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ビジネスコミュニケーションツールとしてビジネスチャットを活用する方法
目次
ビジネスシーンでの連絡手段はこれまで電話やメールが主流となっていましたが、プライベートチャットツールの登場以降、手軽にやりとりができる「ビジネスチャットツール」の利用が拡大しています。
多くの企業で導入が進んでいるコミュニケーションツールである「ビジネスチャット」について、機能の紹介や導入するメリット、導入する際の注意点について紹介します。
ビジネスコミュニケーションツールとは？
ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールはこれまで多くの現場で電話やメールが使われてきましたが、どちらもコミュニケーションに課題を持っている方法です。
電話は自分の好きなタイミングで相手と繋がる即時性と利便性を兼ね備えているものの、一方で相手の時間を許可なく奪ってしまうという不都合も併せ持っているツールです。
また、会議や打ち合わせ中に着信があった際に電話に出れず折り返しをしたとしても、今度は相手が席を外していて繋がらないといった行き違いが起きてしまうこともあり、発信者と受信者双方のタイミングが合致しない限り成立しないコミュニケーションツールです。
メールは、自分の都合に合わせて必要な内容をテキストで相手に伝えることができる上、書類や画像などの電子ファイルも添付して送ることができる機能的を持ち、メールを受け取る側も、自分の都合のよいタイミングでメールボックスを確認し、必要なメールに対して返信をおこなうことで成立するコミュニケーションツールでした。
しかし、メールを利用する上で多くあげられる問題点として、受信する側の確認タイミングや見たかどうかなどを確認することができません。
また、社外の取引先からの重要なメールも社内の一斉送信のアナウンスも、どこからともなくやってくるメールマガジンやスパムメールもすべて受信箱に流れ込んでくるため、確認漏れや見落としなどが起きやすい特徴があります。
部署やプロジェクトごとに使われるメーリングリスト、CCやBCCといった宛先指定のメールも適切に設定しなければ、誤送信などのトラブルにつながる可能性もあります。
このような課題が多くある電話やメールを、ビジネスコミュニケーションツールとして当たり前と考え、利用され続けていますが、適切なコミュニケーションや業務効率化を考えると見直す必要があります。
チャットツールは電話やメールの欠点を補える要素を備えており、チャットはメールのようにテキストメッセージが送れる上、電話のような即時性を兼ね備えていてかつ手軽に使えるといった点が大きいでしょう。
そして、プライベートにおけるチャットツールの利用に慣れたわたしたちは、ビジネスシーンにおいて電話やメールの不便さを痛感するようになり、ビジネスシーンにマッチしたコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットが徐々に利用されるようになりました。
ビジネスコミュニケーションツールとしてビジネスチャットが最適
チャットツールといえば、ビジネスチャットではなくプライベートチャットツールも多くありますが、プライベートチャットツールをビジネス利用するにはリスクがあります。
チャットツールは、電話やメールの課題を解決できるでしょうが、ビジネスで利用するのであれば、ビジネスチャットの利用が求められます。
プライベートチャットツールやSNSなどのアカウント乗っ取りのニュースを聞いたことがある方は多いでしょう。
自分のアカウントに成りすまして自分の友人に金銭を要求するチャットが送られてしまったり、誰にも知られるはずのないプライベートなやりとりが情報漏洩してしまうといったニュースはテレビなどでもしばしば取り沙汰されました。
プライベートチャットツールをビジネスシーンで利用していた場合、企業の重要情報や個人情報などが漏洩のリスクが高まりますが、ビジネスチャットの場合は、セキュリティ面の強度がプライベートチャットツールよりも高く安全に利用できます。
また、プライベートチャットツールは前提としてプライベートで利用するものですので、ビジネスシーンでも利用してしまうと友人や家族からの連絡と上司や取引先からの連絡もごちゃまぜになってしまい、公私混同や情報漏洩につながってしまうでしょう。
