業務の見える化ツールとしてChatworkを活用するには？

業務を見える化するためにはどうすればよいかと、多くの企業の経営者や管理職が感じていると思います。

Chatworkはチャット機能の印象が強いと思いますが、業務の見える化ツールとしても活用できます。

業務の見える化ツールとしてChatwork機能の活用の仕方を解説します。

業務の見える化ツールの効果とは？

業務が見える化されていれば、関係者全員が業務に必要な情報や最新のデータを一目で把握でき、業務効率が向上します。

個人ではなく、組織やチームで業務をおこなうのであれば、タスクの進捗やスケジュールを全員が把握できる状態にしておく必要があります。

そうすることで、チームに参加する個々の仕事の状況やプロジェクト全体の状況を理解した上でコミュニケーションができるようになり、業務コミュニケーションがより円滑化するでしょう。

業務の見える化で意識したいポイント

業務の見える化をすべきポイントとしては以下を意識して進めましょう。

• 作業の進捗状況やタスクの担当状況
• 最新のデータやファイル
• 顧客や取引先の要望
• グループ内や担当部署との話し合いの経緯や結果

誰がどこまで業務を進めているかがわからなければ、状況を回りが把握することはできません。

また、最新のデータやファイルがはっきりしなければ情報が入り混じり、手戻りが発生してしまうでしょう。

顧客・取引先の要望、話し合いの経緯や結果などは変わりやすいものですので、最新の状況を常に確認できるようにしておきたいはずです。

社内のファイルサーバーに進捗管理表や最新のファイルがあるし、メールで話し合いの経緯や結果が周知されているから大丈夫、と考える人もいるかもしれませんが、それで完全に見える化されているでしょうか。

ファイルが保存されていたり、メールが残っていたとしても簡単にアクセスができ、素早く共有ができていなければただ単に保存されてるだけであって見える化とはいえません。

業務の見える化を考えるには情報の見える化が簡単におこなえる状態が望ましいといえるでしょう。

業務の見える化に使えるChatworkの機能

Chatworkのどのような機能を活用すれば、業務の見える化に役立てられるでしょうか。業務の見える化に利用できるChatworkの機能を見ていきましょう。

チャット機能で情報を見える化

Chatworkの基本機能であるチャット機能も業務の見える化に活用できます。

リアルタイムでのやり取りはもちろん、各メンバーの発言が時系列に残り確認できるため、古い情報に惑わされず最新の情報を確認できます。また、発言は記録が残るので遡っていくことで話し合いのプロセスや変遷を追うことも可能です。

メールでは転送や返信を繰り返すことで古いメッセージがさかのぼりにくくなり、途中のメールに返信すると情報が枝分かれしてしまいますが、Chatworkのチャット機能では複数人がリアルタイムにやり取りができ古い情報も探しやすいので、勘違いや混乱を防止できます。

業務上のやり取りを簡単に追えることで業務に必要な連絡や情報が見えるようになり、言った言わないや確認漏れの防止にもつながります。

タスク管理機能でタスクを見える化

Chatworkには、タスク管理機能もあります。

チャット上で依頼された仕事を、タスクとして簡単に管理することができます。

また、自分から相手へ仕事の依頼をする時に、担当者を指定してタスクを追加することも可能です。

各担当者ごとに抱えているタスクや期限、完了したかどうかをChatwork上で確認することができます。

タスクが割り振られたことや、タスクの進捗が見えることで、業務量の調整やスケジュール調整、優先度を決める参考にもなります。

また、タスクが可視化されていることで、タスク漏れの防止にもなりますし手が空いている人に協力を求めたり別の仕事をお願いするなどの判断材料としても利用できます。

誰が何をやっているか、何をやったかがタスク管理機能で明確になることで成果もわかりやすく評価をする際にも参考にすることができるでしょう。

通知機能で情報共有の見える化

Chatworkには、通知機能も備わっています。

通知機能の種類は、以下の3つです。

• スマートフォンアプリからのプッシュ通知
• PCのデスクトップ通知
• メール通知

カレンダーと連携させることで自分のところにメッセージが届いたり、会議時間になったりすると通知機能ですぐにわかるようになっています。

アプリをインストールしている場合はスマートフォンでも通知を受けとれるので、外出中や席を外しているあいだも気づくことができて便利です。

いくら情報を共有されたとしても、自分が気がつかない、自分から情報を探しにいかないといけないというシステムでは確認漏れや共有漏れが発生してしまいます。

たとえば、メールであれば受信ボックスから探して開かないといけませんし、ファイルを格納したとしても格納場所にいかなければ閲覧することはできません。

Chatworkは自分宛にメッセージやファイルが共有されると通知される機能があり、チャット上で簡単に確認ができます。また、相手もリマインドしやすく確認漏れを防ぎ、情報共有の安全性が高まるでしょう。

何気ないチャットも社内の人間関係の見える化につながる

Chatworkを使えば、何気ないチャットのやり取りも人間関係や個々のパーソナリティの見える化につながります。

業務にかかわりのない雑談や会話もチャット上で気軽におこなえることで、社内の交流やメンバーをよく知ることにもつながり、人間関係の見える化につながります。

同じ会社であってもあまりよく知らない人やかかわりが薄い人は出てきてしまうものですが、Chatworkで気軽にコミュニケーションをとることで人間関係も円滑になり、業務の相談やアイデアも生まれやすくなるかもしれません。

社員の人となりや考え方や軽い議論などをチャットを通して行うことで、業務だけでなく組織の関係性の見える化にもつながるでしょう。

業務以外の部分でもコミュニケーションが活発化することでより、社員同士の関係構築が進み、業務効率が向上しやすくなるのではないでしょうか。

Chatworkを業務改善に活用しよう

Chatworkは、業務を見える化できるITツールです。

業務の見える化というと、大規模なシステムを導入したり大幅に業務フローを変えたりと、大変なイメージがありますが、Chatworkを使った業務の見える化は、Chatworkを導入し、仕事のやり取りをチャット上でおこなうだけです。

チャットはリアルタイムにやり取りができるため、気軽にグループ内でトークができます。

古い情報に惑わされることもなく、トークを追えば話し合いの経緯を確認することも可能です。

社内や取引先とのグループを作り、チャットをするだけで情報を見える化できます。

チャット機能で常に最新情報を共有できますし、ファイル管理機能もあります。

さらに、タスク管理機能でタスクを見える化でき、チャットでタスクをやり取りすることも可能です。

さらに、Chatworkはセキュリティ対策も万全です。

グループ登録をしておけば、メールのように部外者に重要な情報を誤送信するリスクを防げます。

セキュリティを守りながら、気軽に情報を見える化できる優れたコミュニケーションツールといえます。

Chatworkで業務を見える化できれば、仕事の生産性を向上できるでしょう。

このように、簡単に業務の見える化に役立つChatworkへのアカウント登録を、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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