メールとチャットを使い分けるポイントと違いを解説

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目次

最適な連絡手段を用いることで、社内のコミュニケーションやクライアントとの連絡を円滑にすることができます。

メールとチャットはビジネスでもよく利用される連絡方法になりますが、異なる特徴を持っているので状況や必要に応じた使い分けが大切です。

メールとチャットの違いや使い分けのポイントについて解説しますので、コミュニケーションのストレスを軽減したい方や業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

そもそもメールとチャットの違いとは?

メールとチャットはどちらも文章による連絡方法ですが、それぞれに違った特徴があります。

メールとチャットの違いを知ることで適切な使い分けができるので確認しておきましょう。

メールは1対1のコミュニケーションが基本

メールの大きな特徴は、基本的に1対1のコミュニケーションである点です。

一斉に複数の人へメールを送信することはできますが、あくまでもやり取りのメインは1対1になり、複数の人と同時にメールでやり取りをするのは難しいでしょう。

メールアドレスを利用することも、メールの特徴のひとつです。

基本的には相手のメールアドレスを知らなければ連絡を取ることはできません。

メールはビジネスメールのマナーがあったり、形式的な文章を使うなど遠回しな言い回しや硬い文章になりやすい部分があります。

丁寧な文章は悪いことではありませんが、内容が伝わりにくかったり長文になりやすい場合もあります。

また、メールは送信しても相手にいつ読まれるかわからない、話の流れを確認するのに時間がかかる、といったデメリットもあるため、ほかの連絡方法もうまく組み合わせることが大切です。

チャットは複数人との迅速なやり取りがしやすい

チャットの特徴は、1対1のコミュニケーションはもちろん、グループでの会話にも適していることです。

複数のメンバーを招待してグループチャットを作成することで、迅速な会話を実現できます。

通知機能があるビジネスチャットツールも多いため、読み忘れや返信待ちが発生することも防げます。

メールとは異なり、IDやアカウントを利用することもチャットの特徴になり、相手のIDやアカウントを選んで、チャットをおこないます。

特定の相手やグループの会話が時系列で並ぶので、過去のやり取りを見返すのも簡単です。

会話のような気軽なコミュニケーションが前提であるため、メールのような堅苦しい文章を用意する必要も基本的にはなく手間なくやり取りがおこなえるでしょう。

メールとチャットの使い分けポイント

メールとチャットには異なる特徴があるため、状況に応じての使い分けが大切です。

メールとチャットの使い分けポイントを紹介しますので、参考にしてください。

すぐに返信が欲しい場合は「チャット」

相手からすぐに返信が欲しい場合は、メールよりもチャットのほうが適しています。

メールの場合は、送ったとしてもすぐに読んでもらえるとは限りません。通知機能があるチャットツールであれば、すぐに確認して返信をもらえる可能性が高まります。

また、連絡や確認の催促もメールよりチャットのほうが連絡しやすいですし、複数人が参加しているチャットであれば他の人からもリマインドしてくれることもあるでしょう。

気軽なやり取りには「チャット」

メールを送ったり電話をかけたりするほどではないような、気軽な連絡にもチャットが向いています。

たとえば、仕事を進めるための簡単な確認や進捗報告などは、チャットを利用するとよいでしょう。

メールのように長々と文章を書く手間が省け、すぐに回答がもらえることも期待できるため、業務効率化につながります。

また、雑談などもチャットであれば気軽におこなえるので、コミュニケーションの活性化や人間関係を深めるのにも使いやすいでしょう。

複数人とコミュニケーションを取りたい場合は「チャット」

チャットは、部署内の社員やプロジェクトメンバーなど、複数のスタッフでコミュニケーションを取りたい場合にも適しています。

チャットツールを使ってグループを作成しておけば、関係者だけで簡単に意見交換ができます。

メールとは異なり、各メンバーからの返信をほかのメンバーも閲覧できるため、情報共有もスムーズです。

記録を残しておきたい場合は「メール」

やり取りの記録を残しておきたい場合は、チャットよりメールのほうがよいでしょう。

チャットの場合、送信後でもメッセージの削除や編集ができるため、記録を確実に残すことはできません。

契約に関する重要な決定事項などは、チャットで打ち合わせをして文書やメールで記録が残るようにやり取りするのがおすすめです。

長文や丁寧な文章を送りたいときは「メール」

長文や丁寧な文章を送りたい場合も、メールのほうが適しています。

チャットは会話形式のコミュニケーションを前提としているため、基本的にはあまり長い文章を送るのには適していません。

また、チャットでは丁寧な挨拶などは省略しがちですので、まだ関係性が構築されていない相手に対しては、メールで丁寧な文章を送るほうがよいでしょう。

チャットで済むことはチャットに移行

メールとチャットでは特徴が違うと説明してきましたが、メールでおこなっているものでチャットに置き換えても問題がない部分はチャットを利用したほうが効率的に進めることができるでしょう。

社内の連絡や情報共有にメールを利用しているのであれば、ビジネスチャットに移行するといいかもしれません。

また、取引先やクライアントとのやり取りをメールでおこなうと効率が悪かったり、わかりにくいと感じるのであればチャットに移行し必要な部分をメールと使い分けをすることで、業務効率化やコミュニケーションの円滑化につながります。

もちろん、すべての連絡をチャットに切り替えるわけではなく、チャットで済むことはチャットに移行することでコミュニケーションのストレスを減らし、業務をスムーズに進められるように考えてみましょう。

チャットに移行するならChatwork!

チャットとメールの違い、それぞれの連絡手段が適しているケースについて解説しました。

どちらのほうが優れているという考え方ではなく、複数の連絡方法をうまく活用することが大切です。

これからチャットツールを導入するなら、Chatworkをご検討してみてはいかがでしょうか。

Chatworkは、簡単に操作ができるコミュニケーションツールです。

チャット機能はもちろん、Web会議にも利用できるビデオ通話機能、マネジメントや進捗管理にも活用できるタスク管理機能など、業務効率化やリモートワークに役立つ機能が備わっています。

また、ChatworkはPCやスマートフォンがあれば簡単に導入できるチャットツールですので、はじめてチャットツールの導入を考えている、簡単に利用できるチャットツールを探している方はChatworkを試してみてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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