社内連絡ツールを使ってコミュニケーションを円滑に!本当に役立つツールの選び方

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社内コミュニケーションの活性化は、業務効率を向上させるために必ず抑えておきたいポイントです。

会社の規模が大きくなると同じ部署など近い社員以外への連絡は希薄になりやすく、昨今推進されているテレワークには、密な連絡体制を整えていないとすれ違いによる二度手間やミスが起こりやすいという特徴があります。社内コミュニケーションを円滑にするためには、メールや内線電話などの既存のツールに加え、社内連絡の専用ツールの導入がおすすめです。

そこで今回の記事では、現状の社内連絡方法にお悩みのある管理職の方に向けて、社内連絡で持ち上がりやすい問題や解決のためのコツ、社内連絡ツールの選び方について詳しく解説していきます。

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社内連絡の問題点

社内連絡は情報共有や業務効率の向上において欠かせないものですが、うまく活用するためには多くの課題があります。

昨今ではチャット形式でのやり取りができる社内連絡ツールを多くの企業が取り入れており、これにより、以下で述べるさまざまな問題に対しての対策が可能になっています。

伝達スピード

社内連絡でもっとも利用されているツールはメールですが、長文になりがちなメールは受信を確認してから返信するまでに時間がかかる場合があります。例えば受信メールに目を通すのに3分、返信用の文面の作成に5分の時間がかかるとすると、2回往復するだけでも30分近くの時間を取られてしまうことになります。そもそもメールの到着に気づかず、ほかのメールに紛れてしまい、返信自体が遅れてしまうことも珍しくありません。

また口頭での社内連絡が、一番伝達スピードが速いように思えますが、一方でシフト制で働いているような業種や、外出が多い職種のように、その場に全員が存在するタイミングが多くない場合、人によってその情報を知るまでに、時間がかかってしまうこともあります。

前述したチャット形式の社内用の連絡ツールがあれば、内容の確認から返信までがとても手軽です。形式にとらわれず本題から話題を切り出せる点も、伝達スピードの向上につながります。

また、スマートフォンアプリのあるサービスであれば、外出先でも閲覧・返信ができ、場所にとらわれない運用が可能です。プッシュ通知による見逃し防止も期待できます。

伝え漏れや伝達間違い

社内連絡での伝え漏れや伝達間違いは致命的なミスにつながる可能性があります。電話や口頭などでの社内連絡は受け手に正しく伝わっているか、あとで確認することは難しく、「いった、いわない」のトラブルに発展する可能性もあります。

しかし、手軽にやり取りができるチャット形式の社内連絡ツールがあれば、テキストでのやり取りとなるため、内容の確認もしやすく、結果的に情報の伝え漏れや伝達間違いを減らせます。また、いままでのメッセージの内容すべてから情報を検索することもできるため、過去のやり取りを自身で確認することも可能です。

情報が整理されていない

メールの場合、どの件についての連絡であるのか過去のやり取りを一度見直す必要があります。内線電話でも過去のメモや資料を探す必要があるため、時間の浪費につながる可能性が高いです。相手や案件によっては情報が整理されていることもありますが、全員に同じ環境を期待することはできません。

一方、チャット形式の社内連絡ツールであればやり取りの相手や目的にあわせたグループごとに話題を分けられるため、誰が何の件について発言しているのかがひと目でわかり、情報が整理された状態で会話をはじめることが可能です。

社内連絡を円滑にするコツ

社内連絡を円滑にするためには、伝え方の工夫とともに、内容に則した連絡手段を採用することも検討してみましょう。

簡潔に、わかりやすく、迅速に、直接伝えることを心がける

一番伝えたいことが何なのかを明確にし、簡潔に相手に伝えましょう。そうすることで相手の記憶にも正しく残りやすくなります。また全員に直接メッセージが伝わらず、誰かの口から伝わった場合、ミスコミュニケーションに発展する場合もあります。人によって知っていることに差が生まれてくると、業務効率を落とすだけでなく、相手への不信感にもつながる可能性があり、結果的に組織のパフォーマンスを落とすことにつながるでしょう。

