大量のメール処理の手間を削減する方法とビジネスチャットへの移行

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多くの企業が業務上のコミュニケーションにメールを活用しています。
ビジネスでメールを使用する場合は、1日に受け取るメールの数も莫大になり、大量のメール処理に追われてしまうビジネスパーソンも少なくありません。

メールの処理に時間がかかると、業務の手が止まってしまい効率が低下する原因となります。大量のメール処理にかかる時間を削減し、業務効率をアップするための方法とビジネスチャットへの移行について紹介します。

大量のメール処理が招く業務への弊害

メールは手軽に利用できるコミュニケーションツールとして、多くのビジネスパーソンに利用されていますが、大量のメールが業務に支障をきたしているケースも多く見受けられます。

具体的にどのような弊害が発生しているのか、主な問題点を4つご紹介します。

メールチェックが大変

仕事メールの内容はさまざまですが、返信を要する重要なものも含まれています。

仕事にメールを使っている人を対象に実施された「ビジネスメール実態調査2020」によると、16.68%の人がメールの返信を4時間よりも長く待てないと答えていました。[※1]

このデータから見てわかるように、なるべく早めに確認・返信するのがベストです。

そのせいか、1日のなかで、複数回メールチェックをおこなう方は多く、同調査によると全体の半数以上が「1日に10回以上」の頻度でメールを確認しています。

メールをチェックするには、メールソフトやメールアプリを開かなければならないため、そのたびに業務の手を止めていると少なからず仕事に支障が出てしまいます。

時間にするとわずかなロスかもしれませんが、メールチェックによって集中力が途切れてしまうと、仕事の効率や質の低下につながる可能性もあります。

メールの内容確認に時間がかかる

同調査によると、ビジネスパーソンが1日に受信するメールの平均は50.12通です。[※1]

受信メール一覧にはタイトルしか表示されないため、中身を確認するには、1通1通開封しなければなりません。

同調査によると、メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒ですので、1日あたり約66分もの時間を費やすことになります。

内容によっては相手に返信しなければならず、さらに時間と手間をかかります。

メールの返信が手間

相手からのメールに返信するには、メールソフトやアプリを立ち上げ、宛先やタイトル、本文などを入力しなければなりません。

同調査によると、メール1通を作成するのにかかる平均時間は5分54秒です。
仕事で送信するメールの数の平均は「14.06通」ですので、メールの作成に1日で、約82分もの時間をかけていることになります。[※1]

1日8時間働くと仮定すると、2割程度の時間をメール作成に費やすことになり、業務に支障をきたす大きな要因になっています。

メールの管理が面倒

内容を確認するだけでよいメールは、既読後にすぐ削除できます。
しかし、要返信のメールや、あとで内容を見返したいメールは、そのまま保存しておかなければなりません。

1日平均50通以上のメールを受信していると、古いメールは下のほうに追いやられ、後から返信や再確認したいときに探し出すのが難しくなります。

「要返信」「重要」などのフォルダを作り、メールを仕分けすれば多少管理が楽になりますが、仕分け作業そのものに時間がかかってしまうところがネックです。

大量のメールを効率的に処理する3つの方法

業務効率をアップするには、毎日届く大量のメールを効率的に処理する必要があります。

大量のメールを効率よくさばく方法とコツを3つご紹介します。

メールチェックを決まった時間にする

1日に何度もメールチェックをしていると、そのたびに業務の手が止まってしまいます。

こまめにメールチェックするよりも、「出勤してすぐ」「昼休みの後」「終業前」など、決まった時間にメールを確認し、まとめて処理したほうが効率的です。

緊急性を要するメールが届く可能性がある場合は、特定の送信もとにだけメール通知機能を設定し処理するなど優先度に応じて対応しましょう。

メールはその場で処理する

返信が必要なメールは、後回しにせず、その場で即処理するよう心がけましょう。

返信に時間が必要であったり返信内容に調査を要する場合は、メールソフトの「フラグ機能」などを使用して印をつけておくか、「要返信」フォルダに移動させておくと、後で処理するときの手間と時間を省けます。

返信用のテンプレートを作成する

メールを送ってくれた相手に、形だけでもお礼や挨拶をしたいという場合は、返信用テンプレートの活用がおすすめです。

あらかじめ汎用性の高い定型文を数種類作成しておけば、本文にテンプレートを挿入するだけで返信メールを完成させることができます。

場合によってはテンプレートに加筆・修正が必要になりますが、直接打ち込むよりも断然時間と手間の節約になります。

大量のメール処理をビジネスチャットに移行

大量のメールを効率よく処理する方法をご紹介してきましたが、メール自体にに不満を感じているのなら、ビジネスチャットの導入を検討してみましょう。

ビジネスチャットとは、リアルタイムにメッセージのやり取りができ、記録が残るので、メールのようにいちいち開封する手間がなく、質問に対する返信も簡単におこなえます。

また、メッセージのやり取りだけでなく、ファイルの管理やビデオ通話などにも対応しており、幅広い用途・目的に活用できるところが特徴です。

1対1のコミュニケーションはもちろん、グループを作れば複数人と同時にやり取りができるので、メールのCC機能やメーリングリストに代わるコミュニケーションツールとしても役立てられています。

ビジネスへの情報処理技術(ICT)導入が着々と進んでいる中で、ビジネスチャットの普及も年々拡大しており、国内大手企業の約3割がビジネスチャットを業務に活用しています。[※2]

ビジネスチャットツールはPCやスマートフォン、タブレットなどにインストールするだけですぐに利用可能で初期投資も少なく済みますので、大量のメール処理にお悩みの方は、ビジネスチャットを導入することで解決につながるかもしれません。

大量のメール処理に困ったらChatworkの利用がおすすめ!

業務中に大量のメールを送受信すると、メールチェックや返信に時間を取られ、業務に支障が生まれてしまいます。

大量のメール処理に悩んでいるのなら、リアルタイムにコミュニケーションを取れるビジネスチャットツールを利用してみましょう。

Chatwork」なら、メールの開封や宛先入力などの手間なしで、手軽にコミュニケーションを取ることができます。

ファイル管理やビデオ通話のほか、業務に役立つタスク管理機能も搭載されているので、一般的なチャットツールよりも業務の効率化に役立ちます。

Chatworkは無料でも利用できますが、アカウント管理やセキュリティ面も強化される有料プランも用意していますので、利便性だけでなく安全性も高くなっています。

1ヵ月間の無料お試しサービスもありますので、メールに代わるコミュニケーションツールをお探しの方は、Chatworkを試してみてはいかがでしょうか。

[※1]一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」
https://businessmail.or.jp/research/2020-result/

[※2]伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査」
https://www.ctc-g.co.jp/news/press/doc/20170413a_detail.pdf

メールからの脱却をしたい方におすすめの資料

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このお役立ち資料では特に「メール」によるコミュニケーションをビジネスチャットへ変えていくことの意義をまとめました。

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などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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