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バックオフィスの業務効率化を実現するには？具体的な方法や成功事例、導入したいツールを紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
日々のバックオフィス業務に追われ、本来注力すべき戦略的な業務に手が回らない、といった課題を抱える企業は少なくありません。
本記事では、企業の生産性を左右する「バックオフィス業務効率化」の重要性に焦点を当て、その具体的な進め方、効果的なツール、成功事例などを詳しく解説します。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、企業活動において、顧客と直接的な接点を持たない間接部門や、その業務全般を指す言葉です。
営業や販売といった、直接的に企業の売上を生み出す「フロントオフィス」とは対照的に、バックオフィスは、企業全体の運営を円滑に進めるためのサポート的な役割を担います。
具体的には、経理、人事、総務、法務、情報システムといった部門がバックオフィスに該当します。
これらの部門は、直接的な利益を生み出すわけではありませんが、従業員が働きやすい環境を整えたり、会社の基盤となる仕組みを管理したりすることで、フロントオフィスの活動を支え、企業全体の健全な運営に不可欠な存在です。
「後方支援」とも呼ばれるように、バックオフィスがしっかりと機能していることが、企業の持続的な成長の土台となります。
バックオフィスの主要業務一覧
バックオフィスが担当する業務は非常に多岐にわたります。
ここでは、代表的な部門とその主要な業務内容を一覧でご紹介します。
経理部門
会社のお金の流れを管理する部門です。
主な業務は以下の通りです。
日々の記帳業務（仕訳入力）
請求書の発行・送付
売掛金の入金管理・督促
買掛金の支払い管理・振込
経費精算
月次・年次決算業務
税務申告（税理士との連携含む）
資金繰り管理
人事部門
企業の「ヒト」に関する業務全般を担当する部門です。
主な業務は以下の通りです。
採用活動（募集、選考、内定者フォロー）
労務管理（勤怠管理、給与計算、社会保険手続き）
人事評価制度の運用
教育・研修の企画・実施
人員配置・異動
福利厚生制度の運用
総務部門
企業全体の円滑な運営をサポートする、幅広い業務を担当します。
主な業務は以下の通りです。
オフィス・施設管理（備品管理、清掃、レイアウト変更）
受付・電話・来客対応
郵便物・宅配便の管理
社内規程の管理
契約書管理
株主総会・取締役会の運営支援
社内イベントの企画・運営
防災・安全衛生管理
法務部門
企業の法律に関わる業務を担当します。
主な業務は以下の通りです。
契約書の作成・レビュー
法令遵守（コンプライアンス）体制の構築・運用
許認可申請・管理
訴訟・紛争対応
知的財産権の管理
情報システム部門
社内のITインフラやシステムの管理・運用を担当します。
主な業務は以下の通りです。
社内ネットワークの構築・保守
サーバー・PC・ソフトウェアの管理
情報セキュリティ対策
社内ヘルプデスク
基幹システムの開発・運用
企業の規模によっては、これらの業務を一人の担当者が兼務したり、特定の部門が存在しなかったりする場合もあります。
効率化しやすいバックオフィス業とは
バックオフィス業務の中には、デジタル技術や外部サービスの活用によって、大幅に効率化できるものが数多く存在します。
特に、以下のような特徴を持つ業務は、効率化のポテンシャルが高いと言えます。
定型的な繰り返し業務
毎月、毎週、あるいは毎日、決まった手順で繰り返される業務は、効率化の対象として最適です。
例えば、請求書の作成・発行、給与計算、定型的なレポート作成、データ入力などが該当します。
これらの業務は、RPA（Robotic Process Automation）やマクロ、専用のソフトウェアを導入することで自動化しやすい領域です。
紙媒体を扱う業務
紙の請求書や領収書、契約書などを扱う業務は、印刷、封入、郵送、ファイリング、保管といった多くの付帯作業が発生し、非効率の温床となりがちです。
請求書発行システムや経費精算システム、電子契約サービスなどを導入し、ペーパーレス化を進めることで、これらの付帯作業を大幅に削減できます。
書類の検索性向上や、保管スペースの削減にもつながります。
大量のデータを処理する業務
従業員の勤怠データの集計や、売上データの分析、顧客リストの管理など、大量のデータを扱う業務も、ITツールによる効率化の効果が大きい領域です。
勤怠管理システムやBI（Business Intelligence）ツール、CRM（顧客関係管理）システムなどを活用することで、手作業による集計ミスを防ぎ、迅速かつ正確なデータ処理を実現できます。
問い合わせ対応業務
従業員や顧客から頻繁に寄せられる、定型的な質問への対応業務も効率化が可能です。
FAQ（よくある質問とその回答）を社内ポータルやウェブサイトに整備したり、チャットボットを導入して一次対応を自動化したりすることで、担当者の問い合わせ対応にかかる時間を削減できます。
