天塔國際有限公司的成功案例

天塔國際有限公司

產業類別：首飾／貴金屬零售業

企業規模：5名

天塔國際有限公司店長

: 天塔國際有限公司是來自日本的知名專業二手名牌收購銷售公司，2015年進軍台灣市場，目前在台灣擁有兩間名為BRAND楓月的店鋪。
主要業務內容為經營各式名品、包類、飾品配件、貴重金屬等買賣，將從客戶手中收購的商品轉買至台灣或海外客戶和業者。
秉持「愛物惜物、物盡其用、人盡其才」之理念，以專業技術經手每一件名牌商品給提供每一位消費者滿意的服務，與每一位員工共同攜手創造出開朗、專業、團隊合作的職場。

請問當初是因為什麼樣的契機而開始使用Chatwork的呢？: 由於最近店鋪要處理的各種事務、雜項越來越多，時常必須同時使用多項通訊軟體才能進行共同作業，正在思索是否有更完善的工作整合通訊軟體時，剛好有朋友介紹給我Chatwork這個軟體，可以結合最近流行的通訊軟體串接bots，或許正好能解決近來特別苦惱的經費登記與計算問題。
使用1個月的體驗版在公司內部進行測試後，結果與我原先期待的一樣，員工們也都十分滿意，於是就決定正式將Chatwork引進工作中了。

過去在工作時是否有使用E-mail或其他通訊軟體的習慣呢？: 目前除了對外往來以外很少會使用E-mail，因為公司內部需要聯絡的項目很多，也分得很細，E-mail的話可能較容易出現漏看或不看的問題，也缺乏即時性。
原先內部交流基本上是使用LINE和Skype，但有時還是難免會出現遺漏和疏失，比如說LINE的群組就常常會因對話太多又進行太快，出現漏看、不小心跳過或誤解的問題。

請問您在選擇工作用通訊軟體時有哪些在意的關鍵點呢？: 「通知事項是否能傳達確實」及「情報共享」是很令人在意的問題點。一般通訊軟體往往開群組後，系統就會馬上自動將所有訊息顯示為已讀，在同時出現大量訊息的狀況下，很容易出現混淆的狀況，難以確認自己讀到哪裡、理解到哪裡。Chatwork符合我們期待的強項就在於未讀取訊息「顯示藍點」功能，滑到哪裡顯示到哪裡的方式，能夠更清楚地閱讀訊息，也不會因訊息量太多而導致漏看。; 除此之外，以往使用LINE來進行內部知會時，就比較容易出現漏看的情形，也常常無法確定對方是否已確實讀取並理解了訊息。現在我們有時也利用Chatwork中的「工作」功能，將重要情報及訊息建立為「工作」項目，並標記必須傳達的對象。員工們收到通知、閱讀完畢以後按下「完成」就可以確實回報，雙方都簡單易懂，達到迅速有效的情報共享，使令人擔憂的遺漏狀況徹底消失了。

實際上使用過後還有發現哪些特別方便的功能呢？: 群組也是很方便的功能，店鋪要處理的事務較多且雜，再加上全年無休的關係，休假及收假員工之間的交接就顯得格外重要了。Chatwork不會像其他通訊軟體一樣，換了手機、電腦後對話紀錄也跟著消失，過去當成公佈欄的內容也找不回來。使用Chatwork等於在多裝置留下紀錄，隨時隨地只要登入就能查閱歷史訊息，對於新進員工們的教育也很方便，不會出現任何工作交接、指導或情報的斷層。
目前我們使用的群組有客戶預約時間、商品價格、真假貨注意事項、粉絲專頁管理、新店舖準備事項、交接事項等。按照品牌及主題分門別類後，兩間店鋪的員工們都可以準確、及時地交換情報，成功避免了許多容易發生的業務疏失。
我們公司的業務性質算是風險頗高，許多失誤都可能造成十幾二十萬的損失，像是收購物品的真偽、收購價格等，就可以用群組訊息來清楚確實地週知所有員工。從群組中的歷史訊息、清單及工作項目來查看紀錄，可以輕鬆避免「明明是同樣的商品，兩間店面報價卻不同」的問題；透過群組中的真假貨圖片發布，可以增進員工們對各種名品的認識，同時也能成功防止收購錯誤而造成的虧損。

