社内SNSとビジネスチャットの違いと導入ポイント

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目次

社内SNSやビジネスチャットを導入する企業は、近年増加傾向にあります。社内コミュニケーション活性化や業務の効率化など、ビジネスのさまざまな面で役立つことが評価されているためです。

このように注目を集める社内SNSやビジネスチャットですが、具体的な違いは何なのでしょうか。実際に導入する前に、社内SNSとビジネスチャットの違いや、導入にあたって注意しておくべきポイントについて確認しておきましょう。

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社内SNSとビジネスチャットの解説

社内SNSやビジネスチャットは、どちらもグループウェアのひとつです。グループウェアとは、ネットワークを活用し、社内や部署などのグループ間における情報共有を円滑化するツールのことを指します。

  • スケジュール管理
  • ドキュメントやファイルの共有
  • 連絡・チャットツール
  • タスク管理

これらの機能を有するようなものがグループウェアです。

社内サーバーを利用する「オンプレミス型」と、ネットワークを介してサービスや情報のやり取りをおこなう「クラウド型」があります。

オンプレミス型は、社外への情報流出が起こりにくいメリットはありますが、サーバーの維持管理やシステムの構築にコストがかかる点がネックです。

クラウド型は、すでに構築されているシステムを活用することができるため、導入がスムーズに行えるメリットがあります。

しかし、セキュリティが脆弱であれば情報が流出するリスクを伴うため、活用するグループウェアの選択には注意が必要です。

ここでは、グループウェアの中でも近年注目されている「社内SNS」と「ビジネスチャット」について見ていきましょう。

そもそも社内SNSやビジネスチャットって何?

ビジネスチャットとは、メールや電話でのやり取りにプラスし、ビジネスシーンで活用可能なコミュニケーション用ツールのことです。

ビジネスに特化した連絡ツールのように使用でき、情報の共有がスピーディーになり、意思決定のスピードが上がるなどのメリットがあります。

社員や顧客とメールアドレスやIDなどを介してビジネスチャット内で繋がることができ、自由にコミュニケーションを取れるようになります。また、相手が未登録でも、相手のメールアドレスさえわかれば、無料で招待も可能です。

社内・社外どちらか一方に限定して使用する企業もありますが、グループチャットを作成し、社内とのコミュニケーション用と社外とのコミュニケーション用をスペースを分けて使いわけることも可能です。企業の業務スタイルによって使い方を多様に変化させられる特徴があります。

対して、社内SNSとは社内のコミュニケーションや情報発信・共有を目的に使用する掲示板やSNSのことです。

社内の部署やプロジェクトグループ、社員間で気軽にやり取りができ、社内のコミュニケーション活性化に役立てられます。

社内SNSとビジネスチャットは何が違う?

従来のSNSやグループチャットはTwitter・Facebook・LINEなどのように、プライベート向けのコミュニケーションツールとして活用されてきました。

プライベートでさまざまなユーザー同士が繋がるため、家族や友人との関係構築や連絡などの小さなコミュニティ内でのやり取りから、不特定多数のユーザーに向けてのイベント情報の発信やブランディングまで、さまざまな用途で活用されています。

しかし、ビジネス用として活用するのは、機密情報保持の観点から不向きな側面があります。

アカウントの乗っ取りによるプロジェクトや新商品の企画などの社内機密が漏えいするリスクや、退職後の情報持ち出しの懸念があり、セキュリティ面でのリスクが存在します。
こういったセキュリティ面の懸念を払拭すべく、企業間や社内のコミュニケーション・情報共有に特化したものがビジネスチャットです。

ビジネスチャットと社内SNSは、混同されがちですが用途や目的が以下のように異なっています。

社内SNS ビジネスチャット
やり取りの相手 社内の従業員 社内・取引先の相手など
得意なこと 全体への周知・告知 情報やタスクの管理
主な活用目的 社員のエンゲージメント向上 業務効率化

社内SNSは、社員間のコミュニケーション活性化により、信頼関係の構築や会社への帰属意識、貢献意欲をアップさせる目的で活用されます。

一方で、ビジネスチャットは業務効率を向上させるために、スピーディーな情報共有や、情報の集約、タスクの可視化を行い、社外(顧客)とも連絡をスムーズにすることがメインの目的です。
さらに発展的な使い方をすれば、コミュニケーションの活性化にもつながります。

