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バックオフィスのコスト削減を目指すには？具体的な方法や成功事例、「見えないコスト」も把握しよう
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
企業の成長を支えるバックオフィス部門の運営には多くのコストがかかっています。
この記事では、バックオフィスにかかるコストに焦点を当て、具体的な削減方法や成功事例をわかりやすく解説します。
見落としがちな「見えないコスト」についてもきちんと把握し、効率的にバックオフィスのコスト削減を目指してみてください。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、企業活動において、顧客と直接的な接点を持たない間接部門や、その業務全般を指す言葉です。
営業やマーケティング、販売といった、直接的に売上を生み出す「フロントオフィス」とは対照的な位置づけになります。
バックオフィスは、企業の運営基盤を支え、フロントオフィスの活動が円滑に進むようにサポートする役割を担っています。
具体的な部門としては、以下のようなものが挙げられます。
経理部門：会社のお金の流れを管理し、記帳、請求書発行、支払い、決算などを行います。
人事部門：従業員の採用、労務管理、給与計算、教育、評価など、「ヒト」に関する業務を担当します。
総務部門：オフィスの備品管理、施設管理、受付、文書管理、株主総会運営支援など、企業全体の円滑な運営をサポートする幅広い業務を担当します。
法務部門：契約書の作成・レビュー、コンプライアンス遵守、知的財産管理など、法律に関わる業務を担当します。
情報システム部門：社内のITインフラの構築・運用・保守、セキュリティ対策、ヘルプデスク業務などを担当します。
バックオフィス部門は直接的に利益を生み出すわけではありませんが、企業の信頼性を担保し、従業員が安心して働ける環境を整え、経営活動全体を円滑に進める上で、なくてはならない重要な存在です。
バックオフィスの「見えないコスト」とは
バックオフィスのコストというと、担当者の人件費やオフィスの賃料、消耗品費といった、会計帳簿に現れる「見えるコスト」を思い浮かべる方が多いかもしれません。
しかし、実際には、それ以外にも企業の利益を圧迫している「見えないコスト」が数多く存在します。
コスト削減を効果的に進めるためには、この見えないコストを認識し、可視化することが重要です。
以下に、バックオフィスにおける代表的な見えないコストの例を挙げます。
非効率な業務による時間的コスト：手作業でのデータ入力、紙の書類を探す時間、承認を得るための待ち時間など、非効率な業務プロセスによって浪費されている従業員の時間。本来であれば他の業務に充てられたはずの時間は、人件費として見えないコストになっています。
ヒューマンエラーによる修正・対応コスト：手作業による入力ミスや計算ミスが発生した場合、その誤りを発見し、修正するための時間と労力がかかります。
場合によっては、取引先への謝罪や再発行の手間、信用失墜といった、金銭では測れないコストも発生します。
属人化によるリスクコスト：特定の担当者しか業務の進め方を知らない「属人化」した状態は、その担当者が不在になった場合に業務が停滞するリスクをはらんでいます。
引き継ぎがうまくいかず、業務品質が低下したり、最悪の場合、業務が継続できなくなったりする可能性も、見えないコスト（リスク）と言えます。
機会損失コスト：バックオフィス担当者が日々の定型業務に追われ、本来行うべき分析業務や改善活動、戦略的なサポート業務に時間を割けない場合、企業は成長の機会を逃している可能性があります。
例えば、経理担当者がタイムリーな経営分析を行えないことで、経営判断が遅れるといったケースです。
採用・教育コスト（離職に伴う再発生分）：非効率な業務による負担増や、やりがいの欠如から従業員が離職してしまった場合、新たに人材を採用し、教育するためのコストが発生します。
これも、根本的な業務効率化がなされていないことによる見えないコストと捉えられます。
バックオフィスのコスト削減を考える際には、目に見える費用だけでなく、これらの隠れたコストにも目を向けることが不可欠です。
バックオフィスのコストを削減する7つの方法
バックオフィスの見えるコスト・見えないコストを削減するためには、多角的なアプローチが必要です。
ここでは、効果的なコスト削減の方法を7つご紹介します。
1. 業務の可視化・標準化
