ビジネスチャットの安全性に注目！セキュリティ機能やツール選びのポイントを解説

ビジネスチャットでは個人情報や機密情報を扱うこともあるため、安全性の高さが重要です。

通信の暗号化や2段階認証などシステムのセキュリティ対策をしっかりチェックしたうえで導入しなければなりません。

また、導入後には社内でセキュリティ対策に取り組む必要があります。

本記事では、ビジネスチャットのセキュリティ機能や、安全性の高いビジネスチャットの選び方を解説します。

ビジネスチャットの安全性が脅かされるリスクとは

ビジネスチャットは情報共有やコミュニケーション活性化に役立つものの、インターネット経由で利用するため、第三者による悪意のある攻撃を受ける可能性があります。

そのため、リスクがないとは言い切れません。

セキュリティ対策を講じるには、ビジネスチャットにまつわるリスクを正しく理解する必要があります。

まずは、次の観点からリスクの発生原因について考えてみましょう。

個人情報漏えいのリスク

ビジネスチャットでは個人情報を扱う機会があるため、個人情報の漏洩リスクがあります。

漏洩の原因はさまざまです。

代表的な原因として、社外に持ち出したパソコンやモバイル端末などの紛失や盗難、誤操作による誤った送信先へのデータ送信などが挙げられます。

個人情報が漏洩すれば、損害賠償請求による金銭的な損失や信頼の失墜、取引先との取引の停止など、会社は多くの損害を被るでしょう。

日本では2020年6月に「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律」が成立し、2022年4月には罰則が引き上げられました。

法律にのっとって会社経営をおこなうという観点からも、ビジネスチャットを利用する際にセキュリティ対策をとり、個人情報保護に努めなければなりません。

アクセス権限に関するリスク

適切にアクセス制限を設定しなければ、閲覧権限がない人でもクラウドサービスやファイルなどにアクセスし、機密情報を閲覧できてしまいます。

これまでも、データベースに外部からアクセスできる状態になっていたために、電子決済サービスを提供する企業から加盟店の情報が漏洩した事例もあります。

システム導入時にアクセス権限を適切に設定していても、メンテナンスやアップデートの際にアクセス制限が変更される場合もあるので注意してください。

第三者が引き起こすリスク

社外で仕事をしていると、家族や第三者がパソコンやタブレット端末の画面を見てしまう可能性があります。

閲覧だけではなく、偶然撮影した写真に画面が写り込み、SNSなどを通じて拡散されるおそれもあります。

たとえ、機密情報を含むオンライン会議の録画を制限していても、スマートフォンで画面を撮影され拡散される可能性もゼロではありません。

オンラインでの仕事・会議の際に潜むリスクについても理解しておきましょう。

＞テレワークで使えるビジネスチャットの選び方に関する記事はこちら

パスワードの設定によるリスク

ビジネスチャットへのログインにはIDとパスワードが必要ですが、パスワードの使い回しによって第三者がログインできてしまうパターンもあります。

いくら社内でIDとパスワードを厳重に管理していても、ほかのサービスで同じIDとパスワードを使用し、そのサービスからIDとパスワードが流出してしまえば意味がありません。

