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ビジネスチャットの「メンション」とは？意味・使い方・マナーまで徹底解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットにおける「メンション」は、相手へ確実に情報を届けるために重要な機能です。
メンションをつけないと「送ったつもりが伝わっていなかった」「大事な連絡が流れてしまった」などの行き違いやトラブルに発展する可能性があるため、注意が必要です。
本記事では、メンションの基礎知識、使用するメリット、使用時の注意点やマナーなどをわかりやすく解説します。
ビジネスチャットの「メンション」とは？
ビジネスチャットにおけるメンションとは何か、以下3つの観点で解説します。
・メンションの定義と役割
・メンション機能の基本的な使い方
・リプライ・返信・TOの違い
メンションの定義と役割
ビジネスチャットにおける「メンション」とは、特定の相手を明示的に指名できる機能です。
誰に向けた発信なのかを明らかにできるため、伝達漏れや見逃しを防ぐのに役立ちます。
また、業務の優先度を伝えるサインとしても有効で、相手に迅速な対応を促す役割もあります。
こうした特徴から、メンションは業務効率を高めるうえで欠かせない機能といえるでしょう。
メンション機能の基本的な使い方
メンション機能は、チャット内で特定の相手を宛先にしたいときに使われます。
ビジネスチャットツールChatworkでは「TO機能」として実装されており、送信前に該当メンバーを選択することで、その人へ通知が表示されます。
「TO:山田さん」のように指定できるため、確実に相手の目に届きます。
なお、「TO:ALL」とすることで、チャットメンバー全員を宛先とし、一斉に情報を伝えることも可能です。
リプライ・返信・TOの違い
ビジネスチャットでは「リプライ」「返信」「TO」の使い分けが重要です。
リプライは特定の発言に対する引用付きの返答を指し、どの話題に対する返答なのかを明確にしたいときや、それまでの文脈を明確に保ちたいときに使われます。
返信は相手からの連絡に対する一般的な返答を指し、相手に明示的な通知は届きません。
それぞれの違いを理解し、目的に応じて使い分けることで、業務コミュニケーションの精度とスピードが大幅に向上します。
なお、Chatworkにおける「TO」はメンションとして機能しており、指定された相手に通知が届きます。
ビジネスチャットでメンションを使用する場面とは？
ビジネスチャットで実際にメンションを使用する場面は、以下の2つです。
・特定の相手へ確実な伝達が必要なとき
・複数の相手に情報共有したいとき
特定の相手へ確実な伝達が必要なとき
メンションは、特定の相手へ確実にメッセージを読んでほしいときに便利な機能です。
チャットが頻繁に更新されると、重要な情報が流れてしまうリスクがありますが、メンションを使えば相手に直接通知が届くため、見落とされる心配がありません。
たとえば「TO:田中さん」と指定すれば、田中さんの画面にメンション付きメッセージが届いた旨が表示されるため、確実に読んでもらうことができます。
このように、メンションは特定の相手へ確実に何かを伝達したいときに役立つ機能で、業務の正確性とスピードを高める効果もあります。
複数の相手に情報共有したいとき
メンション機能は、複数の相手に同時に情報を伝えたい場面でも活躍します。
Chatworkでは複数メンバーを一括で指定でき、関係者全員に一斉通知が可能です。
「TO:営業チーム全員」や「TO:プロジェクトメンバー」といった使い方をすることで、共有漏れを防止できます。
重要な連絡や確認事項を確実に周知したいときには、複数メンションを活用しましょう。
ビジネスチャットでメンションを使用するメリット
ビジネスチャットでメンションを使用する主なメリットは以下の3つです。
メリット①メッセージに必ず気づいてもらえる
メリット②メッセージを送った証拠が残る
メリット③メッセージの送信ミスを防げる
以下で詳しく説明します。
メリット①メッセージに必ず気づいてもらえる
メンションを活用する最大のメリットは、相手に確実にメッセージを届けられる点です。
通常のチャットでは、投稿が流れてしまって見逃されることもありますが、メンションを使えば相手に通知が届き、相手のチャット画面に目立つ形で表示されます。