社内SNSやビジネスチャットのメリット・デメリット

社内SNSやビジネスチャットのメリットとデメリットを確認し、自社に合う活用方法を構築することが大切です。

メリット

社内SNSやビジネスチャットは、伝えたい要件のみ簡潔にやり取りできるメリットがあります。

メールでは挨拶や定型文などのビジネス書式によるやり取りがありますが、社内SNS・ビジネスチャットでは冒頭から本題に入ることができるためです。

業務進行や社内稟議、企画決定などの経営判断がスピーディーになるほか、社員それぞれの業務負担軽減にもつながります。

また、メールのようにスパムが届く危険性もないため、セキュリティ面で優れているのも特徴です。

とくにビジネスチャットでは、業務利用に特化した以下のような機能が充実しています。

  • 管理者によるアカウントの管理が可能で、セキュリティ的にも安心
  • 重要なメッセージや依頼をタスク化でき、見落とさない
  • テレワークや出張中などの遠隔でも会議に参加できる「Web会議機能」

ビジネスシーンでの活用が多いことから、セキュリティレベルが高水準であることも導入が増加している理由ではないでしょうか。

デメリット

社内SNSやビジネスチャットのデメリットは、緊急性の高い情報共有には向かない点です。新しい情報が随時表示されて流れていくため、閲覧者側で遡って確認する必要があります。

また、業務時間外の使用を認めている場合、家族や同居人に見られるなど外部への情報漏えいリスクもあるでしょう。

社内で利用条件を統一し、導入にあたって使用方法を社員に周知・教育しながら、個人のリテラシーを高めていくことが大切です。

ITツールが苦手な社員がいる場合には教育コストがかかるほか、メールなどの既存のツールと競合してしまう可能性があります。

業務効率が落ちない程度に既存ツールとの使い分けも考えながら、スムーズにやり取りができるように社内の活用基準を策定していきましょう。

社内SNSやビジネスチャットを導入する際のポイント

社内SNSやビジネスチャットを導入する際には、失敗を防ぐためにいくつか注意しておきたいポイントがあります。

導入する目的をはっきりと定める

社内SNSやビジネスチャットの導入を成功させるには、導入する目的をはっきりと定めておくことが重要です。
前述したように、目的によって適切な手段が異なり、選択肢となるツールも変わってくるからです。

導入の成功事例:情報伝達の高速化に成功
  • 目的:多数の関連企業や、クライアントとのやり取りを効率化するために導入したケース
  • 過程:提案や改善に関するやり取りが素早くできるようになった
  • 結果:グループ全体でひと月あたり約25,000時間もの業務時間削減に成功
    レスポンスの向上や業務効率化に成功

成功事例を生んだ企業では、導入に際し目的を「連絡の効率化」と明確にしていました。そのため、業務効率の改善に期待ができるビジネスチャットを導入しました。

このように社内SNSやビジネスチャットを活用する際、どのような課題を解決するために導入するのかを明確にしておく必要があります。

明確化した目的を周知しながら、機能の使用方法を伝えることに時間をかけて定着させることが大切です。

曖昧なまま導入に踏み切ると、機能の使用方法やどのような業務で使用するのかが社員に浸透せず、導入による効果も実感できない可能性があります。

現場の使い勝手のよいツールを選ぶ

導入を決めても、誰も使わない、使いこなせていない状態になってしまう企業も多いようです。
運用を軌道にのせるために導入の旗振り役の担当者や対策チームを設置するなど、不明点や課題に素早く対応できる環境を整える必要があります。

対策チームを設置することで、実際に使用した社員からの意見や課題を吸い上げて集約し、Q&Aを設けるなど「使用マニュアルの作成」も可能となるでしょう。

新入社員や部門異動してきた社員も確認できるため、対応にかかるコストの削減につながるメリットもあります。

導入ツールを検討する際は、サポート体制やヘルプサイトの充実しているかの確認と、無料で現場のメンバーにも試しに使ってみてもらうことをおすすめします。

まとめ

社内SNSやビジネスチャットは、それぞれ目的に合わせた使用方法が異なります。社内のどのような課題を改善したいと考えているのか、無駄となっている業務の見直しから始めることが大切です。

ビジネスチャットツールは豊富にあるため、自社に合うかを見極める必要があります。
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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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