バックオフィス業務効率化を推進するメリット
バックオフィス業務の効率化は、単に担当者の負担を軽減するだけでなく、企業経営全体に多くの好影響をもたらします。
1. コスト削減
業務効率化のわかりやすいメリットは、コストの削減です。
定型業務を自動化することで、その作業にかかっていた人件費や残業代を削減できます。
ペーパーレス化は、用紙代、印刷代、郵送費、保管コストを削減します。
また、業務プロセス全体が効率化されることで、少ない人数でも業務を回せるようになり、採用コストの抑制にもつながります。
2. 生産性の向上
バックオフィス担当者が、データ入力や書類作成といった単純作業から解放されることで、より付加価値の高い業務に時間とエネルギーを集中させることができます。
例えば、経理担当者が経営分析に、人事担当者が人材育成計画の立案に注力できるようになります。
バックオフィス部門が戦略的な役割を担うことで、企業全体の生産性が向上します。
3. 従業員満足度の向上
煩雑で時間のかかる作業が削減され、残業時間が減ることは、従業員の負担軽減とワークライフバランスの改善に直結します。
また、より創造的でやりがいのある業務に集中できる環境は、従業員のモチベーションを高めます。
働きやすい職場環境は、従業員満足度を高め、優秀な人材の定着率向上につながります。
4. ミスの削減と業務品質の向上
手作業による業務は、ヒューマンエラーが発生するリスクを常に伴います。
ITツールやシステムを活用して業務を自動化・標準化することで、入力ミスや計算ミス、確認漏れといった人為的なミスを大幅に削減できます。
業務の正確性が向上することは、企業の信頼性を高め、コンプライアンス遵守にも貢献します。
5. 意思決定の迅速化
バックオフィス業務が効率化され、必要なデータが迅速かつ正確に収集・分析できるようになると、経営者は自社の状況をタイムリーに把握できます。
例えば、月次決算が早期化されれば、経営課題を早期に発見し、迅速な意思決定を下すことが可能になります。
変化の速いビジネス環境において、意思決定のスピードは企業の競争力を左右します。
バックオフィス業務効率化に効果的な方法5選
バックオフィス業務を効率化するためには、さまざまなアプローチがあります。
ここでは、効果的な方法を5つご紹介します。
1. ITツール・システムの導入
業務効率化の強力な手段となるのが、以下のようなITツール・システムの活用です。
クラウド会計ソフト：記帳の自動化、レポート作成。
勤怠管理システム：打刻、労働時間集計、休暇管理の自動化。
経費精算システム：申請、承認、仕訳作成の電子化・自動化。
請求書発行システム：請求書の作成、送付（郵送・電子）、入金管理の自動化。
ワークフローシステム：稟議書や各種申請の電子化、承認プロセスの自動化。
ビジネスチャットツール：社内外のコミュニケーションの迅速化、情報共有の効率化。
RPAツール：PC上の定型作業（データ転記など）の自動化。
自社の課題に合わせてこれらのツールを導入することで、バックオフィス業務の大幅な効率化が期待できます。
2. アウトソーシング（外部委託）の活用
経理の記帳代行、給与計算、採用のノンコア業務、総務の庶務業務といった、定型的なバックオフィス業務を、専門の外部業者に委託（アウトソーシング）する方法です。
社内に専門知識を持つ人材がいなくても、プロによる高品質な業務遂行が可能です。
担当者はコア業務に集中でき、人件費の削減にもつながります。
3. 業務プロセスの見直し（BPR）
現在の業務プロセスそのものに潜む無駄や非効率な点を見つけ出し、改善する取り組みです（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）。
「この作業は本当に必要か」「もっと簡単な方法はないか」「承認ステップが多すぎないか」といった視点で業務フロー全体を可視化し、不要な工程の削除、作業手順の標準化、担当者の変更などを行います。
ITツール導入やアウトソーシングの効果を高めるためにも、この業務プロセスの見直しは不可欠です。
4. ペーパーレス化の推進
紙の書類を前提とした業務フローを、電子データを基本とするフローへと転換します。
請求書や契約書の電子化、会議資料のデータ配布、稟議書の電子化などを進めることで、印刷、郵送、ファイリング、保管といった付帯作業とコストを削減できます。
情報の検索性向上や、テレワークの実現にも不可欠な取り組みです。
5. マニュアル作成とナレッジ共有
業務の手順やルールを明確なマニュアルとして整備し、社内で共有することも効率化に役立ちます。
業務が標準化され、特定の担当者にしか分からない「属人化」を防ぐことができます。
新入社員の教育期間を短縮したり、担当者が不在の場合でも他の人が業務を代行したりすることが可能になります。
社内Wikiやチャットツールなどを活用し、誰もが簡単に情報にアクセスできる環境を整えましょう。
バックオフィス業務効率化に成功した事例3選
実際に、企業はどのようにバックオフィス業務の効率化に取り組み、成果を上げているのでしょうか。
ここでは、具体的な成功事例を3つご紹介します。