（左）BRAND楓月營業中的招牌／（右）收購商品前會先進行鑑定的工作

經費計算也是利用Chatwork來進行嗎？: 是的。以前公司內部的經費計算都是先手寫計入並收集發票，最後再整理到EXCEL裡，因為手續繁複，往往要花一個多小時以上才能做好最後統整，且有時員工們也會因忙碌而忘記報帳，或是出現手寫計算錯誤的情形，增加了不少對帳時的負擔。
現在我們透過Chatwork來進行Bots(軟體機器人)串聯[註１]，在經費計算群組中把「經費計算機器人」與「經費計算用」的Google試算表連結起來，並分為各種會計項目（如設備費、人事費用等）。想申請經費時，只要在群組裡輸入金額及名目後，標記經費計算機器人（例如：交通費／150元），機器人就會自動把這個會計項目和金額登記到「經費計算用」的Google試算表中。方便快速，使大家的配合意願提高，有效減少了過往的漏報問題。
此外，Google試算表也會自動回覆一些資訊給登記的使用者，例如「某費用餘額」、「全部餘款」、「本月已花費金額等」，都可以隨之依照需求做不同的設計，不再需要像以前一樣花費許多時間來進行手寫登記、電腦填表、會計處理等工作。電腦打字、電腦算錢的作法，省去了許多麻煩的程序，最後統整也變成頂多只需複製貼上的簡單步驟，讓員工們每天快速確認完畢後就可以輕鬆下班。; [註１]：Chatwork可以用Bots(軟體機器人)串接的方式來與其他軟體或服務連結，在群組中加入具有功能性質的機器人後，只要依照規則輸入指令，就能透過Chatwork下指定給另一個軟體或服務，將想執行的作業輕鬆自動化，不須再同時開打開多個軟體檔案。

當初決定將Chatwork引進時，有沒有什麼擔心的問題呢？目前員工們的評價怎麼樣呢？: 其實剛開始我很擔心全面改用Chatwork以後，員工們使用意願不高或無法適應，不過實際上使用過後大家的評價都很不錯。簡單易懂的頁面令人能快速適應操作環境，便利的機能更改善了工作模式。
目前「工作中務必隨時確認電腦裡的Chatwork畫面」已然是公司的基本守則之一，工作的準確度與效率提高了不少。例如交接事項還可以用手機App來通知，員工們也不再需為書寫交接內容而加班了；許多又多又細的注意事項不需重複說明，只要透過Chatwork即可輕鬆解決，例如新進員工的教育、員工守則說明等，都可直接放在群組裡供大家查閱，節省不少時間。

兩家分店可以活用Chatwork，進行內部聯繫及各種情報共享

使用Chatwork後，有沒有什麼意外的驚喜呢？: 其實像是剛才說的「工作」功能、「群組」等，因為朋友介紹時說明得很清楚，因此基本上Chatwork給我的感覺可以說是期待了一百分，而實際上得到的結果也確實是一百分吧。
最近有一項功能我個人覺得非常好用，那就是「搜尋」，這個部分是過往的LINE及Skype作業裡比較困難的地方。即使將許多雜項都建立成群組，還是會因為二手商品的項目、品牌繁多，而造成頁面裡呈現大量的群組，卻難以在當下找到正確的資訊。
現在只要將群組名稱妥善設定為品牌名稱及明確主題，有需求的時候在搜尋欄裡輸入想找的關鍵字，就能迅速查閱許多資料，真的很方便。上次示範給其中一為員工看時，他也馬上開心地表示：「哇，好厲害！」。
另外，最近因為群組越來越多的關係，所以下次還想再進一步嘗試看看「分類」功能呢。

最後，請您給還在考慮是否使用Chatwork的公司一些建議吧！: 我們公司開始使用Chatwork後，不只各方面的工作效率提高，員工們的情報統一、向心力也提升了不少。還在考慮的各位，也請務必試試看喔！

成功案例

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