メッセージを必ず見てもらえるとともに、対応の遅れや連携ミスを防げるため、業務の正確性とスピードを両立できます。
メリット②メッセージを送った証拠が残る
メンションを使えば、誰にどの情報を送ったかがログとして明確に残ります。
これにより、「言った・言わない」といったトラブルを回避しやすくなります。
重要な指示や依頼を送る際は、メンションで相手を明示することで、情報伝達の証拠としても活用できるでしょう。
業務の透明性を高めるだけでなく、後からの確認や振り返りもしやすくなるため、トラブル防止にも効果的です。
メリット③メッセージの送信ミスを防げる
チャットでは、誤送信や見落としといったヒューマンエラーが起こりがちです。
メンションを使えば、相手を明確に指定できるため、送信ミスのリスクを大幅に減らせます。
また、送ったメッセージがタイムライン上で流れてしまっても、メンションによる通知で相手の見落としを防げるため、安心です。
ビジネスチャットでメンションを使用する際の注意点とマナー
続いて、ビジネスチャットのメンションを使用する際の注意点とマナーを紹介します。
メンションの相手を間違えないようにする
メンションは特定の相手に向けて通知を送る機能だからこそ、宛先を間違えないようにする注意が必要です。
誤って別の人を指定してしまうと、情報漏洩や誤解を招く原因になるためです。
とくに、社外の関係者や上層部を含むやりとりの場合、些細なミスが重大な影響を及ぼす可能性もあります。
送信前には必ず宛先を確認し、正確な相手に届いているかをチェックすることが大切です。
メンションを多用しないようにする
メンションは便利な一方で、使いすぎには注意が必要です。
特定の人にばかりメンションを使わなければならないような場合は、そもそも情報共有の仕組みに問題がある可能性があります。
また、メンションが多すぎるとチャット欄に「@」が並んで視認性が悪くなり、業務の妨げになることもあります。
頻繁にメンションが必要な場合は、グループチャットの構成や運用ルールを見直しましょう。
メンションには「〇〇さん」とつけないようにする
ビジネスチャットでは、メンション時に「〇〇さん」などの敬称は省略するのが一般的です。
Chatworkのようなツールでは宛先とした人の名前が表示されるため、重複して書く必要はありません。
社内でのやり取りであれば、敬称略でも問題とされないことが一般的ですが、職場ごとにルールが異なる場合もあるため、組織内のガイドラインや慣習も確認しましょう。
「Chatwork（チャットワーク）」にメンション機能はある？
ビジネスチャットツール「Chatwork」におけるメンション機能について解説します。
メンションとしての「TO」機能
Chatworkには、メンション機能にあたる「TO」機能が搭載されています。
メッセージ作成時に「TO:佐藤さん」とメンバーを指定することで、相手のチャット画面に目立つ形で通知されるため、重要なメッセージが埋もれず確実に伝わり、対応漏れや見逃しを防止できます。
忙しい現場でも情報が正しく届き、やりとりの精度が向上するため、業務の効率化とスピードアップに大きく貢献します。
「TO」と「返信」の使い分けに注意
Chatworkでは、「TO」は相手を指定するメンション機能であり、「返信」は特定のメッセージに対する応答です。
返信は流れを損なわずにやり取りを続けることができますが、相手に明確な通知は届かないため、見落とされる可能性があります。
一方で、TOは通知が届くため、即時対応が求められる要件や重要な依頼に適しています。
両者の違いを理解し、目的に応じて使い分けをおこないましょう。
ビジネスチャットでメンションを活用するなら「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットにおけるメンションは、情報の確実な伝達や誤解の防止、業務効率の向上など、さまざまなメリットがあります。
Chatworkでは「TO」機能を活用すれば、特定の相手や複数人へ通知されるため、コミュニケーションがスムーズになります。
ただし、使いすぎや宛先のミスには注意が必要です。目的に応じた使い分けと適切なマナーを意識すれば、より効果的なコミュニケーションが実現できるでしょう。
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