ビジネスチャット導入のメリットとは？事例と成功ポイントも解説

業務上の連絡をするときには、これまでは口頭やメモ、電話やメールなどの方法が一般的でしたが、「ビジネスチャット」の導入が進んでいます。

まだ、ビジネスチャットを今後導入したいと検討しているところも多いでしょう。

ビジネスチャットの導入の際に知っておきたい導入メリットと導入を成功させるポイントについて解説していきます。

ビジネスチャット導入率はどれぐらい？

ビジネスチャットとは、短文で簡単な業務上のコミュニケーションを取れるチャットツールのことです。

ビジネスチャットはプライベートチャットとは異なり、ビジネスに特化した機能が備わっており、セキュリティ面でも安心して使えて、社内での連絡はもちろん、社外の人ともコミュニケーションを取ることができます。

伊藤忠テクノソリューションズでは、2017年2月に、ビジネスチャットツール導入実態調査[※1]を実施しました。

この調査結果によると、ビジネスチャットを全社で導入している企業は約12％、一部で導入している企業が16％という結果でした。

全社と一部を合わせると、ビジネスチャットの導入率は30％弱となります。

一方で諸外国では、日本よりも積極的にビジネスチャットを利用する傾向が強いです。

アメリカやイギリス、ドイツなどではビジネスチャットの導入率が5割を超えています。

テレワークなども普及している諸外国では積極的に利用されており、なくてはならないツールとなっているようです。

ビジネスチャット導入のメリット

ビジネスチャットには、メールや電話などの従来のコミュニケーションツールとは違ったメリットがあります。

ビジネスチャット導入のメリットを見てみましょう。

短文で会話のようなやりとりができる

ビジネスチャットでは、メールと比べてコミュニケーションが円滑におこなえるのがメリットのひとつです。

メールの場合には送信するたびに、「いつもお世話になっております」などの定型的な挨拶文が必要ですし、比較的長文でのやりとりになりがちですが、ビジネスチャットなら単刀直入に会話調で要件を伝えられます。

複数人への情報共有が簡単にできる

複数の相手に同じ要件を伝えたいときには、メールの場合はそのつど、「TO」や「CC」、「BCC」などの設定が必要ですが、ビジネスチャットなら設定をしなくても、同じグループチャットに入っている人全員に情報を共有できます。

もちろん、内容によっては、個別チャットとの使い分けも可能です。

記録に残せる

口頭や電話で情報を伝えた際に、言葉で正しく伝えられているか、伝え漏れがないか不安に思ったことはないでしょうか。

また、後から正しく伝わっていないことがわかり「言った、言わない」のトラブルに巻き込まれてしまうこともあります。

ビジネスチャットは、テキストで入力の記録が残るため、口頭よりも正しく相手の記憶に残り、そのため社内だけでなく社外の取引先とのやりとりにも活用できます。

迷惑メール・スパムメールがこない

大事なメールが迷惑メールに埋もれてしまったり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまったりすることもあります。

