ビジネスメールのマナーとは?ビジネスメールの基本マナーと効率的な書き方

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目次

ビジネスメールは連絡ツールというだけでなく、仕事上での自身の印象も大きく左右させます。

ビジネスメールのマナーや書き方の知識が不十分だと、相手に不信感や誤解を与えてしまう可能性があり、その後の仕事にも悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。

仕事の生産性を上げるためには、ビジネスメールのマナーと書き方を理解して、相手とのコミュニケーションを上手に図ることが重要です。

今ビジネスメールにおいて押さえておくべき基本的なマナーと効率的な書き方のコツを見ていきましょう。

ビジネスメールのマナーの必要性とは?

PCやスマートフォンの業務利用の拡大やテレワーク・リモートワークが推奨される中で、これまで以上にビジネスメールを使用する機会も増加しています。

日常で頻繁に使用するビジネスメールですが、基本的なマナーを理解していないと、相手に誤解を招いて、失礼な印象を与えてしまう可能性もあります。

特に、仕事上では初対面の相手に対して、ビジネスメールを使用して挨拶することも少なくはありません。

その際にマナーを欠いたビジネスメールを送ってしまうと、相手に不信感や不安を抱かせ、仕事上でのチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

信頼関係が築けないと、円滑なコミュニケーションが取れず、仕事の効率も低下します。

このように、ビジネスメールは仕事上での信頼や仕事の生産性にも大きく影響するため、正しいマナーを身に付けて好印象なビジネスメールを送ることが求められています。

ビジネスメールを書くうえで大切なこと

ビジネスメールを書くうえで最も大切なのは、読み手である相手先への配慮です。

失礼とならないように礼儀正しい表現を使うことはもちろんですが、それだけではなく、相手に負担をかけないような読みやすい文章や構成を意識して送る必要があります。

ビジネスメールを書く際には、伝えたい用件を明確にし、事実に基づいたシンプルな文章にして、適切な文章量にまとめましょう。

また、二重敬語などの過度な誤った敬語や曖昧な表現は使用しないようにすることも大切です。

丁寧すぎる回りくどい言い方はかえって伝わりにくくなるので、正しい敬語を的確に使用しましょう。

曖昧な言葉は多用すると、どうしても信頼性に欠ける印象になります。

ビジネスでは信頼が第一なので、確実な事実だけをシンプルに伝えるようにしましょう。

ビジネスメールマナーの基本

ビジネスメールの基本マナーとして考えられるのは、主に以下の7つです。

  • 宛先は必要に応じてTO・CC・BCCを使いわける
  • 端的でわかりやすい件名にする
  • 挨拶と名乗りはビジネスメールの大前提
  • 本文は読みやすいように要点と結論をまとめる
  • 添付ファイルは一言添えたうえで容量・形式・安全性をチェック
  • 本文の最後には忘れずに署名を表記
  • 宛先や誤字脱字などの間違いがないか最終確認をおこなう

それぞれ、どのようなビジネスメールの基本マナーとなるのか、順を追って詳しくご説明します。

宛先は必要に応じてTO・CC・BCCを使いわける

To・CC・BCCの使い分け方について確認していきましょう。

まず、「To」にはダイレクトに連絡を取りたい相手の宛先を入力します。

「CC」の宛先には、情報共有の際に「To」の人に連絡先を知られても問題ない相手を入力します。

例えば、社内の関係者に参考資料としてメールを送る場合などに使用することが多いです。

また、「BCC」の宛先には、情報共有の際に「To」の人に連絡先を知られたくない相手を入力します。

社外の複数のクライアントに対して一斉に通知のメールを送る場合などに使われます。

「To」で指定した相手には、「CC」で指定した相手の連絡先はすべて表示されるということに留意が必要です。

送信者本人が「To」・「CC」双方の連絡先を知っていたとしても、「To」・「CC」同士に関わりがなく、お互いの連絡先を知り得ないような場合には、「CC」ではなく「BCC」に入力しなくてはなりません。

