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官公庁がビジネスチャットを導入すべき理由とは？選び方や注意点も詳しく解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
官公庁における業務のデジタル化が進むなか、ビジネスチャットの導入も増えています。
電話やメールに代わる新たなコミュニケーション手段として、業務効率の向上や住民サービスの充実という観点から着目されています。
本記事では、官公庁へのビジネスチャットの導入メリットやツール選定のポイント、公文書管理制度への対応までを詳しく解説します。
官公庁でビジネスチャットが普及し始めた背景
近年、官公庁においてもビジネスチャットツールの導入が加速しています。
その背景には、コロナ禍によるテレワークの推進や、業務効率化を目的としたDX（デジタルトランスフォーメーション）の流れがあります。
従来、官公庁では電話やメールが主なコミュニケーション手段でしたが、業務のスピード化・多様化にともない、より柔軟かつリアルタイムな連携手段が求められるようになりました。
また、地方自治体においては、災害対応や他自治体との連携が求められる場面が多く、電話やメールでは連絡が不十分であることが課題でした。
こうした背景・課題に加えてセキュリティ性の高さも考慮され、ビジネスチャット導入の動きが広まりました。
官公庁がビジネスチャットを導入すべき理由
ここでは、官公庁がビジネスチャットを導入すべき理由を紹介します。
実際の導入事例も踏まえつつ、どのような効果が期待できるのかを見ていきましょう。
業務効率化が推進できるから
ビジネスチャットの導入によって、日々の業務効率は大きく向上します。
従来は、電話や紙の書類に頼っていた情報伝達をチャットに置き換えることで、作業時間や確認作業の負担を軽減できます。
たとえば、口頭での依頼や報告は記録が残りませんが、チャット上でのやりとりはログとして保存されるため、内容の確認や履歴の追跡が容易です。
また、メールのように定型文を作成したり、電話の取り次ぎ・折り返しなどをしたりするためにかかっていた時間の短縮にもつながります。
情報共有とコミュニケーションの活性化が見込めるから
官公庁では、部署ごとの縦割り構造や職員同士の距離感が課題となることもあります。
ビジネスチャットを使うと、リアルタイムに情報を共有できるだけでなく、複数人での同時コミュニケーションも可能です。
たとえば、複数の課や部署をまたいでおこなう業務では、専用のチャットグループを作成すれば、関係者全員が同じ情報を同じタイミングで把握できます。
また、ビジネスチャットではスタンプや短文で気軽にやりとりができるため、職場全体のコミュニケーションが円滑になります。
コストが削減できるから
ビジネスチャットの導入により、通信費や印刷費などの固定コストを大幅に削減できます。
これまで電話や郵送、FAXでおこなっていた連絡をビジネスチャットに置き換えることで、コストが一本化します。
さらに、会議資料などの印刷が減ることでペーパーレス化が進み、消耗品にかかるコストも削減が可能です。
やり取りの一元化によって、確認作業の手戻りや間接的なムダを減らせる点がメリットです。
庁内外連携が強化できるから
ビジネスチャットは、庁内外の連携を強化するためにも役立ちます。
庁内では、部門をまたいだやり取りや、外部の関係者（他自治体・委託事業者など）との連携も、ビジネスチャット上でおこなうことが可能です。
とくに災害時や緊急時の情報共有においては、メールや電話よりも迅速な伝達手段となるでしょう。
実際、複数の自治体が同じチャットツール上でつながった事例もあり、「1分以内に県から市町村へ情報を一斉送信できた」など、迅速な対応が必要な場面での有効性が証明されています。
＞外部ユーザーと一緒にビジネスチャットを使う際のメリットや注意点に関する記事はこちら
官公庁がビジネスチャットツールを選ぶ際の重要ポイント
ここでは、官公庁がビジネスチャットを導入前にチェックすべきポイントを解説します。
【最重要】セキュリティの高さ
官公庁が扱う情報は、個人情報や行政機密などの機微な内容を多く含むため、セキュリティの高さは最も重視すべき項目です。
たとえば、IPアドレス制限・端末認証・アクセス権限管理・通信の暗号化・操作ログの取得などのセキュリティ関連機能は必須といえるでしょう。
高度なセキュリティ要件を満たすビジネスチャットツールとして代表的なものが「Chatwork」です。
Chatworkでは、不正アクセス防止機能や通信の暗号化、ファイルの送受信制限など、官公庁の高い安全基準にも対応した機能を提供しています。
導入後の運用まで含めて、セキュリティ体制がしっかり整っているツールを選ぶことが、安心して使い続けるための前提条件となります。