そのため、伝える側は相手にあわせて伝える工夫をすることが円滑なコミュニケーションの鍵となります。

形式的なやり取りを強要しすぎない柔軟さをもつ

ビジネスマナーに厳格に則ったやり取りを自社内の連絡に用いることは、コミュニケーションの円滑さを損なう原因です。取引先や顧客など社外の人に対して形式的な挨拶などを使うのは礼儀としてもちろん必要ですが、社内連絡では形式的なやり取りを強要しすぎない柔軟さも必要でしょう。

そうすることで連絡をすること自体のハードルが下がり、社内コミュニケーションの頻度も向上し、情報も速やかに共有できます。

状況にあわせた連絡手段を選ぶ

既存の連絡手段にもメリット・デメリットがあります。そのため、状況にあわせて最適な連絡手段を選び活用することが、社内連絡を円滑にするポイントです。社員のみが利用できるSNSやチャットツールなど、社内連絡に特化したツールも多く使われるようになっており、導入することで社内コミュニケーションが活性化されたという事例もあります。既存のやり方にとらわれず、デバイスやサービスの進化とともに新たな方法をビジネスにも取り入れていきましょう。

コミュニケーションを円滑にする社内連絡ツールを選ぶポイント

社内連絡ツールはいくつもの種類が存在し、それぞれ有している機能や特色が異なります。社内連絡ツール選びには以下のポイントを確認しておきましょう。

使いやすさ

機能が複雑すぎないか、画面がシンプルであるかなど、使いやすさは頻繁に使うツールにおいて重要なポイントです。あまりに使いづらいものであると社内での普及が進まず、導入した意味がなくなってしまいます。

対応デバイス

PCだけでなくスマートフォンアプリが存在している社内連絡ツールがベストです。スマートフォンでも社用PCと同じように連絡や情報共有ができれば、メッセージの見逃しなども格段に減らせます。

コスト

社内連絡ツールの利用にかかるコストがどのくらいであるかも事前に把握しておきましょう。社内連絡ツールのほとんどはエンタープライズ版など有料プランを用意しています。

無料版でも基本的な機能を利用できたりしますが、利用できる機能が制限されているなど継続的な利用には不都合がある場合があります。

本当に役立つ社内連絡ツールの選び方

社内連絡ツールにはそれぞれの特徴がありますが、実際にどのツールを使うかはあくまで「自社に合っているか」を基準にして選びましょう。

自社の導入目的に適しているか

まずは自社が達成したい課題や欲しい機能を明確にし、それをもとに社内連絡ツールを選択しましょう。

例えば、社員同士の連絡のみが用途であればチャット機能だけで十分ですし、チームでのプロジェクト業務があるという場合は共有できるタスク管理機能があるとより便利です。テレワークの社員や支社との会議に使いたいのであれば、ビデオ会議機能がついているツールを選ぶ必要があります。

また、連絡ツールには社外の人ともチャットができるものもあります。取引先や外注先などとの連絡用も兼ねたい場合は、Chatworkなど社外の人ともコンタクトができる「ビジネスチャット」の導入がおすすめです。

社員のITリテラシーを考慮できているか

自社のすべての社員がPCやスマートフォンの操作に長けているわけではありません。社内連絡ツール選びの際は、社員のITリテラシーを鑑みて全員がもれなく使いこなせるものを選択しましょう。

機能性だけを追求して使いやすさを蔑ろにしてしまうと、結局社内に普及せず個々が使いやすい連絡方法を取り、情報管理が余計に困難になってしまいます。

まとめ

社員同士のコミュニケーションの円滑化には社内連絡ツールの導入が効果的です。チャットなど手軽な方法でのやり取りが可能となるため、メールや内線など既存のツールと比べてスピーディーな情報共有が可能になります。

社内連絡ツールを選ぶ際は、さまざまな機能や特色があるものの中から、自社の導入目的や社員のITリテラシーにフィットしているかどうかを基準にしましょう。

ビジネスチャット「Chatwork(チャットワーク)」は、多くの導入実績があるビジネス用チャットツールです。社員同士1対1のチャットだけでなく、グループチャットも可能で、チームやプロジェクトごとに連絡をすることも可能です。

タスク管理機能もあり、円滑なコミュニケーションとプロジェクトの進行をサポートします。また、ビデオ通話機能も搭載しているため、テレワーク社員との連絡と遠隔会議システムの一本化も可能です。ぜひお試しください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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