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メール室の業務とは？社内郵便の仕分けやメール室の業務を効率化する方法
目次
会社に毎日のように届く郵便物の仕分けや荷物の発送、社内郵便の受け取りや配布などの業務を主におこなうのがメール室です。
メール室を設置することで、社内の郵便物の管理を一元化できるといったメリットがある一方、繁閑の差が激しかったりモチベーション維持が難しいなど必要性に課題もあります。
また、社内で郵便物の管理のルールを明確にしておかないと、郵便物の授受や開封についてトラブルになってしまう可能性もあるでしょう。
メール室の業務内容や、メール室のメリット・デメリット、メール室の業務を効率化する方法について見ていきましょう。
メール室とは
メール室とは、主に、会社に届く郵便物や荷物に関する業務を担当する部署のことです。
メール室の業務の例としては
- 郵便物や荷物の受け取り、発送
- 社内郵便の回収、仕分け、配布
- 切手などの管理
- 社内報の発行
などが挙げられます。
多くの企業では総務部や各部署の総務担当者がメール室の役割を担っていることが多く、総務部または総務担当者の業務の一部としておこなっていることもあります。
メール室・社内郵便の必要性とは
メール室はすべての企業で必要というわけではなく、メール室がない企業も多く存在します。
なぜなら、メール室が必要になる場合は、郵便物や社内もしくは本社と支社間などでやりとりされる社内郵便のほとんどが紙の書類である場合だからです。
ペーパーレス化が進んでいる企業であれば、必然的に紙のやりとりは少なく、郵便物の管理をメール室に任せる必要がなくなり、わざわざメール室を設置する必要がありません。
現状、メール室が存在する企業でも、今後、ペーパーレス化の推進によってメール室の必要性がなくなる可能性や、メール室の業務を効率化することを考えていくことでしょう。
一方で、公的機関であったり、セキュリティの関係上、原本でのやりとりが必要などの理由で、ペーパーレス化が浸透しづらい分野の仕事では、メール室によって郵便物を管理することが求められます。
また、多くのテナントが入っているビルでは、メール室がテナント宛ての郵便物を仕分け、発送の業務を担っている場合もあり必要性がないと言い切れるものでもありません。
メール室のメリット
メール室を設置するメリットは、主に郵便物管理を分業化できることです。
分業化することで、紛失や誤配送のリスクの低下や会社全体の生産性向上が期待できます。
メール室のメリットについて、具体的に見ていきましょう。
郵便物の管理を一元化できる
メール室があることによって、会社全体の郵便物の管理を一元化することができます。
メール室がなく各部署で郵便物の管理をおこなう場合、片手間になってしまい、郵便物の管理がおろそかになってしまう可能性がありますが、メール室はメインの業務として郵便物の管理をおこなうため、ほかの業務の片手間になることもありません。
そのため、郵便物の管理に時間をかけることができ、郵便物の紛失や誤配送のリスクも低下します。
しかし、そもそも郵便物の量が多かったり社内郵便の仕分けが複雑であると、当然、紛失や誤配送のリスクが浮上します。
メール室のメリットが裏目に出ないためには、どの企業もメール室の業務効率化やペーパーレス化に取り組むべきであるといえます。
会社全体の生産性向上につながる
メール室のメリットとして、会社全体の生産性向上に寄与するというものが考えられます。
メール室の設置によって、郵便物の仕分けや発送といった業務に充てていた時間を削減でき、各社員のメインの業務に集中することができます。
このように業務を分担することでそれぞれが時間を有効活用できるようになり、会社全体の生産性が向上します。
しかし、メール室の業務自体を削減できるようにすることも生産性向上につながると考えることもできるので、メール室があることが必ずしも生産性向上になるとは言い切れない部分もあります。
メール室のデメリット
メール室は、郵便物の量によって忙しさの程度が決まります。
また、紙の郵便物を扱うためテレワークに対応しづらいといったデメリットがあります。
メール室のデメリットについて、具体的に見ていきましょう。
繁閑の差が大きい
メール室のデメリットととして、繁閑の差が大きいというものが挙げられます。
郵便物の集荷時間や受取時間の前後は忙しく、それ以外の時間帯はあまり仕事がないといったことも考えられます。
また、企業によっては、年度末が極端に忙しいなど、時期による繁閑の差も大きくなるでしょう。
メール室を単独で設置している場合、閑散期にメール室の社員を他部署に派遣するなど、閑散期を有効に活用する工夫が必要となります。
郵便物が届くまでに時間がかかる
