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社内コミュニケーションを活性化させるには？重要性や取り組み方法を解説
目次
円滑な社内コミュニケーションは、仕事を進めるために欠かせません。
社員同士の横の繋がりはもちろん、上司と部下、経営層と社員などの縦の繋がりにおける良好なコミュニケーションも重要な役割を果たします。
HR総研の調査[※1]によると、企業規模にかかわらず、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じているようです。
組織、社内コミュニケーションの不足はさまざまな問題を引き起こす一方で、社内コミュニケーションが活性化すれば、業務の効率化による生産性の向上や、会社への愛着を感じることでの離職率の低下などが期待できます。
組織における社内コミュニケーションの重要性
企業間の競争が激化する中、企業は継続的に成果をあげることを求められています。
実際、多くの企業は成果に直結させるために、短期的な施策として商品の値引きやキャンペーンなどの行動を取りがちですが、往々にして、結果だけを求めても目標達成は難しいものです。
そこで、マサチューセッツ工科大学のダニエル・キム教授が提唱する「組織の成功循環」というモデルをご紹介します。
組織の成功循環モデルでは、組織としての「結果の質」を高めるためには、一見遠回りのようでも、組織に所属する人々の「関係の質」をまず高めるべきだ、と述べられています。
「関係の質」が高まると、次に「思考の質」が高まり、その結果個人の「行動の質」もよい方向に変化する。
そして、最終的には「結果の質」の向上につながるという考え方です。
これによってよい成果や結果を上げられると、メンバー同士の信頼度が深まり、さらに「関係の質」が向上していく、このグッドサイクルを回すことが、組織の持続的成長を維持するために重要であると言われています。
企業の持続的な成長を目指すためにも、十分なコミュニケーションによる従業員同士の良好な関係の構築は、とても重要な要素と考えられます。
社内コミュニケーション不足が引き起こす問題
社内コミュニケーションが不足すると、組織に対して以下のような悪影響を及ぼします。
- 業務効率の低下
- 顧客サービスへの悪影響
- 離職率の増加
コミュニケーション不足が多くの問題を招くことから、社内コミュニケーションの重要性を考えていきましょう。
業務効率の低下
コミュニケーション頻度が落ち、正しい情報共有がおこなわれなくなると、無駄な業務の増加やミスの頻発、意思決定の遅れなど、業務効率が大幅に低下する恐れがあります。
さらには無駄な業務の増加は残業の増加によるコスト増にも繋がり、業績への影響も免れません。
顧客サービスへの悪影響
顧客とのコミュニケーションの中で得られた重要な情報が、社内で共有されず、顧客からのクレームに繋がる場合もあります。
また、社内のナレッジが正しく共有されないことで、顧客に提供できるサービス品質が落ち、それにより顧客満足度の低下につながってしまうこともあります。
離職率の増加
コミュニケーションは、現場のモチベーションにも大きく影響します。
無駄で面倒な作業が多いと、どうしても悪い感情を抱きやすくなりますし、また自分だけが知らない情報があると、周囲の人間への不信感にも繋がります。
「人間関係の悪化」は、退職、転職の原因のひとつとも言われており、離職率増加を引き起こしかねません。
社内コミュニケーション手段はメールがまだ主流
社内コミュニケーション不足や課題が生じると、悪影響をうけることがわかっていながらも、なかなか現状を変えることが難しいといったケースは少なくありません。
多くの企業は日頃、目的に応じて、さまざまなコミュニケーション手段が使い分けられているようですが、HR総研の調査[※2] を参考にすると、メールの利用が8割を占め、次いで、対面、会議、電話と続きます。
8割の人が利用していると答えたメールについては、いつでも連絡ができる上に、電話ほど相手の時間を拘束せず、伝えたいことを記録に残せるというメリットがある一方で、検索性や表現力について課題があるようです。
また、電子メールを悪用したセキュリティリスクについても考慮する必要があり、企業の機密情報や個人情報の盗聴、漏洩が発生した場合の被害は甚大です。
サイバー攻撃でなくてもメールの誤送信などで被害やトラブルを自ら招いてしまうリスクもあります。
社内コミュニケーションにビジネスチャットが適している理由
電話やメールはビジネスやプライベートの連絡手段として長く利用されていますが、個人間のプライベートのやりとりでは、SNSやチャットが多く活用されるようになってきました。
SNSが普及した流れで、ビジネスのコミュニケーションもSNSの個人アカウントでやりとりをしてしまうケースも見られます。
