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他部署連携を強化し部署間の連携やコミュニケーションを活性化させる方法
目次
普段の業務のなかで他部署と連携をおこなうことが少ない、部署間でコミュニケーションをとる機会がない会社もあるでしょう。
しかし、他部署との連携やコミュニケーションをしっかりおこなうことは、生産性の向上や情報共有、組織力の強化において重要な役割を果たします。
他部署連携が必要な理由を理解し、部署間コミュニケーションの改善につなげましょう。
部署間の連携やコミュニケーションが必要な理由
普段から部署間でコミュニケーションをとる機会があり、連携がうまくとれていると、会社の組織力が強まり、生産性が向上するなどのメリットがあります。
部署が違うことで関わる機会がない場合もありますが、他部署連携の必要性を確認していきましょう。
社内の一体感が生まれ組織力が強まる
部署間での相互理解が進んでおり、同じ目標に向かっている一体感がある会社では、社員同士が組織として団結し、大きな力を発揮することがあります。
日々の業務の中で生まれるよろこびや学びを共有し会社全体の成長や、情報交換が活発になり個人のスキルアップにもつながるでしょう。
また、さまざまな情報を共有することによりトラブル対応などのリスク面にも強くなる場合もあります。
生産性が向上する
部署間のスムーズな連携やノウハウ共有により、生産性の向上も見込めます。
自部署だけで完結させようと思えばできる内容でも、特定の作業が得意な他部署の力や知恵を借りれば、より効率的に終わらせることができる業務もあるでしょう。
また、商品やサービスの開発、業務効率化のためのヒントを他部署が持っていることもあります。
それぞれが日々の業務のなかで得たノウハウを会社全体で活かしていくために、部署間の連携やコミュニケーションは有効です。
働きやすさや定着率が上がる
部署間のコミュニケーションが活発な職場は、風通しがよく働きやすい環境ともいえます。
社員同士の意見交換がスムーズにおこなわれていると職場の課題がみつけやすく、改善のためのアイデアも集めやすいでしょう。
退職理由で一番多いのは人間関係ともいわれていますが、コミュニケーションが十分にとれる環境では良好な人間関係を築くことができ、定着率の向上にもつながります。
イノベーションを生む機会ができる
魅力的な商品やサービスの開発、斬新なアイデアによる業務効率化には、新しい考え方や技術を取り入れて新たな価値を生み出すイノベーションが不可欠です。
イノベーションは狭い見識のなかでは生まれないため、意見や課題を他部署も含め広い範囲から集める必要があります。
また、ちょっとした意見や気づきを気軽に話せる環境や関係性も大切です。
コミュニケーションが活発におこなわれている職場であれば、意識的にアイデアを集めようとしなくても、日ごろのやりとりのなかでヒントになる情報を得ることもできるでしょう。
他部署連携がうまくいかない原因
他部署とうまく連携がとれないと感じる理由には、そもそも普段から接する機会がなく相互理解が深まっていない、会社としての一体感がないなどの原因があります。
部署間の連携やコミュニケーションを活性化させるためには、何が原因となって他部署連携がうまくいっていないかを考える必要があるでしょう。
他部署と接する機会がない
普段の業務が自分の部署だけで完結していて、他部署と接する機会がない場合、いざ連携をしようとしてもうまくいかないことがあるでしょう。
その背景には、相互理解が深まっていない状態が原因としてあります。
相手の部署が普段どのようなスケジュールで業務をおこない、連携をとるためにどのような情報が必要なのかを理解していると、連携はスムーズになります。
自部署では当たり前のことだけれど他部署から見て理解しにくいところはどこなのかなど、客観的に考えて理解しやすいコミュニケーションを意識することも必要でしょう。
会社のビジョンが社員に浸透していない
働く部署が異なっていても、同じ会社に勤め同じビジョンに向かって努力する仲間という意識があれば、お互いに好意をもって連携に挑むことができるでしょう。
しかし、会社のビジョンが社員に十分に浸透していないと、社員の間に一体感が生まれず、コミュニケーションをとることに積極的になれないこともあるかもしれません。
社員同士の一体感や共感を生むためにも、会社のビジョンや理念を社員に浸透させることは重要です。
コミュニケーション不足により偏見が生まれている
業務内容が違えば物の考え方や習慣が異なることもあるでしょう。
しかし、相手を知る機会が少ないと、背景にある理由が理解できず、「あそこの部署とは合わない」「以前やりとりがうまくいかなかったら今回もうまくいかないかも」という偏見が生まれてしまいます。