また、標的型攻撃メールやフィッシングメールなどの被害にあう可能性もあり、セキュリティ対策が必須となります。

その点、ビジネスチャットなら、発信できるメンバーが限られているので迷惑なメッセージが送られてくることはありません。

相手の時間を無理やり奪うことがない

ビジネスチャットは電話と違って、突然相手の時間を奪うこともありません。

つまり自分の時間も無理やり相手に奪われない、ということにもつながります。

電話は相手の状況にかかわらず即時対応を要しますが、ビジネスチャットを利用する場合は緊急性が高い内容を取り扱わないなどの配慮が必要です。

もちろん、緊急時の連絡も必要ではありますので、その場合はビジネスチャットではなく電話でおこなうといいでしょう。

ビジネスチャット導入を成功させるポイント

ビジネスチャットはただ導入すればいいものではなく、効果的に利用するためには適切な準備や運用が必要です。

ビジネスチャットを導入する上で注意すべきポイントについて見てみましょう。

導入推進体制を整える

導入にあたって、導入推進担当者が明確になっていることは重要です。

導入定着の旗振り役は課題のヒアリングや活用状況の確認などを実施し、自社での利用の状況を把握します。

加えて、アカウントの発行管理をする人や、現場への使い方のレクチャーをする人など、旗振り役をサポートする役割として、担当を整えられるとよいでしょう。

導入目的を明確にする

どんな目的で何を解決したいのかはっきりさせた上で、ビジネスチャットを導入するようにしましょう。

目的がはっきりしていないと、導入してもあまり使われなくなってしまう可能性が高いです。

また、既存のツールがある場合には、目的別に使い分けなども考えておく必要があります。

運用ルール、利用範囲を明確にする

組織での導入をはじめるときには、運用ルールを周知することで混乱を避けることができます。

アカウントの発行管理ルールだけではなく、グループチャット作成時の命名ルールや、メッセージの送受信時間に関わるルール（深夜には送信しないなど）、各自のプロフィール設定ルールなど、スムーズな運用を実現するために事前に決めておきましょう。

既存のツールとの使い分けを検討する

ビジネスチャットを導入したからといって、今まで使っていた手段をいきなり無くしてしまうと、現場は混乱してしまうでしょう。

電話は緊急性が高い時、メールは社外のお客様とのやりとりに、などコミュニケーション相手と用途を明確にし、適切な使い分けを考えておきましょう。

社内トレーニングを実施する

初めて利用するツールというのは、誰でも使いこなせるようになるまで、ある程度は時間がかかります。

使い方を覚えるのに、ほかの社員よりも時間がかかってしまう人もいるでしょう。

そのことを考慮しておく必要があります。導入直後から全員が便利さを享受できるというわけではありません。

早く全員が使いこなせるように、説明会の実施や質問の受付などの体制を整える必要があります。

ビジネスチャット「Chatwork」の導入事例

ビジネスチャットの「Chatwork」を導入している企業の事例についてご紹介します。

そのほかの企業のChatwork導入事例については、「Chatworkの導入事例」でも確認できます。

Chatworkなら、これまでメールや電話でおこなっていたことをChatworkだけで済ますことができ効率化になります。

会議をするときにもChatworkの機能であるWeb会議機能を使えば、同じ場所に集まる必要はなく、テレワークにも活用できます。

大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準が備わっているため、Chatwork導入事例を参考にしてご検討ください

株式会社アービックの場合

賃貸物件の仲介・管理をおこなう株式会社アービックではお客様との応対中に電話が鳴ることが多かったため、その解決策としてChatworkを導入しました。

業務連絡をできるだけChatworkでおこなうようにしたところ、電話の回数が大きく減りました。

さらに、残業が減ったこともChatwork導入で改善できた点のひとつです。

メールでの連絡よりも既読率が上がり、社員のセキュリティに対する認識も変わってきました。

株式会社ガーデンの場合

飲食店を中心に13ブランド、215店舗を展開する株式会社ガーデンでは、以前までは情報共有にプライベート用のSNSを使用していましたが、セキュリティや管理の問題があり、Chatworkに移行しました。

導入後は、アルバイトやシニアスタッフなども円滑に使いこなせるようになったそうです。

店長会議ではLIVE機能を利用してテレビ会議にするなどして、業務を大幅に効率化できました。普段の情報のやりとりもしやすくなったそうです。

ビジネスチャットを導入するならChatwork

ビジネスチャットの導入率は欧米に比べるとまだそう高くありませんが、導入すれば業務を大幅に効率化できます。

グループチャット機能や送信後の編集など、メールではできない機能も備わっており、プライベート用のSNSのようなセキュリティ上の不安もありません。

社内全体へ浸透させることと、利用にあたってのルール作りをした上でぜひビジネスチャットの導入を検討してみてください。

ビジネスチャットの導入をご検討であれば、Chatworkをお試しください。

Chatworkは無料で利用でき試験的に導入する際にも適しています。

また、チャット機能以外にも業務効率化やテレワーク導入にも活用できる、Web会議機能、タスク管理機能、ファイル共有機能などが備わっており、Chatworkはコミュニケーションツールとしてだけでなく幅広い活用が可能です。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

［※1］出典：大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査