まず、バックオフィスで行われている業務をすべて洗い出し、「誰が」「何を」「どのように」「どのくらいの時間をかけて」行っているのかを可視化します。
業務フロー図などを作成するとわかりやすいでしょう。
可視化された業務プロセスの中から、無駄な手順、重複している作業、ボトルネックとなっている箇所を見つけ出します。
そして、最適な業務手順を定め、マニュアル化することで、誰が担当しても同じ品質で効率的に業務を行える「標準化」された状態を目指します。
これが、あらゆる効率化の土台となります。
2. ペーパーレス化の推進
紙の書類に依存した業務フローは、印刷、郵送、ファイリング、保管、検索といった多くの付帯作業とコストを生み出します。
請求書や契約書の電子化、経費精算のオンライン化、会議資料のデータ配布、稟議書の電子化などを進めることで、これらのコストを大幅に削減できます。
電子帳簿保存法への対応という観点からも、ペーパーレス化は避けて通れない取り組みです。
3. ITツール・システムの導入・活用
バックオフィス業務の効率化において、ITツールやシステムの活用は不可欠です。
クラウド会計ソフト、勤怠管理システム、給与計算ソフト、経費精算システム、請求書発行システム、ワークフローシステム、ビジネスチャットツール、RPA（Robotic Process Automation）などを導入することで、手作業で行っていた定型業務を自動化・効率化できます。
ツール導入は、ヒューマンエラーの削減や内部統制の強化にもつながります。
4. アウトソーシング（外部委託）の活用
経理の記帳代行、給与計算、採用のノンコア業務、総務の庶務業務といった、定型的なバックオフィス業務や、専門性の高い業務（法務、IT保守など）を、専門の外部業者に委託（アウトソーシング）します。
自社で担当者を雇用・育成するよりも、人件費や採用・教育コストを抑えられます。
必要な時に必要な分だけ依頼できるため、業務量の変動にも柔軟に対応でき、コストの変動費化が可能です。
5. オフィスの見直し
オフィスの賃料や光熱費は、固定費の中でも大きな割合を占めることがあります。
テレワークの導入と合わせて、オフィスの縮小移転やレイアウト変更、フリーアドレス制の導入などを検討することで、賃料を削減できます。
また、LED照明への交換や省エネ設定の徹底、電力会社の切り替えなどにより、光熱費を削減することも可能です。
6. 消耗品・備品管理の見直し
コピー用紙や文房具といった消耗品、PCやデスクといった備品の管理方法を見直します。
過剰な在庫を持たないように発注ルールを定めたり、集中購買や共同購入によって単価を下げたり、中古品やレンタルを活用したりすることで、コストを削減できます。
7. 採用・教育コストの見直し
バックオフィス人材の採用コストや、入社後の教育コストも削減の対象です。
採用手法を見直し、リファラル採用やダイレクトリクルーティングなど費用対効果の高い手法を取り入れたり、eラーニングを活用して研修コストを抑えたりする工夫が考えられます。
従業員の定着率を高めることも、長期的な採用・教育コストの削減につながります。
バックオフィスのコストを削減するメリット
バックオフィス業務のコスト削減に取り組むことは、単に支出を減らすだけでなく、企業経営全体に多くの好影響をもたらします。
1. 利益率の向上
コスト削減のわかりやすいメリットとして、企業の利益率が向上することが挙げられます。
削減できたコストはそのまま企業の利益となるため、売上を伸ばすことが難しい状況にあっても、コストの削減によって収益性を高めることができます。
2. キャッシュフローの改善
無駄な支出をなくすことで、会社の手元に残る現金が増加し、キャッシュフローの改善につながります。
キャッシュフローが改善すると、資金繰りが安定し、経営の安全性が高まるだけでなく、新たな設備投資や人材採用、研究開発といった将来への投資も可能になります。
3. 生産性の向上
バックオフィス業務が効率化されると、担当者の時間的コストが削減されます。
その結果、経営分析や業務改善提案、従業員サポートといった、より付加価値の高い業務に時間とエネルギーを集中できるようになります。
バックオフィス部門が戦略的な役割を担えるようになることで、企業全体の生産性向上が期待できます。
4. 従業員満足度の向上
バックオフィスの時間的コスト削減によって、非効率な業務や長時間労働から解放されると、従業員の負担軽減やワークライフバランスの改善が実現します。
また、利益に直結する業務に取り組めるようになると、従業員のモチベーションアップにもつながり、満足度の向上にも役立ちます。
