部下とのコミュニケーションの取り方と部下とのコミュニケーションの重要性

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部下とのコミュニケーションの取り方と部下とのコミュニケーションの重要性

目次

部下とコミュニケーションを取り方は仕事を進めていくことは非常に大切です。

コミュニケーションをしっかり取ることで、部下の成長や業績の向上にもつながります。

しかし、部下とのコミュニケーションの取り方がうまくできていないと悩む上司も多いのではないでしょうか。

部下とのコミュニケーションの重要性を理解し、適切な部下とのコミュニケーションの取り方を学んでいきましょう。

部下とのコミュニケーションが必要な理由

部下のコミュニケーションがなぜ大事なのかが理解できていると、より円滑なコミュニケーションを取ることができます。

まずは、部下とのコミュニケーションが必要な理由について理解していきましょう。

信頼関係が築ける

上司と部下という間柄において、信頼関係が築けているというのは非常に重要です。

そして、部下との信頼関係を構築するには、部下とのコミュニケーションを通じて、自分のことを知ってもらったり、部下の人間性を知ることが欠かせません。

信頼関係が構築できている部下は、こまめな報告・連絡・相談をしてくれるためミスの防止につながります。

また、信頼関係がより深まれば、部下から悩みを打ち明けてくれるようになるかもしれません。

生産性が向上する

上司と部下のコミュニケーションがしっかりおこなわれていれば、目標の共有やこまめな情報共有が可能になり、結果的に生産性の向上につながります。

上司が部下とのコミュニケーションを通じて部下のタスクや課題を把握することで、進捗状況に応じて適切な声かけをおこなうことでき、トラブルを未然に防ぐこともできます。

部下の成長につながる

部下とのコミュニケーションを通じて部下の現状や悩みを知り、部下の成長段階に合わせた目標を立てたり、アドバイスをすることで部下の成長につながります。

また、部下とのコミュニケーションを取るというのは、ただ会話の回数を増やすということではありません。

褒める・叱る・聴く・理解を示すなど、状況に応じた適切なコミュニケーションを取ることで、部下自身の考える力や問題解決能力が向上します。

 

離職率が下がる

普段から部下とコミュニケーションがしっかりと取れていれば、上司は部下の変化に気がつきやすく、部下からも、家庭の事情や体調など言い出しにくいことでも相談しやすくなるでしょう。

このように上司と部下のコミュニケーションがきちんとおこなわれ、信頼関係が構築できているような職場は、風通しがよく働きやすいため、離職率の低下につながります。

顧客満足度の向上につながる

部下とのコミュニケーションが円滑におこなわれている場合、情報共有や報連相が徹底されるため、業務効率が向上し、最終的には顧客満足度の向上にもつなげることができます。

また、上司と部下のコミュニケーションがうまくおこなわれている雰囲気は、顧客や取引先にも伝わるため、企業全体としてよい印象を持たれやすくなります。

部下とのコミュニケーションがうまく取れない原因

部下とのコミュニケーションがうまく取れない原因には、コミュニケーションを取りづらい雰囲気や、そもそもコミュニケーションを取るきっかけが少ないなど、さまざまな原因が考えられます。

部下とのコミュニケーションを阻む原因について見ていきましょう。

コミュニケーションを取りづらい雰囲気がある

上司と部下といった上下関係がある間柄においては、部下は上司に対して、「手を止めさせるのが申し訳ない」「話を聞いてもらえるか不安」といった不安要素を少なからず持っています。

上司が気軽に話しかけやすい環境や雰囲気を作り出すことが大切です。

年齢や立場が上司と部下では異なるケースが多いので、特に上司に原因があるわけでもなくても、コミュニケーションが取りづらいと感じやすい場合があります。

コミュニケーションが取りやすい配慮や環境づくり、気軽なコミュニケーションがおこなえる方法を考える必要があるでしょう。

コミュニケーションをとるきっかけが少ない

部下とうまくコミュニケーションが取れない原因のひとつとして、そもそもコミュニケーションを取るきっかけが少ないといったことが挙げられます。

挨拶やミーティングでは話すけど、部下と個別に話す機会がないというケースは少なくないと思います。

円滑なコミュニケーションのためには、コミュニケーションの質ももちろん大切ですが、コミュニケーションの量が少ないままではコミュニケーションの活性化にはつながりません。

手段やツールに問題がある

コミュニケーション手段やツールに問題がある場合も、部下とのコミュニケーションがうまくいかない原因になり得ます。

直接会話しかできない環境であれば、周りの目や話しにくい雰囲気などで躊躇してしまうこともあるでしょう。

また、コミュニケーションツールとして、メールでコミュニケーションをおこなっている場合、文頭や文末の定型文が毎回必要だったり、表現も堅苦しくなりがちなため、コミュニケーションを通じて信頼関係を築くことや、素早く円滑なコミュニケーションには不向きです。