この点は一歩間違えると個人情報の漏洩になるので、特に注意を払いましょう。

なお、「To」が空欄のまま「CC」や「BCC」のみを入力したビジネスメールは、相手先に迷惑メールとして入り、読んでもらえない可能性があります。

全員の連絡先を知られないようにしてビジネスメールを一斉に送る場合は、「To」に自分自身、「BCC」に全員のメールアドレスをそれぞれ入力しましょう。

端的でわかりやすい件名にする

件名は、具体的な名称や内容を入れてわかりやすいものにしましょう。

ほとんどの場合、ビジネスメールに対応する際は件名からチェックしていきますので、わかりにくい件名だとほかのメールに埋もれてしまい、そのまま読んでもらえない可能性があるからです。

一度に大量のビジネスメールに対応していかなくてはならない状況も考えられるので、誤って見落とされないように端的な件名を付けるように心がけましょう。

また、件名の文字数は長くなりすぎないように一目でわかるように工夫するといいでしょう。

冒頭で挨拶と名乗りをする

宛名を書いたら、本文の冒頭で挨拶をして、自分自身について名乗るようにしましょう。

社内の人に対しては「お疲れ様です」、よく連絡を取り合う社外の人に対しては「いつもお世話になっております」、がよく使われています。

社外の人でお互い初めて連絡を取り合う場合には、「突然のご連絡失礼いたします」、「初めてご連絡申し上げます」といったフレーズを使用します。

その後に続けて、相手に自分の会社名や所属部署、名前などを名乗るのがビジネスメールのマナーとされています。

本文は読みやすいように要点と結論をまとめる

本文では、要点と結論をシンプルに書きましょう。

要領を得ない長文のビジネスメールは相手の時間を割き、読むのが負担になってしまいます。

相手の負担にならないように無駄は削ぎ落とし、必要な内容をそのまま漏れなく伝えることが大切です。

要点と結論を冒頭に、その後に詳細を記載していくなど、相手が読みやすい構成を心がけることが重要です。

添付ファイルは容量・形式・安全性をチェックする

メールの添付ファイルは、送る前にその容量や形式、さらにはウイルスチェックをおこなって安全性を確認しましょう。

添付ファイルを送る際には、相手先に配慮して、本文に一言、添付ファイルを送る旨を記載しておくと、相手がわかりやすいでしょう。

添付ファイルの容量が大きい場合には、相手先で受信できないというトラブルが発生する可能性があるので、ファイル圧縮ソフトを使用して圧縮してから送るなどの配慮も必要です。