5. 内部統制の強化とリスク低減
コスト削減を進める過程で業務プロセスを見直し、標準化・システム化することは、企業の内部統制を強化する上で有効です。
業務の透明性が高まり、不正やミスの発生を抑制できることに加え、属人化が解消されることで業務停滞リスクも低減します。
バックオフィスのコスト削減に成功した事例
ここでは、バックオフィスのコスト削減に成功した企業の事例を3つご紹介します。
事例1：RPA導入で経理部門の残業時間を大幅削減（製造業）
ある中堅製造業のバックオフィスでは、販売管理システムから会計ソフトへのデータ転記や、Excelでのレポート作成といった手作業が多く、月末月初には担当者の残業が常態化していました。
この課題に対し、同社はRPA（Robotic Process Automation）ツールを導入しました。
データ転記や定型レポート作成といった反復作業をRPAロボットに記憶させ、自動化した結果、これまで数時間かかっていた作業が数分で完了するようになり、経理部門全体の残業時間を月平均で約30%削減することに成功しました。
担当者は、空いた時間を予算管理や原価分析といった高度な業務に充てられるようになったといいます。
事例2：アウトソーシング活用で総務・人事の固定費を削減（ITサービス業）
急成長中のあるITサービス企業では、事業規模の拡大に伴い、総務や人事といったバックオフィスの業務量が急増していました。
専任の担当者を複数名採用するほどの予算がなかったため、既存の従業員が兼務で対応していましたが、業務品質の低下や対応の遅れが問題となっていました。
そこで同社は、備品管理や入退社手続き、勤怠管理といった定型的なバックオフィス業務を、オンラインアシスタントサービスへアウトソーシングすることにします。
その結果、新たに担当者を採用することなくバックオフィス業務の増加に対応できるようになりました。
固定費である人件費を抑制しながら、プロによる質の高いサポートを受けられるようになり、従業員がコア業務に集中できるようになったという成功例です。
事例3：ペーパーレス化とフリーアドレス化でオフィス関連コストを削減（広告代理店）
ある広告代理店では、紙の資料や契約書が多く、オフィススペースが書類の保管場所で圧迫されていました。
また、コロナ禍を機にテレワークを導入したものの、固定席がそのまま残っており、スペースの無駄も発生していました。
そこで、同社は契約書の電子化やクラウドストレージの活用を徹底し、ペーパーレス化を推進しました。
同時に、オフィスを縮小移転し、固定席を廃止してフリーアドレス制を導入しました。
その結果、オフィス賃料、コピー用紙代、印刷関連費用、書類保管コストなどを大幅に削減することに成功しました。
従業員からも、書類を探す手間がなくなり、柔軟な働き方ができるようになったと好評を得ています。
バックオフィスのコスト削減には『Chatwork アシスタント』がおすすめ！
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採用や教育の手間とコストを一切かけることなく、バックオフィス業務の即戦力となる人材を確保できる点は大きなメリットです。
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『Chatwork アシスタント』は時間単位で契約できるため、「今月は経理業務を20時間、来月は人事関連を10時間」といったように、依頼する業務内容と量を毎月柔軟に変更できます。
特定の業務に縛られず、業務の繁閑や企業のフェーズなどに合わせてリソースを最適化できます。
3. リーズナブルな料金体系
正社員を一人雇用する場合や、大規模なBPOを導入する場合と比較して、月額数万円からという低コストで利用を開始できるのも利点です。
人件費の固定費化を防ぎ、必要な分だけ費用を支払うため無駄がなく、コストを抑えながらバックオフィス体制を強化したい企業にとって費用対効果の高い選択肢と言えます。
4. 幅広い業務への対応力
経理の記帳代行から、採用のスカウトメール配信、総務の備品管理、役員のスケジュール調整など、バックオフィス業務全般に幅広く対応可能です。
複数の業務を一つの窓口からまとめて依頼できるため、管理の手間が省けます。
5. Chatworkによる円滑な連携
アシスタントとの業務連絡やデータ共有は、すべてビジネスチャット「Chatwork」で完結します。
依頼したい業務ごと、部門ごとにグループチャットを作成して連絡を取り合えば、連携や進捗管理がスムーズです。
