ビジネスチャットのメリット・デメリットを導入前に確認しよう

ビジネスチャット
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チャットは瞬時に短いメッセージのやり取りが可能なので、とても便利です。プライベートなやり取りにも活用している方も多いのではないでしょうか。

「ビジネスチャット」は、ビジネス用途に特化したチャットツールです。近年導入企業が増えており、テレワークのシーンでも活用されています。ここではビジネスチャットの導入を検討するにあたり、どのようなメリットやデメリットがあるのか、導入する前に知っておきたいポイントを紹介します。

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ビジネスチャットのメリット

まずは、ビジネスチャットを導入するメリットです。メッセージのやり取りだけならメールでも十分だと考えがちですが、チャットならではの機能を活用することで、通常の業務をよりスムーズに進めることができます。

1.居場所にとらわれずに複数人でのコミュニケーションが可能

ビジネスチャットなら、インターネットに接続する環境さえあれば、場所を問わず、いつでもコミュニケーションが可能です。

テレワークのように離れた場所で作業をしていたとしても、複数人ですぐに集まってコミュニケーションできる場所が、オンライン上に常にあるイメージです。

参加者は、PCやスマートフォンを通してメッセージを送信したり、ほかの参加者のメッセージに返信することができます。資料を配布したいときは電子ファイルを添付して送信すると、簡単に共有できて便利です。

音声通話やビデオ機能のあるビジネスチャットも

メッセージのやり取りだけでは相手の真意を測りかねる場合は、音声やビデオでやり取りできるビジネスチャットを選ぶとよいでしょう。ビデオでやり取りできれば、相手の表情もわかりやすく、相手の伝えたいことを汲み取りやすくなるでしょう。

会話に参加するメンバーを絞り込みたいときは、あらかじめ参加者を設定しておくと、その参加者以外はメッセージの送信も閲覧もできません。そういったグループがあることの存在も他人には分からないようになっています。

2.端的な表現で気軽にコミュニケーションができる

ビジネスチャットは、社員間のコミュニケーション活性化にも活用できます。

会話のキャッチボールのようなやり取りをオンライン上で実現

メールを送るときは、どれほど本文が短くてもさまざまなルールがあります。件名や挨拶文、結びのひとことや署名など、ビジネスマナーとして決められた型に添った文章を作成する必要があります。 受け取る側も受信するメールの量が多いと開封するのが億劫になり、読んで返信するのもひと苦労です。これでは、コミュニケーションが取りやすいとはいえません。

ビジネスチャットなら基本的には定型の挨拶文はなく、署名がなくても誰のメッセージなのかすぐに分かります。また、会話をするようにメッセージを送りあうことができるため、ひとつのメッセージ作成にかかる時間も少なくてすみます。

自分の都合のよいタイミングでリアクションが可能

面と向かってコミュニケーションを取るのは、心の準備が必要ですし、タイミングを間違えると相手の気分を損ねる原因にもなりかねません。

その点、メールであれば相手が都合のよいときに読めますし、文章ですから多くの情報をしっかりと伝えられます。

チャットの場合も、自分の都合のよいタイミングで閲覧・返信ができます。移動時間の合間などにスマートフォンなどから簡単に閲覧返信が可能です。

3.情報の管理が簡単

電話や口頭でのやり取りでよくあるのは、「いった、いわない」のトラブルです。また、紙を使う場合は情報を探すのが大変で、整理されていないと時間がかかってしまいます。

記録に残り、検索も簡単

ビジネスチャットは、グループのメンバーであれば、いつでも過去のやり取りを見られます

ある話題で議論になったとき、実際に議論の場に参加していなくてもメッセージを追っていけば、どのような流れで話が進んだのか温度感も一緒に把握できます。

口頭で話しただけでは記録に残らないような情報も、チャットであれば後から見返すことができるのです。

また、検索性も高いのが特徴です。メールだと、迷惑メールやスパムメール、他社からのメールマガジンなど、業務と関係ない情報がメールボックスに溢れ、業務効率を落とします。

しかし、ビジネスチャットでは、招待したメンバーでのグループとなっているため、まったく業務に関係のない情報が紛れ込んでくることはありません

電子ファイルの共有も簡単

一連の会話の中で共有すべき資料や書類があれば、電子ファイル化してチャットで簡単に共有することが可能です。

そのチャットにプロジェクトや、業務に関する情報を集約しておけば、情報を探すときも簡単に見つけられるでしょう。契約プランに応じて、大容量のデータを共有するのも可能です。

