ビジネスチャットの選び方のポイントと機能を解説

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ビジネスチャットの選び方のポイントと機能を解説

目次

スピード感のあるコミュニケーション、社内の気軽なコミュニケーションを実現するために、ビジネスチャットを導入する企業も増えています。

ビジネスチャットを利用することで、情報共有の円滑化や業務効率化、テレワークの推進などが進むなどのメリットがあります。

さまざまな種類が存在するビジネスチャットから最適なものを選ぶために、ビジネスチャットの機能と選び方のポイントを解説します。

お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

ビジネスチャットの機能を知る

ビジネスチャットは、チャット機能が備わったビジネス向けのコミュニケーションツールです。

プライベートのチャット同様に簡単にメッセージを送れるため、連絡や情報共有のスピード感を高めてくれます。

また、多くのビジネスチャットにはチャット以外の機能も備わっており、機能の種類や利用目的に応じて、どのビジネスチャットを選ぶかを検討する必要があります。

ビジネスチャットの基本的な機能と、サービスによって提供の有無が異なる主な機能を理解して適切なものを選ぶようにしましょう。

ビジネスチャットの基本的な機能

ビジネスチャットには基本的なものとして、以下のような機能が搭載されています。

  • 1対1のチャット
  • グループ(複数人)のチャット
  • 無料通話(音声、ビデオ)
  • ファイルの共有

ビジネスチャットのメインはチャット機能になり、簡単なテキストでやり取りできるチャットは、メールと違い件名や署名などメッセージ以外の文章は必要なく、エモーティコン(絵文字)を使ったやり取りもでき、一目で情報を取得、発信できます。

1対1のチャットのほか、プロジェクトごとなどグループチャットもでき、必要に応じたメンバー間での情報共有も可能です。

ほかにも基本機能として、音声やビデオでの無料通話、画像や動画、文書ソフトや表計算ソフトがアップロードできるファイル共有機能も多く搭載されています。

>Chatworkの機能について詳細はこちら

サービスによって搭載されている機能

基本的な機能に加え、サービスによって搭載されるのが以下のような機能です。

  • タスク管理機能(チャットのタスク化など)
  • 他ツールとの連携
  • ログエクスポート(操作履歴などの保管)
  • セキュリティ強化機能(グループ制限や二段階認証など)
  • 既読・未読判別機能
  • 共有機能(画面共有やファイル共有、カレンダー共有など)

サービスによって機能面に違いがありますので、業務に必要な機能があるもの、費用面のバランス、使いやすさなども含めて検討しましょう。

ビジネスチャットの選び方のポイント

ビジネスチャットは共通する基本機能を持っていることが多いですが、サービスごとに異なる機能がある場合もあります。

必要な機能が明確であれば、その機能を持つものを選ぶ必要がありますが、機能面以外でビジネスチャットを選ぶ際に意識しておきたいポイントを紹介します。

使用用途から選ぶ

ビジネスチャットを選ぶ際は、使用用途を軸に考えます。

まず、どのような目的で導入するか明確にしましょう。たとえば、よくあるビジネスチャットの導入目的には以下のようなものがあります。

  • メールや会議の無駄を減らし「業務効率化」をしたい
  • スピーディーな情報共有で「社内コミュニケーションを活性化」させたい
  • 情報漏えいがないよう「セキュリティ」を強化したい
  • スピード感のある対応で「顧客対応品質の向上」を図りたい

導入の目的に加え、すでに利用しているツールとの連携ができるか、よく利用するデバイスなど会社の環境に合ったツールかどうかも比較検討しましょう。

>Chatworkの導入事例

使用人数で選ぶ

大人数でビジネスチャットを利用する場合は、利用者が多くても使いにくくならないかが重要なポイントです。

プロジェクトごとに管理しやすいか、メンバーの追加や削除が容易に管理できるか、大人数で利用しても機能が支障なく使えるか、負荷の耐性についても確認しておくとよいでしょう。

また、使用人数によって利用するプランや価格なども変わる場合もありますので、使用する人数や規模感は考えて選びましょう。

使い勝手で選ぶ

ビジネスチャットはシンプルでなじみやすいものから、専門知識のある人向けの高度なものまであります。

利用者が操作しやすいかどうかも導入にあたっては重要な判断材料となるでしょう。

また、全社員が同じくらいのネットリテラシーを有しているとは限りませんので、難しい操作が必要なビジネスチャットになじむまで時間のかかる社員も出てくることを考慮する必要があります。

社内で導入前には説明会やアンケートを取る、導入後は操作などの面で社員をフォローできる仕組みづくりも同時におこなうといいでしょう。

セキュリティ面で選ぶ

ビジネスチャットは、PCに限らず、スマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスで利用可能なツールです。

デバイスが固定されないため便利ですが、セキュリティが十分でないと情報漏えいのリスクを高めてしまうことがあります。

やり取りのなかには企業機密を含むものも出てくる可能性もあり、セキュリティ対策ができているかも確認しておきましょう。

たとえば、ビジネスチャットのセキュリティに関する機能には以下のようなものがあります。

  • メッセージの暗号化:通信を傍受されても内容を解読できないようにする機能
  • 二段階認証:2段階で認証する不正アクセス防止機能
  • デバイス認証機能:許可されたデバイスのみアクセスできる機能
  • ログエクスポート:問題発生時に操作ログをたどれる機能

ビジネス利用する際はセキュリティ面は重要ですので、サービスに直接問い合わせるなど納得のできるものを選ぶようにすると安全につながるでしょう。

>Chatworkのセキュリティについて詳細はこちら

サポート体制から選ぶ

機能の充実したビジネスチャットを取り入れても、どのように使えばよいかわからないのであれば、導入の際に期待していた効果も感じることはできません。

ビジネスチャット選びでは、サポート体制の充実度もチェックしておきたい部分です。

たとえば以下のような点でサポート体制を比較できます。

  • ヘルプなどコンテンツが豊富
  • 初期設定など導入前のサポート
  • 導入後の運用サポート
  • 利用者向けのガイドの有無
  • 管理者向けのガイドの有無
  • デバイスごとの使い方ガイドの有無
  • 活用事例やノウハウの充実

必要性はあるが操作が難しそうと感じたサービスなどの場合は、サポート部分を重視するといいかもしれません。

はじめてのビジネスチャットはChatwork(チャットワーク)

ビジネスチャットの導入を検討されているなら、「Chatwork」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Chatworkは使いやすいシンプルな設計とバランスのよい機能が特徴です。

1対1のダイレクトチャットやグループチャット機能はもちろん、メッセージをタスク化できるタスク管理機能、ファイルのプレビューやダウンロードができるファイル共有機能、音声通話が可能なWeb会議機能が実装されています。

ほかにも、データの暗号化、API連携、6ヶ国語の多言語でのやり取りにも対応しています。

有料プラン(エンタープライズプラン、ビジネスプラン)では、セキュリティ/ユーザー管理を強化した機能も利用可能です。

ビジネスチャット選びに迷っているようでしたら、Chatworkを試してみてください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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