ビジネスチャットのメリット・デメリットを導入前に確認しよう

ビジネスチャット
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目次

ビジネスチャット」は、ビジネス用途に特化したチャットツールです。

ビジネスチャットの導入企業は増えており、テレワークのシーンでも活用されています。

ビジネスチャットの導入を検討するにあたり、ビジネスチャットにはどのようなメリット・デメリットがあるのか、を紹介します。

ビジネスチャットのメリット:自由なコミュニケーションが可能

ビジネスチャットなら、インターネットに接続する環境さえあれば、場所を問わず、いつでもコミュニケーションが可能です。

テレワークのように離れた場所で作業をしていたとしても、複数人ですぐに集まってコミュニケーションできる場所が、オンライン上に常にあるイメージです。

参加者は、PCやスマートフォンを通してメッセージを送信したり、ほかの参加者のメッセージに返信することができます。

また、資料を配布したいときは電子ファイルを添付して送信すると、簡単に共有できて便利です。

音声通話やビデオ機能のあるビジネスチャットもある

文章でのメッセージのやりとりだけでは相手の真意を測りかねる場合は、音声やビデオでやりとりできるビジネスチャットを選ぶとよいでしょう。

ビデオ通話やWeb会議でやりとりができれば、相手の表情もわかりやすく、相手の伝えたいことを汲み取りやすくなります。

また、会話に参加するメンバーを絞り込みたいときは、あらかじめ参加者を設定しておくと、その参加者以外はメッセージの送信も閲覧もできません。

ビジネスチャットのメリット:気軽なコミュニケーションが可能

ビジネスチャットは、社員間のコミュニケーション活性化にも活用できます。

メールでのコミュニケーションには、さまざまなルールやマナーがあり、件名や挨拶文、結びのひとことや署名など、ビジネスマナーとして決められた型に添った文章を作成する必要があります。

