社内メールのマナーとは?社内メールの基本マナーの必要性と注意点

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目次

社内でのコミュニケーションにメールを利用している企業はとても多いです。

メールでの連絡は社内、社外を問わず求められることがまだまだ多いので、基本的なビジネスメールのマナーが重要視される傾向があります。

また、社外へのメールとは違う社内メールのマナーがありますので、社内メールのマナーと注意点について確認していきましょう。

社内メールマナーの基本

社内メールでは、件名や宛名・宛先、内容について配慮する必要があります。

基本的な社内メールのマナーについておさえておきましょう。

件名は分かりやすく書く

メールを受信した際に一番に目に入るのが件名です。

一目で何のメールか分かるように、件名は分かりやすく書くことを心がけましょう。

例えば、ミーティングの日時を変更したい場合、「〇日のミーティングについて日程変更のお願い」と書くと、件名を見ただけでいつのミーティングの何についてのメールかが分かります。

重要なメールは件名に「【重要】〇〇について」と記号を使用して書くなど、数あるメールに埋もれないように工夫しましょう。

ただ、頻繁に【重要】や【緊急】と書くと、重要性や緊急性が薄まってしまうので注意が必要です。

宛名に注意する

メールは、宛名の書き方に注意する必要があります。

社内メールの場合、宛名の基本的な書き方は、「名字+役職」です。

役職のない人の場合は「名字+様」または「名字+さん」です。

「部長様」や「課長殿」といった「役職+敬称」といった書き方は二重敬語に当たるため使いません。

宛名の書き方が社外へのメールと異なるので、適切に使い分けられるようにしておきましょう。

宛先の適切な使い分け

社内メールでも宛先の使い分けについても注意が必要です。

メールの宛先には「TO」「CC」「BCC」という3種類があります。

それぞれ、「TO」はメインの送信先、「CC」は参考送信、「BCC」はメールアドレスを伏せた状態での参考送信を意味します。

それぞれの宛先の意味をきちんと理解した上で使い分けないと、情報共有の漏れなどのミスにつながる場合もあるので注意しましょう。

挨拶は簡潔に済ます

 

社内メールの場合、文頭の挨拶は簡潔に書くようにしましょう。

基本的には「お疲れ様です。」といった書き出しが多いようですが、会社によっては社内メールでは挨拶は不要と考えている場合もあります。

 

特に、何度もやりとりが続くメールにおいては、冒頭に毎回挨拶を入れるというのは違和感を覚える人や無駄と感じることも多いでしょう。

社内メールの挨拶は、周囲の人のメールを見て合わせるようにしましょう。

また、当事者間で省略でいいという考えが共有できているのであれば、基本的なマナーを考慮しないで効率的な記載の仕方でもいい場合もあるので臨機応変に対応できることが望ましいでしょう。

内容も簡潔にまとめる

内容についても簡潔に分かりやすく書くことを心がけましょう。

心情を交えて書いたり、出来事を順に書いていくような結論がなかなか出てこないといったメールを書いてしまうと、要点が分からない読みにくいメールになってしまいます。

箇条書きを使ったり、結論を先に書くなど、読む人にとって分かりやすい文章を書くように意識しましょう。

また、社内メールで長文になるような内容であれば、直接話すなどの方が適している場合もあるかもしれません。

社内メールのマナーで注意したいこと

社内メールのマナーのなかでも注意したいことについて確認しておきましょう。

社外へのメールと同様に社内メールも相手に情報を伝える手段としては共通していますので、適切に伝えられるような意識は必要です。

誤字脱字に注意する

   

社内メールに限ったことではありませんが、誤字脱字には注意しましょう。

読みにくいメールになるだけでなく、ミスしやすい人やせっかちな人という印象を読み手に与えてしまいます。

メールを送信する前に必ず読み直すなどの工夫をするだけで、誤字脱字が激減します。

また、誤字脱字によって認識や解釈に違いが生まれてしまう場合もあるので、正確な記載を心がけましょう。

誤送信に注意する

社内メールでも気をつけたいのが誤送信です。

社内メールであっても、社員の個人情報や人事情報などを誤送信してしまえば、社員に不快な思いをさせたり、人事上の問題が発生する可能性があります。

また、個人的な内容を全社員に一斉送信してしまうような誤送信も起こりえます。

社内メールであっても気を抜かず、送信前に宛先をきちんと確認するようにしましょう。

  

ファイルの添付漏れに注意する

社内メールに限らず、メールにありがちなミスがファイルの添付漏れです。

送信者が添付漏れに気づかず、受信者からの指摘で添付漏れに気づき、再送信するといった二度手間にならないためにも、送信前にファイルをきちんと添付しているか確認するように心がけましょう。