このようにプライベートチャットツールをビジネスシーンで利用するにはリスクが生じてしまうと考えられます。
チャットツール自体はビジネスコミュニケーションをとる上でも必要とされる中、しっかりとしたセキュリティ基準が設けられ、ビジネス利用を想定した仕様で開発されたビジネスチャットツールが有効であり最適であると考えることができるでしょう。
ビジネスコミュニケーションツール・ビジネスチャットの機能
ビジネスコミュニケーションツールとして活用できるビジネスチャットの業務に役立つ主な機能を見ていきましょう。
チャット機能
基本となるチャット機能は、メールと違い、会話形式で手軽にスピーディーなメッセージのやりとりが可能です。
部署や取引先、プロジェクトごとなど、目的に応じた複数人でのグループを作成し、グループの参加メンバー内でのやりとりが可能なグループチャット機能も大きな特徴のひとつです。
Web会議機能
Web会議やビデオ会議は離れていても顔を見ながら直接会話ができる機能です。
チャットなど文章では伝わりきらないニュアンスを対面で伝えることができ、複数人で議論をしたり、画面を共有しながら説明をすることも可能です。
ファイル共有機能
ワードやエクセル、パワーポイント、PDFなどの画像、写真データ、そして動画ファイルなどの閲覧、ダウンロードができる機能です。
そのほかにもひとつのアカウントでスマートフォンやタブレット、PCなど複数のデバイスに対応しているマルチデバイス機能、業務の抜け漏れを防止するタスク機能、過去のメッセージを検索、編集できる機能など製品によってさまざまな機能があります。
ビジネスコミュニケーションツール・ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットツールの機能を理解したところで、実際に活用していくと具体的にどのようなメリットがあるのかも見ていきましょう。
コミュニケーション効率化による生産性向上
メールと比較すると、チャットの場合メッセージが即時的に届き、すぐに返信ができるのでコミュニケーションスピードが向上しやすく意思決定や判断にかかる時間も短縮することが可能です。
コミュニケーションの資産化
チャットの特性上、メールではなかなか起こりづらかった議論なども活発化しやすいため、新たな意見やアイディアを創出し業務に活かすことが可能です。
その議論はチャットのログとして恒久的に残るため、テキストやチャットのグループ単位で検索することで経緯や背景を理解したり、振り返って情報を整理することが可能です。
テレワークでの活用
マルチデバイス対応のビジネスチャットであれば、PCやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わずに利用ができるため、インターネット回線さえ繋がれば自宅やコワーキングスペースなど場所を選ばすにコミュニケーションが可能です。
また、災害時など在宅勤務を用する場合にはスムーズに業務を進める事が可能です。
ビジネスコミュニケーションツール・ビジネスチャットの注意点
ビジネスチャットツールは非常に便利なものですが、効率的に活用するためにはあらかじめ押さえておいたほうがよい点があります。
マニュアルやルールを整備する
ビジネスチャット を導入しても使い方がわからない人を放っておいてしまっては、利用者に偏りが出てしまい社内全体での利用促進ができません。
そのため、簡単なマニュアルを整備し、不慣れな方をサポートできる体制があるとよいでしょう。
対面でのコミュニケーションも併用する
チャットはテキストのみのコミュニケーションとなるため、感情や温度感が伝わりづらい性質も併せ持っています。
スピーディーなやりとりができる一方で簡素化しすぎてしまわないように、対面でのコミュニケーションやビデオ会議などもうまく活用しながらしっかり意思疎通ができるよう意識しましょう。
ビジネスコミュニケーションツールを見直そう
ビジネスコミュニケーションにおけるチャットツールの活用は、コミュニケーションの活性化とともに業務の効率化や生産性向上への期待ができます。
また、テレワークやパラレルワークといった昨今の働き方の多様化においても必須ツールとなっていくでしょう。
これまでの電話やメールだけのコミュニケーション手段だけでなく、新たなビジネスチャットなどの効率的かつ安全性の高いコミュニケーションツールを導入することが求められます。
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