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ビジネスチャットは営業の効率化に必須？成果を上げる機能と選び方ガイド
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
営業現場では、情報の共有スピードや正確なタスク管理が成果に直結します。
そんな中、注目されているのがビジネスチャットの活用です。
リアルタイムでの報告や連携、会議やタスク管理まで一元化できることで、営業活動の効率が大きく変わります。
本記事では、営業向けにビジネスチャットを導入するメリットや選定のポイントを詳しく解説します。
ビジネスチャットは営業を効率化するツール？基本を解説
ビジネスチャットは、営業活動の効率化に役立つツールです。
ここでは、ビジネスチャットの概要や営業に役立つ機能について紹介します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットは業務用に設計されたチャットツールであり、従来のメールや電話に代わる新たなコミュニケーション手段として注目されています。
テキストを中心としたやり取りが基本で、リアルタイム性に優れているため、要件のみの連絡や即時の相談・報告に適しています。
個人間の連絡だけでなく、グループ単位での会話やファイルの共有、オンライン会議、タスク管理などにも対応しており、業務のさまざまな場面に対応できる点が特徴です。
とくに営業職にとっては、移動中や外出先でもやり取りしやすいマルチデバイス対応、履歴の蓄積による情報の振り返りや共有のしやすさなどが、業務効率の向上に役立ちます。
どんな機能が営業の役に立つ？
ここでは、ビジネスチャットツール「Chatwork」の搭載機能を例として、営業活動に役立つ機能を紹介します。
まず、グループチャット機能では、商談の進捗や日報、顧客からのフィードバックなどをリアルタイムでチーム全体に共有できます。
営業案件ごとにグループチャットを分ければ、情報の整理や確認、引き継ぎなどが容易になります。
ファイル共有機能では、提案書や見積書などの資料をその場で送付でき、履歴にも残せるため、検索や再確認の際に便利です。
さらに、Chatwork Liveによる音声・ビデオ通話では、チャットからワンクリックで会議を開始できるため、外出中やテレワーク環境でもタイムロスなく打ち合わせが可能です。移動時間の削減や即時対応が実現します。
また、Chatworkのタスク管理機能も見逃せません。
チャット上のメッセージをそのままタスクとして切り出すことができ、担当者や期限の設定によって、やるべきことを確実に可視化できます。
依頼漏れや対応忘れの防止にもつながり、チーム全体の対応力を高めます。
グループチャットやタスク管理機能を組み合わせることで、営業チームのコミュニケーションは加速し、顧客対応のスピードや正確性の向上が期待できます。
営業にビジネスチャットを導入する3つのメリット
続いて、営業にビジネスチャットを導入するメリットについて紹介します。
メリット①業務効率が向上する
ビジネスチャットを活用すると、営業活動上の業務報告や案件管理、情報整理などの手間を大幅に削減できます。
たとえば、客先訪問後にメールや電話でおこなっていた状況報告をビジネスチャットに切り替えることでメッセージによる報告が可能となり、上司や営業メンバーがリアルタイムで情報を把握できます。
また、チャット常にやり取りの履歴が残るため、案件情報を再確認したり、過去の資料や会話を検索したりできる点も利便性が高いポイントです。
グループチャット上に営業活動のノウハウや成功事例を蓄積すれば、チーム全体のスキル共有にもつながり、属人化の防止やナレッジの横展開にも貢献します。
メリット②音声／ビデオ通話で会議ができる
営業職は外出や移動が多く、会議の時間を確保するのが難しい場面も少なくありません。
Chatworkの「Chatwork Live」のような音声・ビデオ通話機能を使えば、出先や自宅からでも打ち合わせに参加でき、テレワークや拠点をまたぐ体制でもコミュニケーションを維持できます。
チャットからそのまま通話を開始できるため、ツールを切り替える手間もなく、商談前の最終確認や緊急の意思決定にも柔軟に対応可能です。
こうした機能により、会議のためのスケジュール調整が容易になり、情報共有のスピードや頻度が高まります。
メリット③履歴を残せる
営業現場では、発言に関する行き違いや、対応の抜け漏れが大きな問題となることがあります。
ビジネスチャットではやり取りの内容がすべて履歴として残るため、口頭や電話よりも記録性に優れています。
