コミュニケーションを向上させるための方法とは

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目次

コミュニケーションは、複数人が集まる組織ではたらくために欠かせないものです。多くの企業では、業績を向上させる重要な要素として、コミュニケーションを重視しています。

コミュニケーションとはなにか、コミュニケーションの方法やコミュニケーション能力を向上させるポイントについて紹介します。

コミュニケーションの種類と方法

コミュニケーションとは、直訳では「意思疎通」とされています。意思以外にも、わたしたちが日々さまざまな方法を通して情報や知識、自分自身のアイデア、価値観、喜怒哀楽などをやりとりしています。

また、一方的に情報を伝えるだけではなく、相手からも受け取るやりとりがコミュニケーションには含まれます。

コミュニケーションの方法は無数にあります。大きく「言語コミュニケーション」「非言語コミュニケーションに分類されます。

言語コミュニケーション

言語コミュニケーションとは、聞く・話す・書く・読むなど、言語をつかってコミュニケーションをする方法です。ビジネスでは、プレゼンテーションやメールのやりとりなどがこれにあたります。

言語コミュニケーションは、相手に正確な情報を伝えたいときに特に重視されます。

非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションは、言語を使わないコミュニケーションです。身振り手振りなどのジェスチャーや目線、表情、声のトーンなどをつかいます。

非言語コミュニケーションは言語コミュニケーションと比較し、お互いの印象より左右しやすいといわれています。

従業員のコミュニケーション力を向上させるメリット

多くの企業は、各個人の「コミュニケーション力向上」や、組織としての「コミュニケーション活性化」を重視しています。

しかし、なぜ従業員のコミュニケーション力が向上し、コミュニケーションが活性化すると企業にとってメリットがあるのでしょうか。コミュニケーション力を向上させるメリットをいまいちど考えてみましょう。

業務効率が上がる

社内のコミュニケーションが活性化すると、報告・連絡・相談をはじめとした業務連絡がスムーズになり、早く正確な情報共有ができるようになります。

進捗状況をすぐに把握できるため、従業員間で状況が共有でき、自分だけでなくプロジェクト全体の進捗度も把握しやすくなるでしょう。

遅れが出ればお互いにフォローでき、チーム内で業務の分担がより効率よくおこなえるようになります。

全体の状況が把握しやすくなるため、情報共有において認識のズレが起こる、タスクを見落とすなどのミス軽減につながります。

モチベーションアップにつながる

コミュニケーションが従業員自身のモチベーションアップにつながる場合もあります。

社内のコミュニケーションが活性化すると従業員がお互いに意見を言いやすい雰囲気をつくることができます。そうすると、各人が不安や悩み、意見、アイデアの提案などもしやすくなります。

またコミュニケーションが活性化することで、自分が会社の利益に寄与していると実感でき、働く意欲が向上します。結果的に離職率の低下と定着率の向上にもつながるでしょう。

コミュニケーション力を向上させることで、コミュニケーションロスを原因とするストレスを軽減することもできます。

コミュニケーション力を向上させるポイント

コミュニケーション力を向上させるためには、従業員一人ひとりが必要なポイントを意識することが重要です。

コミュニケーションを上達させるためのコツと、意識すべきポイントについて紹介します。

コミュニケーションがキャッチボールであることを意識する

コミュニケーションとは、情報を伝達することだけではなく共有することを指します。また一方的なやりとりではなく、双方向にやりとりをおこなうことがコミュニケーションの基本です。

コミュニケーション力を向上させるためには、まずコミュニケーションがキャッチボールであることを意識することから始まります。

たとえば、一方的に話をしたり、相手の話を聞かないという事態にならないよう気を付けましょう。

コミュニケーションのテンポを意識する

コミュニケーションを成立させるためには、コミュニケーションのテンポも大切です。

たとえば、相手が話しているときに適切なタイミングで相槌ができなかったり、相手から送られてきたメールへの返信が遅れてしまうと、コミュニケーションの内容に問題がなくてもストレスをあたえてしまう可能性があります。

コミュニケーションを向上させるためには、内容だけではなく、コミュニケーションする早さやテンポも意識するとよいでしょう。

コミュニケーションの向上を手助けする方法

昨今、ビジネスの場で最もよく使われているコミュニケーションの方法はメールや電話です。しかし最近は、コミュニケーションの向上を手助けをするツールもあります。

コミュニケーションを向上させるポイントをふまえ、コミュニケーションを手助けするツールを紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、チャット形式で文章のやりとりができるツールです。

メールは手紙と同様に、形式的な定型文や書き言葉での作成がマナーとなっています。またどちらかというと一方的な発信を前提とした設計のため、双方向性を重視したやりとりには必ずしも向いていません。双方向のコミュニケーションをおこなう方法としては、タイムラグが発生しやすいです。

ビジネスチャットでは、必要最低限の短文を会話形式でやりとりできるため、より双方向性を強いコミュニケーションをおこないやすい方法といえるでしょう。

Web会議ツール

Web会議ツールは、PCにインストールしたソフトウェアを使い、ビデオ通話をおこなうことができるツールです。

相手の表情や動作を見ながら会話できるため、電話と比較すると非言語コミュニケーションがとりやすい方法であるといえるでしょう。

近年使われているWeb会議ツールは、通話中のタイムラグも少なく、すぐに立ち上げることもできるため、スムーズなコミュニケーションが実現します。

コミュニケーションの方法としてChatworkもおすすめ

ビジネスにおけるコミュニケーションを向上させるための方法として、ビジネスチャットのなかでも、Chatworkをおすすめします。

Chatworkはチャット機能に加え、ビデオ通話機能も搭載しています。またタスク管理機能、ファイル管理機能など、ビジネスに必要な機能もその他の機能も豊富です。コミュニケーションをおこなう方法として、ぜひ検討してください。

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ビジネスチャットChatworkは、メール、電話、会議・訪問などでおこなわれているコミュニケーションを効率化します。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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