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職場コミュニケーションのポイントとは？職場環境をよくする方法について解説
目次
仕事を円滑に進めるには職場の人とのコミュニケーションは必要不可欠です。
業務に好影響を与えられるようなコミュニケーションが、仕事をスムーズに進めるために重要といえるでしょう。
職場のコミュニケーションを改善するための方法としては、さまざまな方法が考えられますが、職場によっても導入すべき方法は異なります。
職場のコミュニケーションを改善する方法や職場のコミュニケーション改善におけるポイントを理解して、職場環境の改善につなげましょう。
職場のコミュニケーションは重要
企業で働いている場合、ひとりだけで完結しておこなう業務は少なく、上司や同僚などと進めていくことが多くなるでしょう。
作業進捗や発生している問題などは適宜共有しながら進める必要があるため、職場におけるコミュニケーションは非常に重要になります。
また、近年は働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、リモートワークや在宅勤務という働き方を選択する人も増えてきています。
職場で顔を合わせない分、情報共有をより密におこなわなければ、行き違いや見落としが発生してしまう可能性が高いです。
多様な働き方が可能になってきている現在では、職場におけるコミュニケーションの重要性は増してきているといえるでしょう。
職場のコミュニケーションを改善する5つの方法
職場のコミュニケーションを改善する方法としては、以下のようなものが考えられます。
- 社内イベントを開く
- フリーアドレスを採用する
- 社内SNSを導入する
- 1on1ミーティングをおこなう
- 遠隔地でもコミュニケーションが取れるツールを利用する
それぞれの方法について、詳しく説明します。
社内イベントを開く
社内イベントとは、「社員同士で相互に交流するイベント」と考えるとわかりやすいでしょう。
業務時間外におこなわれるイベントのほか、創立記念パーティーや社員研修のような業務時間内でおこなわれるものを社内イベントに含めて考えることもあります。
社内イベントをきっかけにして、普段の業務では交流できない方とのコミュニケーションを取れる機会になりますし、新しい仕事のアイデアなども見つかる可能性もあります。
ただ社内イベントは強制参加などにしてしまうと不満を感じたり、不必要と感じる社員もいるので開催するには配慮する必要性もあるでしょう。
フリーアドレスを採用する
フリーアドレスとは各社員が利用する席やデスクを固定せず、好きな場所で仕事をできるようにする仕組みのことです。
日によって周囲に座っている人が異なるため、いろいろな人と交流することができ、新たな刺激を得るきっかけになります。
ただ、毎回同じ場所で仕事をする人が出てきてしまう可能性もあるため、社員の流動性を高めるための決まりごとを設けることが重要です。
また、業務内容によってはフリーアドレスが適していない場合もありますので、各社員の状況や業務内容なども考慮して運用する必要もあるでしょう。
社内SNSを導入する
社内SNSとは、その企業の社員しかアクセスすることができないSNSです。
主に仕事関係の情報をアップするために利用されますが、飲み会の予定のような業務に関係ない内容などでコミュニケーションの場として活用できる面もあります。
SNSは相互のやり取りが可能なので、社内SNSを通じていろいろな情報を発信したり受け取ったりすることで、コミュニケーションの活性化が期待できます。
1on1ミーティングをおこなう
1on1ミーティングは主に上司と部下によって1対1でおこなわれるミーティングで、業務における目標設定をおこなったり業務の振り返りをおこなったりします。
直属の上司とミーティングをするケースが多いですが、さらに上の上司や人事部の人とミーティングをするケースもあります。
自分自身や自分の仕事についての客観的な意見をもらえるため、今後の仕事でどのような点に注力すべきか、どのような点を意識的に修正すべきかなどがわかります。
また、直接いいにくい不満なども伝えやすくなるので、顕在化していない部署内や社内の課題や問題の発見にもつながるでしょう。
コミュニケーションツールを導入する
リモートワークや在宅勤務で働いている社員が多いと、対面でのコミュニケーションをおこなうことはなかなか難しいので、離れた場所で働いている社員同士がコミュニケーションを取れるツールの利用を検討してみましょう。
ビデオ通話を利用すれば、お互いの顔を見ながら会話ができるので、コミュニケーションの活性化につながります。
