バックオフィスの外注を徹底解説！外注に向いた企業の特徴や導入の流れ、外注先選びのコツも紹介

この記事では、バックオフィスの課題解決に有効な手段である「バックオフィスの外注（アウトソーシング）」について解説します。バックオフィス業務の課題や外注のメリット・デメリット、外注に向いている企業・向いていない企業の特徴、外注先の選び方などを紹介するため、ぜひ参考にしてください。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、企業活動において顧客と直接的な接点を持たない間接部門や、その業務全般を指す言葉です。

例えば、営業やマーケティング、販売といった、直接的に企業の売上を生み出す部門を「フロントオフィス」と呼ぶのに対し、バックオフィスは、それらのフロントオフィスの活動を後方から支援する役割を担います。

バックオフィスが担当する業務は多岐にわたりますが、主な部門としては以下のようなものが挙げられます。

• 経理・財務：日々の記帳、請求書発行、入出金管理、経費精算、月次・年次決算、資金繰り管理など。

• 人事・労務：従業員の採用活動、勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、入退社管理、人材育成、人事評価制度の運用など。

• 総務：オフィスの備品・施設管理、受付・電話対応、文書管理、契約書管理、社内規程の整備、福利厚生の運用、社内イベントの企画・運営など。

• 法務：契約書の作成・レビュー、法令遵守（コンプライアンス）体制の構築、知的財産管理、トラブル対応など。

• 情報システム：社内ITインフラの構築・運用・保守、セキュリティ対策、ヘルプデスク業務など。

これらの業務は、直接的な利益を生み出すわけではありませんが、企業の運営基盤を支え、従業員が働きやすい環境を整え、フロントオフィスの活動を円滑にするためになくてはならない重要な役割を果たしています。

バックオフィスの業務品質と効率性が、企業全体の生産性と競争力に大きな影響を与えると言っても過言ではありません。

バックオフィスの外注が注目されている背景

近年、バックオフィス業務を外部の専門業者に委託する「外注（アウトソーシング）」を活用する企業が増えています。

なぜ今、バックオフィスの外注が注目されているのでしょうか。

その背景には、現代の企業が直面するいくつかの深刻な課題があります。

1. 深刻化する人手不足

少子高齢化に伴う労働人口の減少により、多くの業界で人手不足が深刻な経営課題となっています。

特に、経理や労務といった専門知識が求められるバックオフィス人材は、採用がますます困難になっています。

自社だけで必要な人材を確保・維持することが難しくなる中で、外部のリソースを活用する外部委託が、人手不足を補う有効な手段として注目されています。

2. コア業務への集中ニーズ

企業の競争が激化する中で、持続的に成長していくためには、限られた経営資源（ヒト・モノ・カネ）を自社の強みである「コア業務」に集中させることが不可欠である、という考え方が経営の主流になっています。

バックオフィス業務は不可欠ですが、直接的に利益を生み出すわけではないノンコア業務です。

このノンコア業務を外部のプロフェッショナルに任せることで、社内の優秀な人材を企画、開発、営業といった事業の根幹をなす業務にシフトさせ、企業全体の生産性を向上させたいという戦略的なニーズが高まっています。

3. 法改正への対応と業務の複雑化

近年、インボイス制度や改正電子帳簿保存法、働き方改革関連法など、バックオフィス業務に関連する法改正が相次いでいます。

これらの新しい制度に対応するためには、新たな知識の習得や、業務フローの見直し、システムの導入などが必要となり、業務はより一層複雑化・高度化しています。

社内のリソースだけで、これらの法改正に迅速かつ正確に対応し続けることが大きな負担となっており、専門家への外部委託の需要を後押ししています。

4. DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進

多くの企業がDXを推進し、デジタル技術を活用した業務改革に取り組んでいます。

バックオフィス業務は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）、クラウドサービスといった最新技術との親和性が高い領域です。

専門的なノウハウを持つ外部のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスなどを活用することは、自社でシステム開発を行うことなく、最新のテクノロジーの恩恵を受け、バックオフィスのDXを加速させることにもつながります。

