ビジネスコミュニケーションツールとは?機能やメリットを理解して組織活用する方法

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日常生活における連絡手段は、よりスピーディーかつ簡易なものに移り変わってきました。
友人や家族との連絡にはプライベートチャットツールを利用している人がほとんどでしょう。手軽にやり取りができる上、無料で使えるアプリケーションとして広く世の中に浸透し、今や日常生活に欠かせないツールとなっています。

一方でビジネスシーンでの連絡手段はこれまで電話やメールが主流となっていましたが、プライベートチャットツールの登場以降、手軽にやり取りできる「ビジネスチャットツール」が徐々に脚光を浴びはじめています。

本記事では現在多くの企業で導入が進んでいる「ビジネスチャットツール」について、機能の紹介や導入するメリット、導入する際の注意点について紹介します。

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ビジネスコミュニケーションツールとは?

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールはこれまで多くの現場で電話やメールが使われてきました。

電話は自分の好きなタイミングで相手と繋がる即時性と利便性を兼ね備えているものの、一方で相手の時間を許可なく奪ってしまうという不都合も併せ持っているツールです。
また、会議や打ち合わせ中に着信があった際に電話に出れず折り返しをしたとしても、今度は相手が席を外していて繋がらないといった行き違いが起きてしまうこともあり、発信者と受信者双方のタイミングが合致しない限り成立しないコミュニケーションツールです。

一方でメールは、自分の都合に合わせて必要な内容をテキストで相手に伝えることができる上、書類や画像などの電子ファイルも添付して送ることができる機能的なツールです。メールを受け取る側も、自分の都合のよいタイミングでメールボックスを確認し、必要なメールに対して返信をおこなうことで成立するコミュニケーションツールでした。

しかしながら、メールを利用する上で多くあげられる問題点として、受信する側のメールボックスが非常にランダムな性質を持っていることが挙げられます。例えば社外の取引先からの重要なメールも社内の一斉送信のアナウンスも、どこからともなくやってくるメールマガジンやスパムメールもすべてがひとつの受信箱に流れ込んでくるため、情報を整理するための的確な設定が必要となります。部署やプロジェクトごとに使われるメーリングリストがその典型で、CCやBCCといった宛先指定のメールもうまくコントロールして確認できる状態を常に構築していなければなりません。

電話におけるタイミングの問題も、メールにおける受信設定なども、わたしたちはコミュニケーションをとる上で必要な当たり前の障壁としてこれまでさほど気に留めることもなく利用し続けてきました。

しかし、プライベートチャットツールの登場でコミュニケーションツールの在り方に変化が起き始めました。チャットはメールのようにテキストメッセージが送れる上、電話のような即時性を兼ね備えていてかつ手軽に使えるといった点が大きいでしょう。そして、プライベートにおけるチャットツールの利用に慣れたわたしたちは、ビジネスシーンにおいて電話やメールの不便さを痛感するようになり、ビジネスシーンにマッチしたコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットが徐々に利用されるようになりました。

ビジネスシーンで活用される理由

プライベートチャットツールは誰もが日常的に利用し広く浸透する中で、ビジネスシーンにおいてもその存在を目にする機会が増えてきました。しかしながらプライベートチャットツールをビジネスシーンで活用するにはいくつかのリスクが生じてしまいます。

アカウントの乗っ取りのリスク

プライベートチャットツールの"アカウント乗っ取り"のニュースを聞いたことがある方は多いでしょう。自分のアカウントに成りすまして自分の友人に金銭を要求するチャットが送られてしまったり、誰にも知られるはずのないプライベートなやり取りが情報漏洩してしまうといったニュースはテレビなどでもしばしば取り沙汰されました。
ビジネスシーンで利用していながら、万が一、企業の重要情報や個人情報などが漏洩してしまっては企業の存亡にもかかわる事態を招いてしまいかねません。

公私混同のリスク

プライベートチャットツールは大前提としてプライベートで利用するものです。手軽だからといってビジネスシーンでも利用してしまうと友人や家族からの連絡と上司や取引先からの連絡もごちゃまぜになってしまい、公私混同になってしまうでしょう。せっかくの休日も仕事の連絡が目に入ってしまいリフレッシュできないかもしれません。