事例1：クラウド会計と連携ツール導入で経理業務を大幅効率化した卸売業
ある中小卸売業では、経理担当者が一人で、販売管理システムからの売上データの手入力、紙の請求書の郵送、銀行振込での支払い、Excelでの資金繰り管理など、多くの手作業を抱えていました。
月次決算にも時間がかかり、経営状況の把握が遅れることが課題でした。
そこで、クラウド会計ソフトを導入し、あわせて銀行口座連携、クレジットカード連携、そしてクラウド請求書発行システムを導入しました。
銀行取引やカード利用の明細は自動で取り込まれ、AIが仕訳を提案。
請求書はシステムから電子発行できるようになり、郵送作業が不要になりました。
これらの取り組みの結果、経理担当者の月間作業時間を約40%削減することに成功しました。
月次決算も早期化され、経営者はよりタイムリーに経営判断を下せるようになりました。
事例2：アウトソーシング活用で人事担当者の負担を軽減したIT企業
急成長中のあるIT企業では、事業拡大に伴い採用活動が活発化していましたが、人事担当者は応募者対応や面接日程調整といったノンコア業務に追われ、本来注力すべき採用戦略の立案や候補者の見極めに十分な時間を割けていませんでした。
そこで、同社は、応募者対応、日程調整、スカウトメール配信といった採用のノンコア業務を、採用代行（RPO）サービスにアウトソーシングすることを決断しました。
その結果、人事担当者はコア業務に専念できるようになり、面接の質が向上し、採用のミスマッチが減少しました。
選考プロセス全体のスピードも向上し、優秀な人材の獲得につながりました。
事例3：ワークフローシステム導入で稟議・申請業務を効率化した製造業
ある製造業では、購買申請や経費精算、稟議書などがすべて紙の書類で回覧されており、承認までに時間がかかることや、書類の紛失リスクが課題でした。
特に、工場と本社が離れているため、書類の郵送に時間がかかっていました。
そこで、同社はクラウド型のワークフローシステムを導入し、すべての申請・承認プロセスを電子化しました。
申請者はPCやスマートフォンから簡単に申請でき、承認者は外出先からでも承認が可能になりました。
その結果、承認までのリードタイムが大幅に短縮され、ペーパーレス化も実現しました。
誰がいつ承認したかの記録も残るため、内部統制の強化にもつながりました。
バックオフィス業務効率化のポイント
バックオフィス業務の効率化を成功させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。
1. 目的の明確化と経営層のコミットメント
「何のために効率化するのか」という目的を明確にし、経営層を含む関係者全員で共有することが不可欠です。
コスト削減なのか、生産性向上なのか、従業員満足度向上なのか、目的によって取るべき手段は異なります。
また、業務プロセスの変更には現場の抵抗が伴うこともあります。
経営層が強いリーダーシップを発揮し、効率化への取り組みを全社的に推進する姿勢を示すことが成功の鍵です。
2. 業務の可視化と標準化
効率化に着手する前に、現状の業務プロセスを詳細に把握し、可視化することが重要です。
どこにボトルネックがあるのか、どの業務が属人化しているのかを特定します。
その上で、業務の手順やルールをマニュアル化し、「誰がやっても同じ結果になる」状態（標準化）を目指します。
業務が標準化されていなければ、ITツールの導入やアウトソーシングを効果的に進めることはできません。
3. スモールスタートと効果測定
最初から大規模な改革を目指すのではなく、特定の部門や業務に絞って、小さな範囲から効率化の取り組みを始める「スモールスタート」が有効です。
例えば、まずは経理部門の請求書発行業務だけをデジタル化してみる、といった形です。
スモールスタートで成功体験を積み、その効果を定量的に測定します。
効果が確認できれば、そのノウハウを他の部門や業務へと横展開していくことで、失敗のリスクを抑えながら着実に効率化を進めることができます。
4. 現場担当者の巻き込み
業務効率化の取り組みは、トップダウンだけで進めるのではなく、実際に業務を行っている現場の担当者を早い段階から巻き込むことが重要です。
現場の意見やアイデアを取り入れながら進めることで、より実態に即した効果的な改善策が見つかります。
また、担当者自身が改革の当事者となることで、新しいツールやプロセスへの抵抗感を減らし、スムーズな導入・定着を促すことができます。
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まとめ
本記事では、バックオフィス業務の効率化について解説しました。
バックオフィス業務の効率化は、コスト削減や担当者の負担軽減に留まらず、企業全体の生産性を向上させ、競争力を強化するための、重要な経営戦略と言えます。
自社のバックオフィス業務の課題を特定し、ITツールの導入、アウトソーシングの活用、業務プロセスの見直しといった具体的な対策によって、効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