メール室のデメリットととして、会社に郵便物が届いてから担当者の手元に届くまでに時間がかかるということが考えられます。
郵便物に関する業務をメール室に任せられるのはメリットですが、その分、時間がかかってしまうといったデメリットをともないます。
また、メール室の運用に明確なルールなどがない場合、社内郵便の配布時間にムラができるといった問題も起こりえます。
急ぎの郵便物はメール室に声をかけたり、メール室の運用に明確なルールを設けるなどする必要があります。
キャリアアップ・モチベーション維持が難しい
メール室で働く社員にとってのデメリットとしては、メール室ではキャリアアップやモチベーション維持が難しいというものです。
メール室の業務はルーチンワーク的な要素が強く、営業などの仕事と違って目に見えた成果が出るわけではありません。
また、人によっては会社の雑用をしているという意識が芽生えてしまい、モチベーションを高く保つことが難しくなります。
テレワークに対応できない
メール室が取り扱うのはほとんどが紙の郵便物であるため、テレワークなどの新しい働き方になじみにくいというデメリットがあります。
また、テレワークが急速に広がる中、メール室の担当者はテレワークができないという状態は社員同士の不公平感にもつながります。
このデメリットに対しては、ペーパーレス化やデジタル化を進め、出社しなくても郵便物の対応ができる環境を整えるといった取り組みが必要となりますが、これらが進むことでメール室自体の必要性も考え直す必要性も出てくるでしょう。
メール室の業務・社内郵便の仕分けや配布を効率化する方法
メール室の業務や社内郵便の仕分けなどを効率化する方法について見ていきましょう。
管理のルールを明確にする
まずは、郵便物管理のルールを明確化することが非常に重要です。
郵便物の発送の締め切り時間や届いた郵便物の開封についてのルールが決まっていないと、後にトラブルに発展する可能性があります。
郵便物管理のルールを明確化し、社員に周知をすることで郵便物管理に関するトラブルを未然に防ぐことができます。
授受の管理を徹底する
紛失や誤配送のリスクに備えて、授受の管理を徹底することが大切です。
郵便物の量や会社の規模に合わせて、受領簿を作成したり、デジタルツールを活用して授受を明確化するなどの工夫をしましょう。
外部委託する
メール室の業務効率化のために、メール室を外部委託するという方法もあります。
委託先によってサービス内容はさまざまですが、メール室を外部委託することによって、繁閑の差が大きいことやメール室担当者のモチベーション維持が難しいというデメリットを解消することができます。
一方、外部委託することで当然コストがかかるため、外部委託することによって生まれるメリットとよく比較して考える必要があります。
クラウド化する
メール室の業務を効率化するために、クラウド郵便サービスを活用するという方法があります。
クラウド郵便サービスとは、サービス会社が郵便物をスキャンし、クラウドを通じてユーザーに対応を確認するといったもので、ユーザーは郵便物に触れることなく、メール感覚で郵便物を仕分けができます。
このサービスを活用すれば、メール室はテレワークがしづらいというデメリットの解消や会社全体のペーパーレス化につながります。
コミュニケーションツールを活用する
メール室の業務を効率化する方法として、コミュニケーションツールを活用するというものも考えられます。
例えば、ビジネスチャットを活用すれば、社内郵便をデータとして送る、タスク管理機能を使って、社内郵便の受け取りを依頼することもできます。
また、グループチャットを使えば、発送の締め切り時間の通知など、社内へのアナウンスも手軽にできます。
メール室・社内郵便業務の効率化にChatwork
メール室が社内の郵便物に関する業務を一手に引き受けることによって、ほかの社員がメインの業務に集中して取り組むことができます。
その一方、繁閑の差があったり、モチベーション維持・キャリアアップが難しいなどのデメリットも存在します。
デメリットを解消するには、ルールの明確化や外部委託、クラウド郵便サービスを活用するなどさまざまな方法がありますが、カギになるのはペーパーレス化です。
ペーパーレス化を進めることで、メール室自体の見直しやメール室業務の効率化につながっていきます。
メール室業務の効率化やペーパーレス化を進めるには、ビジネスチャットの「Chatwork」が活用できます。
Chatworkを利用することで、社内外の人とチャットでやりとりができ、チャット上でデータ共有もできるため、郵便物や社内郵便の削減やペーパーレス化につながります。
また、タスク管理機能やグループチャットを使って、メール室担当者から社員にアナウンスすることもできるので、メール室や社内郵便の業務効率化にChatworkをご活用ください。