また、誤ったファイルを添付してしまう場合もよく見られます。

ファイル名をきちんと設定しておくことや、ファイルの整理を普段から心がけるなどの意識が必要です。

社内メールマナーの必要性とは

そもそも社内メールマナーはなぜ必要なのでしょうか。

今一度、社内メールマナーの必要性について考えてみましょう。

社会人としての基本であるため

社内メールマナーに限らず、基本的なビジネスマナーを身につけることは社会人としての基本です。

特に、コミュニケーションツールであるメールを正しく使いこなすことは、社会人として必要不可欠な能力といえるかもしれません。

社内メールにおいては、件名や内容を簡潔に分かりやすく書くことが必要であり、取引先や顧客とのメールに関するマナーと比べて、極力簡潔にするといった傾向が見られます。

つまり、社内メールは、ビジネスメールにおいて最低限のマナーともいえます。

最低限のビジネスメールマナーを学ぶ機会のためにも、社内メールでもマナーを意識することが求められているとも考えられます。

社員同士の信頼関係を築くため

社内メールにおいてもマナーが必要なのは、社員同士が信頼関係を構築するのにも関わってくるからです。

例え社内の人間同士だからといって、初対面の人からくだけたメールをもらった場合、いい気持ちになる人は少ないでしょう。

最低限のマナーを守った上でコミュニケーションを取ることで、「この人はきちんとしている」「信頼できる人だ」という気持ちが生まれます。

同じ社内といっても良く知っている人ばかりでは限りませんので、社内メールであってもマナーは必要となる場合もあると考えることができます。

社内メールマナーが業務や連絡に与えるデメリット

一方で、社内メールマナーを求めすぎるのは、デメリットを生じさせる原因になる場合も考えられます。

社内メールマナーが業務の進行や情報共有などの連絡、コミュニケーションに与えるデメリットについて見ていきましょう。

マナーを気にしすぎて連絡が遅くなる

マナーを気にしすぎることで、メールを作成する手間や時間が増えるといった事態が起こります。

これは特に不慣れな人に起こりやすいのですが、宛名や敬語を気にしすぎるあまり、メールの作成に試行錯誤し、ほかの業務への支障や、肝心の情報伝達が遅れてしまうことが考えられます。

情報伝達やコミュニケーションの手段として社内メールは利用されるものですので、社内メールのマナーによって本来の目的に影響が出るのは本末転倒ともいえるでしょう。

気軽な情報共有手段として使えない

社内メールマナーをきちんと守ってコミュニケーションを取っている場合、初対面や面識のあまりない状態では礼儀正しい人という印象を持たれますが、距離感を縮めにくい、感情がわかりにくいといった問題があります。

また、社内メールといってもビジネスメールでは、どうしてもかしこまった表現や遠回しな表現になってしまいやすいからです。

社内メールマナーの観点では正しいのですが、社員同士の距離感を縮め、チームワークを加速させるには、社内メールマナーのかしこまったやりとりでは難しい部分があります。

表現がかしこまるということは、気軽なコミュニケーション手段や円滑な情報共有手段としては適していないと考えることもでき、社内メールという連絡手段そのものを考え直す必要があるかもしれません。

  

確認や返信に手間がかかる

「TO」「CC」「BCC」といった宛先をきちんと使い分けていても、返信や転送が重なるとやりとりが複雑になったり、見返すのが大変になるといったデメリットがあります。

複数人とのメールでのやりとりの際、全員に返信するのを忘れてしまったとか、逆に返信する必要のない人にも返信してしまったということも起こりえます。

そのため、宛先の使い分けを意識していればいるほど、返信や転送に手間がかかってしまうという状態が起こってしまいます。

また、内容を確認するのも同様でメールのやりとりが増えることで、欲しい情報が埋もれてしまう、などの確認の手間も増えてしまいます。

社内メールの代わりにChatwork

社内メールにおいてもマナーは必要ではありますが、社内メールマナーによって気軽で円滑な社内コミュニケーションができていないのであれば、社内メールに代わる手段を利用するほうが適しているといえるでしょう。

そこで、社内メールという手段やマナーによるデメリットを解消するのにビジネスチャットである「Chatwork」を社内コミュニケーションに導入してみてはいかがでしょうか。

Chatworkは、チャットで素早いコミュニケーションを取ることができ、メールと違って文頭や文末の挨拶が不要になるため、連絡に時間を取られることが少なくなります。

また、メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるため、円滑な情報共有や気軽なコミュニケーション、社内コミュニケーションの活性化に活用できます。

社内でのコミュニケーションにChatworkをご利用ください。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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