情報漏洩の対策とは？必要性や対策方法、注意点を解説

企業にとって、情報漏洩対策は必須であり情報漏洩は避けなければならないリスクです。

一度でも、情報漏洩が起きてしまうと、取引先からの信頼や、今後のビジネスなどに影響を及ぼす危険性があります。

さまざまな原因から発生する可能性がある情報漏洩に対して、企業はどのような情報漏洩対策をおこなうべきなのでしょうか。

情報漏洩を未然に防ぐための情報漏洩対策だけでなく、発生した場合の対策も合わせて、考えていきましょう。

情報漏洩対策の必要性

情報漏洩対策が必要である理由は、企業そのものを守るためです。

情報漏洩が一度でも起こってしまうと、顧客情報や機密情報が外部に流出する可能性があるだけでなく、企業の信用を著しく低下させ、経営にまで影響を及ぼします。

また、情報漏洩の内容によっては、重い行政処分を課されることもあり、企業自体の存続に関わるほのどの重要な問題です。

情報漏洩対策には多額のコストが必要となりますが、情報漏洩が発生したあとのリスクを考えると、予算や人材を用意し、対策を実施する方が企業にとって必要だと考えることができるでしょう。

情報漏洩対策：情報漏洩の発生を防ぐ場合

情報漏洩対策といっても、具体的な対策をイメージしにくい方も多いのではないでしょうか。

企業のリスクを軽減するためにも、情報漏洩の発生を防ぐ対策を解説します。

外部に情報を持ち出さないようにする

情報漏洩に必要な対策として、外部に情報を持ち出さないようにすることが挙げられます。

日本ネットワークセキュリティ協会によると、2018年に発生した情報漏洩の原因は、「紛失・置き忘れ」が26%と最も高い割合でした。[※1]

ノートPCやスマートフォンなど外出先に持ち運べるデバイスが増加しているなかで、社外での紛失や置き忘れをしやすい状態になっています。

機密情報や顧客情報といったデータを安全に持ち運ぶためにも、そもそも外部への持ち出しを禁止する、持ち出しや保管に対して規則を設けることが重要です。

情報の破棄に注意する

情報を破棄する場合にも、情報漏洩に気を付けなければなりません。

たとえば、個人情報を記載した紙の資料を棄てる際に、ゴミ袋から抜き取られ、情報漏洩したというケースもあります。

紙媒体の破棄は、シュレッダーをかける、専門業者などに依頼するなど、外部に情報が盗まれないように注意します。

また、同様に、電子データの破棄では、完全にファイルを消去するソフトウェアを活用することも手段となります。

ITシステムを最新の状態にする

情報漏洩は、従業員のミスによるものだけでなく、システム上のトラブルやウイルスなどによって起こることもあります。

とくに、ソフトウェアを更新しないまま使用すると、メーカーからの保証も切れ、脆弱性が高まります。

脆弱性を狙ったサイバー攻撃の事例も増加しているため、最新ツールを導入やウイルス対策を十分におこなうようにしましょう。

機密情報に関してはアクセス制限を設ける

情報漏洩を引き起こさないためにも、企業にとって重要な情報は、アクセス制限を設けます。

電子データであれば、アクセスできるユーザーの権限や、社外からのアクセスを禁止にし、情報漏洩を未然に防ぎます。

企業内部の人物よる意図的な情報漏洩の事例もあるため、まずは社内での対策が必要です。

情報漏洩対策：情報漏洩が発生した場合

情報漏洩はいくら対策をしても、起こってしまう可能性をゼロにすることはできません。

仮に情報漏洩が起きた場合、企業ではどのようなアクションを取るべきなのでしょうか。

二次被害を防ぐようにする

社内で情報漏洩が起きてしまったら、すぐに二次被害を防ぐように取り組むことが大切です。

情報漏洩が起こってしまったのに、そのままの状態で放置すると、さらなる被害を生む可能性が高まります。

たとえば、漏洩した顧客情報が犯罪や迷惑行為に利用されるなど、企業だけだけでなく第三者の被害にもつながります。

この場合、一刻も早く顧客や警察に連絡し、被害の拡大を防ぐように企業として行動する必要があります。

原因を調査し再発防止策を講じる

万全の対策にも関わらず情報漏洩が起こってしまった場合、原因を徹底的に調査し、再発防止策を講じます。

テクノロジーの発展にともない、情報を盗む手口が多様化していることから、情報漏洩を必ずしも防げるとは限りません。

再び情報漏洩が起きないように、なぜ情報漏洩が発生したのか、情報漏洩対策にどのような問題があったのかを探り、同じ失敗を繰り返さないような体制を構築することが求められます。

関係先に被害状況を説明する

取引先との機密情報が流出した際には、関係先に被害状況を説明します。

被害の規模、どの情報が流出したか、流出した相手などの情報をまとめ、なるべく早く説明しなければなりません。

場合によっては、金銭的な被害を生み出してしまう可能性もあるため、被害状況を明確にする必要があります。

情報漏洩対策の精度を高めるための注意点

さまざまな情報漏洩の原因が考えられるなかで、適切な対策を講じる必要があります。

しかし、企業で情報漏洩対策を実施しても、精度が低く、十分な対策にならない可能性も考えられます。

情報漏洩対策の精度を高めるためにも、どのような点に注意するべきかご紹介します。

情報漏洩に対する従業員の意識を高める

情報漏洩対策では、企業としての対策を強化するだけでなく、従業員も意識を持って取り組むことが重要です。

情報漏洩に対する意識が低い従業員が多いと、ITデバイスや資料などを置き忘れや紛失をしてしまう可能性が高まります。

従業員全員が意識を高められるように、定期的に研修会を開く、従業員同士で情報漏洩対策に関する話し合いをするなどセキュリティや情報漏洩に対する教育や意識向上の取り組みをしましょう。

システムの総点検を実施する

外部の攻撃から守るためにも、ITツールやシステムなどの点検を実施します。

また、多くの企業でテレワークが実施されているなかで、従業員の自宅のインターネット環境についても問題がないか確認することも重要です。

使用しているツールのバージョンが古すぎないか、メーカーからの保証対象であるか、セキュリティソフトが機能しているかなどを調べ、情報漏洩対策を万全の状態にしましょう。

情報の取り扱いに関するルールを設ける

企業で取り組める対策として、情報の取り扱いに関するルールを策定することも忘れずにおこないます。

とくに、情報漏洩の原因である社外での置き忘れや紛失を防ぐためには、持ち出しについてのガイドラインを作成します。

多少不便になることも予想されますが、従業員から意見を取り入れながら、情報の取り扱いにルールを設けることが必要です。

情報漏洩対策にChatworkを活用

情報漏洩対策は、自社従業員のミスや外部からの攻撃を防ぐためにも重視しなければなりません。

一度、情報漏洩が起きてしまうと、ニュースでも報道され、企業の信用性やイメージを落とす原因につながります。

情報漏洩対策を徹底するためにも、ガイドラインを設ける、最新のツールを導入するなどの対策をおこないましょう。

たとえば、ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、固定のメンバー内でメッセージやファイルのやりとりが可能です。

社内コミュニケーションや情報共有はもちろん、強固なセキュリティ機能も搭載しており、外部への情報漏洩対策にも有効です。

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[※1] 日本ネットワークセキュリティ協会 2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書
https://www.jnsa.org/result/incident/data/2018incident_survey_sokuhou.pdf