使いやすさ（操作性）
ビジネスチャットには、すべての職員が日常的に使える操作性の高さも欠かせません。
ITに不慣れな職員も含め、誰でも直感的に使えるUIであるかどうかを重視する必要があります。
操作が複雑なツールは現場に定着しないリスクもあるため、導入前にトライアルやデモを活用して、実際に操作する職員が使いやすさを確認することが重要です。
また、パソコン・スマートフォンなど複数のデバイスから利用できるか、自分宛に届く通知表示の見やすさやグループ機能の扱いやすさなどもチェックしておくことがおすすめです。
導入目的との合致
ビジネスチャットを導入する際は、「なぜ導入するのか」という目的を明確にし、それに合った機能を持つツールを選ぶことが大切です。
たとえば、「庁内のコミュニケーションを円滑にしたい」「災害時に迅速な連絡体制を整えたい」「外部委託業者とのやり取りを安全におこないたい」など、導入目的によって重視すべき機能は変わってきます。
また、ビジネスチャットの機能を活用して実現できることと、既存の業務システムと連携させることで実現できることを分け、具体的にイメージしておくことが重要です。
官公庁でビジネスチャットを活用する際の注意点
ここでは、官公庁でビジネスチャットを活用する際に注意すべきポイントを解説します。
情報の見逃し対策が必要
ビジネスチャットはリアルタイムで情報をやり取りできる反面、メッセージの流れが速いため、重要な情報が他の投稿に埋もれてしまうことがあります。
そのため、対象者を明示した投稿方法や、重要なメッセージを目立たせるなどの工夫が求められます。
また、投稿内容に応じてグループチャットを作成し、情報を整理・分類することも効果的です。
特定のチャットのみにやりとりが集約されることや、情報が流れてしまうことの防止につながるでしょう。
＞ビジネスチャットでグループチャットを使うメリットに関する記事はこちら
情報漏洩の対策が必要
官公庁では個人情報や行政判断に関わる機密性の高い情報を扱うことが多いため、情報漏えいの防止は極めて重要な課題です。
安全性の高いチャットツールを選ぶことは前提ですが、組織としての運用体制やルール整備も欠かせません。
ビジネスチャットの利用にあたり、まずは庁内のガイドラインやマニュアルを整備し、全職員に周知徹底することが必要です。
たとえば、在宅勤務時の端末の取り扱いや、異動・退職時のアカウント削除、情報の取扱ルールなどについてはあらかじめ明文化しておくと、混乱を防げます。
あわせて、導入予定のビジネスチャットに、パスワード強度の設定・多要素認証・通信の暗号化・操作ログの記録といった基本的なセキュリティ機能が備わっているか確認しておくことも重要です。
さらに、ヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐには、定期的なセキュリティ研修やリテラシー向上の取り組みも有効です。
【公文書管理制度】重要なチャット内容は1年以上の保存が必要！
内閣府は2023年10月、チャットツールに関するガイドラインを改正し、行政文書としての保存対象を明確化しました。
結果、政策判断や業務方針に関わるやりとりなど、いわゆる「跡付け・検証メッセージ」については、1年以上の保存が必要な行政文書として取り扱うことが定められました（出典：内閣府「法人文書の適正な管理について」）。
政策判断や業務方針に関わるやりとりは、日時や発信者、所属が確認できる形で、チャットツールの外に出力し、保存することが求められます。
また、保存は主管部署の担当者がおこない、異動時の引き継ぎを含めて文書管理体制を整備することも必要となりました。
官公庁への導入実績あり！セキュリティに強いビジネスチャットならChatwork
ビジネスチャットの導入を検討する際、実績と信頼性は重要な判断材料です。
とくに官公庁では、情報の機密性が高いため、セキュリティ水準の高さと運用の安定性が求められます。
その点、Chatworkは官公庁を含む幅広い組織に採用されており、信頼性の高い国産ビジネスチャットとして評価されています。
Chatworkは、IPアドレス制限や端末認証、操作ログの取得、通信の暗号化など、セキュリティ機能が充実しており、不正アクセスや情報漏えいへの備えが万全です。
さらに、管理者機能も細かく設定でき、組織ごとに柔軟な運用が可能です。
また、操作性にも優れており、職員のITリテラシーに関わらず直感的に使える点がメリットです。
Chatworkは「誰にでも使いやすく、かつ情報セキュリティにも配慮したビジネスチャットを導入したい」という官公庁に適したツールといえるでしょう。
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