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ビジネスチャットで挨拶は必要？シーン別の例文やマナーを詳しく解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
メールよりも気軽なコミュニケーションとされるビジネスチャットですが、使用する上で挨拶が必要となるシチュエーションもあります。
今回は、ビジネスチャットで挨拶が重要とされる理由や、挨拶以外の基本マナー、シーン別の挨拶例文などを紹介します。
ビジネスチャットで「初めての挨拶」が重要な理由
ビジネスチャットにおいて、とくに重要なのは「初めての挨拶」です。
ここでは、その理由を3つ解説します。
挨拶はビジネスの基本中の基本
挨拶は、相手との心の距離を縮めるコミュニケーションです。
プライベートの挨拶も重要ですが、ビジネスにおいては、信頼のおける相手かどうかを挨拶の内容や有無で判断することもあります。
挨拶はビジネスの基本ともされており、対面・非対面、社内外問わず、好印象を与えることが求められます。
チャットでも最初の一言が重要
ビジネスチャットでも挨拶は重要であり、とくに最初の一言は相手からの印象を左右します。
最初の印象がのちの評価に影響を与えるという「初頭効果」と呼ばれる心理効果があります。
たとえば、初対面で雑な挨拶だった人が仕事でミスをすると「やっぱり信用できないと思った」などと思ってしまう一方、明るく丁寧な挨拶をしてくれた人のミスに対しては「あの人がミスするなんて意外だ。疲れていたのかも」のように、ポジティブな評価になりやすいという心理効果を指します。
相手との関係性をよいものにしたいのであれば、最初から丁寧な挨拶を心がけることが重要です。
ビジネスチャットにおける挨拶の基本マナー
次に、ビジネスチャットにおける挨拶の基本マナーを紹介します。
文章は短すぎず・長すぎず
ビジネスチャットで送る文章は、短すぎず長すぎないことを意識しましょう。
短すぎると、相手に意図が上手く伝わらなかったり冷たい印象を与えたりしてしまいます。
一方、長文だとコミュニケーションのテンポが悪くなったり読みづらさを感じさせたりするおそれがあります。
そのため、シンプルで読みやすく、要件が伝わるほど良い長さの文章を意識しましょう。
送るタイミングと時間帯に注意
ビジネスチャットでは、メッセージを送るタイミングや時間帯に注意しましょう。
たとえば、業務時間外にメッセージを送ると、相手のプライベートを侵害してしまうおそれがあります。
また、一定時間が経っても返信がないからといって、相手へ返信を催促することが負担となるケースもあるでしょう。
基本的には、業務時間外にメッセージは送らないこと、即返信を求めないことがマナーです。
やむを得ず時間外の連絡や返信の催促をおこなう場合は、「業務終了後に失礼します」「緊急ですので早めの返信をお願いします」などと一言添えると、相手も理解してくれる可能性が高まります。
情報量は適切に
ひとつのメッセージにあれもこれもと情報を詰め込むことは避け、適切な情報量に留めましょう。
情報が多くなりそうな場合は、チャットの装飾機能を使って見やすくしたり、ファイルにまとめて添付したりすると、理解してもらいやすくなるでしょう。
絵文字・スタンプ・リアクションを上手に使う
ビジネスチャットには、絵文字やスタンプ、リアクション機能が備わっています。
文章の最後に絵文字をつけたり、スタンプを送ったり、相手のチャットにリアクションをしたりすることができ、気軽に感情を伝えられます。
また、メッセージを読んでもらったことを確認したい場合や、賛成・反対を表明してほしい場合などにもリアクション機能が使えます。
ビジネスチャット「Chatwork」には、「了解」「ありがとう」「すごい」など、豊富なリアクションの種類があるため、活用してみるとよいでしょう。
必要ならチャット以外も選択肢に
やり取りの内容やシチュエーションによって、チャット以外のほうが効率的であると考えられる場合は、ほかの手段に切り替えましょう。
たとえば、複雑な業務の指示を出す際にはビデオ通話や対面コミュニケーションにする、長文メッセージの場合はメールを使うなどが挙げられます。
【シーン別】ビジネスチャットで使える挨拶例文まとめ
続いて、ビジネスチャットで使える簡単な挨拶文をシーン別に紹介します。
相手に好印象を与えられるように、各シーンにおける挨拶のポイントを押さえておきましょう。