5. 働き方の多様化への対応

テレワークやリモートワークが普及し、多様な働き方が求められるようになりました。

しかし、紙の書類や押印文化が根強く残るバックオフィス業務は、在宅勤務の障壁となりがちです。

ペーパーレス化やクラウド化を前提とした外部委託サービスを導入することで、自社のバックオフィス部門の働き方改革を推進するきっかけにもなります。

バックオフィス業務によくある課題

多くの企業では、バックオフィス業務に関して共通した課題を抱えています。

特に、以下のような課題は外注を検討する直接的な動機となります。

1. 業務の属人化

経理や労務といった専門性の高い業務が、特定のベテラン担当者一人の知識や経験に依存してしまう「属人化」は、多くの企業で見られる課題です。

業務の手順がマニュアル化されておらず、その担当者が休んだり退職したりすると、業務が完全に停止してしまうという大きなリスクを抱えています。

2. 業務の非効率性

いまだに紙の書類やFAXでのやり取り、Excelでの手作業によるデータ入力・転記といった、アナログで非効率な業務プロセスが残っているケースは少なくありません。

本来であればITツールで自動化できるはずの定型業務に、多くの人手と時間が費やされており、バックオフィス部門全体の生産性が低下しています。

3. 人材の採用難と定着率の低さ

前述の通り、バックオフィスの専門人材の採用は困難になっています。

また、非効率な定型業務ばかりを任されることで、従業員のモチベーションが低下し、スキルアップやキャリア形成を求めて離職してしまうという、定着率の低さも課題となっています。

4. コストの増大

バックオフィス業務は直接的な利益を生み出さないため、人件費やシステム維持費などが「コスト」として認識されがちです。

非効率な業務プロセスを放置したままでは、無駄な人件費（残業代など）や諸経費がかさみ、企業全体の利益を圧迫する要因となります。

5. 法改正への対応遅れ

専任の担当者がいない、あるいは他の業務と兼務している場合、頻繁に行われる法改正の情報を正確にキャッチアップし、期限までに業務フローを変更することが間に合わないという課題があります。

対応が遅れると、行政指導や追徴課税といったコンプライアンス上のリスクにつながります。

バックオフィスの外注に向いている企業

バックオフィスの外注は、特に以下のような課題や特徴を持つ企業にとって、大きな導入効果が期待できます。

1. 中小企業・スタートアップ企業

専任の経理担当者や人事担当者を雇用するほどの経営体力や業務量がない企業にとって、外注は非常に有効な選択肢です。

採用や教育にかかるコストと手間をかけることなく、月額数万円からの低コストで、プロによる高品質なバックオフィス機能を構築することができます。

経営者自身がバックオフィス業務を兼務している場合、その負担から解放され、本業の経営に集中できます。

2. 成長フェーズにある企業

事業が急拡大している企業では、売上の増加に伴い、請求書発行や入金管理、従業員の入退社手続きといったバックオフィス業務も比例して急増します。

社内の管理体制の構築が事業の成長スピードに追いつかない場合に、外注サービスを活用することで、増加する業務量にスムーズに対応し、成長のボトルネックを解消できます。

3. コア業務にリソースを集中させたい企業

「自社の強みは製品開発力にある」「営業活動にもっと人員を割きたい」といったように、経営資源をコア業務に集中させ、競争力を高めたいと考える企業です。

定型的なノンコア業務を外部に委託することで、社内の貴重な人材を、企業の成長により直結する業務へと再配置できます。

4. 属人化の解消と業務標準化を目指す企業

特定の担当者の退職によって業務が停止するリスクを抱えている企業や、業務プロセスが標準化されておらず、非効率だと感じている企業です。

外部に委託する過程で、業務プロセスの可視化と標準化が強制的に進むため、属人化の解消と業務品質の安定化を同時に実現できます。

5. 専門性の高い業務品質を求める企業

法改正への確実な対応や、ミスのない正確な経理処理など、自社で行うには不安が残る専門性の高い業務品質を求める企業です。

専門家や専門の会社に任せることで、業務の正確性を担保し、コンプライアンスリスクを低減できます。

バックオフィスの外注に向いていない企業

多くのメリットがある一方で、バックオフィスの外注が必ずしも最適とは言えない、あるいは導入に慎重な検討が必要な企業も存在します。

1. 業務プロセスが一切標準化されていない企業

業務の手順やルールが担当者ごとに異なり、マニュアルなども一切整備されていない状態で、そのまま「丸投げ」しようとする企業です。

このような場合、外注先も業務を遂行することができず、かえって混乱を招きます。

外注を検討する前に、最低限の業務プロセスの可視化と標準化（何を・いつまでに・どうするか）を、社内で行う必要があります。

2. コア業務とノンコア業務の切り分けが困難な企業

バックオフィス業務が、企業の根幹となるコア業務や、経営の意思決定と密接不可分に結びついている場合、安易な外注はリスクを伴います。

例えば、特殊なノウハウが求められる顧客対応や、経営戦略と一体となった財務管理などです。

どこまでを外部に委託し、どこを社内に残すべきか、慎重な切り分けが求められます。

3. 極めて高度な機密情報を扱う企業

業務上、国家機密や、企業の存亡に関わるトップシークレット情報を日常的に取り扱う必要がある場合、外部に委託することによる情報漏洩リスクを許容できないケースがあります。

