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ビジネスチャットの使い方と様々なコミュニケーション手段と併用した活用法
目次
ビジネスチャットには多彩な機能があるため、目的や使用する部署などによってどのような用途に活用するかが重要です。
導入を検討しているものの、具体的な各部署での活用イメージが持てていない方もいるのではないでしょうか。
ビジネスチャットの使い方やコミュニケーション手段としての活用法、各部署で想定される活用シーンに加え、既存のツールと併用するメリットについても紹介しています。
ビジネスチャットの使い方と主な機能
ビジネスチャットの活用シーンは部署や目的によって異なります。
さまざまな便利機能を駆使し、業務の効率化を達成するためには「活用の目的」を明確化しておくことが大切です。
ビジネスチャットの便利な機能と人事・営業・情報システムそれぞれの部署における使用方法について見ていきましょう。
営業職でのビジネスチャット活用のメリット
社外での活動が多い営業職でビジネスチャットを導入すると、勤怠管理や業務報告、報告書などの文書管理を簡略化できるメリットがあります。
社内や取引先との連絡にも、グループを使いわけることで並行してやり取りすることが可能です。
電話は相手が対応可能な時間帯に連絡する必要がありますが、ビジネスチャット経由での連絡であれば好きなタイミングで送る・読むことができます。
外出先から帰社せずにいつでも遠隔でWeb会議に参加することも可能で、移動にともなう時間の削減にもつながるでしょう。
重要事項の共有がスムーズになり、タスク化や完了日時の指定、特定の相手に向けて直接連絡を送ることで、見落としや抜け漏れを防ぐことも可能です。
人事職でのビジネスチャット活用のメリット
人事職がおこなう業務の特徴は、採用選考や社内の各部署との連絡が頻繁に必要になる点にあります。
応募者の管理や選考担当者との連絡、各部署との連携など、関わる人数が多いため、連絡や情報共有の量をいかに効率化していくかが課題のひとつです。
人事職にビジネスチャットを導入すると、個人とのやり取りだけでなく、選考担当者や各部署とグループチャットで情報共有・連絡が可能になります。
人事職で活用する場合は、以下のことなどが役立ちます。
- 情報漏えいのリスクを軽減
- 対応漏れ防止
- 遅延防止
会話内容がほかのグループや個人に伝わることがないため、情報漏えいのリスクを軽減することにも役立つでしょう。
近年働き方改革の影響で、時短勤務やテレワークを取り入れている企業も多くあります。
そのような部署や担当者と、ビジネスチャット上でオンライン面談をおこなうことも可能です。
日程調整も容易になり、分単位で面談の設定ができるため、社内会議や1on1面談、採用選考の面接にいたるまであらゆる業務の効率化が実現できます。
タスク管理機能を使用すれば複数の業務を同時進行でき、対応漏れや遅延を防ぐことにも役立ちます。
情シスでのビジネスチャット活用のメリット
情シス（情報システム部）はヘルプデスク業務で問い合わせやトラブル対応が多く、業務負担の多い部署でもあります。
ビジネスチャットの導入で、過去の問い合わせ内容に対する回答を履歴から確認でき、同様の状況に何度も対応する負担を軽減できます。
ビジネスチャット上で画面共有をおこなえばその場でわかりやすく説明でき、対応のためにわざわざ席を外れる必要もありません。
セキュリティソフトの更新やOSのバージョンアップなど、メールの一斉送信による情報共有の場合、対応状況が追えなくなり管理が難しい側面がありました。
タスク管理によって進行状況を日時指定で確認・共有できるため、タスクが未完了の社員に直接連絡し、進行を促すことも可能になります。
ビジネスチャットの活用で、時間・業務の短縮やタスクの可視化と管理がおこなえるため、さまざまな部署で業務負担を軽減できるようになるでしょう。
ビジネスチャットを活用するには使い分けが重要
ビジネスチャットの導入を成功させ、業務効率化を図る際のポイントは、目的によってツールを使いわけることにあります。
ビジネスチャットだけでなく既存のメールや電話、紙媒体の資料なども駆使し、それぞれのツールの強みを活用していくことが大切です。
電話の強み
電話の長所は、緊急時にも即座に連絡を取れる点です。メールやチャットの場合、相手が閲覧するのを待つ必要がありますが、電話であればその場で要件を伝えられます。
交渉や謝罪のときに細かなニュアンスや感情なども声のトーンでわかりやすく、より相手に伝わりやすくなるメリットもあります。
また、ITツールを導入していない企業も多くあるため、取引先やクライアントがスマートフォンやPCを所持していなくても、会社に直接連絡することが可能です。
電話に出られない状況にあっても、留守番電話機能などを活用すればメッセージを残すこともできます。
メールの強み
相手がビジネスチャットツールを利用していない場合でも、PCやスマートフォンがあればメールでやり取りができます。
エビデンスとして残す必要がある重要事項の連絡も、電話のように相手の時間を拘束することなくできることが特徴です。
また、メールは過去のやり取りを送信先や時系列に並べ替えて整理・検索できるため、時系列にそって確認できるメリットもあります。
資料や書類の添付などもメールを介しておこなうことが可能です。
文書や資料（紙媒体）の強み
文字数によって一覧性や閲覧性は、紙媒体の方が速い場合があります。例えば、時系列にそったスケジュールの一覧や取引内容など、文章全体を一目で確認できるのは紙媒体の強みでしょう。
質感とコストが読み手にも目に見えて実感できることから、特別感を演出したい場面でも紙媒体が役立ちます。
取引の締結に関わる契約書などは、紙媒体に自署と印鑑というスタイルを取ることが多いことからもイメージしやすいのではないでしょうか。
「手間をかけて貰った」「取引相手として重要視してもらえている」という印象を与え、同様の扱いをしたくなる「人の特性」を活用できるのもメリットです。（返報性の法則といいます）
Webの媒体だと、送信や閲覧がスマートフォンやPCに限られる一方で、紙媒体であれば豊富な種類の表現方法があります。
装丁や紙の使用、印刷方法などを含め、ビジネスの重要な場面では紙媒体のものを活用するほうが、信頼性の向上に役立つ場合もあるでしょう。
ビジネスチャットの強み
ビジネスチャットの利点は、複数のツールをひとつで管理・収束できることにあります。
複数名の関係者へメッセージを送付することが可能になるほか、チャットのグループ全体に呼びかけることもでき、使いわけも容易です。
メールのように形式的な文面が必要なく、冒頭から要件に入ることができるため、文面の作成・閲覧ともにスピーディなやり取りが可能になります。
また、形式にとらわれない会話に近いやり取りも可能なため、コミュニケーションツールとしても高い効果を発揮します。
ビジネスチャットには導入に際し、社内への周知や使用方法の管理が必要になる面もあります。
しかし、定着さえすれば、ビジネスのさまざまな場面・部署で業務効率をアップさせることができるでしょう。
ビジネスチャットは使い方次第で活用の幅は広がる
ビジネスチャットは使用場面や目的に合わせて活用をおこなえば、電話やメール、Web会議、タスク管理などのほとんどの機能を一元化することができます。
紙媒体や電話、メールなどの既存のツールとうまく組み合わせながら、社内の業務効率化や負担軽減に活用してみてはいかがでしょうか。
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