本文の最後には忘れずに署名を表記する

メールの最後には、名刺に記載されている情報を掲載した「署名」を表記しましょう。

「署名」に記載すべき情報としては、会社名・部署名・名前・住所(郵便番号を含む)・電話番号、FAX番号・メールアドレスが基本です。

Webサイトがあれば、サイト名とURLも記載します。

一般的には会社に独自の署名テンプレートがあるので、カスタマイズして使用すると効率的かもしれません。

送信前に最終確認をおこなう

誤送信を避けるためにメールを送る前には、相手の宛先をもう一度確認しましょう。

相手が読みづらくないように、誤字脱字や誤変換がないかもあらためてチェックすることも必要です。

自分自身で送信前にあらためて目を通して最終確認をすることも、ビジネスメールのやりとりでのトラブルを防ぐために必須のマナーです。

ビジネスメールマナーを踏まえた効率的な書き方

効率的な書き方を覚えておくとビジネスメールを作る時間を短縮できるので、大変便利です。

また、ビジネスメールマナーを踏まえたうえで効率的にメール作成ができるようになると、作業効率も印象も高めることができるでしょう。

箇条書きで読みやすくする

伝えたい用件がたくさんある場合には、箇条書きを活用することで要点がわかりやすくなり、読みやすいビジネスメールになります。

また、意味段落ごとに一行空きを活用するのも非常に有効です。

一行の目安としては約30文字前後に収めると読みやすいでしょう。

文節で改行するとより簡潔な文章になり、意図や内容も伝わりやすくなります。

要旨から詳細の順に書く

やたらと長文で趣旨のわからないビジネスメールを送っても、読むのに時間ばかりかかって相手の負担になります。

しっかりと内容を伝えたいのなら、要旨や結論をまとめて、メールの本文冒頭から書き始めましょう。

そこから経緯や詳細を記載していくと読みやすくなるでしょう。

事前にテンプレートを用意しておく

ビジネスメールの作成に時間を使いすぎていると、仕事の生産性が上がりません。

頻繁にメールを送る相手の連絡先はアドレス帳に登録し、挨拶などの基本的なフレーズは単語登録しておくと時間を短縮できて便利です。

ビジネスメールでの定型を把握しておくのも、時間短縮になります。

メールのやりとりを減らす文章を意識

アポイントなどの日程調整では、候補日となる具体的な日時をいくつか提案したうえで、相手のレスポンスを促すようにしましょう。

具体的に話を進めないまま何度もやりとりをしていると、仕事の生産性は上がりません。

ビジネスメールのやりとりに割く時間を極力省くようにすると、作業効率もアップしミスも減らすことができるでしょう。

ビジネスメールのマナーによるデメリット

ビジネスメールにおける基本的なマナーと効率的な書き方について解説してきましたが、ビジネスメールにはマナーによる縛りが多く存在しています。

ビジネスメールにさまざまなマナーがあるがゆえに生じるデメリットについて解説します。

主なデメリットとしては、次の2点です。

  • マナーばかりのビジネスメールではやりとりがスムーズに進まない
  • ビジネスメールのマナーに縛られすぎると仕事が非効率になる

ビジネスメールのマナーは求められることが多く、覚えておく必要があるものですが、形式的なものである場合など、本来の目的を邪魔してしまうマナーも存在します。

ビジネスメールのマナーは、このような本来の目的であるコミュニケーションや情報共有を阻害する要因としても考えられるのです。

情報のやりとりがスムーズにいかない

マナーや形式などが多いビジネスメールでは、お互いに情報のやりとりがうまくできない場合があります。

ビジネスメールはさまざまなマナーや書き方に気を付けながら書く必要があり、送るまでにどうしてもある程度時間がかかるため、迅速なレスポンスができません。

スムーズに連絡を取り合って情報共有をするには、ビジネスメールよりもマナーや形式に縛られすぎない連絡ツールに切り替えていく必要があります。

メールのマナーに縛られ仕事が非効率になる

ビジネスメールには多くのマナーがあるので、そのマナーに縛られすぎてしまうと、かえって仕事の効率が低下してしまうという側面もあります。

さまざまなマナーや書き方に注意してビジネスメールを書いていると、それに割く時間も相当なものになるからです。

例えば、ひとつのビジネスメールを10分で仕上げたとして、それを30回おこなえば、ビジネスメールを作成するために5時間も時間を使っていることになります。

このように、ビジネスメールの作成に時間取りすぎることで、本来の仕事をやるべき時間が削がれてしまうので、必然的に仕事がスムーズに進まずに非効率になるというわけです。

マナーによって時間的な弊害となる可能性を持つビジネスメールよりも、チャットツールやWeb会議システムなど、時間を有効活用できるような連絡方法を導入すれば、仕事の作業効率改善に繋がります。

ビジネスメールからChatworkへの移行で効率化

ビジネスメールの基本的なマナーや書き方をきちんと理解しておくことは、社会人として仕事を効率よくおこなううえでとても大切です。

しかし、場合によっては、そのマナーに縛られすぎるによってお互いのコミュニケーションが円滑に進まないこともあります。

ビジネスチャット「Chatwork」では、メールよりもマナーや形式にとらわれず、お互いスムーズにやりとりできるコミュニケーションツールで社内、社外を問わず多くの企業で利用されています。

また、気軽なコミュニケーションやコミュニケーション活性化の手段として、マナーや形式にとらわれずに利用できるChatworkは効果的です。

 

ビジネスメールの使用は社外とのやりとりも多いでしょうから、マナーをより意識する側面もあるでしょう。

まずは、社内コミュニケーションツールとして、Chatworkの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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