パスワードの使い回しが原因の不正ログインによって、すでに製造業や小売業、金融業など、多くの業界で被害が生じています。

ビジネスチャットのセキュリティの安全性は？

ビジネスチャットは、業務での使用に特化したツールであるため、個人情報や機密情報を扱う前提で開発されています。

そのため、安全性の高いツールと言えるでしょう。

以下では、ビジネスチャットの安全性をチェックするポイントを紹介します。

ビジネスチャットの種類による安全性

ビジネスチャットには大きく分けて、クラウド側とオンプレミス型があります。

クラウド型はベンダーが用意したサーバーにインターネット経由でアクセスし、システムを利用する形式です。

インターネットを介するうえ、不特定多数の人がサーバーにアクセスするため、悪意のある第三者から不正アクセスを受ける可能性があります。

一方、オンプレミス型は自社にサーバーを構築して運営するタイプです。

インターネットに接続せずに利用できるため、セキュリティリスクは低いと言えるでしょう。

ただし、リモートワーク中はサーバーにアクセスできません。

自社でサーバーを構築するので費用が高額になるうえ、サーバーの保守ができる人材の確保も必須です。

そのため、セキュリティ面だけではなく、費用や人材といった観点からツールを選ぶことも大切です。

＞ビジネスチャットのクラウド／オンプレミスの違いに関する記事はこちら

ツール提供側のセキュリティ対策のレベル

ビジネスチャットを開発・提供する企業によって、セキュリティ対策レベルは大きく異なります。

たとえば、ビジネスチャットツール「Chatwork」では、通信の暗号化やIPアドレス制限、脆弱性診断などをおこなっています。

加えて、ユーザーから預かっている情報には、社内の限られたスタッフしかアクセスできません。

各ツールのセキュリティ対策については、公式サイトで公表されているケースが多いため、導入前にチェックしましょう。

複数社のセキュリティ対策を比較し、できる限り安全性の高いシステムを選べば、リスクの低減につながります。

ビジネスチャットの安全性を担保する機能一覧

ここからは多くのビジネスチャットに搭載されているセキュリティ機能を紹介します。

IPアドレス制限

IPアドレス制限とは、事前に登録したIPアドレスを有する端末以外からはアクセスできないようにする仕組みで、外部からの不正アクセスを防止できます。

過去には、セキュリティ対策が不十分な私用デバイスで会社のデータベースなどにアクセスした従業員によって、情報漏洩につながった事例もあります。

IPアドレス制限機能があれば未認証のデバイスからはアクセスができなくなるため、シャドーIT（組織で管理していないデバイスを従業員が使用すること）への対策にも役立ちます。

通信の暗号化

通信の暗号化とは、送信者と受信者の間で送信されたデータを暗号化し、第三者による解読や改ざんを防ぐ機能です。

暗号化には、エンドツーエンド暗号化など、さまざまな種類があります。

回線のハッキングに対応できるうえ、仮に端末を紛失した場合でも通信を暗号化していればデータを盗み見られる心配はありません。

モバイル端末制限

モバイル端末制限とは、あらかじめ登録したモバイル端末以外ではログインできない機能です。

不正なアクセスを防げるうえ、従業員による私用のモバイル端末からのアクセスも防止できます。

端末の紛失・盗難などが発生しても、管理者がその端末の認証を取り消せば該当端末からはアクセスできなくなるため安心です。

管理者権限

管理者権限とは、メンバーの追加や削除、グループチャットの作成やアクセス制限などを管理者のみが実施できるようにする仕組みです。

部外者がビジネスチャットのメンバーに加わると、社外秘の情報も簡単に閲覧することができてしまいます。

したがって情報の漏洩を防ぐには、メンバーの管理が欠かせません。

データアクセス制限

データアクセス制限とは、データにアクセスできるメンバーを制限できる機能です。

メンバーごとにアクセス制限をかけられるだけではなく、部署やプロジェクト単位、デバイスによって制限を変更できます。

限られたメンバーしか機密性の高い情報にアクセスできないようにすれば、情報漏えいの防止に役立ちます。

2段階認証

2段階認証とは、本人確認を2回に分けておこなう機能です。

たとえばビジネスチャットにログインする際に、IDやパスワードのほかに認証コードなどの入力が必要となります。

IDやパスワードが流出しても、2段階認証機能が導入されていれば不正ログインの可能性は限りなく低くなるため、安全性が高まります。

データのバックアップ

データのバックアップとは、ビジネスチャット上でやりとりしたデータをクラウド上やサーバー上に保存する機能です。

誤操作やトラブルにより重要なデータが消失する可能性は、ゼロではありません。

ビジネスチャットを提供する企業が用意したサーバー上などへデータをバックアップしておけば、仮に重要なデータが失われても復旧が可能です。

サーバー監視

サーバー監視とは、データを保存しているサーバーをシステムなどによって監視する機能です。

異常が発生した場合には担当者に通知が届く仕組みになっており、担当者は状況や異常の原因に応じて復旧作業を実施します。

サーバー監視をおこなっているビジネスチャットを導入すれば、異常に早期に気づけるため、重大なトラブルを引き起こす前に手を打つことができます。

ビジネスチャットの安全性を高めるセキュリティ対策とは？

ビジネスチャットを安全に使うには、提供する企業のセキュリティ対策に頼るだけではなく、自社でもセキュリティ対策を実施しなければなりません。

すぐに取り入れられるセキュリティ対策として、以下のようなものがあります。

具体的な方法について解説しましょう。

対策①パスワード管理の徹底

第三者による不正なログインを防ぐには、パスワード管理を厳重におこなってください。

パスワードを決める際は、誕生日など、ほかの人が簡単に推測できる数字や英語の組み合わせはNGです。

自分のIDやパスワードを紙にメモして、パソコンや机に貼っている人もいるかもしれませんが、IDやパスワードの流出につながるので止めましょう。

ログインするときは、ほかの人からIDやパスワードを覗き見られないようにしてください。

とくに、リモートワーク中は注意が必要です。

対策②管理者による定期チェック

管理者は従業員のビジネスチャットの使い方を定期的にチェックしましょう。

たとえば、私用のデバイスを業務に使用すると、ウイルス感染などにより情報漏洩につながる危険があります。

フリーWi-Fiの利用にも、同じような危険が考えられます。

従業員が決められたルールにのっとって利用しているのかを確認するとともに、ウイルス対策ソフトの導入やセキュリティ研修の実施などによって社内のセキュリティ対策を進めましょう。