さらにChatworkには、メッセージから直接タスクを作成し、担当者や期限を設定できるタスク管理機能が搭載されており、業務の可視化や進捗管理に役立ちます。
営業に最適なビジネスチャットを選ぶ5つのポイント
ここからは、営業用途でビジネスチャットを選ぶ際に押さえておきたい5つのポイントを紹介します。
ポイント①デバイスごとの操作性
ポイント②営業に役立つ機能の有無
ポイント③営業業界への導入実績や信頼性
ポイント④セキュリティ体制
ポイント⑤ほかのツールとの連携性や拡張性
ポイント①デバイスごとの操作性
営業担当者は、オフィスのデスクだけでなく外出先や移動中にビジネスチャットを使う場面も多いため、スマートフォンやタブレットでの操作性は重要なポイントです。
操作画面が見やすく、通知設定やタブの切り替えが直感的におこなえる設計であるかどうかを確認しましょう。
また、パソコンとスマホの切り替えがスムーズであることも、業務効率面の重要な要素です。
営業部内のITリテラシーが一定でない場合はとくに、誰でも迷わず使える操作性であるほど定着率が高まります。
ポイント②営業に役立つ機能の有無
営業活動には、スピード感と確実性が求められるため、以下のような機能が備わっているビジネスチャットであるかどうかをチェックしましょう。
・グループチャット機能
・ファイル共有機能
・音声通話、ビデオ通話（Web会議）機能
・タスク管理機能
・外部ユーザーの招待機能
自社の営業スタイルや課題に合った機能であることもあわせて確認できれば、なおよいでしょう。
ポイント③営業業界への導入実績や信頼性
導入実績や信頼性、導入実績やユーザー数、業界での信頼性なども事前にチェックすべきポイントといえます。
たとえば、営業業界で導入社数が多いビジネスチャットは、一定の成果を出していると考えられます。
さらに、ツールのサポート体制や運用実績も確認しておくことで、トラブル時にも対応しやすくなります。
信頼性の高いツールであれば、社内稟議を通す際や関係部署へ説明する際もスムーズです。
ポイント④セキュリティ体制
営業活動では、顧客情報や商談内容・契約書類など、機密性の高い情報を日常的に扱います。
そのため、チャットツールのセキュリティ体制は非常に重要です。
選定時には、通信内容が暗号化されているか、ログインに二段階認証が設定できるかといった基本的なセキュリティ対策に加え、IPアドレスによるアクセス制限や、ユーザーごとの閲覧権限設定などが可能かを確認しましょう。
また、ツールがどのような運営体制・サーバー環境で提供されているかもチェックポイントです。
たとえば、信頼性の高いデータセンターを利用しているか、セキュリティ認証を取得しているかといった観点です。
とくに外部ユーザーを招待してビジネスチャットを使う場合や、クラウド上でファイルを共有するケースでは、社内のセキュリティポリシーと照らし合わせながら慎重に検討する必要があります。
ポイント⑤ほかのツールとの連携性や拡張性
営業部門では、SFA（営業支援システム）やCRM、スケジューラー、ファイル共有サービスなど、さまざまな業務ツールを並行して使うことが一般的です。
そのため、チャットツールが既存ツールと連携できるかどうかは重要な検討項目です。
たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携すれば、ビジネスチャット上でスケジュール調整やドキュメント共有をおこなえるようになります。
さらに、将来的に利用人数が増えたり、関連会社への展開を予定していたりする場合は、ライセンス数や権限の変更に対応できるかどうかも確認が必要です。
営業にビジネスチャットを取り入れる際の注意点
ビジネスチャットは営業活動の効率化に役立つ一方で、運用方法を誤ると情報漏えいや混乱の原因になることもあります。
特に営業チームでは、外部とのやり取りや機密情報の扱いも多いため、導入時の準備が欠かせません。
ここからは、営業にビジネスチャットを取り入れる際に意識しておきたい注意点を紹介します。
導入前にルールを決める
ビジネスチャット導入前には、あらかじめ利用ルールを定めておくことが重要です。
たとえば、「業務時間外の連絡は原則控える」「顧客情報の共有は特定のチャットルームに限る」など、運用上のルールを明確にすることで、トラブルや情報漏えいのリスクを軽減できます。
また、メールや電話などとの使い分けもルール化しておくことで、従業員が混乱せずにスムーズに移行できます。
営業部門では社外対応も多いため、外部とのやり取りに関するガイドラインも合わせて整備しておくと安心です。
