会社を休むときの連絡マナーとは?会社に行けなくなった時の連絡方法について

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会社を休むときの連絡マナーとは?会社に行けなくなった時の連絡方法について

目次

体調不良や身内の不幸などで、急に会社を休まなければいけない事情が出てくることは避けられません。

急に会社に行けなくなったときの連絡、会社を休む際の連絡方法や内容について迷う人も多いのではないでしょうか。

会社を休むときの連絡の仕方や、会社を休む連絡をする際に伝えるべき内容について確認していきましょう。

会社を休むときの連絡方法

会社に行けなくなったときの連絡方法は、主に電話やメール、ビジネスチャット、SNSなどが考えられます。

会社を休む際の連絡の仕方や方法に決まりがある場合もありますが、それぞれの方法のメリットやデメリットについて見ていきましょう。

電話を使った会社を休む際の連絡

会社を休むとき、電話で連絡をする人はとても多いと思います。

電話の場合、休む理由などを詳細に伝えることができますし、相手とのやりとりもその場でできるというメリットがあります。

その一方で、電話を受けた相手の時間を奪ってしまう、伝えた内容が残らないため、確実な引き継ぎをすることができないというデメリットがあります。

また、担当者が不在の場合やオフィスに人がいない場合、繋がらない可能性や再度かけ直すという手間が発生する場合もあります。

複数人に引き継ぎをおこなうこともできないため、会社を休むときの連絡が電話と決められている企業では、電話に加えてメールやチャットで引き継ぎ事項を伝えるなどの工夫が必要です。

メールを使った会社を休む際の連絡

メールで会社を休む連絡をする場合、電話と違って連絡を受けた相手の時間を奪うことが少なく、引き継ぎ事項などを文章で伝えられるため、情報の行き違いや伝達不足を防ぐことができるというメリットがあります。

また、声が出ないほどの体調不良のときは、電話よりメールで連絡をおこなった方が、双方に負担になることなく休みの連絡をすることができるでしょう。

その一方で、メールで会社を休む連絡をした場合、すぐにメールを読まれるかどうかが分からない点や、メールのやりとりが複数回にわたった場合、やりとり自体や見返すのが大変というデメリットが挙げられます。

また、ほかのメールに埋もれてしまわないよう、件名を分かりやすくすることや簡潔に内容をまとめるといった工夫も必要です。

 

ビジネスチャットを使った会社を休む際の連絡

普段のコミュニケーションツールにビジネスチャットを利用している会社では、ビジネスチャットを会社を休む連絡にも使用するとよいでしょう。

ビジネスチャットでは、リアルな会話のようにコミュニケーションが取れるため、やりとりが見返しやすく、メールよりフランクに連絡ができるため、体調不良のときなど時間をかけずに連絡をしたいときにも適しています。

サービスによってはファイル共有機能が備わっているものもあるため、引き継ぎをする際にも役立ちます。

一方、フランクにコミュニケーションが取りやすいがために、体調不良や法事などで会社を休んでいるにもかかわらず、上司や同僚から連絡が頻繁に来てしまうといったことも起こりえます。

通院や法事などで連絡が取れない時間帯を伝えておくことや、欠勤中の連絡を控えるなどの配慮、即時対応を求めない趣旨を書いておくなど、あらかじめ工夫しておきましょう。

 

SNSを使った会社を休む際の連絡

普段のコミュニケーションにSNSを活用している企業では、会社を休む連絡にSNSのメッセージ機能を活用しているでしょう。

既読機能やビデオ通話機能が備わっているSNSもあり、気軽に連絡を取れる点がSNSのメリットです。

しかし、ビジネス用に設計されていないSNSでは、セキュリティが不十分な場合があり、引き継ぎのためにデータを送るといった行為は、情報漏洩などのセキュリティ上のリスクがともないます。

また、プライベートでも利用している場合は、混同してしまい使いにくさが生じてしまう場合も多くあります。

セキュリティ対策がよりしっかりしているビジネス用のSNSに移行するのが一番ですが、すぐに移行することが難しい場合は、SNSで連絡を取る際には取引先や顧客の情報は書かないなどのルールを決めることが必要です。