シーン①個人への挨拶
個人へ挨拶する場合は、相手との関係性に応じて言葉遣いを変える必要があります。
相手が上司や目上の人であればフォーマルさを意識した挨拶、相手が同僚・後輩であれば親しみやすさのある挨拶にするとよいでしょう。
【例文（フォーマルな挨拶）】
初めまして、〇〇と申します。
これからご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
【例文（カジュアルな挨拶）】
初めまして、〇〇です。
いろいろ相談できたら嬉しいです。
よろしくお願いします！
シーン②プロジェクトチームへの挨拶
プロジェクトチームの一員として挨拶する際には、名前とともに意気込みも伝えると、前向きな姿勢を表現できます。
【例文】
初めまして、〇〇と申します。
チームの一員として、プロジェクトの成功に精一杯尽力できればと思いますので、これからよろしくお願いいたします！
シーン③社外の人への挨拶
社外の人へ挨拶する際にも丁寧さを意識し、自分が誰か、どのような経緯でチャットを送ったのかを伝えましょう。
【例文】
いつも大変お世話になっております。株式会社××の〇〇と申します。
このたび新たに〇〇から担当を引き継ぐこととなりましたので、ご挨拶させていただきました。
精一杯お力添えいたしますので、今後ともよろしくお願いいたします。
シーン④部署・社内全体への挨拶
新たな部署へ配属された場合や、入社・転職した場合には、部署・社内全体への挨拶が求められるケースがあります。
名前と職歴、意気込みなどを伝えましょう。
【例文】
初めまして、本日より営業部に配属となりました〇〇です。
以前は総務部だったので、営業は初めてですが、一日でも早く戦力になれるように頑張ります。
ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
シーン⑤英語での挨拶
企業や配属される部署、参画するプロジェクトなどによっては、英語での挨拶が求められる場合もあります。
＞ビジネスチャットで役立つ英語・フレーズに関する記事はこちら
【例文】
Nice to meet you! It's a pleasure to connect with you.（初めまして！お会いできて光栄です。）
ビジネスチャットでの挨拶がもたらすメリット
ここでは、ビジネスチャット上で挨拶をするメリットについて説明します。
ビジネスを円滑にスタートできる
相手が初対面である場合、適切な挨拶からコミュニケーションを始めることで、よい印象につながります。
印象のよい相手とはポジティブな関係を築けることが多く、ビジネスも円滑にスタートできるでしょう。
信頼感や安心感を与えられる
挨拶によって、相手に信頼感や安心感を与えることもできます。
逆に考えれば、挨拶ができない人は仕事もいい加減だと思われるおそれがあるため、常に適切な挨拶を心がけましょう。
「きちんとコミュニケーションをとれる人」と認識してもらうことができれば、ビジネス上の関係性も深めていけます。
心理的安全性が高まる
挨拶によって信頼関係が深まると、お互いの心理的安全性が高まります。
心理的安全性が低い状態では「反対意見をいったら嫌われるかもしれない」「こんな意見は一蹴されるかもしれない」などと考えてしまい、ビジネスを停滞させてしまうおそれがあります。
一方、心理的安全性が高い状態でコミュニケーションを取れれば、お互いを信頼しているからこそ忌憚ない意見を言うことができ、円滑なビジネスにつながります。
ビジネスチャットの挨拶は「Chatwork（チャットワーク）」で実践しよう
ビジネスチャットでおこなう挨拶は、信頼関係の構築や円滑なビジネスに役立ちます。
ビジネスチャットにおいては、チャットの文量を適切にする、連絡時間に配慮するなどのマナーもあわせて意識しましょう。
ビジネスチャットで挨拶を実践するなら、「Chatwork」がおすすめです。
前述のように、Chatworkには豊富なリアクション機能があり、クリックひとつでさまざまな感情を伝えられます。
挨拶文に絵文字をつければ、人柄や親しみやすさも感じてもらえるでしょう。
また、プロジェクトやチーム単位でチャットグループを作成し、関係者へ一斉に挨拶をすることも可能です。
ビジネスチャットを導入する際には、シンプルで使いやすいChatworkをぜひご活用ください。
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