チャットツールは相手の顔こそ見えないものの、離れた社員とだけでなく社内での普段の情報のやり取りや業務にかかわる連絡にもおすすめです。
職場のコミュニケーション改善における5つのポイント
職場のコミュニケーション改善を図る場合、ただ単に改善方法を導入するのではなく、5つのポイントを意識する必要があります。
- 職場のコミュニケーションにおける課題を見つける
- 課題に合った改善策を検討する
- 部長などの責任者・決裁権者を味方につける
- ほかの部署も巻き込んで社内横断でおこなう
- 担当を持ち回りにして社員に主体性を持ってもらう
それぞれ意識すべきポイントについて、説明します。
職場のコミュニケーションにおける課題を見つける
職場のコミュニケーションを改善するためには、まずはどのような課題があるかを把握しなければなりません。
上司と部下の間でのコミュニケーションがうまくいっていないのか、職場全体で情報のやり取りがあまりおこなわれていないのかなど、職場によってコミュニケーションにおける課題は異なります。
社員にアンケートを取ったり調査をおこなうことで、課題を浮き彫りにすることが重要です。
課題を明確にしたうえで、適切な改善方法を選び進めていくようにしましょう。
課題に合った改善策を検討する
課題が把握できたら、その課題に対応するための改善策を検討します。
上司と部下の間でのコミュニケーションがうまくいっていないのであれば、1on1ミーティングが改善策の候補になりますし、職場全体で情報のやり取りがあまりおこなわれていないのであれば、社内イベントの実施や社内SNSの導入が有力な選択肢となります。
職場によって最適な改善策は異なるので、把握できた課題および職場の風土や空気感なども踏まえて、改善策を決定しましょう。
部長などの責任者・決裁権者を味方につける
新しい取り組みを始めようとする場合、上層部がやろうという意思を持つように引き込まないと、思うように勧めることは難しくなります。
たとえば社内SNSを導入しようと思い具体的な話を進めていたとしても、責任者や決裁権者が首をタテに振ってくれなければ、どれだけよいアイデアでも実現せずに終わってしまいます。
しっかりと効果やメリットを明示して、納得させられるように進めていくことが重要になります。
ほかの部署も巻き込んで社内横断でおこなう
コミュニケーションの改善策はできるだけ大きな規模でおこなったほうが効果も期待できるため、自分の所属する部署だけでおこなうのではなく、ほかの部署も巻き込んで社内横断でおこなうことが望ましいです。
部署が違うだけで考え方や必要性、課題などに違いがあるものです。
そのため、コミュニケーションの改善や活性化が必要な理由や、方法の説明、得られる効果などを説明し、納得をしてもらう必要があります。
多くの部署が納得して効果が出ているようであれば、当初は参加していなかった部署が参加するようになり、より大きな効果を生み出せるようになる場合もあるでしょう。
担当を持ち回りにして社員に主体性を持たす
たとえば社内イベントを開催する場合、イベントの担当を持ち回りにすることによって、社員に主体性をもってもらうことが重要です。
自分が担当になることで当事者意識が生まれ、より主体的にイベントに取り組むようになることが期待できます。
イベントが盛り上がった際には、会社全体で褒めたたえるような空気を生み出せると、なおよいでしょう。
また、持ち回りにすることで一部だけが盛り上がっているという状態を避けることにもつながります。
職場のコミュニケーション改善にChatwork！
職場のコミュニケーションを改善することで、業務に必要な情報のやり取りが活発におこなわれるようになり、仕事を円滑におこなえるようになります。
また、コミュニケーションが改善されてほかの社員についてよりいろいろなことを知れるようになると、仕事を続けるモチベーションを高めることにもつながるでしょう。
しかし、職場は業務をおこなう場所であり、社員間でも気軽にコミュニケーションが取れない場合もありますが、Chatworkなどのビジネスチャットであれば、チャットだけでなくWeb会議に対応しているので職場のコミュニケーション改善に役立つツールといえます。
業務に必要なコミュニケーションも、社員間の交流を深める気軽なやり取りであってもChatworkを導入することで活性化につながりますので、ぜひ導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
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