会社を休む連絡で伝えるべきこと

会社を休む連絡を受けた上司は、仕事の割り振りやスケジュール変更などを考えなくてはいけません。

会社を休む連絡では、そのために必要となる情報を伝えることを意識しておきましょう。

休む期間

当然ですが、会社を休む連絡をする際は、いつからどのくらいの期間休むのかを伝えましょう。

体調不良でいつまで休むかがはっきり分からない場合でも、当面の予定を伝えておき、休む期間が変わりそうな場合には適宜連絡を入れるようにしましょう。

休む理由

次に、休む理由についても伝えておきましょう。

家庭の事情や体調不良の詳細な内容などまで伝える必要は必ずしもありませんが、フォロー体制を考える上司に必要な情報は伝えるようにしましょう。

体調不良による欠勤の場合、復帰した後も仕事の量を調整してもらえるかもしれません。

会社を休む大まかな理由は伝えるようにしましょう。

  

引き継ぎ事項

休む日に予定されていた仕事についての引き継ぎも伝える必要があります。

ほかの社員も自分の仕事を抱えているため、引き継ぎをおこなう仕事は必要最小限に抑えましょう。

引き継ぎを口頭で伝えるのは相手に負担がかかるため、電話ではなく、メールやビジネスチャットなどの文章での引き継ぎが望ましいです。

 

緊急連絡先

仕事を休む連絡をする際に、緊急連絡先をあわせて伝えておくといいでしょう。

通院や法事などで電話に出られない時間帯がある場合は、緊急連絡についてもメールやビジネスチャットでお願いするとスムーズに緊急連絡が取れることがあります。

会社を休む・会社に行けなくなったときの連絡のポイント

会社を休むときには、早急に連絡することや端的に内容を伝えることを心がけ、業務への支障を最小限に抑えるようにするべきです。

会社を休むときの連絡のポイントについて見ていきましょう。

早急に連絡する

会社を休まないといけない事情が発生したらなるべく早急に連絡をしましょう。

始業時間ギリギリの連絡になってしまうと、フォロー体制をすぐに作ることができず、業務に支障をきたしてしまいます。

また、メールやチャットだとすぐに気づかれないことがあるので、余裕を持った時間に連絡をするようにしましょう。

端的に内容を伝える

会社を休む連絡は、端的にまとめるように心がけましょう。

欠勤理由を詳細に述べたり、謝罪を延々と続けていては、連絡を受けた相手に多くの時間を取らせてしまいます。

また、引き継ぎ事項などの本当に必要な情報がうまく伝わらない可能性があります。

会社を休む期間や理由、引き継ぎ事項などのフォロー体制を整えるために必要な情報を端的に伝えるようにしましょう。

連絡をする相手を考える

会社を休む連絡をする相手をよく考えて連絡しましょう。

多くの人は上司に連絡をすると思いますが、引き継ぎ内容によっては、上司以外にも直接連絡を入れておいたほうがいい場合もあります。

欠勤メールのCCに同僚を入れたり、部内のグループチャットを活用して休む連絡をするなど、必要な人に必要な情報が行き渡るように工夫する必要があります。

  

経過報告を忘れない

体調不良で会社を休む場合、経過報告を忘れないようにしましょう。

体調不良で会社を休んだ場合、体調が思うように回復しないなどの理由で、予定より休暇が長引いてしまうことも考えられます。

フォロー体制を考える上司にとって、次回の出勤がいつになるのかは気になる項目です。

可能な限り経過報告をおこない、フォロー体制を整えやすいようにしましょう。

経過報告の連絡は、相手に時間を取らせないためにもメールやビジネスチャットなどで連絡するほうが望ましいです。 

会社を休むときの連絡はChatworkで簡潔に

会社を休むときの連絡は、なるべく早くおこなうことと内容を簡潔に伝えることが大切です。

連絡手段には電話やメールなどの方法がこれまでは一般的であり、さまざまな会社による決まりもあることでしょうが、簡潔かつスピーディーに連絡を取るにはビジネスチャット「Chatwork」が最適です。

Chatworkでは、チャット内で簡単にコミュニケーションを取ることができ、国際的なセキュリティ基準に則って運用されているため、引き継ぎなどのデータのやりとりも安心しておこなうことができます。

メールと違って冒頭の挨拶などが不要になるため、普段のコミュニケーションにはもちろんのこと、会社を休むときの連絡や日々の業務連絡、情報共有にも気軽に活用できます。

新たなコミュニケーション手段として、Chatworkの導入をご検討ください。


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