また、受け取る側も受信するメールの量が多いと開封するのが億劫になり、読んで返信するのもひと苦労です。

これでは、コミュニケーションが取りやすいとはいえません。

しかし、ビジネスチャットならば基本的には定型の挨拶文はなく、署名がなくても誰のメッセージなのかすぐに分かります。

会話をするようにメッセージを送りあうことができるため、ひとつのメッセージの作成や確認にかかる時間も少なくてすみます。

自分の都合のよいタイミングでリアクションが可能

面と向かってコミュニケーションを取るのは、心の準備が必要ですし、タイミングを計る必要性もあります。

その点、チャットであれば都合のよいときに読めますし、文章から多くの情報をしっかりと得ることができます。

ビジネスチャットを使うことで、移動時間の合間などにスマートフォンなどから簡単に閲覧返信が可能です。

ビジネスチャットのメリット:情報管理が容易になる

電話や口頭でのやりとりでよくあるのは、「いった、いわない」のトラブルです。

また、紙を使う場合は情報を探すのが大変で、整理されていないと時間がかかってしまいます。

ビジネスチャットは、グループのメンバーであれば、いつでも過去のやりとりを見られます

ある話題で議論になったとき、実際に議論の場に参加していなくてもメッセージを追っていけば、どのような流れで話が進んだのか温度感も一緒に把握できます。

口頭で話しただけでは記録に残らないような情報も、チャットであれば後から見返すことができるのです。

また、ビジネスチャットは検索性も高いのが特徴です。

メールだと、迷惑メールやスパムメール、他社からのメールマガジンなど、業務と関係ない情報がメールボックスに溢れ、業務効率を落とします。

しかし、ビジネスチャットでは、招待したメンバーでのグループとなっているため、まったく業務に関係のない情報が紛れ込んでくることはありません

電子ファイルの共有も簡単

一連の会話の中で共有すべき資料や書類があれば、電子ファイル化してチャットで簡単に共有することが可能です。

そのチャットにプロジェクトや、業務に関する情報を集約しておけば、情報を探すときも簡単に見つけられるでしょう。

サービスや契約プランに応じて、大容量のデータを共有するのも可能です。

こうした情報の共有や管理の一元化は、業務の効率化にもつながり、実際に残業が大幅に減少したケースもあります。

ビジネスチャットのメリット:セキュリティの向上

会社によっては、従業員が管理者の知らないところで個人向けのチャットやSNSをビジネスで利用してしまっているという場合もあるでしょう。

プライベートチャットやSNSを利用している場合、アカウントの乗っ取りや情報漏洩のリスクが発生します。

その点、ビジネスチャットは管理者のアカウント管理の元、高度なセキュリティによって情報漏洩を防ぐことができます

たとえば、データを暗号化して外部から見られないようにしたり、管理者の権限で参加するメンバーや、利用できるIPアドレス(インターネットへ接続する機械の番号)、モバイルデバイスを制限したりするなどです。

さらに、高度なセキュリティを備えたビジネスチャットなら、社外とのやりとりやテレワークでも安心して使えるでしょう。

ビジネスチャットのデメリット:情報が流れやすい

ビジネスチャットでは、ひとつのグループに参加する人数が多いほど、メッセージのやりとりが多くなり、肝心な情報を見逃すリスクがあります。

また、グループチャットで多くのやりとりが生まれる場合、自分に関係のないものも含まれますし、自身に関連する情報を探すのに手間がかかってしまいます。

そういった場合、グループを適切に分けることも必要ですが、ビジネスチャットのChatworkの機能にある「タスク機能」の活用が有効です。

重要なタスクや情報を、メンバーに割り振ることができ、割り振られた本人がそれを確認し「タスクの完了」の操作をするまで、情報が保持されます。

タスク管理機能を活用することで情報の見逃しを防ぐことができます。

ビジネスチャットのデメリット:チャットが増えすぎる可能性がある

ビジネスチャットは、手軽にコミュニケーションができる反面、業務に関係しないやりとりも発生しやすくなります。

そのため、導入にあたっては、あらかじめルールを決め、運用を始めることをおすすめします。

ビジネスチャットの選定時、チャットの活用・運用ノウハウを持った企業を選ぶことが重要です。

そうすることでチャットの運用ルール策定時にも有益な情報提供を受けられる可能性があります。

ビジネスチャットを選ぶ時はそのような視点でも検討をしてみましょう。

ビジネスチャットのデメリット:費用や教育が必要な場合がある

ビジネスチャットはツールにもよりますが、機能が多くなるほど費用がかかり、使いこなすには社員の教育が必要です。

万が一定着しなければ、費用や教育の手間が無駄になってしまいます。

まずは無料で使えるビジネスチャットを導入し、使い勝手を試しましょう。

現場で使う担当者の意見に合わせてツールを選ぶのがポイントです。

最初は少人数のグループで始めて、模範的な事例が確立してから参加できる社員や部署を増やすのも、教育する手間を省けるかもしれません。

ビジネスチャット Chatworkにはフリープランがあり、無料で使いはじめることが可能です。

ビジネスチャットはデメリットよりメリットのが多い

ビジネスチャットは場所や時間を問わず、気軽にコミュニケーションが取れて、情報の共有も簡単なのがメリットです。

上手に利用すれば、社内のコミュニケーションを活性化したり、業務を効率化したりすることができるでしょう。

ビジネスチャットのメリット・デメリットを理解した上で、自社での活用が可能を試すために、無料ではじめられるChatworkをぜひご検討ください。

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ビジネスチャットの導入を検討している方向けに、ビジネスチャット導入にあたっての目的、課題の整理し比較のポイントをまとめました。選ばれている主要なビジネスチャット4社の比較表もご覧いただけます。

主な内容

  • ビジネスチャットを選ぶ5つのポイント
  • 選ばれているビジネスチャット4社を大胆比較!

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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