ビジネスチャットの選び方を徹底解説

ビジネスチャット
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スピード感のあるコミュニケーション、社内の気軽なコミュニケーションを実現するために、ビジネス向けのチャットを導入する企業も増えています。今やさまざまな種類が存在するビジネスチャット。
数あるビジネスチャットのなかから最適なものを選ぶにはどこに注目すればよいのでしょうか。この記事では、ビジネスチャットの機能と選び方のポイントを解説します。

▶︎お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

ビジネスチャットの機能を解説

ビジネスチャットは名前のとおり、チャット機能が備わったビジネス向けのコミュニケーションツールです。プライベートのチャット同様に簡単にメッセージを送れるため、ビジネスのスピード感を高めてくれます。

チャット以外の機能も備わっており、どういった機能があるかで、どのビジネスチャットを導入するのかの検討材料になります。今回は、ビジネスチャットの基本的な機能と、サービスによって提供の有無が異なる機能をそれぞれ紹介します。

ビジネスチャットの基本的な機能

ビジネスチャットには基本的なものとして、以下のような機能が搭載されています。

  • 1対1のチャット
  • グループ(複数人)のチャット
  • 無料通話(音声、ビデオ)
  • ファイルの共有

ビジネスチャットのメインはチャット機能です。簡単なテキストでやり取りできるチャットは、メールと違い件名や署名などメッセージ以外の文章が必要ありません。エモーティコン(絵文字)を使ったやり取りもでき、一目で情報を取得、発信できます。

1対1のチャットのほか、プロジェクトごとなどグループ間チャットもでき、必要なときに必要なメンバーでの情報共有も可能です。

ほかにも基本機能として、音声やビデオでの無料通話、画像や動画、文書ソフトや表計算ソフトがアップロードできるファイル共有機能も搭載されています。

サービスによって搭載されている機能

基本的な機能に加え、サービスによって搭載されるのが以下のような機能です。

  • タスク管理機能(チャットのタスク化など)
  • 他ツールとの連携
  • ログエクスポート(操作履歴などの保管)
  • セキュリティ強化機能(グループ制限や二段階認証など)
  • 既読・未読判別機能
  • 共有機能(画面共有やファイル共有、カレンダー共有など)

ビジネスチャットの選び方のポイント解説

前の章で解説したように、サービスによって一部搭載されている機能が異なります。それぞれの特徴を理解し、用途に合った選択が必要です。この章では、ビジネスチャットを比較する際に注目したいポイントを取り上げます。

使用用途

ビジネスチャットを選ぶ際は、使用用途を軸に考えます。まず、どのような目的で導入するか明確にしましょう。たとえば、よくあるビジネスチャットの導入目的には以下のようなものがあります。

  • メールや会議の無駄を減らし「業務効率化」をしたい
  • スピーディーな情報共有で「社内コミュニケーションを活性化」させたい
  • 情報漏えいがないよう「セキュリティ」を強化したい
  • スピード感のある対応で「顧客対応品質の向上」を図りたい

導入の目的に加え、すでに利用しているツールとの連携ができるか、よく利用するデバイスなど会社の環境に合ったツールかどうかも比較検討しましょう。

ビジネスチャットの使い方に関する詳細は、以下のページでご紹介しています。
▶︎ビジネスチャットの使い方と様々なコミュニケーション手段との使い分けの重要性

使用人数

大人数でビジネスチャットを利用する場合は、利用者が多くても使いにくくならないかが重要なポイントです。

プロジェクトごとなどに管理がしやすいか、メンバーの追加や削除が容易に管理できるかを見ます。大人数で利用しても機能が支障なく使えるか、負荷の耐性についても確認しておくとよいです。

使い勝手

ビジネスチャットはシンプルでなじみやすいものから、専門知識のある人向けの高度なものまでさまざまです。利用者が操作しやすいかどうかも導入にあたっては重要な判断材料となるでしょう。

なお、全社員同じくらいのネットリテラシーを有しているとは限りません。難しい操作が必要なビジネスチャットになじむまで時間のかかる社員も出てくることを考慮する必要があります。説明会のような、導入後も社員をフォローできるしくみづくりも同時におこなっていきましょう。