一般的な外注サービスでは対応が難しく、極めて高度なセキュリティ要件を満たす専門の受託先を選定する必要があります。

バックオフィス外注のメリット

バックオフィス業務を外部に委託することには、コスト面以外にも多くのメリットがあります。

ここでは、代表的なメリットを5つご紹介します。

1. コスト削減（人件費・採用費・設備費）

バックオフィス担当者を自社で直接雇用する場合、給与や社会保険料といった人件費だけでなく、採用にかかる費用、教育にかかる費用、PCやデスクといった設備費など、多くの固定費が発生します。

外注（アウトソーシング）を活用すれば、これらのコストを、必要な分だけの変動費として管理できます。

多くの場合、専門業者が持つ規模の経済や効率化されたプロセスのおかげで、自社で運用するよりもトータルの費用を安く抑えることが可能です。

2. コア業務へのリソース集中

企業が持つ経営資源（ヒト・モノ・カネ）は有限です。

経理や総務といった、直接的に利益を生み出さないノンコア業務を外部に委託することで、社内の貴重な人材を、商品開発、営業活動、マーケティングといった、企業の競争力の源泉となるコア業務に集中させることができます。

事業の成長スピードを加速させます。

3. 専門性の高い業務の品質確保

外注サービスを提供する企業は、その分野のプロフェッショナルです。

豊富な経験と専門知識、最新の技術やノウハウを持っています。

自社で専門人材を育成するには時間もコストもかかりますが、外注を活用すれば、高い専門性を持つチームの力をすぐに活用できます。

業務の正確性や品質が向上し、法改正などへの対応漏れも防げます。

4. 人手不足の解消と属人化の防止

慢性的な人手不足に悩む企業にとって、外注は有効な解決策です。

採用活動を行うことなく、必要な業務を遂行するためのリソースを確保できます。

また、業務は委託先の組織として、標準化されたマニュアルに基づいて運用されるため、特定の担当者にしか業務がわからない「属人化」を防ぎます。

担当者の急な休職や退職によって業務が滞るリスクを解消し、安定した業務体制を維持できます。

5. 業務の繁閑への柔軟な対応

決算期や採用シーズン、年末調整など、バックオフィス業務には特定の時期に業務量が急増する「繁閑差」があります。

アウトソーシングを活用すれば、繁忙期だけ依頼する業務量を増やすといった柔軟な対応が可能です。

固定の人員を抱えることなく、業務量の変動に合わせた最適なリソース配分を実現できます。

バックオフィス外注のデメリット

多くのメリットがある一方で、バックオフィスの外注にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。

これらを事前に理解し、対策を講じることが成功の鍵となります。

1. 情報漏洩のリスク

業務を外部に委託するということは、経理データ、従業員の個人情報、顧客情報といった、企業の機密情報を外部の業者と共有することを意味します。

委託先のセキュリティ管理体制が不十分な場合、これらの情報が外部に漏洩するリスクはゼロではありません。

情報漏洩は企業の信用を著しく損なうため、依頼先のセキュリティ対策は厳しくチェックすることが不可欠です。

2. 知識・ノウハウの蓄積が困難

業務プロセス全体を外部に委託してしまうと、その業務に関する詳細な知識や、イレギュラーな事態への対応経験といったノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

将来的に業務を内製化したいと考えた際に、一から体制を構築し直す必要が生じる可能性があります。

完全に任せきりにするのではなく、委託先から定期的に業務報告を受け、プロセスを可視化しておく工夫が必要です。

3. コミュニケーションコストとタイムラグ

外部の業者と連携するため、社内であれば口頭で済むような簡単な確認や相談にも、電話やメール、チャットなどを介したやり取りが必要になります。

意思疎通に時間がかかったり、緊急の依頼にすぐに対応してもらえなかったりする可能性があります。

円滑な連携を図るための、明確なコミュニケーションルールの設定が必要です。

4. 業務プロセスのブラックボックス化

委託先に業務を任せきりにしてしまうと、その業務が具体的にどのような手順で行われているのか、社内の誰も把握できなくなる「ブラックボックス化」に陥る危険性があります。

