社内コミュニケーションの重要性とは?効果や活性化の方法を解説

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社内コミュニケーションの重要性とは?効果や活性化の方法を解説

目次

社内コミュニケーションを重視する背景には、少子高齢化や働き方改革などによって、「人材の確保」や「業務効率化」が多くの企業で必要になっているという状況があります。

なぜ社内コミュニケーションを活性化することが、人材確保や業務効率化に役立つと考えられているのでしょうか。

社内コミュニケーションが活性化することの効果と社内コミュニケーションを活性化するための方法について紹介します。

社内コミュニケーションの効果

社内コミュニケーションを実際に自社で活性化させる前に、どのような効果が得られるのかを把握しておくことが重要です。

自社のどのような部分に役立てたいのかを明確にし、効果を最大限に得られるように工夫しながら社内コミュニケーションの改善に取り組みましょう。

社員の満足度向上につながる

社内コミュニケーションは、意見交換が気軽におこなえて、自分の意見を主張できるような環境がなければ活性化しません。

日々の業務で発生するトラブルや悩みについて、周囲に助けを求めたりアドバイスし合えたりすることで、お互いの状況が共有でき、フォローし合えるようになります。

そのような職場環境であれば、社内コミュニケーションは活性化され、社員の仕事への満足度は高まりやすいでしょう。

職場の雰囲気がよくなる

社内コミュニケーションが適切になされ、意見が発しやすい社内環境であれば、孤立する社員も生まれにくく、オフィスの雰囲気が明るくなります。

さらに、幹部から社員へ会社のビジョンが伝わりやすくなり、仕事に対する認識のずれが生じにくくなり、同じ目標やビジョンに向かって、社員が一丸となりやすい点も社員の満足感につながるでしょう。

社員が意欲的に働ける環境であるため、企業側にとっても業績アップや離職率の低下などさまざまなメリットを得られます。

業務進行がスムーズになる

社内のコミュニケーションが活性化すれば、業務進行がスムーズになります。

情報が共有されることで報告が上がりやすくなり、普段話をしない人やほかの部署との連携が取りやすくなるためです。

また、普段からコミュニケーションが活発におこなわれていれば、会議などでも立場にとらわれず発言しやすくなり、結論が早く出るようになるため、会議時間の短縮にも役立つでしょう。

さらに、遅れが発生しているなどの理由でフォローが必要な業務にも、いち早く気づくことができます。

このように、社内コミュニケーションを活性化することで、全体の進捗状況の把握が容易になるため、業務進行がスムーズになると考えられます。

社内コミュニケーションを取りやすい環境づくり

社内コミュニケーションを活性化するために、まずはコミュニケーションの機会を作る必要があります。

1on1ミーティングや合宿、部署合同の勉強会など、業務時間中にコミュニケーションが取れる仕組みを構築しましょう。

一社員、一個人に焦点を当て、他部署ともコミュニケーションが取れるようにすれば、幹部も社員との関係構築をおこなう際に役立ちます。

また、コミュニケーションを取る機会を作ることに加えて、コミュニケーションを取りやすい環境を作るのも重要です。

業務連絡などの会話に終始しがちな場合、環境を整えることで気軽な相談なども容易にできるようになります。

オンラインで遠隔のメンバーとも連絡できる環境を整え、オフラインではコミュニケーションが取れるスペースの確保をおこないましょう。

社内コミュニケーションの活性化の方法

社内コミュニケーションの活性化を図るために、業務だけでなく業務外でも積極的な交流機会を設ける企業もあります。

社内コミュニケーション活性化の方法は多くありますが、すべてを導入しようとするのではなく、自社にマッチする形を構築することが大切です。

コミュニケーションツールを導入する

気軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールなどを導入するのも効果的です。

ビジネスチャットツールを活用すれば遠隔でもコミュニケーションが取りやすく、Web会議システムやビデオ通話機能などを業務に活用することができます。

そのほかにも、グループウェアや社内SNSの導入などITツールの導入をおこなって環境を整える方法もあり、さまざまな機能が搭載されているものが豊富にあるため、業務効率化や管理業務の負担軽減にも役立てることができるでしょう。

フリーアドレスを導入する

フリーアドレスを導入し、自分のデスクを持たずに社内の好きな場所で自由に働ける環境を整えるのもおすすめです。

フリーアドレスとは、社内のフロアに長机やチェアを設置して、好きな席で業務をおこなえるようにすることを指します。

Wi-Fi環境を整えておけば、ノートPCやタブレットデバイスでも仕事をおこなうことができるので、柔軟な働き方が可能になります。

周囲の人と気軽にやり取りしながら業務に取り組めるため、固定メンバーにとらわれないコミュニケーションを実現することができるでしょう。

サンクスカード制度を導入する

サンクスカード制度の導入は、社内コミュニケーションを活性化させながら社員のモチベーションアップに役立ちます。

表彰するよりも気軽な制度なため、直接口に出して伝えることが気恥ずかしい、日ごろの感謝の気持ちを伝える手段として有効>です。

ビジネス上の良心(自分の業務外のサポートをしてくれた、など)を当たり前にするのではなく、カードで感謝を伝え合う形になります。

自分のしたことがほかのメンバーの役に立ったという自信にもつながるため、信頼関係の構築にも役立ちます。

サークル活動の促進

業務外におこなうサークル活動を促進するのも、社内コミュニケーション活性化が図れる方法です。

社員間で好きなことや興味関心があることを共有でき部署の壁にとらわれず、共通の趣味や好みをもつ仲間同士で集まれる利点があります。

業務以外のコミュニケーションを通じて、社員がお互いの性格や特性を知ることができるため、社内のチームワーク向上にもつながります。

コミュニケーションの場を作る

社内独自のコミュニケーションの場を作るのもおすすめです。

ユニークなイベント企画を導入している企業の事例について紹介します。

  • 社員で旅行や合宿をする
  • 社員の誕生日パーティーをおこなう
  • 地域のボランティア活動をおこなう

あくまで一例ですが、このような方法であれば自社独自の方法で自由に企画・セッティングできる利点があります。

業務内外問わず、社内コミュニケーションをおこなう環境を整え、チャットなどの便利ツールをうまく活用して活性化を図りましょう。

社内コミュニケーションにはビジネスチャットツールChatwork

社内コミュニケーションがうまくおこなえていないと、チームワークの乱れやひとりで業務負担を抱え込みやすくなるなどの影響が出る可能性があります。

社内コミュニケーションが活発におこなわれていれば、社員同士の結束力も高まるため、働く意欲や満足感が得られるメリットがあります。

結果的に業務効率化や業績アップ、社員の離職率低下などのよい効果につながるため、積極的に活性化を図ってみてはいかがでしょうか。

社内コミュニケーションの活性化には、Chatworkのようなビジネスチャットを活用すると効果的に進められます。

さまざまな社内コミュニケーションの活性化につながる方法や環境づくりと並行して、Chatworkのような簡単にコミュニケーションが取れるツールを導入するとより社内コミュニケーションも円滑に進められるでしょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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