コミュニケーションのない職場の状態と問題点とは?

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職場のコミュニケーションは、業務を進めるうえでも働きやすい環境づくりという面でも、とても重要なものです。

情報の共有や現状の把握、ミスの予防やトラブル発生時の対応の面でもコミュニケーションがしっかりとれているほうがうまく連携しておこなえます。

しかし、コミュニケーションを活性化させることは職場では簡単におこなえることではありません。

コミュニケーションが少ない、連携がとりにくい、誰が何をやってるのかわからない、という状態に悩んでしまうこともあるかもしれません。

コミュニケーションがない職場の状態と原因、コミュニケーションがないことの問題点を考えていきましょう。

コミュニケーションのない職場の状態とは?

適切なコミュニケーションがとれていない職場とはどのような状態が当てはまるのでしょうか。

コミュニケーションがない職場の状態を知ることで、改善が必要かどうか、コミュニケーション部分での課題がないか、などの気づきにつながるので見ていきましょう。

基本的に会話や交流がない

必要な会話や軽い雑談もしにくい職場の状態では、コミュニケーションの問題以前に雰囲気が悪い、人間関係が悪いなどの問題を抱えている可能性もあるでしょう。

職場の環境や仕事内容などで直接会話するのが難しい場合でも、チャットなど気軽に会話ができるツールを利用することで、質問や報告がしやすくなる面もあります。

直接的に会話や交流ができない、しにくいのであれば導入を検討することをおすすめします。

また、会話や交流がないことで業務を進めるうえで問題になっているようであれば、より深刻な状態かもしれません。

進捗やタスクなどの情報共有がない

業務の進捗や全体に必要な情報共有が適切におこなわれていないのはコミュニケーションに大きな問題があるといえます。

業務に直接的に影響する部分でのコミュニケーションが取れていないと、混乱を生みやすく、ミスやトラブルにつながってしまう可能性が高まります。

しっかりと情報共有をおこなえる仕組みや気軽に質問やリマインドをして、社員間でも情報の洩れや確認をしあえる状態にすることが求められます。

情報が伝わっていないのはコミュニケーション以前の問題ですし、わからないことを気軽に質問や確認できない状態もミスにつながるリスクが高いので、改善する必要があるでしょう。