マニュアルを作成する
導入時にはルールを周知するだけではなく、使用方法のマニュアルも整備しておきましょう。
ChatworkやSlackなど多くのビジネスチャットには直感的な操作性がありますが、通知設定やタスク登録など細かな操作に戸惑うこともあります。
営業メンバー向けには、「チャット参加方法」「チャットルームの作成・管理」「ファイル共有や通話の使い方」などを簡潔にまとめたスタートガイドが便利です。
また、新入社員やITに不慣れな人向けに、図解つきの資料を用意することも効果的です。
ビジネスチャット以外の選択肢も考える
ビジネスチャットは多くの場面で活用できますが、すべての連絡や情報をチャットに集約すればよいとは限りません。
たとえば、緊急時の連絡や重要な意思決定が必要な場面では、電話や対面での確認が適していることもあります。
また、取引先によってはチャットツールの使用に慣れておらず、メールやFAXでの連絡を希望するケースもあるでしょう。
こうした相手には無理にチャットの使用を求めず、状況に応じた柔軟な対応を心がけることが大切です。
さらに、万が一チャットツールに障害が発生した場合に備えて、代替の連絡手段やバックアップ体制も整えておくと安心です。
ビジネスチャット「Chatwork（チャットワーク）」で営業を効率化しよう
ここまでビジネスチャットの基本や導入メリットを解説してきましたが、実際にどのツールを使えばよいか迷う方も多いかもしれません。
そこでおすすめしたいのが、国産ビジネスチャットツール「Chatwork（チャットワーク）」です。
Chatworkは、営業活動に役立つ基本機能を直感的に使えるインターフェースで提供しており、操作のしやすさ・実用性・安全性のバランスが取れたツールです。
ここでは、Chatworkの中でも営業支援に役立つ3つの機能と具体的なメリットを紹介します。
「グループチャット機能」で迅速な報告・情報共有を
Chatworkのグループチャット機能では、案件ごとやチームごとにチャットを分けることができます。
営業活動の中で発生する報告や相談を、関係者全員にリアルタイムで一斉に共有できるため、伝達のタイムラグや齟齬を減らすことができます。
また、チャットに投稿した内容は時系列で蓄積されるため、過去のやり取りをさかのぼって確認したり、新しく参加したメンバーがすぐに情報を把握したりすることも容易です。
「Chatwork Live」で場所を選ばず会議が可能に
Chatworkに内蔵されているビデオ通話機能「Chatwork Live」を使えば、ワンクリックでオンライン会議を開始できます。
アプリの切り替えが不要である点、会議と並行してファイルの共有や議事録の記録もおこなうことが可能です。
外出中やリモートワークのメンバーもその場でスマホやノートパソコンから会議に参加できるため、会議のために帰社する必要がありません。
「タスク管理機能」で対応の抜け漏れをゼロに
Chatworkのタスク管理機能では、チャット内のメッセージをそのままタスクとして登録することができます。
誰に・いつまでに・どのような作業を依頼したかを明確に記録でき、タスクの担当者へは自動で通知も届きます。
営業現場では、顧客対応や提案準備などの件数が多く、口頭やチャットだけでは対応漏れが起きてしまうケースもあります。
タスク管理機能によって「やるべきこと」を可視化し、確実にこなすことで信頼性や対応力が高まり、営業成果にも直結するでしょう。
営業に適したビジネスチャットなら「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめ
ここまで、ビジネスチャットの基本や営業への活用メリット、ツール選定のポイントについて解説してきました。
営業活動において、情報共有のスピードや正確性、タスクの抜け漏れ防止、連携力の強化など、ビジネスチャットがもたらす効果は非常に大きいものです。
なかでもChatworkは、シンプルで使いやすい設計と、営業業務に役立つ機能のバランスが取れたツールです。
グループチャットやタスク管理、ビデオ通話といった機能が充実している点や、操作に迷わずすぐに使い始められる点が大きな魅力です。
営業業界での導入実績も高く、セキュリティやサポート体制も整っていることから、初めてビジネスチャットを取り入れる企業にもおすすめできます。
営業の連携や成果を高めたいとお考えであれば、まずはChatworkを導入し、日々の業務でその効果を実感してみてください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
