メールがストレスになる理由とすぐ実践できるメールのストレス軽減方法

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メールがストレスになる理由とすぐ実践できるメールのストレス軽減方法

目次

メールはビジネスシーンにおいても日常的に使用する連絡ツールですが、メールでのやりとりでストレスを感じてしまう場面も多々あります。

メールのやりとりによるストレスを軽減させる具体的な方法を紹介します。

仕事やビジネスシーンで多く利用されているメールがストレスになる原因を理解し、適切な対処をできるようにしていきましょう。

なぜメールはストレスになるのか?

そもそも、メールでのやりとりはなぜストレスになってしまうのでしょうか。

メールがストレスになる理由として考えられるのは、メールというコミュニケーションツールが電話や対面よりも、自分と相手のレスポンスにタイムラグが発生しやすいことにあります。

メールは自分の都合に合わせて発信しやすく、相手の状況を考慮しなくとも伝えたいことを一方的に伝えることができますが、電話や対面に比べるとどうしてもレスポンスまでに時間がかかってしまいます。

その結果、なかなか返事が返って来ないと気を揉んでしまう、返事を早く返さなければならないというプレッシャーを感じてしまうなど、ストレスに繋がるというわけです。

そして、そのストレスはただ単にメールのやりとりだけの問題にとどまらず、仕事の効率にも影響を及ぼします。

依頼や確認のメールを送って相手からの返事が遅いと、「忙しいのだろうか」、「忘れているのだろうか」と懸念するだけでなく、相手がそれを読んでどこまで実行してくれているのかを把握できないので、仕事をスムーズに進めることも難しくなります。

また、繁忙期には、受け取ったメール自体に目を通すことはできても、内容について熟考し、相手へきちんとした返信するまでに時間を作ることが難しい場合もあります。

そのような場合には、忙しい状況の中で、「早く返信しないと相手に失礼になってしまう」という不安や焦りを感じることになり、抱えている仕事に支障をきたす恐れもあるかもしれません。

このように、メールのやりとりによるストレスは、仕事の効率も低下させていくという悪循環を引き起こし、さらなるストレス連鎖を生む原因になります。

信頼関係を築くことがメールのストレス軽減につながる

メールでのストレスを軽減させるには、相手と信頼関係を構築していくという意識を持つことが必要不可欠です。

相手との信頼関係を築くことができていていれば、お互いにコミュニケーションを上手く取ることも可能になり、しっかりと仕事上の情報共有ができるようになるので、自然と仕事も円滑に進み、ストレスも軽減していきます。

メールは電話や対面よりも気軽な連絡ツールで、相手の都合を考慮しなくとも、自分で時間をコントロールして一方的に用件を伝えることが可能ですが、一方的に伝えただけでは相手と上手にコミュニケーションを取っているとは言えません。

お互いが理解しあってこそ、初めてコミュニケーションが成立し、その積み重ねが信頼関係に繋がっていきます。

信頼関係を築いていくためには、相手にとって負担とならないか、相手を不安にさせてしまわないか、という点に配慮することが大切です。

メールはただ単に連絡するだけのツールととらえるのではなく、メールのやりとりが相手との信頼構築に繋がっていると考えましょう。

メールストレス軽減方法:送る人のポイント

メールのストレスを軽減するためには、メールを送る人が以下の点に気をつける必要があります。

  • メールの内容はできる限りわかりやすく端的にまとめる
  • 依頼や催促のメールには具体的な期日を盛り込む
  • 必要に応じてメールだけでなく電話や対面で伝える

送る立場であるということは、待つストレスを得る可能性もありますし、相手にストレスを与える立場になることも考えられますので、これらを考慮したメールを送りましょう。

メールの内容をわかりやすく端的にまとめる

メールを送る場合には、メールで自分が伝えたいことを相手が理解しやすいようにすることが大前提です。

自分がメールを送っても相手に伝わっていなければ、後々トラブルの原因になる可能性もあります。

メールは、電話や対面よりも気軽に、自分で時間をコントロールして相手の都合を考慮しなくとも用件を伝えることが可能ですが、一方的に伝えるだけではなく、相手が理解して実行しやすいメールにすることを心がけましょう。