一方的な発信で終わっている

交流の場や情報共有の場を作ったとしても、一方的に発信するだけで意見交換や質疑応答などがおこなえていなければ意味がありません。

一部の人だけや特定の人が発信するのをただ聞かされているような状況であったり、議論の余地がない、意見を聞く気がないなどでは、コミュニケーションとはいえません。

発信側はコミュニケーションを取っているつもりでも、一方通行であったり、意見の押し付けになっている可能性もありますので注意が必要です。

また、このような一方的な発信をコミュニケーションとしてしまうと、萎縮してしまうなどコミュニケーションがより取りにくい状態になっていくかもしれません。

コミュニケーションのない職場で起きる問題

コミュニケーションがない職場、コミュニケーションがうまくとれていないことで、どのような問題が起きる可能性があるのでしょうか。

コミュニケーションがしっかりと取れていれば発生せず、防ぎやすい問題であっても、コミュニケーションがない場合は大きな問題に発展してしまうかもしれません。

お互いの進捗やタスク状況がわからない

コミュニケーションがないと、お互いの進捗やタスク状況を部署内や作業をともにするメンバー間で共有できていない状態になりやすいでしょう。

どのような状態なのかがわからないと、トラブルやミスが起きていることすらも気がつくことができません。

気がついたときには大きな問題になってしまったり、手遅れになる可能性も高まります。

また、進捗やタスク状況が不透明な状態ということは適切なマネジメントがおこなえる状態ではないので、業務効率や生産性の部分にも問題を抱えているといえるでしょう。

タスク量や業務負担に偏りが出る

社員ごとのタスクや進捗をしっかりと把握できていない状態であれば、必然的にタスク量や業務負担に偏りが出てしまいます。

同じ立場や業務をおこなう社員同士でも、忙しい社員と暇な社員が出てきてしまうなど業務を進めるうえで非効率になります。

また、偏りが生じていること自体にコミュニケーションが不足していると気がつかない可能性もあるでしょう。

社員同士が忙しいだろうと、イメージで依頼や質問をためらってしまったり、暇そうだからといった理由でタスクを押し付けたりなどの不公平さや問題も起こるかもしれません。

雰囲気が悪くなり生産性が下がる

業務に必要な情報だけでなく気軽にコミュニケーションがとれない環境では、雰囲気が悪くなってしまいます。

雰囲気の悪さからストレスを感じたり、働きにくいと思ってしまいモチベーションの低下や人間関係の悪化を招くかもしれません。

また、雰囲気の悪さから離職率が高まるなど生産性の低下や人手不足などにもつながる可能性もあります。

コミュニケーション不足がマネジメントの悪化や社内の不和につながることで、さまざまな歪みにつながる危険性があるでしょう。

職場のコミュニケーションがない原因

職場のコミュニケーションに難がある、職場でコミュニケーションが活性化しないなどの問題には原因があるはずです。

コミュニケーション不足につながる原因を把握して対処できるようにしておきましょう。

話す機会がない

職場は業務をおこなう場ですし、業務内容によっては会話が不要なものであったり、人数が少ない、または多いということで会話が生まれにくい場合もあるでしょう。

会話がないことで業務に支障がなければ問題がないともいえますが、普段から会話がないことで必要なときに気軽に話しかけられない、などの状態にならないように気をつけることは必要です。

社内に協力体制や協力的な姿勢がない

完全に個人で完結する業務でなければ、協力しておこなうほうが効率的ですし、ミスの防止にもつながります。

しかし、そもそも協力体制や協力する気がない状態であれば、コミュニケーションが生まれることは少なくなってしまい、個人主義の面が強く出てしまうでしょう。

人間性の問題というだけでなく、職場が個人の成果しか評価しない、競争を煽ったことで協力しないで不和が生まれている、などの考え方や方針の問題もあるかもしれません。

このような状態の職場は雰囲気が悪くなりやすいので、コミュニケーション面以外にも組織の体制や方針も見直す必要性があるでしょう。

人間関係が悪い

協力体制がないなどの部分から影響して、人間関係が悪い職場であればコミュニケーションが生まれることはないでしょう。

そもそもいがみ合っている人間ばかりがいる職場であれば、協力などの連携は期待できませんし、情報共有や雑談などのコミュニケーションも生まれるとは考えられません。

コミュニケーションがないことで人間関係が悪化してしまうこともありますが、人間関係が悪いからこそコミュニケーションが生まれないという部分もあります。

メンバー間の人間関係や管理職の人間性、企業文化や考え方などあらゆる部分が人間関係に影響してきますので注意が必要です。

職場でコミュニケーションを生むためには?

職場でコミュニケーションを生むためには、どのような対策が有効なのでしょうか。

上司から「話をしよう!」などと無理に機会をつくっても、その場限りで終わってしまうでしょうし、萎縮を生んでしまいます。

オフィスのメンバーが自然に話しやすい機会や雰囲気をつくることが大事です。

たとえば、上司が率先して「挨拶をする」「話しかける」「部下をほめる」などは非常に重要です。

部下から上司に話しかけるのは勇気がいるため、上司から話しかけることは効果があります。

また、グループにビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを導入すれば、直接対面して話さなくても仕事上の相談や報告を簡単におこなえます。

わざわざ話すのは勇気がいる、そこまで相手の時間をとりたくないという場合に、ビジネスチャットを活用したコミュニケーションは最適です。

メンバー同士が自然と話しやすい機会をつくるのも効果があるでしょう。

会議ではなく雑談を交わすような場であったり、気軽に業務外の会話ができるような集まりを作るのもいいかもしれません。

業務に関係のない会話から人間関係が深まり、仕事に関する話や相談、質問などもしやすくなる雰囲気につながっていくことが期待できるでしょう。

ほかにも「オフィスにカフェスペースを設置する」「3時のおやつタイムを設ける」「メンバーと会社の会議室でランチをとる」など、いろいろな方法が考えられます。

自然とコミュニケーションが生まれる取り組みをすることで、メンバー同士が話しやすい工夫をしてみましょう。

職場のコミュニケーションにChatwork!

社員同士のコミュニケーションを活発にしたいなら、Chatworkの導入をおすすめします。

グループチャットでグループ内の情報共有が容易になりますし、わざわざ話すほどのことではない質問や相談も気軽にできます。

また、Chatworkにはファイル管理機能があるためデータの共有もできますし、タスク管理機能でプロジェクト管理もスムーズです。

職場のコミュニケーションが欠けていると感じている企業経営者や管理職の方は、ぜひChatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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