伝言ゲームのような情報伝達をビジネスの場で避ける方法とは？

ビジネスや職場での大切な情報が正しい内容で伝達されず、多くの人に伝わってしまうことを、伝言ゲームにたとえて表現されることがあります。

ゲームとしての伝言ゲームは、伝言する人が増えるにつれ、情報の中身が変わっていくことを楽しむ遊びですが、職場やビジネスで情報が変わってしまうのは問題です。

職場やビジネスでの情報伝達が伝言ゲームのようにならないための方法や、伝言ゲームのように間違った情報が伝わってしまうことのリスクについて考えていきましょう。

ビジネスや職場の情報伝達は伝言ゲームになりやすい？

職場やビジネスにおいては、当事者同士で情報のやり取りができていなければ、どのような場面でも伝言ゲームのように、伝える過程で内容が変わってしまう可能性があります。

担当者が不在で伝言を頼んだり、逆にこちらが不在の場合は他の人から伝言をもらうこともあるでしょう。

また、ものを教わる際や話し合いの場面で誰かがこのように言っていたので、というような形で伝言ゲームのように誤解や誤った情報として受け取ってしまうこともあるかもしれません。

つまり、第三者を介する場合は当初の発信内容やニュアンスが変わって伝わる場合もあり、自分が発信した情報そのように広がってしまう可能性もあります。

ビジネスや職場での情報伝達が伝言ゲームのようにならないよう、適切な情報を伝えられるようにする意識や自分の情報が誤って伝わらないようにする配慮を心がける必要があるでしょう。

伝言ゲームのビジネスや職場における悪影響

ビジネスや職場での情報伝達が伝言ゲームのようになってしまうことで、どのような悪影響が起きるのでしょうか。

正しく伝達されていれば問題はないですが、誤解を招くような状態で伝わってしまった場合に起こりえるリスクについて見ていきましょう。

誤った情報が伝わる可能性がある

伝言という形式は、誤解や勘違いが生まれやすく伝聞になることで情報元へ確認が取りにくくなるので、結果として誤った情報が伝わってしまう可能性が高いです。

伝言を頼んだ相手がまた伝言を頼むということもありえますので、情報が伝えたい人に届くまでにどのような変遷をたどっていくのかも予想できません。

直接相手とやり取りができない場合や都合上伝言をお願いする場合もあるでしょうが、伝言では自分の真意や伝えたい情報が正しく伝わらない可能性があるということは認識しておいた方がいいでしょう。

大切な情報が誤って伝わることで、クレームやトラブルにつながる可能性もありますので注意が必要です。

情報の信頼性が低下してしまう

情報が伝言で回ってしまうと、誤った情報になる可能性が高いことから情報の信頼性が低下してしまいます。

仮に、正しい情報が伝わっていたとしても受け取った側が確認しないと不安を感じてしまう場合もあるでしょう。

話していた内容と変更点があった場合などは、変更なのか誤って伝わったのかの判断も難しくなり、受け取る側も疑心暗鬼になってしまい、確認をしないといけないという手間も増えるかもしれません。

伝言を頼んだうえに、確認を当事者間でするのであれば伝言は無駄ともいえますので避けたほうが結局は効率的ともいえます。

また、情報の信頼性以外に、誤った情報が伝わってしまった場合は、伝言を頼んだ相手や自分自身の信頼感も損なわれるかもしれませんので注意が必要です。

情報伝達の遅れや漏れが起こりやすい

伝言を頼むということは、頼まれた人が相手に伝えるまでに時間が長くなります。

直接情報伝達をする場合よりも、スピード感は失われてしまう場合が多いため、緊急性が高い場合などには向いていないかもしれません。

また、当事者ではない人が間に入ることにより、重要性を感じられない、他の業務ですぐに伝えられないなどの理由で遅れや漏れも発生しやすいといえます。

確実に伝えてくれる保障というのは伝言の場合はないと考えて、遅れや漏れが起きる可能性が高いと考えておいた方がいいでしょう。

情報が遅れる、情報が伝わらないことでトラブルになる可能性もあるので、重要性の高い情報は伝言という手段を用いないほうがいいかもしれません。

伝言ゲームでの情報伝達ミスを防ぐ方法とポイント

情報を正しく伝え、伝言ゲームのようにならないためには、伝言を頼まないというのが一番です。

しかし、状況によって伝言を頼む場合はビジネスや職場では起こるので、適切に情報伝達をおこなうための方法を意識しておきましょう。

伝言のリスクを理解しておく

伝言を頼む側も受ける側も、伝言での情報伝達のリスクを把握できているだけで、情報伝達時のトラブルを減らせます。

伝言をすることで、誤解や遅れ、漏れが生じるかもしれないと双方がわかったうえで引き受けるのであれば、正しい情報伝達をおこなおうという意識を高く持ってできるはずです。

第三者や直接的に関係のない人が伝言を頼まれることが多いでしょうから、伝言を受けた側も当事者意識を持つことが大切です。

また、伝言を頼む側も軽い気持ちで伝言を頼むのはリスクを増やすだけと意識して、慎重に伝言を頼むようにしましょう。

直接連絡できる別の手段を用意する

電話や直接出向いて情報伝達をしようとしたが相手がいなかった場合に、第三者に伝言を頼むことが多いですが、伝言を頼まないで済む連絡手段を用意しておくことで、第三者に頼らずに済みます。

電話に出ないのであれば、メールを入れておく、ビジネスチャットでメッセージを送る、デスクにメモを残す、など方法は考えられます。

また、自分で情報を文章やデータにして記録を残して送ることで誤解を防ぐこともできるでしょう。

相手がいないから誰かに伝言を頼むのではなく、当事者間で不在の場合などの別手段での連絡方法を決めておくのもいいかもしれません。

閉ざされた情報交換を減らす

伝言が必要になり、誤解が生まれやすくなる原因として、当事者間で閉ざされた状態で情報のやり取りをしているという部分も関係しています。

複数人でやり取りが追えるようにしておいたり、反応がない場合や期限が近い場合は他の人たちもリマインドなどの声をかけられる状態で情報交換をおこなうとリスク回避になるでしょう。

メールであれば、CCやBCCを活用する、ビジネスチャットであれば複数人がいるチャットでオープンなやり取りを意識するなど少しの工夫で多くの人の目に触れる機会を作り出せます。

大まかな流れやこれまでのやり取りが他の人も把握できる環境下であれば、認識間違いや伝達漏れにも早く気づくことができるでしょう。

伝言ゲームを回避して円滑な情報共有の実現にChatwork

ビジネスの場面や職場で伝言ゲームが発生してしまうと、間違った情報が伝わりやすくなり業務に支障や取引相手に不信感を持たれてしまう可能性があります。

ビジネスや職場での情報伝達では伝言ゲームのようになるのを避ける必要があり、適切に情報伝達がおこなえる手段を用意することが重要です。

伝言ゲームを防ぐために効果的なツールとしてビジネスチャットである「Chatwork」を利用してみてはいかがでしょうか。

Chatworkであれば、どの場所にいてもインターネットさえつながっていれば、文章やファイルで直接やり取りがおこなえ、複数人でのグループチャットを活用することで情報をオープンにすることができます。

また、タスク機能を使うことで相手へ確認してもらいたい内容をタスク付けすることができ、対応の遅れや漏れを防ぐこともできます。

情報伝達やコミュニケーションはビジネスシーンや職場での業務をおこなう際にも重要な要素です。

適切な情報伝達をおこなうためにChatworkの導入をご検討ください。

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