内定者フォローとは?ビジネスチャットでの内定者フォローが効果的な理由

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内定を通知したからといって、確実に応募者が入社してくれるとは限りません。

選考を通し内定を出したので、入社してもらいたい人材ではあるのですが、相手が内定を辞退する場合もあるからです。

内定辞退の理由は様々ですが、内定辞退を防ぐために内定フォローを適切に行うことは重要です。
内定者が辞退せず意欲を高めて入社してもらえるように内定者フォローの重要性やポイント、ビジネスチャットが効果的な理由を紹介します。

内定者フォローが重要な理由

企業は人材獲得のために採用活動をおこないますが、採用活動は費用や時間などのコストが多く必要になります。
また、優秀な人材であれば必然的に他社からも内定が出ているなど複数の選択肢を持っている可能性は高いでしょう。

内定辞退になってしまうと、これまでの時間や経費などが無駄になってしまうことにもなりますし、もちろん人材も獲得できないという結果になってしまいます。

内定を通知して終わりではなく、こまめに連絡を取って丁寧にフォローして入社してほしいという熱意を示すことで、内定者の心証もよくなります。
また、内定者に対して内定後に誠意をもって対応していくことで、これまでの採用活動が無駄になる可能性も下げることができます。

適切な内定者フォローをすることにより、「この企業に入社したい」と思わせ機会損失を生まないことが重要です。

内定者フォローのポイント

内定者フォローは、単純に内定者と連絡を取ればよいというわけではありません。

最終目標は内定者に入社してもらうことですので、内定者が入社前後に不安に思っていること、疑問を感じていることなどに焦点を当てながら、適切なフォローを行う必要があります。

内定者フォローを行う際におさえておきたいポイントを紹介いたします。

定期的に連絡する

新卒採用であれ、中途採用であっても内定を出してから入社まではある程度の期間が空いてしまうものです。そのため定期的に連絡をすることが重要です。

入社式までの数ヶ月間、ほとんど連絡がないと内定者の不安が募ってしまいますし、企業側も内定者の状況を把握できないということにもなります。

内定者の不安を取り除き、さらに負担もかけないよう、月に1回ペースなど定期的に連絡を取るようにして、内定者のフォローをするのがおすすめです。

人間関係を深める交流を行う

内定から入社まで期間が空くのであれば、入社後にかかわる社員と交流の場を用意するのも有効です。

入社するにあたって「職場の人間関係について」は応募や選考過程で見えてこない部分になりますので不安を感じる人は多い傾向にあります。

入社後の人間関係への不安が払拭されれば、入社への意欲が高まり、内定辞退を未然に防ぐことができます。また、入社後の仕事も円滑に進めやすくなります。

具体的なフォローの仕方としては、社員との懇親会を開いて交流を深めてもらう、社内や施設の見学会を開いて実際の雰囲気を確かめてもらう、社員と気軽に交流できるシステムを構築する、といった方法が挙げられます。

働く心構えを学べる情報共有の場を作る

新卒の場合は、企業に入社し社員として働くのは人生で初めての経験です。

社会人になることに喜びや期待を膨らませる反面、社会人として自分の能力が通用するのか、会社の期待に応じることができるのかなど、仕事に対する不安・悩みを抱えている方は少なくありません。

新卒の内定者の不安・悩みを払拭するためには、働く心構えやマナー、ビジネススキルなどを学べる場を設ける必要があります。

内定者フォローの一環として企業から課題や研修を課されるケースは多く、学生側も業界の専門知識やビジネスマナー、社会人としての心構えなどを学べる課題・研修があると、安心して入社に望めるでしょう。

中途採用の場合であっても、入社までに必要な知識や具体的な役割などを早めに明示しておくことで、入社までに準備ができ、入社後のイメージを膨らませることができるので情報共有を企業側から積極的にするとよいでしょう。

情報共有をすることで質問も生まれやすく交流につながり、企業と内定者の意識や認識のすり合わせにもなります。

内定者フォローにメールがあまり向いていない理由

内定者への通知や伝達は文書で行われてきましたが、インターネットが普及し、メールによるやり取りが主流となっています。
しかし、メールで内定者フォローを行うことにはデメリットがあります。

メールを見てもらえない

メール以外のメッセージアプリの普及で、メールを見落とす可能性も高くなっているかもしれません。

メールは開封されたかどうかの確認もできませんし、迷惑メールとして扱われてしまうケースもあります。また、ほかのメールに埋もれて見落とされてしまうこともあります。
つまり、せっかく内定者フォローのメールを送信しても、一度も開封されずに終わってしまう可能性があります。

リアクションが遅れる・取りにくい

メールの場合、メールを書く作業に時間がかかってしまったり、過去のやり取りを見返しにくい部分があります。人事担当者は少ない人数で複数の内定者とコミュニケーションをとる可能性が多いことから、気軽に返答やリアクションをしにくいという面は、担当者や内定者の負担となるでしょう。

一方通行になりやすい

ビジネスメールはマナーやルールが存在します。また、やり取りにタイムラグが生じやすい部分もあります。メールの文面に「疑問・質問があればお気軽にご相談ください」と記載されていても、なかなか返信しづらいものです。

そのため、内定者フォローのやり取りも企業側からの一方通行になりやすく、内定者の不安や疑問に寄り添えない可能性があります。

内定者フォローにはビジネスチャットが効果的

メールに代わる内定者フォローの手段として効果的なのは、ビジネスチャットの活用です。

ビジネスチャットを利用することで、リアルタイムにメッセージのやり取りを行うことができます。人事担当者と内定者でグループを作成すれば、お互い気軽に交流することができます。

また、複数人でのビデオ通話や音声通話、ファイルの共有なども行えるため、単純な質疑応答だけでなく、社員や人事担当者によるビジネスマナー講座や、共通の資料を使った学習講座などを行うことも可能です。

ビジネスチャットツールの代表格である「Chatwork」なら、ご紹介したすべての機能を無料で利用することができます。
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内定者の個人情報やプライバシーを保護するのも企業の重要な努めです。安心・手軽に使えるChatworkでの内定者フォローを検討してみてはいかがでしょうか。

適切な内定者フォローで内定辞退を防ごう

内定辞退率を防ぎ求める人材を確保するには、丁寧な内定者フォローが必要不可欠です。

内定者は入社後の人間関係や仕事内容に不安を感じています。そのため入社前に、社員と気軽に交流したり、ビジネスマナーやスキルを学べる場を提供するのが内定者フォローのポイントです。

ビジネスチャットはリアルタイムでやり取りもしやすく、連絡も気軽にできるので内定者フォローに適したツールです。

ビジネスチャットを内定者フォローに取り入れ、内定辞退の防止に役立ててみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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