適切な部下とのコミュニケーションの取り方

部下とうまくコミュニケーションを取るにはどうしたらよいのでしょうか。

適切な部下とのコミュニケーションの取り方について解説していきます。

コミュニケーションを取りやすい環境を作る

まずは、コミュニケーションを取りやすい環境作りから始めてみましょう。

上司は、部下に、立場の違いからくる壁を感じさせないような雰囲気作りをすることが大切です。

「部下から話しかけられたときは必ず作業の手を止める」、「話している部下の方を向いて話を聞く」、「否定的な意見を言わず、話を聞くことに注力する」、「話してくれたことに対する感謝を口にする」といったことが挙げられます。

どれも当たり前のことのような気がしますが、忙しいあまり無意識に話しかけづらい雰囲気を出さないためにも、上司は常にこのような点を意識する必要があるでしょう。

コミュニケーションを取るきっかけを作る

コミュニケーションを取るきっかけを作ったり、コミュニケーションを取る制度を構築することは、コミュニケーションの量を増やすことにつながり、コミュニケーションの活性化に有効的です。

1日5分といった短い時間であっても、部下ひとりひとりと話す時間を必ず取るようにしたり、固定のデスクを設けず自由に席を選んで仕事をする「フリーアドレス制度」を取り入れるのも、コミュニケーションのきっかけ作りとして効果的でしょう。

部下のスケジュールやタスクを把握する

部下のスケジュールやタスクを把握しておけば、進捗状況に応じて適切なタイミングで声かけをすることができますし、部下にとっても、上司が自分のことを気にかけてくれていると安心することで、コミュニケーションを取りやすくなります。

部下のスケジュールやタスクを把握するためには、スケジュールやタスク管理の仕組みを見直し、スケジュールやタスクを共有できるツールを導入することもよいでしょう。

コミュニケーションツールの見直し

部下とのコミュニケーションを活性化するために、コミュニケーションツールの見直しも有効的です。

メールでのコミュニケーションに換えて、ビジネスチャットツールを活用すれば、定型文の必要がないほか、スピーディーな情報伝達が可能になるため、部下とのコミュニケーションを素早く円滑におこなうことができます。

部下とのコミュニケーションの取り方の注意点

適切な部下とのコミュニケーションの取り方を身に着けるためには、部下とコミュニケーションを取る際の注意点についても学んでおきましょう。

傾聴の姿勢をとる

傾聴とは、相手のいうことを否定せず、耳も心も傾けて、相手の話を「聴く」コミュニケーションの技術のことです。

上司が傾聴の姿勢を取ることで、部下は安心して自分の意見をいうことができ、積極的にコミュニケーションを取ろうという気持ちが生まれます。

また、部下は、上司の傾聴の姿勢を学ぶことで、顧客や取引先とのコミュニケーションにも活かすことができます。

明るい雰囲気を心がける

仕事の愚痴を言ったり部下のやる気を削ぐようなことをいうなど、常にネガティブな雰囲気の上司は、部下にマイナスな印象を与えてしまい、部下は話しかけようという気持ちになりませんし、そのような上司とはコミュニケーションを取りたくないと思われてしまいます。

上司が明るい雰囲気を心がけることで、話しかけやすい環境を作ることが出来ますし、職場内の雰囲気も明るくなります。

職場内の雰囲気が明るくなれば、社員全員が気持ちよく働くことができ、顧客や取引先にも好印象です。

人前で怒らない

部下を怒る必要がある場合、人前で怒ることは避けるべきです。

人前で怒られた部下は、プライドや自尊心を傷つけられたショックが大きく、肝心の内容が頭に入ってこないという状態に陥ります。

最悪の場合、人前で怒られたくないという気持ちから、問題が発生しても報告しなかったり、仕事に詰まっても相談をしてくれないという状況を引き起こしかねません。

部下を怒るときは、人前は避け、部下が意見を述べられるような環境を作るなど、配慮が必要です。

非を認める・人のせいにしない

自分にミスがある場合には素直に非を認める、人のせいにしないという心がけは非常に大切です。

上司と部下という間柄では、仮に上司にミスがあったとしても、部下が上司のミスを指摘するということはなかなか難しいでしょう。

非を認めず人のせいにする上司は、人として尊敬することはできませんし、仕事に対する責任感も疑われてしまいます。

部下との信頼関係を構築するには、人として尊敬されることも必要です。

上司・部下の立場に関係なく、自分に非があるときは素直に認める気持ちが大切です。

部下とのコミュニケーションにChatwork

部下とのコミュニケーションをうまく取るには、話しやすい雰囲気や環境作りやコミュニケーションに対する心がけやコミュニケーションツールの見直しをおこなう必要があります。

部下とのコミュニケーションツールとして「Chatwork」を活用してみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャットツールのChatworkでは、チャット内での素早いコミュニケーションが可能になり、絵文字やリアクションといった機能を活用すれば、よりフランクなやりとりをすることができ、部下との距離も近づきます。

また、タスク管理の機能が備わっており、部下のタスクの把握にも役立ちますので、部下とのコミュニケーション活性化だけでなく業務管理や情報共有ツールとしてもChatworkは活用することができます。

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