長文で要領を得ないような読みづらいメールは、それだけで相手の負担となり、急ぎの案件に追われているような場合には特にストレスになります。

基本的なことですが、メールの内容はわかりやすく端的にまとめましょう。

そのためには、主に以下のような点に注意が必要です。

  • 要点や結論を絞って書く
  • 必要以上の表現や言い回しは使用しない
  • 資料は添付ファイルにして送る
  • 箇条書きや一行空きなどを使用する

読みやすいメールを送ることで、読み手のストレスも軽減します。

依頼や催促のメールには具体的な期日を盛り込む

メールの返信が遅い場合、相手の状況を考えてある程度待つことも大切ですが、ずっと待っているだけでは仕事も進みません。

そのようなときには相手へ返信を促すような対応を取ることが必要です。

返信が遅い場合には、相手の都合や状況も考慮しながら、期限日時を具体的に記載し、返信を促すようにしましょう。

「○日までに」という具体的な期日をメールに盛り込むことで、相手へ時間的な猶予を与えながらも返信を促す働きかけをすることができます。

必要に応じてメールだけでなく電話や対面で伝える

急ぎの場合にはメールではなく、相手へ直接電話するか、もしくは対面で話して伝えましょう。

時間的にある程度余裕がある場合にはメールで期日を設けて伝えるだけで足りるかもしれませんが、本当に急を要する場合には電話や対面で話して伝えるのが賢明です。

また、メールだけでは内容が複雑で相手へ伝わりにくい場合には、別途、メールの内容に電話や対面で口頭の説明を添えることも大事です。

ビジネスシーンではやはり、メールだけではどうしても説明が長くなってしまう場合や、伝えたい詳細やニュアンスを細かなところまで伝えきれない場合もあります。

必要であれば状況に応じて、メールで伝えるだけでなく、メールで伝えた内容を電話や対面などの手段を使って補足しながら、相手に伝わりやすいよう心がけることが大切です。

メールストレス軽減方法:受け取る人のポイント

メールを受け取る人が配慮すべき点は、送信してきた相手に不安や焦りを感じさせないように、返事をなるべく待たせないようにすることです。

メールに目を通して後で連絡しようとそのまま放置してしまうと、相手はそのメールを確認したかどうか把握することができません。

メールを受け取った際には以下の点に気を付けましょう。

  • メールを確認したら「確認しました」と一言を連絡する
  • 返信忘れを防ぐために日ごろからメールを整理する

急ぎの案件で立て込んでいるときなど、やむを得ない場合もありますが、ビジネスシーンでは、迅速で丁寧な対応が相手への信頼に繋がります。

メールを確認したらそのまま放置せず、取り急ぎ相手へ何らかのリアクションをして対応するのが得策です。

確認済のを連絡する

メールを確認したら、なるべく早めに相手へ確認した旨の報告を返しましょう。

もちろん忙しいときには、すぐに内容を理解把握して十分な時間を作って返信することができない場合もありますが、取り急ぎ「確認しました」という連絡をするといいかもしれません。

信頼関係を築き、仕事を円滑に進めるためには、相手へのレスポンスは早いに越したことはありません。

不安や不信感を与えないように、とりあえず「確認しました」という取り急ぎの連絡をして、再度連絡をする日にちの目処を伝えておくだけでも、相手は余計な気を揉まずに済みます。

しかし、確認しただけの連絡では物事が進むわけではありませんので、その後に迅速な対応をする意識は持っておくべきでしょう。

日ごろからメールを整理する

仕事に追われている最中にメールを受け取った際、目を通して後で返信しようと考えていても、そのまま忘れて放置してしまうのは避けたいところです。

読んだメールをそのまま忘れて放置してしまうと、相手からの信頼を失うことになります。

仕事上で多数の人とメールのやりとりをしていると、どうしてもメールボックスが煩雑になりがちですが、忘れずに対応できるように、日ごろからメールは整理しておきましょう。

自分自身で分かりやすいようなメールボックスの区分けや、メールにマークを付けるなどの工夫をすると確認漏れの防止や後の対応の際にもやりやすくなるでしょう。

メールでのストレスを溜め込まないための工夫

日々のちょっとした工夫で、少しずつ実践することで自分自身も相手もメールによるストレスを軽くすることができます。

気軽に取り入れることができる工夫から、メールのストレスの軽減を目指しましょう。

メールチェックの頻度を減らしてみる

メールチェックの頻度を減らすというのもひとつの方法です。

メールは迅速に返信することは大切ですが、24時間常に迅速に対応するのは現実として不可能であり、四六時中メールチェックばかりしていては精神的に疲れてしまいますし、業務の妨げにしかなりません。

そのため、自分の中で時間帯にある程度区切りをつけて、公私のバランスを保つことも大切です。

忙しく立て込んでいる時間にはメールのチェックの回数を抑えて、いったん落ち着いたらメールをチェックするというような習慣をつけるだけでも、ストレスを軽減できます。

また、ストレスを溜め込まないためにも、勤務時間外のプライベートな時間には、ある程度自分の中で時間帯の区切りをつけることが必要です。

週末や夜分にはメールするのを控える

平日の勤務時間中はどうしても仕事に追われることになるので、帰宅後や週末などはせめて自分の時間を大切にしてゆっくり休みたいものです。

週末や夜遅い時間帯などには迷惑になる可能性があるので、メールはなるべく控えるようにしましょう。

これは自分自身が仕事から離れる時間を持つという意味でも大切ですが、相手にとっても、プライベートな時間まで仕事のメールが入ってきてしまうとストレスになる可能性があるからです。

メール以外の方法に移行する

ビジネスチャットツールやWeb会議システムなど、メール以外の連絡方法に移行することも、ストレスを溜め込まないためにとても有効です。

メールの使用頻度を減らす新しいコミュニケーションツールに移行することで、メールのストレスを根本的に軽減することができます。

ビジネスチャットツールやWeb会議システムを使用すれば、メールのストレス軽減だけでなく、コミュニケーションの効率化にもつながり、仕事をスムーズに進めていくことが可能になるでしょう。

メールのストレス軽減にChatwork

メールは、ビジネスシーンで多く利用されていますが、メールによるストレスの問題も無視はできません。

メールの使用を続ける限り、ストレスを軽減する工夫や効率的なメール対応の仕方は求められることでしょう。

メールのストレス軽減には新しいコミュニケーション手段の導入をすることも効果的です。

ビジネスチャット「Chatwork」のようなコミュニケーション手段を利用することで、メールの頻度や必要性を減らすことができるので、メールによるストレスも軽減されることでしょう。

また、Chatworkには複数でもコミュニケーションを取りやすいグループチャット機能やタスク管理機能などが備わっています。

そのため、メールによるストレスを軽減しながら、より効率的に仕事を進めることがChatworkの導入で可能になります。

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ビジネスチャットは、メールや電話に代わる新しいコミュニケーションツールのひとつです。ビジネスチャットがどのようにコミュニケーションの課題を解決するか、会社を例とした漫画でビジネスチャット「Chatwork」の効果を確認していきましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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