雑談の意味とは？職場における雑談の効果と重要性

ビジネスの場においては、しばしば雑談がおこなわれますが、雑談が苦手で意味はあるのか疑問に感じることもあるでしょう。

しかし、職場や取引先でのコミュニケーションにおいて、雑談は重要な役割を果たしている場合があります。

ビジネスにおける雑談にはどのような効果があり、気をつけるべきポイントはどこにあるのか、考えていきましょう。

職場やビジネスで雑談は必要？

ビジネスの場においても、雑談が交わされる場面は多くあります。

職場の同僚との時間や取引先との商談に入る前に交わされる雑談について、「うまく会話が続かない」「意味のない行為に思える」と苦手意識を持っている人もいるかもしれません。

しかし、相手に興味を持っていることを示したり、会話の入り口としてスムーズな印象を与える雑談は、相手とのコミュニケーションを円滑にするために大きな役割を果たしています。

相手と打ち解け、本音を打ち明けやすい雰囲気を作ることで、同僚や上司との関係や、取引先との信頼関係の構築や親睦を深めるきっかけになるでしょう。

雑談が上手になると、職場やビジネスの場で有利に働くことがあるのです。

雑談をする意味・効果

コミュニケーションを円滑にする雑談は、ビジネスの場において重要な役割を果たします。

雑談の意味や効果にはどのようなものがあるのか、細かく見ていきましょう。

警戒心をとく

雑談には、会話の第一段階として気軽に言葉をかわすことで、相手の警戒心をとくという効果があります。

一緒に働くことになって間もない会社の仲間や、初めて顔を合わせる取引先の相手など、お互いに緊張してしまいがちな空気のときに上手に雑談ができると、警戒心がとけて話しやすくなるでしょう。

天気やオフィスの印象など内容はどんなことでもいいので、話題を振ったあとに笑顔で少しの会話をかわすと、本題に移ってからもよい雰囲気を保てるかもしれません。

気軽に会話できる関係を築く

雑談はその場の空気をよくするだけではなく、長期的によい関係を築いていくためにも役立ちます。

相手にとって気軽に話ができる相手になれれば、ふとしたときに本音や悩みも打ち明けやすく、信頼関係にもつながっていくでしょう。

関係を築くためには繰り返しに意味があるため、顔をあわせるたびに雑談をかわすようにしたり、雑談の中で得た情報をもとに会話を振ってみるのもよいでしょう。

ストレス発散になる

雑談では生活の中で感じる不満や、感じている業務のやりにくさなど、個人的な感情が込められた会話が出ることがあります。

雑談は何かを解決したり結論づけたりするための会話ではないため、感情を吐き出すだけの非建設的な行為に見えるかもしれませんが、ストレス発散になるという面もあります。

ネガティブな会話ばかりでは雰囲気が悪くなってしまいますが、ときにはストレス発散の場として活かし、そのあとに切り替えて前向きに取り組めるよう意識するとよいでしょう。

知恵を得たり問題解決につながることがある

雑談で得た意見をのちに業務改善に活かすなど、会社にとってヒントを得る機会になることもあります。

雑談をかわすうちにアイディアが生まれたり、その人しか得ていない気づきや知恵を共有する場にもなるでしょう。

会話の着地点を決めないまま出てくる自由な意見の中には、会議とは異なる刺激的な声や自然体な悩みなど、そこでしか得られないものがたくさんあります。

その場で結論を求めようと急ぐと、気軽に雑談がしにくい環境になってしまう作る恐れがあるため、気になる意見があればメモをしておく程度にとどめるとよいかもしれません。

職場やビジネスでの雑談のポイント

雑談がうまくなることによって、会社での人間関係や取引先への印象も変えることができます。

スムーズな雑談をするためのポイントや、雑談をするときの注意点を紹介します。

その場で結論づけない

とりとめのない会話である雑談には、結論は必要ありません。

結論づけようとする行為は、リラックスした雰囲気を壊してしまったり、相手が気軽に胸のうちを話しにくくさせてしまいます。

結論をつけることは相手をジャッジすることにつながり、上から目線だという印象を与えて話しにくい相手だと思われるだけでなく、雑談が続かない原因にもなります。

雑談で求められているのは結論を導き出す力よりも、肩の力を抜いて他愛のない会話をする心地のよさです。

結論を急かすことで相手を不快な気持ちにさせないよう気をつける必要があるでしょう。

相手に共感をしめす

結論を求めない雑談では、相手の感情に共感を示すことが、好感を与える大切なポイントです。

「こんなことがあってうれしかった」「疲れた」などの感情を含む会話を相手が振ってきたときは、まずはその感情をうけとめて「よかったですね」「それは大変でしたね」などと返したうえで、相手が感じた気持ちやその後どうしたかを引き出すような会話につなげられるとよいでしょう。

同じ場面で一緒に経験したときの話であれば、自分も同じように感じたことを伝えるとよいかもしれません。

相手が話したいことを大切にする

相手が振ってくれた話題に対して、すぐに自分の話や経験を答えてしまうと、会話の主役を奪ってしまうことになりかねません。

まずは相手が話したいことを聞き、あくまでも主導権は相手に渡したまま、会話が続くよう心がけましょう。

自分のことは相手が訪ねてきたときに話したり、話したあともまた相手を主役に戻すよう意識するとよいかもしれません。

業務に支障のない範囲にする

ビジネスの場における雑談は、コミュニケーションを円滑にし人間関係をよくすることで業務を進めやすくするためのものです。

雑談が業務の妨げになってしまうと本末転倒となるため、ほどよいところで切り上げることを意識しましょう。

周囲の迷惑となってしまうと雑談をすること自体に悪いイメージを持たれてしまい、職場での雑談を禁止せざるをえなくなる可能性もあります。

休憩時間などタイミングを見計らっておこなうのもひとつの方法です。

テレワーク・リモートワークでも雑談は重要

テレワークやリモートワークが普及する中で、雑談が減ることによってコミュニケーションの取りにくさを感じる場合もあるようです。

仕事の用件しか話さないと、なにげない会話から得られる情報の共有や、相手の感情を理解することができなくなり、雑談には意味があったのだと実感することもあるでしょう。

雑談から業務のヒントや刺激を得ていたことや、ストレス発散になっていたという効果に気づくこともあるかもしれません。

雑談で得ていた効果を取り戻すために、ビジネスチャットなどでの文字のやり取りでも、とりとめのないちょっとした雑談を入れ込むことによって、コミュニケーションの質が上がるでしょう。

気軽な雑談で職場のコミュニケーションを活発化

一見本題とは関係のない雑談でも、職場や取引先のコミュニケーションを円滑にするためには意味があり、実は重要な役割を果たしています。

雑談によって親密な空気を作り警戒心をとくことで、商談がスムーズに進んだり、新入社員や新しい上司とも打ち解けやすくなるでしょう。

普段のビジネスチャットでのやり取りや、テレワーク中の遠隔でのコミュニケーションでも、相手のちょっとした出来事に興味を示し会話を引き出すと、よい関係が築けるかもしれません。

ビジネスチャットツールのChatworkは、絵文字を使ったリアクション機能や引用機能などを使って細やかなやり取りがしやすく、共感を表現したり相手の会話の一部を取り上げて話を深めることができます。

社内・社外の相手両方とやり取りができるため、活用できる場面も幅広くあります。

雑談を含めた円滑なコミュニケーションで業務をスムーズに進めたい場合は、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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