コラボレーションツールとは?機能やメリット、選び方を解説

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コラボレーションツールとは?機能やメリット、選び方を解説

目次

プロジェクトや部署などのチームで業務をおこなう際、情報共有や業務の進捗状況確認など、全体の状況を把握する必要があります。

個人だけでなくチームによる業務の効率化に役立つものが「コラボレーションツール」です。

コラボレーションツールとはどのようなものなのか、基本的な機能やビジネスにおいて使用するメリットについて解説します。

また、最適なコラボレーションツールの選び方についても触れていますので、導入の際には参考にしてください。

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、プロジェクトや部署などで情報共有を円滑化させ、業務効率を向上させる手段のことを指します。

社内とのやりとりはもちろん、社外の取引先や顧客との情報共有やコミュニケーションを円滑化する機能を備えているツールです。

クラウド型として開発されたことから、インターネット環境さえあれば社外からでも業務に携わることも容易になる利点があり、働き方の多様化と相性がよいため、コラボレーションツールを導入する企業は今後も増加してくると考えられます。

コラボレーションツールとは

情報共有の円滑化や業務効率化に役立つというコラボレーションツールですが、具体的にどのような機能があるのでしょうか。

コラボレーションツールの基本的な機能や役割について理解し、導入の参考や利用のイメージを考えていきましょう。

チャット機能

コラボレーションツールの基本的な機能のひとつが「チャット機能」です。

ビジネスメールのような形式ばったものでなく、社内外とのやりとりが気軽にでき、スマートフォン・タブレットなどのモバイルデバイスで使用もできます。

一般的なチャットツールと異なるのは、ビジネス向けに特化させており、セキュリティを強化しながら、業務効率を向上させるさまざまな機能があります。

また、グループ全体への発信だけでなくTo(メンション)を付けて、特定の相手に情報発信や連絡をすることも可能です。

受け取る側は、メンションが付いたコメント・発言があると通知されるため、見落としを防ぐことができます。

ビデオ通話機能

テレワークや必Web会議に活用できる「ビデオ通話機能」もコラボレーションツールに含まれています。

音声のみでやりとりをおこなう通話ツールと比べて、顔を見ながら対話できるのもビデオ通話機能の特徴です。

また、Web会議をおこない、資料の提示には画面共有機能を活用することで、紙媒体での資料を作成する負担が軽減できます。

1対1での面談だけでなく複数人での会議なども可能で、打ち合わせや報告、コミュニケーションの場など、さまざまな活用が可能です。

クラウドストレージ機能

「クラウドストレージ機能」はオンラインストレージとも呼ばれ、コラボレーションツールの機能に含まれる場合もあります。

チャット機能と同様に、ファイル共有をデバイスや場所問わずおこなうことができるため、従来のオンプレミス型(社内サーバーへの保存)よりも利便性が向上します。

また、ビジネス向けのクラウドストレージ機能はセキュリティの強化がされており、ファイルやユーザーごとに権限設定できるのも特徴です。

チャットによるやりとりの中で情報共有が必要になった際にも、クラウドストレージを使うことでスムーズにファイルを共有することができます。

タスク管理・スケジュール共有機能

コラボレーションツールの代表的な機能のひとつが「タスク管理・スケジュール共有機能」です。

とくにチーム単位での業務進行が必要な場面で利便性が高く、タスクの抜けや漏れの予防や進捗管理などに活用されています。

タスク管理機能は個人の業務におけるタスク管理だけでなく、タスクの進捗状況やスケジュールをグループ内で共有することも可能です。

進捗状況を一目で把握できるため、遅れが生じてフォローが必要になっている業務をいち早く見つけられるメリットがあります。

また、タスクごとに期限設定や共有もできるため、スケジュールの管理が可能になり業務の見える化につながるのも特徴です。

スケジュールの調整やタスク分配や期限の設定など、メンバーの業務状況を確認しながら決定する際に役立ちます。

コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールの多彩な機能によって得られるメリットは数多くあります。