ブラックボックス化すると、業務改善の機会を失ったり、トラブル発生時の原因究明が困難になったりする可能性があります。

5. 対応範囲が限定される可能性

外注サービスは、標準化された業務フローに基づいて効率的に作業を進めることで、コストを抑えています。

そのため、企業独自の特殊なルールや急な仕様変更といったイレギュラーな対応には追加料金が発生したり、そもそも対応してもらえなかったりする場合があります。

バックオフィス外注の流れ

続いて、バックオフィスの外注を導入する際の一般的なステップをご紹介します。

ステップ1：現状分析と目的設定

まず、自社のバックオフィス業務の現状を可視化します。

「どの業務に」「誰が」「どれだけの時間」をかけているのかを洗い出します。

その上で、「人手不足の解消」「コスト削減」「属人化の解消」など、「何のために外注するのか」という目的を明確に設定します。

ステップ2：外注する業務範囲の決定

設定した目的を達成するために、どの業務を外部に委託するか、その範囲を具体的に決定します。

「記帳代行だけを依頼する」のか、「経理業務をまるごと委託する」のか、業務の切り分けを行います。

社内に残す業務との連携方法も検討します。

ステップ3：外注先の選定と比較

決定した業務範囲に対応可能な外注先を複数リストアップし、情報収集を行います。

各社のサービス内容、料金、実績、セキュリティ体制などを比較し、いくつかの候補に絞ります。

候補となった会社には問い合わせを行い、RFP（提案依頼書）を送付して、具体的な提案と見積もりを依頼します。

ステップ4：契約の締結

見積もり内容や担当者との面談を通じて、自社のニーズに最も合致した外注先を決定し、契約を締結します。

契約前には、業務範囲、責任の所在、料金、秘密保持義務、解約条件などを契約書で詳細に確認します。

ステップ5：業務の引き継ぎとマニュアル整備

契約後、実際の業務を外注先に引き継ぎます。

現在の業務フローや、社内ルール、使用しているシステムの情報などを詳細に伝えます。

この過程で、業務マニュアルを整備・更新しておくことで、スムーズな引き継ぎと業務の標準化が可能になります。

ステップ6：運用開始と定期的なモニタリング

外注先による業務運用を開始します。

導入後も、定期的にミーティングの場を設け、業務の進捗状況や課題について情報共有を行います。

設定したKPI（重要業績評価指標）が達成できているかを測定し、評価します。

評価結果をもとに、必要に応じて業務プロセスの改善や委託範囲の見直しを行い、継続的に外注の効果を高めていきます。

バックオフィス外注先を選ぶ際の注意

自社に最適な外注パートナーを見つけるためには、いくつかの注意点があります。

1. 費用（料金）だけで選ばない

料金の安さは魅力的な要素ですが、安さだけを基準に選ぶのは危険です。

格安のサービスは、業務品質が低かったり、セキュリティ対策が不十分であったり、必要な業務がオプション扱いであったりする可能性があります。

料金だけでなく、サービス内容、専門性、サポート体制などを総合的に比較し、費用対効果で判断することが重要です。

2. 適したサービスの種類を見極める

自社の課題が、業務プロセス全体の非効率性にある場合は、業務改善までを担うBPOサービスが適しています。

一方で、業務プロセスは確立しているが、単に人手が足りないという場合は、オンラインアシスタントサービスなどの部分的なアウトソーシングの方が、コストを抑えられ、柔軟に対応できる場合があります。

自社の課題の深さに合わせて、適切なサービス形態を選びましょう。

3. フリーランスへの依頼は慎重に

フリーランスへの直接委託は、コストを抑えられるメリットがありますが、リスクも伴います。

法人と異なり、セキュリティ体制や業務の継続性（急な病気などによる停止リスク）が、個人の信用や能力に依存します。

機密情報を扱う業務や、長期的な安定運用が求められる業務の委託は、法人格を持つ専門会社やサービスを選ぶ方が安心です。

4. コミュニケーションの相性を確認する

業務を円滑に進める上で、外注先の担当者とのコミュニケーションの相性は非常に重要です。

問い合わせに対するレスポンスは迅速か、説明は丁寧でわかりやすいか、こちらの意図を正確に汲み取ってくれるかなどを、契約前のやり取りの中で見極めましょう。

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まとめ

本記事では、バックオフィスの外注について詳しく解説しました。

企業の成長を支えるバックオフィス業務には、多くの課題が潜んでいます。

本記事でご紹介した内容を参考に、自社に合った外注先を探してみてはいかがでしょうか。