偏見やわだかまりがあると、連携やコミュニケーションをはじめるときにマイナスからのスタートとなってしまいます。
まずはフラットな目で相手を見るよう意識し、一から理解を深めていく必要があるでしょう。
部署間の連携に積極的な人がいない
日々の業務がこなせればよい、自部署だけで業務は完結できると考えている社員が多い場合、連携がうまくいかない現状は改善されないまま継続されてしまいます。
部署間の連携の必要性を理解できていないと、積極的におこなおうと考える人はあらわれず、コミュニケーションの機会が新しく生まれることもないでしょう。
まずは社員の間に部署間連携により生まれるメリットを理解してもらう必要があります。
また、競争意識や手柄の横取りなどが発生してしまうなど連携に消極的になっても仕方がない状態であれば根本的な改善が必要でしょう。
部署間コミュニケーションを改善する方法
部署間のコミュニケーションが不足している場合は、コミュニケーションが取りやすい工夫や自然とコミュニケーションが生まれるような改善が必要です。
気軽にコミュニケーションが取れる環境づくりをすることは部署間以外の部分にもよい影響を与えるので、コミュニケーションの改善を意識することは重要です。
ビジョンの浸透を図る
会社の一体感を高めるためには、会社のビジョンを全社員に浸透させる必要があります。
全社集会を定期的に開催しビジョンの周知を徹底する、具体的に日々の業務のなかでどう行動すれば実現につながるのか意見交換をおこなうなど、方法はさまざまあるでしょう。
大切なのは一方的な発信にならないよう、社員が共感できる言葉は何かを考え、社員の意見も聞けるよう双方向でのやりとりをおこなうことです。
社内イベントなどで、経営陣と社員が直接話す機会を設けるのもよいでしょう。
社内イベントで交流する
コミュニケーションの機会を増やすために、社内イベントをおこなうという方法もあります。
バーベキューやオンラインのランチ会など、業務から離れた場所で交流をおこなうと、プライベートの趣味や会社では見せない顔を知ることができ、親しみを持って相互理解ができるでしょう。
イベントで交流した経験があると、後日社内で顔を合わせたときにも会話が弾むかもしれません。
社内報で相互理解を深める
コミュニケーションのための時間を頻繁に作ることが難しい場合は、社内報という形で情報を発信し、仕事の合間などそれぞれの都合がよいときに読んでもらうとよいでしょう。
近年はオンラインの社内報を作っている会社も多く、印刷や配布の費用をかけずに社内報を作ることができます。
社内報はただ発行するだけでなく、発行していることや読むメリットの周知が大事になるため、社内掲示板に掲載したりメールで送付するなど工夫をするとよいでしょう。
フリーアドレスを導入する
オフィスで定められたデスクを持たず、その日の気分で自由に場所を選んで仕事をする制度をフリーアドレスといいます。
部署や役職に関わらずだれでも席が近くなる可能性があるため、気軽に雑談や情報交換をする機会がもてます。
相手の業務内容や考え方を理解し交流を深めるきっかけになるでしょう。
ビジネスチャットを導入する
コミュニケーションの方法は対面だけに限りません。
ビジネスチャットを導入し、雑談やノウハウ共有用のグループを作り、文字で気軽にやりとりをおこなうことも、コミュニケーションのひとつです。
ビジネスチャットであれば、リモートワーク中の社員や、営業で外出することが多い社員とも、オフィスにいる社員と同じようにコミュニケーションがおこなえます。
コミュニケーションにかける時間も少なく済むため、業務で忙しい社員同士の交流や気軽なコミュニケーションや情報共有手段として適しているでしょう。
部署間コミュニケーションをChatworkで活発しよう
他部署との連携を強化したり、部署間のコミュニケーションを改善することは、組織力の強化や離職の防止、生産性の向上につながります。
まずは相互理解を深められるようコミュニケーションのきっかけを作ることからはじめるとよいでしょう。
ビジネスチャットのChatworkは、社員同士のコミュニケーションや情報共有の場として大いに役立ちます。
チャット形式で短い言葉で気軽にやりとりができるほか、目的別にグループを作ることで、ちょっとした息抜きの雑談やノウハウ共有、アイディア交換など、さまざまな形で交流を図ることができます。
リモートワークや遠方の相手とのコミュニケーション手段としてもChatworkは適しており、チャットだけでなくWeb会議機能も活用できます。
部署間コミュニケーションの活性化、社内全体のコミュニケーションの円滑化の手段としてChatworkを活用してみてはいかがでしょうか。
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