自社にコラボレーションツールを導入する際には、どのような業務やメンバーで使用するのか、目的を明確にしておくことが重要です。

得られるメリットを把握しどのような用途に使用するかを考えて適切に利用しましょう。

円滑なコミュニケーションの実現

コラボレーションツールの導入は、社内の円滑なコミュニケーションに役立ちます。

メールのような定型文や形式などが必要ないため気軽に情報共有ができるほか、個人間やチーム全体など伝えたい相手を特定できるのも特徴です。

また、ペーパーレスでやりとりができるため、紙媒体の管理にかかる業務負担が軽減できるメリットもあります。

コラボレーションツールはとくに、コミュニケーションが不足しがちなテレワークでの導入に適しているといえます。

場所を問わずアクセスが可能になるため、帰社しなければファイルの確認ができない、などの業務上のタイムラグも発生しません。

業務連絡だけでなく雑談などの社員間における気軽なコミュニケーションに活用でき人間関係や信頼関係の構築につながるのもメリットといえるでしょう。

生産性の向上

働き方改革による残業時間の削減などが進められている中で、コラボレーションツールは生産性向上や業務時間の削減にも役立ちます。

営業職や委託している地方在住のフリーランスなども、移動時間をかけることなくオンライン上で会議に参加することが可能です。

移動の交通費コストや移動時間の削減ができ、ほかの業務に割ける時間が増加するメリットがあります。

結果的に残業時間の削減が実現できるため、生産性の向上は業務負担や人件費コストの軽減にもつながります。

また、タスク管理によって効率的に作業できることも、生産性向上に貢献しています。

業務の見える化をおこなうことで、ほかの社員の進捗状況を確認しながら作業を進められるため、遅れや詰まっている部分などの課題を早めに発見できます。

コラボレーションツールの選び方

コラボレーションツールは多くの種類があるため、自社に合うツールを選ばなければいけません。

ビジネスや自社にコラボレーションツールを導入する際に意識しておきたい選び方のポイントを見ていきましょう。

必要な用途を明確化する

コラボレーションツールを導入する上で重要なのは、「どこに・どのように・なにを目的として」導入するかという点です。

「タスク管理でミスを防ぎたい」「チャット機能で情報共有スピードを向上させたい」など、使用目的を明確にしておく必要があります。

安易に「人気だから」「機能が豊富だから」という理由で導入すると、ツールが社内に定着せず、失敗する可能性が高まります。

導入後にどのような場面で活用するのかを想定し、必要な機能があるかどうかを費用なども含めて総合的に判断することが大切です。

操作しやすいか

コラボレーションツールを使用するのは、社内の幅広い年齢層の従業員です。

このようなツールに慣れていない人でも操作がしやすいものを選ぶなど、スムーズに導入できるものを選択しましょう。

高性能であっても使用するメンバーが使いこなせない場合、コラボレーションツールに限らず、あらゆるツールの効果は得られません。

結果的にツールを適切に利用できていない、活用しない機能が出てくると、導入コストの負担となるリスクや導入自体が無駄になることもあります。

どのような世代・能力の人でも操作が容易なものを選ぶことが、コラボレーションツール導入の成功率を左右するポイントのひとつです。

デバイスの対応に問題ないか

コラボレーションツールは、PC向けやスマートフォン向けなど、対応しているデバイスが異なります。

導入するのであればPCやスマートフォン、タブレットなどを問わず活用できるものが汎用性もあり便利です。

オフィスだけの使用に限定せず、外出先やテレワーク、時差出勤、委託しているフリーランスなど、多様な働き方でも使用できるデバイスかどうかという点が重要です。

コラボレーションツールにビジネスチャットChatworkを利用しよう

コラボレーションツールは、さまざまなサービスが提供されており、自社にどのようなツールが適しているか判断するのは難しい面もあります。

ビジネスチャットツールChatworkもコラボレーションツールとして利用できる機能が備わっています。

Chatworkであれば、PCだけでなくスマートフォン・タブレットで使用できるアプリもダウンロード可能で、インターネット環境さえあれば場所を問わず活用することができます。

また、チャット機能やWeb会議機能でのコミュニケーションやタスク管理機能での業務の見える化、ファイル共有機能を利用したオンラインストレージやペーパーレス化への推進にも役に立ちます。

情報共有や業務効率化に活用できるツール選定でお悩みの際は、ぜひChatworkをお試しください。


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