こうした情報の共有や管理の一元化は、業務の効率化にもつながり、実際に残業が大幅に減少したケースもあります。

4. セキュリティの向上

会社によっては、従業員が管理者の知らないところで個人向けのチャットをビジネスで利用してしまっているという場合もあるでしょう。 その場合、アカウントの乗っ取りや情報漏洩のリスクが発生します。その点、ビジネスチャットは管理者のアカウント管理の元、高度なセキュリティによって情報漏洩を防ぐことができます

たとえば、データを暗号化して外部から見られないようにしたり、管理者の権限で参加するメンバーや、利用できるIPアドレス(インターネットへ接続する機械の番号)、モバイルデバイスを制限したりするなどです。

さらに、高度なセキュリティを備えたビジネスチャットなら、社外とのやり取りやテレワークでも安心して使えるでしょう。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットには、メリットだけでなくデメリットもあります。ただし、使い方を工夫すれば解消できるものばかりです。

情報を見逃してしまう可能性がある

ビジネスチャットでは、ひとつのグループに参加する人数が多いほど、メッセージのやり取りが多くなり、肝心な情報を見逃すリスクがあります。自身に関連する情報を探すのに手間がかかってしまいます。

そういった場合、ビジネスチャットの機能のひとつでもある「タスク機能」の活用をおすすめします。重要なタスクや情報を、メンバーに割り振ることができ、割り振られた本人がそれを確認し「タスクの完了」の操作をするまで、情報が保持されます。これを活用することで情報の見逃しを防ぐことができます。

手軽がゆえに不必要なコミュニケーションが発生することも

ビジネスチャットは、手軽にコミュニケーションができる反面、業務に関係しないやり取りも発生しやすいのがデメリットです。メッセージの書き方にひとつでトラブルになる恐れもあります。

そのため、導入にあたっては、あらかじめルールを決め、運用を始めることをおすすめします。ビジネスチャットの選定時、チャットの活用・運用ノウハウを持った企業を選ぶことが重要です。そうすることでチャットの運用ルール策定時にも有益な情報提供を受けられる可能性があります。ビジネスチャットを選ぶ時はそのような視点でも検討をしてみましょう。

対面や電話でのコミュニケーションの減少

ビジネスチャットに慣れてしまうと、わざわざ対面や電話で顔を見たり、声を聴いたりしながらやり取りするのが煩わしく感じてしまうこともあるでしょう。

けれども、PCやスマートフォンの画面を通すと、意図したとおりに伝わらないことも少なくありません。言葉では表現しづらい部分まで伝えたいときは、対面や電話でコミュニケーションするようにするなど、その時々にあった形でのコミュニケーション手段を選び、活用しましょう。

ツールによっては費用や教育が必要

ビジネスチャットはツールにもよりますが、機能が多くなるほど費用がかかり、使いこなすには社員の教育が必要です。万が一定着しなければ、費用や教育の手間が無駄になってしまいます。

まずは無料で使えるビジネスチャットを導入し、使い勝手を試しましょう。現場で使う担当者の意見に合わせてツールを選ぶのがポイントです。

最初は少人数のグループで始めて、模範的な事例が確立してから参加できる社員や部署を増やすのも、教育する手間を省けるかもしれません。

ビジネスチャット Chatworkにはフリープランがあり、無料で使いはじめることが可能です。グループチャットも簡単に作成できるので、ITに苦手意識がある人も安心して利用できるでしょう。ぜひお試しください。

まとめ

ビジネスチャットは場所や時間を問わず、気軽にコミュニケーションが取れて、情報の共有も簡単なのがメリットです。上手に利用すれば、社内のコミュニケーションを活性化したり、業務を効率化したりすることができるでしょう。今回の記事のメリット・デメリットを理解した上で、自社での活用が可能を試すために、少人数で試しに使ってみることをおすすめします。無料ではじめられるChatworkをぜひご検討ください。

ひとことコメント

ビジネスチャットは喩えると「クラウド上の会議室」です。 社内外問わず業務上のやりとりを、短いメッセージでスピーディに、お互いの場所と時間を合わせることなく連携できるので可能性が一気に広がります。 内容がログとして残って、あとから検索して何度でも確認できるので「議事録」として機能する点も業務では欠かせません。

Chatwork 取締役副社長COO 山口勝幸

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などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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