、ダウンロード方法が即座に理解できない可能性があります。

また、クラウドストレージの画面自体が複雑であるため、扱いにくいと感じてしまう可能性も否めないでしょう。

このことから、クラウドストレージを利用する場合には、受信者に対して適切な説明や手順の提供が必要です。たとえば、アクセス手順の説明動画を作成したり、簡易なマニュアルを作成したりすることで、扱いやすくなります。

【企業向け】ファイル共有におすすめのクラウドストレージ3選

ファイル共有におすすめできる企業向けのクラウドストレージを3つ紹介します。

1.セキュアSAMBA

「セキュアSAMBA」は、ビジネス向けのクラウドストレージサービスであり、高いセキュリティ性と使いやすさが特徴です。ファイルを閲覧できるユーザーや編集されたくないフォルダを接続元や端末ごとに設定するなど、きめ細かなアクセス制限を実現できることがメリットになります。

また、ファイル共有やバックアップに最適で、社内のファイル共有やリモートワークにも対応しています。

提供元	株式会社kubellストレージ
国	日本
課金タイプ	データ容量課金
容量・料金	フリー　月額料金：¥0、容量：1GB スタンダード　月額料金：¥25,000、容量：300GB ビジネス　月額料金：¥35,000、容量：500GB エンタープライズ　月額料金：¥48,000、容量：1TB エンタープライズ　月額料金：¥88,000、容量：3TB エンタープライズ　月額料金：¥128,000、容量：5TB エンタープライズ　月額料金：¥178,000、容量：10TB エンタープライズ　月額料金：¥298,000、容量：30TB
利用可能ID数	無料のみ2IDまで、有料版は無制限
導入実績	8000社以上
特徴	操作性・サポート体制・料金プラン・専門性に優れ、中小企業を中心に導入実績あり
URL	公式サイト

2.使えるファイル箱

使えるファイル箱は、ユーザー数無制限で利用できる柔軟なライセンス体系や、最大999世代までのファイル復元機能を備えた国産クラウドストレージです。

アクセス制限や共有リンクの細かな設定にも対応しており、セキュリティ面にも配慮。必要に応じて容量の追加もできるため、事業規模や運用スタイルに合わせた使い方が可能です。コストを抑えつつも、安全性と使いやすさを重視したい中小企業に適したサービスです。

提供元	使えるねっと株式会社
国	日本
課金タイプ	データ容量課金
容量・料金	スタンダード　月額料金：¥23,200、容量：1TB アドバンス　月額料金：¥66,000、容量：3TB
利用可能ID数	無制限
特徴	簡単操作で導入しやすい。ファイル転送感覚で使える

3.Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが法人向けに提供しているオンラインストレージサービスです。

Webブラウザで最大2GBまでの大容量ファイルのやりとりが簡単に行えるため、Bizストレージ ファイルシェアを活用すれば、メールの容量制限による送信エラーが減り、業務効率の向上につながるでしょう。

また、「不正アクセスの検知・遮断」「IPアドレスによるログイン制限」「ウイルスチェック」「ファイルの暗号化」など、さまざまなセキュリティ機能が搭載されているため、情報漏洩の心配なく安心して利用できます。「ファイル送受信」機能を使えば、受信する宛先を固定してファイルを送信することも可能です。上長承認機能も使えるので、誤送信や情報漏洩の防止に役立ちます。

提供元	エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
国	日本
課金タイプ	データ容量課金
容量・料金	1GByte　月額料金：¥15,000、容量：1GB、初期費用：¥20,000 2GByte　月額料金：¥26,000、容量：2GB、初期費用：¥20,000 3GByte　月額料金：¥39,000、容量：3GB、初期費用：¥20,000 4GByte　月額料金：¥52,000、容量：4GB、初期費用：¥20,000 10GByte　月額料金：¥65,000、容量：10GB、初期費用：¥20,000 100GByte　月額料金：¥95,000、容量：100GB、初期費用：¥20,000 500GByte　月額料金：¥150,000、容量：500GB、初期費用：¥20,000 1TByte　月額料金：¥200,000、容量：1TB、初期費用：¥20,000
利用可能ID数	1～10,000ID、プランにより上限が異なる
特徴	NTTコミュニケーションズが提供するサービス

クラウドストレージを活用しファイル共有を円滑にしよう

クラウドストレージは、ファイル共有において多くのメリットが得られます。

メールアドレス入力の手間が省けるだけでなく、大容量ファイルを共有できたり、送信後にもファイルを変更・削除することができたりするため、ビジネスシーンにおいて円滑なファイル共有を実現します。また、アクセス履歴を確認することもできるので、受信者のニーズに合わせたコミュニケーション戦略も立てられるでしょう。

今回紹介した内容をふまえたうえで、クラウドストレージを活用してみてください。