連絡ミス・情報伝達ミスを防ぐためにできることとは?

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連絡ミス・情報伝達ミスはどれだけ気をつけていても起きてしまうことがあります。

些細な仕事での連絡ミス・情報伝達ミスから大問題へと発展してしまう可能性もあり、注意したいものです。

しかし、なぜ連絡ミス・情報伝達ミスは起こってしまうのでしょうか。

連絡ミスや情報伝達ミスの主な原因を知ることによって、防止策や解決策が見つかるかもしれません。

連絡ミス・情報伝達ミスにつながる原因から、適切な対応について考えていきましょう。

なぜ連絡ミス・情報伝達ミスは起こる?

そもそも、なぜ連絡ミス・情報伝達ミスは起きてしまうのでしょうか。

連絡ミスや情報伝達ミスが起きやすい状況として、確認不足、自己判断での情報伝達、誤った解釈、が考えられます。

それぞれどのような状態であるが故に、連絡ミスや情報伝達ミスにつながってしまうのかを見ていきましょう。

情報の確認不足

連絡ミスや情報伝達ミスは確認不足から多く起きてしまいます。

単純な作業や内容だとしても、確認を怠ると簡単にミスにつながってしまいます。

確認不足は、仕事に慣れはじめてきたときなど気の緩みから起きやすいので、確認が必要ないと考えたり、誰かが確認しているだろう、などと人任せにしないでリスク回避のために確認をする意識が必要でしょう。

自己判断での情報伝達

毎日やっている仕事だから大丈夫だろう、このまえと同じことを伝えればいいだけ、などと自己判断して伝えてしまった結果、内容に違いや変更があった場合にはトラブルにつながってしまいます。

また、仕事の内容を十分に把握しきっていないままの状態で情報伝達をおこなった場合も、連絡ミスが起きる可能性が高まります。

曖昧な部分を明確にしないまま、自己判断で情報伝達することは要注意です。

誤った解釈での伝達や誤解

情報を誤って解釈してしまったままで伝達してしまうと、間違った情報が伝わることになってしまいます。

また、意図とは違う方向で解釈されてしまう可能性もあり、情報を正しく伝えたとしても適切に相手が受け取っていない場合や誤解を招くような説明をしてしまっているかもしれません。

相手に意図が適切に伝えられているか、相手が自分の意図をしっかりと理解しているか、これらを情報伝達や連絡をする際は確認するように伝える側も聞く側も意識する必要があるでしょう。

連絡ミス・情報伝達ミスの主な原因

連絡ミス・情報伝達ミスの主な原因は、連絡をする立場の人と、連絡を受ける立場の人によって異なります。

また、それぞれの立場の人どちらかが原因でミスになってしまう場合もありますし、両方がミスを犯してしまう場合もあるでしょう。

連絡をする立場、連絡を受ける立場がそれぞれの立場から、どのような原因があるのかを見ていきましょう。

連絡をする側が原因

連絡をする立場の人に問題があるケースとして考えられるのは、紛らわしい表現で伝達してしまったり、誤った情報を伝達してしまうということでしょう。

主語を省略したり、漠然とした表現のような、あらゆる解釈ができてしまうような表現を使うと混乱や勘違いが発生する原因になります。

情報を伝える立場としては、正確な情報を伝えることが重要です。

正しい情報を伝えるのは当然として、伝える際の表現も正確に情報が伝わるように明確な表現を意識して伝えないと、情報伝達や連絡でミスが発生してしまいます。

自分は理解しているからといって、相手もわかっている前提で話を進めてしまうなどにも注意が必要で、誰が聞いても理解できるように伝えることを意識しなければ誤解が生じやすくなってしまうでしょう。

連絡を受ける側が原因

連絡を受ける側の人が原因になる場合は、確認を怠ってしまい、誤った解釈や理解不足が原因で連絡や情報伝達ミスにつながってしまいます。

疑問があったり、理解が難しい場合など不安があるときに確認を怠ってしまうと、その時点で受け手としてしっかりと情報を理解した状態とはいえません。

質問しにくい状況や相手もいるかもしれませんが、ミスを発生させてしまうよりは念を押して確認するほうがよいでしょう。

また、誤った解釈や理解不足は自分で気がつけないことが多く、ミスにつながりやすい部分ですので、これらを防ぐためにも自分の解釈や理解が正しいかを確認するようにすることがミスの防止につながるでしょう。

連絡ミス・情報伝達ミスは記録を残して防止する

連絡をする立場の人・受ける立場の人の双方に共通する対策としては、情報を文字やデータで残しておくことです。

口頭だけでなく、文字やデータとして形に残して共有することで、何度も目視で確認を繰り返すことが可能です。

また、記録として連絡事項や情報伝達する内容が残ることで、内容をもとに質問しやすくなりますし、伝える側も伝達ミスや内容の間違いなどを見返すことで気がつきやすくなるでしょう。

威圧的な態度をとっていたり、一方的・高圧的にメッセージを伝えたりすることが多いと、不明瞭な点があったとしても、相手が質問をしにくくなってしまいます。

口頭で説明している場合は、伝える側は言い間違いや内容の間違いに気がつかないで話してしまう場合もありますし、聞いてる側は間違いを真に受けてしまったままになってしまったり、正しい情報を伝えたとしても間違った解釈をしてしまうかもしれません。

伝えるべき内容を記録として残し、いつでも双方が確認できる状態にすることで、内容をより理解できるようになりますし、間違いにも気がつきやすくなります。

大切な連絡や情報伝達をおこなう場合は、口頭で簡単に済ますのではなく、いったいわない、聞いた聞いていない、などのトラブルを避けるためにもメールやビジネスチャットなどで口頭での説明後でも、記録として内容を送付し残しておくようにすればミスの防止になるでしょう。

連絡ミス・情報伝達ミス防止にChatwork

連絡ミスや情報伝達ミスが起きる原因を整理してみると、曖昧な伝え方や誤った受け止め方、勝手な解釈をしてしまったりといった問題からミスが起きてしまうと考えられます。

どれだけ気をつけていても一方がミスをしてしまえば連絡ミスや情報伝達ミスになってしまうので、伝える側と受け取る側の双方がミスを防ぐ意識を持たなければミスを減らすことは難しいでしょう。

口頭だけでなく記録に残すことが双方に通じて有効な防止策になると考えられますが、連絡ミスや情報伝達ミスを防ぐために、Chatworkを利用してみてはいかがでしょうか。

Chatworkはビジネスチャットとして多くの中小企業で利用されており、チャットを利用したコミュニケーションが可能です。

さらに、Web会議機能、ファイル共有機能、タスク管理機能も備わっており、連絡や情報伝達、コミュニケーションを効率的かつ安全に進めることができます。

Chatworkを使うことで、情報は自然と記録されていきますし、画像やファイルを共有することで文章以外の情報共有もできます。

また、口頭で説明が必要な場合は、チャットやファイルを閲覧しながらWeb会議で説明をおこなうことができるので情報伝達の幅が広がります。

連絡ミスや情報伝達ミスに悩まされている方、スムーズにコミュニケーションをとりたい方は、ぜひChatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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