しかし、SNSやプライベートチャットをビジネス利用してしまうと、企業の目の届かぬところで、アカウントの乗っ取りや機密情報の漏洩などが発生するリスクを強く伴っています。
また、プライベートとビジネスの用途を分けられないことから、休み中でも仕事のコミュニケーションを意識せねばならず、ワークライフバランスを阻害する要因にもなっているようです。
そこで社内コミュニケーションツールとして、注目されているのが「ビジネスチャット」です。
ビジネスチャットとは、ビジネス用途に特化したチャットツールで、企業内でのコミュニケーション活性化や業務効率化を目的に導入が広がっています。
リアルタイム性の高いやりとりでありながらも、電話のように一方的に相手の時間を拘束せず、記録も残せる点や、会話のような簡潔なコミュニケーションでメッセージの作成にかかる時間を削減できる点などが特徴です。
もちろんビジネスでの活用に合わせてセキュリティ面が強化されており、チャットツールに加え、業務効率化に役立つさまざまなツールも合わせて提供されているサービスもあることから、近年多くの企業で導入が進んでいます。
ビジネスチャットを導入による社内コミュニケーション課題の解決例
ビジネスチャットである「Chatwork」を導入し、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化を成し遂げられた企業さまの事例をご紹介します。
「電話とFAXが中心」だったアナログな業務をビジネスチャットで一新
株式会社アービック
千葉県市川市を中心に賃貸物件の仲介・管理をおこなう株式会社アービック様はアナログな業界ゆえに残業が多いという課題を抱えており、さまざまなツールやデバイスを導入し、一気に働き方改革を進めました。
Chatworkの導入で、業務効率化が進み、残業が減ったという効果だけでなく、メールだと堅苦しくなりそうなことや、電話では伝えにくい「ありがとう」などの言葉も、チャットなら気軽に発信できるからか、部下、上司間でのやりとりが増加したそうです。
▶︎Chatwork導入事例：株式会社アービック
「正確な情報」をもとに仕事を進められる体制ができ、生産性が1.5倍に
株式会社レアジョブ
オンライン英会話のレアジョブ様では、Chatworkの導入で誰もが「正確な情報」をもとに仕事ができるようになり、その結果、コミュニケーション量が増加し、伝達ミスが激減したそうです。
生産性は1.5倍にもなり、開発クオリティも向上し、チャットでの会話も増え、さらにはリアルでのコミュニケーションも増加し、みんなが同じ情報をもとに仕事を進められるような体制に変化したそうです。
▶︎Chatwork導入事例：株式会社レアジョブ
チャットワークは会社をより魅力的にする効果があります！
株式会社LIG
Web制作会社株式会社LIGでは、メールの代替ツールとして、ビジネスチャットであるChatworkを採用。
Chatworkは口頭のコミュニケーションに近いので、 思いついたときにぱっと用件を言え、返事をしたいときには絵文字を送るだけで済むので、 社内のコミュニケーションの量が増えました。
社内コミュニケーションが増えた結果、コミュニケーションスピードが3倍、プロジェクト円滑化などの効果を実感しているとのことです。
▶︎Chatwork導入事例：株式会社LIG
社内コミュニケーションは適切なツールの導入が鍵
既存のコミュニケーション手段も活用しつつ、さらに業務効率化を目指すために、自社の業務にあった社内コミュニケーションツールをどう選び、どう使いわけるかが重要な鍵となります。
また、思いもよらぬ災害や感染症の発生による事業継続性の観点から、テレワークの必要性も増しています。
離れた場所でも、いかにメンバーとコミュニケーションを持続しパフォーマンスを保てるかが事業継続のポイントとなります。
Chatworkのようなビジネスチャットツールを利用すると、社内のメール利用が激減し、業務が効率化するだけではなく、会話のようなコミュニケーションをチャットでおこなえることでコミュニケーションの持続、活性化を実現することができます。
社内コミュニケーションの活性化や課題の改善に「Chatwork」の導入をご検討ください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
[※1]出典：【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153 [※2]出典：【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査 https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=222