以上のように、プライベートチャットツールをビジネスシーンで利用するにはリスクが生じてしまうと考えられます。また、プライベートチャットツールは原則としてスマートフォンでの利用を前提とした「モバイルファースト」設計となっているため、オフィス環境においてPCで利用するには少々使い勝手が悪いかもしれません。

上記の点からチャットツール自体はビジネスコミュニケーションをとる上でも必要とされる中、しっかりとしたセキュリティ基準が設けられ、ビジネス利用を想定した仕様で開発されたビジネスチャットツールが有効であることがおわかりになると思います。
では、次にそのビジネスチャットツールとは具体的にどのような機能を備えているのかを見ていきましょう。

ビジネスチャットツールの主な機能

ビジネスチャットには業務に役立つ機能が備わっています。主な機能をご紹介します。

チャット機能

基本となるチャット機能です。メールと違い、会話形式で手軽にスピーディーなメッセージのやり取りが可能です。部署や取引先、プロジェクトごとなど、目的に応じた複数人でのグループを作成し、グループの参加メンバー内でのやり取りが可能なグループチャット機能も大きな特徴のひとつです。

ビデオ会議機能

離れていても顔を見ながら直接会話ができる機能です。チャットでは伝わりきらないニュアンスを対面で伝えることができ、複数人で議論をしたり、画面を共有しながら説明をすることも可能です。

ファイル共有機能

ワードやエクセル、パワーポイント、PDFなどの画像、写真データ、そして動画ファイルなどの閲覧、ダウンロードができる機能です。

そのほかにも1つのアカウントでスマートフォンやタブレット、PCなど複数のデバイスに対応しているマルチデバイス機能、業務の抜け漏れを防止するタスク機能、過去のメッセージを検索、編集できる機能など製品によってさまざまな機能があります。

ビジネスチャットツールのメリット

ビジネスチャットツールの機能を理解したところで、実際に活用していくと具体的にどのようなメリットがあるのかも見ていきましょう。

コミュニケーションスピードアップによる生産性向上

メールと比較すると、チャットの場合メッセージが即時的に届き、すぐに返信ができるのでコミュニケーションスピードが向上しやすく意思決定や判断にかかる時間も短縮することが可能です。

コミュニケーションの資産化

チャットの特性上、メールではなかなか起こりづらかった議論なども活発化しやすいため、新たな意見やアイディアを創出し業務に活かすことが可能です。そしてその議論はチャットのログとして恒久的に残るため、テキストやチャットのグループ単位で検索することで経緯や背景を理解したり、振り返って情報を整理することが可能です。

テレワークでの活用

マルチデバイス対応のビジネスチャットであれば、PCやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わずに利用ができるため、インターネット回線さえ繋がれば自宅やコワーキングスペースなど場所を選ばすにコミュニケーションが可能です。災害時など在宅勤務を用する場合にはスムーズに業務を進める事が可能です。

ビジネスチャットツール活用の注意点

ビジネスチャットツールは非常に便利なものですが、効率的に活用するためにはあらかじめ押さえておいたほうがよい点があります。

マニュアルやルールを整備する

ビジネスチャット を導入しても使い方がわからない人を放っておいてしまっては、利用者に偏りが出てしまい社内全体での利用促進ができません。そのため、簡単なマニュアルを整備し、不慣れな方をサポートできる体制があるとよいでしょう。また、むやみにチャットを使ってしまっては、無駄なコミュニケーションを発生させてしまい、かえって生産性を落としてしまいかねません。社内統一のルールを策定し、情報共有を効率良く行えるよう意識するとよいでしょう。

対面でのコミュニケーションも併用する

チャットはテキストのみのコミュニケーションとなるため、感情や温度感が伝わりづらい性質も併せ持っています。スピーディーなやり取りができる一方で簡素化しすぎてしまって悪気もなく冷たく感じさせてしまったり、意図がうまく伝わらないといったことも起こりうるかもしれません。伝え方の工夫も大事ですが、対面でのコミュニケーションやビデオ会議などもうまく活用しながらしっかり意思疎通ができるよう意識しましょう。

まとめ

ビジネスコミュニケーションにおけるチャットツールの活用は、コミュニケーションの活性化とともに業務の効率化や生産性向上への期待ができます。

また、テレワークやパラレルワークといった昨今の働き方の多様化においても必須ツールとなっていくでしょう。

まずは無料からはじめられるビジネスチャットツールもあるので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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