管理、セキュリティ

ビジネスチャットは、PCに限らず、スマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスで利用可能なツールです。

デバイスが固定されないため便利ですが、セキュリティが十分でないと情報漏えいのリスクを高めてしまうことがあります。やり取りのなかには企業機密を含むものも出てくる可能性がありますので、セキュリティ対策ができているかも確認しておきましょう。

たとえば、セキュリティに関する機能には以下のようなものがあります。

メッセージの暗号化

通信を傍受されても内容を解読できないようにする機能。

二段階認証

ID・パスワードでの認証のあと、認証コードの入力、秘密の質問の答えなど、2段階にわたって利用者を認証する不正アクセス防止のための機能。

デバイス認証機能

許可されたデバイスのみアクセスできる機能。

ログエクスポート

セキュリティに問題があったときに活用できる操作ログをたどれる機能。

サポート体制

機能の充実したビジネスチャットを取り入れても、どのように使えばよいかわからないのであれば、導入の際に期待していた効果も感じることはできないでしょう。ビジネスチャット選びでは、サポート体制の充実度もチェックしておきたいです。

たとえば以下のような点でサポート体制を比較できます。

  • ヘルプなどコンテンツが豊富
  • 初期設定など導入前のサポート
  • 導入後の運用サポート
  • 利用者向けのガイドの有無
  • 管理者向けのガイドの有無
  • デバイスごとの使い方ガイドの有無
  • 活用事例やノウハウの充実

導入検討中ならChatwork(チャットワーク)がおすすめ

ビジネスチャットの導入を検討されているなら、導入社数26万社以上で(2020年4月末時点)、多くの企業に支持されている「Chatwork」をおすすめします。

誰でも使えるシンプルな機能

Chatworkは誰でも使いやすいシンプルな設計に、バランスのよい充実した機能が特徴です。ここでは使える機能の一部を紹介します。

直感的で便利なチャット機能

1対1のダイレクトチャット、複数人で使えるグループチャットの基本機能に加え、簡単に返信ができる返信・引用機能、メッセージ検索機能、自分専用のメモに使えるマイチャット、気持ちやリアクションを表現できる絵文字機能などが搭載されています。

タスクの作成・完了ができるタスク管理機能

自分のタスクを把握するため、また相手に仕事を依頼する時に使います。メッセージ作成画面からタスクを作成し、簡単にメンバーに割り振ることができます。タスクが完了したら、チャットに完了したことが自動的に投稿されるため、完了したことが一目瞭然です。

ファイル管理

やり取りしたデータを一覧で管理・閲覧できる機能です。すぐに内容を確認できるファイルのプレビュー、PCに保存できるダウンロード機能も実装されています。

ビデオ/音声通話機能

音声通話とビデオ通話の両方に対応しています。PCの画面が共有できる画面共有機能もご利用いただけます。

ほかにも、データの暗号化、API連携、6ヶ国語の多言語でのやり取りにも対応しています。エンタープライズプランやビジネスプランでは、組織向けのユーザー管理や機能制限(エンタープライズプランのみ)も利用可能です。

Chatworkの導入事例

一部、簡単にChatworkの導入事例を紹介します。利用人数の規模や活用方法の参考にしてください。

株式会社ウゴカス(規模1~50名)

チャットを使ってアドバイスや褒め言葉を共有したことでモチベーションが向上。

橋本総業株式会社(規模800名超)

販売店とメーカー、部署間のやり取りや情報共有が改善。

GMOインターネット株式会社(規模6,000名)

ビデオ通話など、在宅勤務時のやり取りに活用し、コミュニケーション不足を改善。

Chatworkは上記以外にもさまざまな企業で利用いただいており、こちらの導入事例のページでも紹介しています。ビジネスチャットの利用を検討中でしたら、ぜひChatworkを活用ください。

まとめ

ビジネスチャットといっても、さまざまな機能をもった、さまざまなタイプのものがあります。導入を考える際は、どのような機能をもっているかはもちろん、使いやすさや、セキュリティやサポートなども総合的に評価した上で選択することが大切です。

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などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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