社内連絡ツールとは？活用メリット・デメリットや選ぶポイントを解説！

社内コミュニケーションの活性化は、業務効率の向上、社内連絡や情報共有を円滑にするためにおさえておきたいポイントです。

会社の規模が大きくなると、同じ部署にいるような、近しい関係性の社員以外との連携は希薄になりやすいといわれています。

また、昨今推進されているテレワークには、密な連絡体制を整えていない場合、すれ違いによる二度手間やミスが起こりやすいという特徴があります。

社内コミュニケーションを円滑にするためには、メールや内線電話などの既存のツールに加え、ビジネスチャットなど専用の社内連絡ツールの導入が効果的です。

現状の社内連絡方法やコミュニケーションに課題のある管理職の方に向けて、社内連絡で持ち上がりやすい問題や解決のためのコツ、社内連絡ツールの選び方について詳しく解説していきます。

社内連絡ツールとは

社内連絡ツールとは、企業や組織内でのコミュニケーションを円滑にするためのプラットフォームを指します。

従業員同士の情報共有や連絡をスムーズにおこない、効率的に仕事をすすめるために使用されます。

これまで連絡手段といえば、電話やメール・FAXが主流でしたが、インターネットが普及した現代では、チャットやビデオ会議・プロジェクト管理・ファイル共有などさまざまな機能を持つツールが登場しています。

目的に応じてこれらのツールを使うと、社内の業務を効率化したり、チームワークを強化したりすることができます。

社内連絡ツールの活用メリット

社内連絡ツールを導入すると、企業にとってさまざまなメリットがあります。

企業や組織で導入する際には、従業員や組織のメンバーにメリットを伝えて理解を得るようにすると、スムーズに定着するでしょう。

上に挙げた5つのメリットについて、詳しく解説します。

情報共有を効率化できる

従業員同士の連絡手段を統一すると、連絡や共有にかかる手間を削減し、情報共有を効率化できます。

情報を共有するための準備や、共有だけを目的とした会議自体も削減でき、本来の業務に集中できるようになります。

情報を一元管理できる

社内連絡ツールを導入し、情報共有の場所を一カ所に集めると、社内情報の一元管理が可能です。

メッセージのやりとりやファイルの共有、タスクの管理など、日々のやりとりを1つのツール内でおこなえば、情報の分散を防げます。

また、社内連絡ツールは検索機能も充実しているものが多く、情報をまとめておけば、あとからでも簡単に情報を探し出せるでしょう。

過去のやりとりが探しやすくなる

社内で連絡ツールを統一すると、過去のやりとりや履歴をあとから探しやすくなります。

従業員同士の連絡をメールや電話でおこなった場合、過去にどんなやりとりが交わされたのかを把握するのは困難です。

社内連絡ツールは検索機能が搭載されている場合が多いため、あとから必要になった履歴をすぐに探し出せます。

進捗把握がしやすくなる

社内で同じツールやシステムを利用すると、それぞれの業務の進捗状況が把握しやすくなります。

各自のタスクを把握し合えば、トラブルの発生を未然に防いだり、ミスが起こったりしてもすぐに対処できます。

また、進捗の遅れなどを発見した場合にも、再調整をおこなうなど、改善に向けて迅速に取り組めるでしょう。

コミュニケーションを活性化できる

全社員で統一された連絡ツールを使うと、部署の垣根を超えた情報共有やコミュニケーションを活性化しやすくなります。

リモートワークやテレワークが普及した昨今、社員間のコミュニケーションが不足しているといわれており、特に従業員数の多い企業では、他部署の人との交流や連携も少ない傾向にあるでしょう。