対策③各種アクセス・権限設定の見直し

システム導入時やメンテナンス後、アップデート後は、必ずアクセス権限の設定を確認してください。

人事異動により、担当者の変更が生じた際も同様です。

アクセス権限を変更しないと、業務とは関係のない人でも個人情報や機密情報、顧客情報にアクセスできてしまいます。

故意に流出させるだけではなく、誤操作による流出が起きるおそれもあるので、必ず設定を見直しましょう。

安全性の高いビジネスチャットを選ぶ3つのポイント

ここからは、セキュリティ対策に注力しているビジネスチャットを選ぶためのポイントをお伝えします。

ポイント①セキュリティ対策が公開されているか

まず、導入前に、ビジネスチャットの公式サイトに掲載されているセキュリティ対策の内容をチェックしてください。

セキュリティ対策について公開されていないサービスはできるだけ避けましょう。

導入を検討しているサービスが複数ある場合は、それぞれのセキュリティ対策を比較することをおすすめします。

ポイント②過去のセキュリティインシデント状況はどうか

ビジネスチャットのなかには、過去にセキュリティインシデントが発生したサービスもあります。

もし発生していたら、具体的な問題や対処法について確認し、セキュリティインシデントが頻発しているサービスは避けたほうがよいかもしれません。

セキュリティインシデントについては公式サイトでは公開されていないケースもあるので、ビジネスチャットを提供する企業に問い合わせるとよいでしょう。

ポイント③セキュリティ機能が使いやすいか

いくらセキュリティ対策に力を入れたシステムであっても、ユーザー側が複雑な操作をしなければセキュリティ対策ができないシステムはおすすめできません。

ビジネスチャットはある程度長期的に使用するツールであるため、ユーザーにとって負担があると、十分なセキュリティ対策につながらないケースもあります。

そのため、セキュリティ関連の機能が使いやすいシステムを選びましょう。

安全性の高いビジネスチャットとして「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめの理由

安全性が高いビジネスチャットを選ぶのであれば、「Chatwork」がおすすめです。

通信の暗号化や脆弱性診断などのセキュリティ対策がとられているうえ、バックアップ体制も整っています。

以下、Chatworkがおすすめできる理由を解説します。

理由①大企業や官公庁も導入するセキュリティ水準

Chatworkは、厳重なセキュリティ対策を求める大企業や官公庁でも導入可能なセキュリティ水準を保っています。

たとえば、Chatwork上でのやりとりに加え、アップロードされたファイルも暗号化しているため、第三者による解読や改ざんを防ぎます。

24時間体制でサーバーの監視をおこなっている点も、Chatworkのメリットといえるでしょう。

監視によって異常の早期発見・対応ができ、情報漏洩を防止します。

理由②管理者機能を強化したプラン

ChatworkはIPアドレス制限など管理者機能を有しており、さらに大企業向けに管理者機能を強化したエンタープライズプランも用意しています。

エンタープライズセールスプランに搭載されている代表的な機能は、社外ユーザー制限や外部SNS制限、モバイル端末制限などです。

ファイル送信・受信を禁止できる機能もあり、情報漏洩や不正ログインの防止に役立つでしょう。

理由③国際セキュリティ基準を満たす運用体制

Chatworkは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格ISO27001や国際規格ISO27017、国際規格ISO27701を取得し、国際的なセキュリティ基準のもとで運用しています。

加えて、公益財団法人金融情報システムセンターが策定した「金融機関等コンピュータシステムの安全対策基準・解説書（第9販）」を満たす運用をおこなっています。

厳格なセキュリティ基準にのっとって運用しているので、取引先や顧客とのやりとりにも安心して使えます。

Chatworkで安全性の高いビジネスチャットを

ビジネスを円滑に進めるうえでビジネスチャットは大きな役割を果たします。

しかし、使い方を誤れば、個人情報や機密情報の漏洩につながり、企業は大きな損害を被ってしまうでしょう。

ビジネスチャットを選ぶ際は、事前にセキュリティ対策を十分に確認しなければなりません。

安心してビジネスチャットを使いたい企業には、Chatworkが適しています。

大企業や官公庁でも導入できる水準のセキュリティ対策を実施しているので、不安なく使えます。

Chatworkは無料で試せるので、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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