たとえば、社内の連絡手段としてチャットツールを利用した場合、会話のようなキャッチボールができるため、ちょっとした質問や相談もしやすくなります。

社内連絡ツール導入の必要性

企業内のコミュニケーションを円滑にして、生産性を高めるためには社内連絡ツールの活用は不可欠です。

社内連絡ツールの導入が必要とされる理由として、以下が考えられます。

それぞれの要素を詳しく解説します。

情報共有の漏れやミスを防ぐため

社内で連絡ツールを導入すると、情報共有の漏れや伝達ミスを防げます。

たとえば、電話や口頭での連絡は伝言ゲームのようになりやすく、あとから「言った言わない問題」へと発展するリスクがあります。

社内で共通の連絡手段やプラットフォームを利用すると、正確な情報を確実に相手に伝えられます。

多様な働き方を促進するため

社内連絡ツールを導入すると、多様な働き方が実現できる環境を整備できます。

リモートワークやテレワークが普及した現代では、時間や場所にとらわれない働き方が可能になりました。

リモートワークやテレワーク環境下でも円滑なコミュニケーションを実現するために、手段を用意しておきましょう。

複数人との情報共有を円滑にするため

会社規模の拡大や企業の成長にともない、業務における関係者が増え、コミュニケーションは複雑化します。

社内で統一された連絡ツールを利用すれば、複数人との情報共有や連携もスムーズにおこなえます。

また、業務やプロジェクトに関する情報を一カ所に集約すると、情報の一元管理が可能となり、必要なときにいつでもアクセスできるようになります。

社内連絡ツールを活用しないデメリット

昨今、業務効率化やコミュニケーション活性化を期待できる、さまざまな社内連絡用ツールやサービスが生まれています。

上記のような社内連絡ツールを利用しない場合、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

企業に起こり得るリスクや可能性を2つ、詳しく解説します。

情報漏洩のリスクが発生する

社内で共通の連絡ツールを使用しない場合、従業員は個々人でツールを使い分けながら連絡を取ることになります。

「普段から使っているから」という理由で、プライベート用のコミュニケーションツールを業務で使用するケースもあるでしょう。

顧客の情報や社内の機密データなどをやりとりしてしまうと、外部への情報漏洩リスクが発生します。

また、個人アカウントの場合は会社で管理できないため、従業員が退職したあともデータが退職者の手元に残ってしまう可能性があります。

業務上のコミュニケーションは、会社で管理できるツールやシステムを使い、リスクを最小限におさえましょう。

部署間のコラボレーションが生まれにくい

社内で共通の連絡ツールを使わない場合、情報共有や連携が、部署やチーム内にとどまってしまいます。

業務の情報が伝わらないだけでなく、コミュニケーションも生まれにくいため、人間関係の構築が難しくなります。

部署やチーム間の連携を強化できれば、新たなコラボレーションを生み、創造的なアイデアが生まれる可能性もあります。

企業の成長や団結をうながすためにも、社内においては共通した連絡ツールの活用をおすすめします。

社内連絡ツールを選ぶポイント

社内連絡ツールはいくつもの種類が存在し、それぞれ有している機能や特色が異なります。

社内連絡ツール選びを適切におこなうためのポイントを確認しておきましょう。

使いやすさ

機能が複雑すぎないか、画面がシンプルであるかなど、使いやすさは頻繁に使うツールにおいて重要なポイントです。

あまりに使いづらいものであると社内での普及が進まず、導入した意味がなくなってしまいます。

対応デバイス

PCだけでなくスマートフォンアプリが存在している社内連絡ツールがベストです。

スマートフォンでも社用PCと同じように連絡や情報共有ができれば、メッセージの見逃しなども格段に減らせます。

コスト

社内連絡ツールの利用にかかるコストがどのくらいであるかも事前に把握しておきましょう。

社内連絡ツールのほとんどはエンタープライズ版など有料プランを用意しています。

無料版でも基本的な機能を利用できたりしますが、利用できる機能が制限されているなど、継続的な利用には不都合をともなう懸念があります。

社内連絡ツール導入の注意点

社内で連絡ツールやサービスを導入する際には、ルールの明文化や目的の明確化など、注意したい点があります。

あらかじめ注意点を把握しておき、導入時のミスやトラブルを未然に防ぎましょう。

導入目的を明確にする

組織内で新たなツールを導入する際には、従業員の反発が起こりやすいものです。

「なぜツールを導入するのか」「ツールの導入で何を達成したいのか」など、目的を明確にしたうえで、従業員に伝えましょう。

従業員が目的を理解し、ツール活用に積極的に関わってくれると、運用が軌道に乗ります。

ツールが定着すれば、業務効率化や生産性向上などの目的も達成しやすくなります。

運用ルールを策定する

社内連絡ツールを導入する際には、使用する際のルールを明文化しておきましょう。

個人や部署単位で使用方法があまりにも異なる場合、情報共有やコミュニケーションがうまくいかなくなってしまう可能性もあります。

電話やメールとの使い分けや、ツールを使用する時間帯など、従業員が迷わないようにルールを決め、周知しましょう。

また、決めたルールは定期的に見直し、現状に合わせてアップデートしていく必要があります。

社内連絡ツールを選ぶならビジネスチャット「Chatwork」

社員同士のコミュニケーションの円滑化には、社内連絡ツールの導入が効果的です。

チャットなど手軽な方法でのやりとりが可能となる社内連絡ツールであれば、メールや内線など既存のツールと比べてスピーディーな情報共有が可能になります。

社内連絡ツールを選ぶ際は、さまざまな機能や特色があるものの中から、自社の導入目的や社員のITリテラシーにフィットしているかどうかを基準にしましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、多くの導入実績があるビジネス用チャットツールです。

社員同士1対1のチャットだけでなく、複数人でのチャットも可能で、チームやプロジェクトごとに連携することもできます。

タスク管理機能もあり、円滑なコミュニケーションとプロジェクトの進行をサポートします。

＞Chatworkのタスク管理機能についてはこちら

また、ビデオ通話機能も搭載しているため、テレワークをおこなう社員との連絡や遠隔会議システムの一本化も可能です。

＞Chatworkの通話機能（ビデオ/音声通話機能）に関する記事はこちら

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